PERCORSI ATTUATIVI DI CERTIFICABILITA’ DEI BILANCI DELLE AZIENDE SANITARIE AZIENDE SANITARIE

Il Percorso di attuazione dei PAC, previsto dalla legge Delega n. 266/2005 e dai successivi decreti attuativi e recepito a livello regionale con più Decreti e da ultimo con il D.A. 1559 del 05/09/2016, è stato di fatto avviato in Azienda con l’adozione della deliberazione n.

4402/2013 e s.m.i, aggiornata con la deliberazione n. 1637/2016.

Al 30/11/2016 si è provveduto all’adozione delle procedure amministrativo contabili di area A “Generale”, D “Immobilizzazioni”, E “Rimanenze”, H “Patrimonio netto” (Delibere 2714-2715-2716-2717) e dello schema sullo stato avanzamento lavori con allegata relazione sull’attuazione (Delibera 3067). Le procedure amministrativo – contabili relative alle aree menzionate sono state predisposte come da cronoprogramma regionale, previa consultazione dei Direttori delle UU.OO. interessate e sono state trasmesse formalmente agli stessi, ai fini della loro attuazione, nel mese di Dicembre 2016. Nel mese di Febbraio 2017 i Direttori UOC hanno attestato, in generale, l’attuazione delle procedure ciascuno per la parte di propria competenza.

Al 30/10/2017 si è provveduto all’adozione delle procedure amministrativo contabili di area F “Crediti e Ricavi”, G “Disponibilità Liquide”, I “Costi e Debiti” (Delibere 3057-3058-3059) e dello schema sullo stato avanzamento lavori (Delibera n. 3072). Le procedure delle predette aree sono state predisposte, come da cronoprogramma regionale, dai Direttori UUOOCC, con il supporto tecnico della ditta KPMG e dietro supervisione e coordinamento da parte del referente PAC aziendale. Anche con riferimento alle medesime procedure, si è proceduto alla trasmissione formale a tutti i referenti aziendali nel mese di Dicembre 2017, si è ottenuta attestazione di attuazione nei mesi di febbraio e marzo 2018.

La normativa P.A.C. ha previsto l’istituzione di una funzione d'Internal Audit indipendente ed obiettiva, finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'organizzazione amministrativo-contabile aziendale, a presidio dell’effettiva attuazione delle procedure amministrativo-contabili predisposte, che costituiscono la regolamentazione che l’Azienda si è data e che, pur essendo suscettibili di miglioramenti e revisioni, rappresentano lo strumento principe del sistema di controllo interno.

In attuazione dell’azione A.1.7 dei P.A.C.:

- con Deliberazione n. 2058/2016 è stato nominato il Responsabile della funzione di Internal Audit di questa Azienda, la Dott.ssa Rita Rampulla, Dirigente amministrativo in Staff alla direzione generale;

- con Deliberazione n. 3054/2017 è stato individuato a supporto della funzione di Internal Audit un team multidisciplinare, che avesse tutte le competenze e conoscenze

Pagina 84

inerenti la gestione delle varie aree aziendali; considerato che l’attività di Internal Audit è strettamente connessa con l’attività di prevenzione della Corruzione e Trasparenza , è stato nominato quale gruppo di lavoro a supporto della funzione di Internal Audit il personale individuato e nominato a supporto del RPCT.

- Con Deliberazione n. 3115/2018 è stato nominato il gruppo di Internal audit, che strutturalmente e stabilmente svolge, unitamente alle attività dell’unità operativa di appartenenza (URP), le attività inerenti la funzione, in collaborazione e sotto la guida del Responsabile I.A..

Sui P.A.C. è stato effettuato un percorso formativo di durata biennale a cura dell’Assessorato Regionale della Salute e del Cefpas, e si sono svolte delle giornate di approfondimento a livello aziendale a cura dell’I.A. e del Referente PAC con i vari Referenti aziendali. Inoltre, nel mese di Novembre 2018 sono state effettuate delle giornate di training on the job alle varie UU.OO. aziendali, nell’ambito delle quali è stata presentata e commentata alle singole UU.OO. la griglia di pertinenza riepilogativa di tutti gli adempimenti discendenti per ciascuna procedura amministrativo – contabile per ciascuna U.O.

Successivamente ad ogni incontro, inoltre, sono state inviate alle UU.OO., a cura dei consulenti, le bozze delle procedure in corso di revisione (quelle originariamente adottate sono pubblicate sul sito aziendale nella sezione amministrazione trasparente/altri contenuti/pac), che recepiscono alcuni suggerimenti già pervenuti dalle UU.OO. o che colmano alcuni gap che sono emersi nel corso delle verifiche di audit già effettuate. Tali bozze, predisposte dalla ditta KPMG e supervisionate dalla Referente aziendale PAC, sono state altresì inviate al gruppo I.A., unitamente alle check-list ed al rapporto di audit da utilizzare nelle verifiche da eseguire.

Con nota prot. 21919 del 07/12/2018 è stato chiesto alle UU.OO. di restituire le bozze di procedure - precedentemente inviate - con le modifiche suggerite entro il 13/12/2018, onde consentire l’adozione con atto deliberativo della versione 2 entro la fine dell’anno. Tuttavia, molte UU.OO. hanno segnalato la necessità di maggiore tempo per la verifica delle stesse, stante la concomitanza di altri urgenti impegni istituzionali. Pertanto, una volta pervenuti i riscontri attesi, si è proceduto a revisionare le procedure amministrativo – contabili adottate in precedenza secondo il cronoprogramma regionale, anche alla luce dei gap di disegno emersi in esito alle verifiche svolte da parte dell’Internal Audit ed alle evidenze emerse nell’ambito dei percorsi di training on the job con le UU.OO. aziendali, con l’occasione raccogliendo il set di procedure predisposte in un unico Manuale nella versione aggiornata 2.0, per una più agevole e completa consultazione (delibera n. 796 del 28/03/2019), Manuale poi ulteriormente revisionato ed adottato nella versione 3.0 (delibera n. 3328 del 23/12/2019) per correggere alcuni refusi e colmare ulteriori gap di disegno emersi.

Pagina 85

A tale ulteriore revisione ha contribuito, in parte, anche l’attività posta in essere in attuazione del Progetto DA10/2019 - “Consolidamento dei P.A.C. e implementazione del sistema informativo relativamente ai dati di Bilancio”, finalizzato a implementare misure e consolidare i risultati delle azioni previste nei PAC.

Infatti, con Nota prot. n. 45753 del 13 giugno 2018 il Dipartimento regionale per la Pianificazione Strategica, nell’ambito degli adempimenti LEA 2016- 2017, ha trasmesso al Ministero la relazione P.A.C. anno 2017, nell’ambito della quale ha rappresentato al Comitato permanente per l’erogazione dei LEA ed al Tavolo di verifica degli adempimenti l’esigenza del differimento del termine per la definizione del P.A.C., al fine di consentire alle Aziende del S.S.R. di superare le criticità rilevate nell’attuazione delle procedure del P.A.C.

ed emerse in sede di monitoraggio dello stato di avanzamento delle stesse, nonché valutare l’opportunità di avvalersi di eventuali revisioni limitate e concordate, giusto quanto previsto dall’art. 3, comma 1, del Decreto Certificabilità. A seguito della richiesta di differimento del termine inoltrata dal D.P.S., il Comitato permanente per l’erogazione dei LEA ed il Tavolo di verifica degli adempimenti LEA nella riunione del 24 luglio 2018 hanno assunto la seguente determinazione: “la Regione non sta proseguendo secondo le scadenze programmate, pertanto si resta in attesa del provvedimento di rimodulazione del PAC al fine di tenere conto delle criticità evidenziate”.

Sulla scorta di quanto sopra, con Decreto dell’Assessorato Regionale della Salute 10 gennaio 2019 n. 10 è stato differito al 31 dicembre 2019 il termine per la definizione dell’avviato percorso di consolidamento del PAC Regionale.

Il Progetto DA10/2019, approvato con deliberazione n. 1001 del 18/04/2019, prevedeva attività ed obiettivi trasversali, da realizzarsi mediante il conferimento di 5 incarichi libero-professionali di durata annuale, complessivamente volti ad implementare misure e consolidare i risultati delle azioni previste nei PAC Aziendali, con riferimento ad alcuni obiettivi per i quali si rilevano aree di miglioramento con impatto sul Bilancio, non correlate ai software ed al sistema informatico. Tuttavia, in esito alla selezione effettuata, è stato affidato un solo incarico, che, peraltro, è durato poco più di 2 mesi per dimissioni dell’interessato. Pertanto, le principali attività previste nel Progetto sono rimaste a carico del personale dipendente interno, contestualmente e compatibilmente con gli ordinari adempimenti d’ufficio.

Peraltro, con successivo DA n. 189 del 6 marzo 2020, di modifica del DA n. 10/2019, sono stati rimodulati i termini di conclusione del PAC, rinviando al 30 giugno 2021 il termine per la definizione dell’avviato percorso di Consolidamento del P.A.C. .

Non può tacersi, peraltro, che il conseguimento dell’obiettivo di Certificazione dei bilanci aziendali con le modalità e nei tempi previsti dalla normativa di riferimento – previsto anche, nell’ambito del Sistema Obiettivi, tra gli Obiettivi di salute e di funzionamento dei

Pagina 86

servizi – ha risentito degli effetti della pandemia COVID-19, che ha imposto, tra l’altro, nuove modalità di attuazione delle verifiche di Internal audit, mediante verifiche prevalentemente documentali, stante la difficoltà di recarsi nei presidi sanitari e negli uffici amministrativi a seguito delle disposizioni di avvio del lavoro agile e di blocco delle presenze nei reparti ospedalieri di personale non sanitario.

Tale circostanza, del resto, è stata presa in considerazione dal competente Assessorato regionale della Salute, che, con nota prot. 20021 del 28/04/2020, ha disposto che il riscontro alle richieste di monitoraggio dell’attuazione dei PAC e la rendicontazione delle verifiche di audit potessero essere effettuati a seguito di verifiche documentali e fossero differiti al 31.12.2020. In ossequio a quanto disposto si è quindi condotto un audit, sulla base della verifica documentale prodotta relativamente alle azioni i cui audit erano programmati nell’anno 2020. In attuazione della normativa di settore vigente, infatti, si è comunque proceduto nei tempi previsti all’adozione del Piano di Internal Audit (delibera n. 308/2020, recante il Piano Triennale 2020-2022 ed il Piano Annuale 2020).

Degli esiti delle attività di audit 2020 è stato fornito riscontro alla Regione con nota prot n. 1861 del 7/01/2021, unitamente alla griglia di sintesi.

Tutta la documentazione citata, relativa ai principali adempimenti PAC, è stata pubblicata sul sito aziendale, nella Sezione Amministrazione Trasparente, Altri contenuti, PAC.

Va evidenziato, in questa sede, come le numerose criticità rilevate in ordine al funzionamento del sistema informativo aziendale, afferenti a molteplici azioni del P.A.C., avrebbero dovuto trovare completa risoluzione a seguito dell’avvio da gennaio 2020 del nuovo software ERP integrato, la cui applicazione pratica ed implementazione si è tuttavia rivelata più complessa e difficoltosa del previsto, impegnando gli operatori aziendali e quelli della softwarehouse stessa in un processo di continuo sviluppo ed adeguamento, tuttora in corso.

Infine, sono stati forniti puntualmente tutti i riscontri richiesti periodicamente dall’Assessorato della Salute per verificare gli adempimenti in materia di P.A.C.

Pagina 87