POLITICHE DEGLI ACQUISTI E SISTEMI DI VERIFICA E TRASPARENZA

IL SISTEMA DEGLI ACQUISTI DEL SERVIZIO SANITARIO REGIONALE

Regione Lombardia ha rafforzato il sistema degli acquisti regionale attribuendo all’azienda regionale centrale d’acquisti S.p.a. il ruolo di soggetto aggregatore ai sensi e per gli effetti dell’articolo 9, comma 1, del decreto-legge 24 aprile 2014 n. 66 (Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale), convertito con modificazioni dalla legge 23 giugno 2014, n. 89.

Come stabilito dalla legge regionale 5 agosto 2014 n. 24 (legge di assestamento al bilancio 2014-2016) articolo 21 (Disposizione non finanziarie), comma 9, la nuova figura di ARCA S.p.a. come soggetto aggregatore oltre che armonizzare il sistema regionale a quanto stabilito dal legislatore nazionale prevede l’attribuzione di funzioni di coordinamento in materia di pianificazione, programmazione, gestione e il controllo degli approvvigionamenti di lavori, forniture e servizi avvalendosi del Tavolo Tecnico degli appalti con l’obiettivo di massima trasparenza nel sistema degli acquisti del servizio sanitario regionale.

Si ribadisce per Regione Lombardia, nel sistema a “rete” che si viene a configurare, la funzione essenziale dei consorzi e unioni formalizzate d’acquisto in grado di aggregare la domanda e supportare le funzioni acquisti delle Aziende sanitarie al fine di costruire un corretto rapporto tra costi e servizi erogati e ricercare la migliore efficienza nel processo d’acquisto.

Nelle more dell’istituzione del Tavolo Tecnico degli appalti che sarà istituito con deliberazione della Giunta regionale, la quale ne disciplina le forme di partecipazione, le modalità di finanziamento inclusi gli strumenti di delega allo svolgimento delle procedure aggregate nel rispetto del ruolo di soggetto aggregatore di ARCA S.p.A., le aziende dovranno procedere secondo il seguente ordine:

1. Le aziende hanno l’obbligo di verificare innanzitutto la possibilità di adesione ai contratti/convenzioni stipulati dall’ Agenzia Regionale Centrale Acquisti e/o da CONSIP;

2. In via residuale le Aziende sanitarie dovranno procedere attraverso forme di acquisizione aggregata all’interno dei consorzi/unioni formalizzate di acquisto;

3. Solo nell’impossibilità di procedere nelle modalità precedentemente descritte le Aziende sanitarie potranno attivare delle iniziative di gara autonome.

In attesa di una più ampia e definita programmazione e pianificazione degli approvvigionamenti da parte di ARCA S.p.A., le Aziende attraverso i coordinatori dei Consorzi/ unioni formalizzate d’acquisto dovranno procedere ad inviare alla Direzione Generale Salute ed ad ARCA S.p.A. una programmazione delle procedure di gara che a regime diventerà triennale:

 _{Entro il 15 Gennaio 2015 - Resoconto delle procedure d’acquisto pubblicate nel 2014 e}

revisione della programmazione 2015 (gare aggregate e da svolgere in autonomia)

 Entro il 30 Aprile 2015 - Programmazione degli acquisti 2015 e 2016 (gare aggregate e da svolgere in autonomia);

 Entro il 30 Settembre 2015 - Prima revisione della programmazione per gli anni 2015 e 2016 e programmazione delle procedure d’acquisto per l’anno 2017 (gare aggregate e da svolgere in autonomia);

 Entro il 15 Gennaio 2016 - Resoconto procedure d’acquisto pubblicate nel 2015 e revisione programmazione 2016 e 2017(gare aggregate e da svolgere in autonomia).

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Per un efficace coordinamento e la massima trasparenza delle procedure di acquisizione la programmazione delle gare e la ripartizione per tipologie di acquisti sostenuti verranno pubblicati sul sito di ARCA S.p.A..

Rimane l’obbligo per le Aziende di incremento dell’utilizzo di strumenti di aggregazione della domanda (ARCA – CONSIP – GARE AGGREGATE).

L’obiettivo per l’esercizio 2015 è di incrementare di un ulteriore 10% la spesa effettiva attraverso procedure centralizzate/aggregate rispetto allo stesso periodo 2014.

La misurazione verrà effettuata sul perimetro della programmazione aggregata e l’obiettivo risulterà in ogni caso raggiunto se l’ente avrà raggiunto un valore di acquisti centralizzati/aggregati pari ad almeno il 55% per le A.S.L. e 50% per le altre aziende sanitarie.

CONSIP

Le vigenti normative stabiliscono le modalità di accesso e utilizzo delle convenzioni stipulate da CONSIP per le amministrazioni pubbliche italiane.

CENTRALE ACQUISTI REGIONALE

Riprendendo la nota H1.2013.0008332 del 13/03/2013 “normativa su approvvigionamento Enti sanitari. Obbligatorietà adesione alle Convenzioni ex articolo 26 comma 3 della legge n. 488/1999 di ARCA S.p.a. e Consip e condizioni di esperibilità di procedure autonome” si ribadisce che alla luce dei cambiamenti normativi e dei chiari indirizzi giurisprudenziali espressi, nell’ottica di una migliore programmazione degli acquisti:

1) Gli Enti Sanitari non possono attivare procedure di acquisto relative a beni e/o servizi già oggetto di Contratti/Convenzioni stipulati in loro favore da ARCA S.p.a.;

2) Gli Enti Sanitari non possono attivare procedure di acquisto autonome relative ad iniziative per approvvigionamenti già oggetto di programmazione sanitaria a livello regionale ed attribuite ad ARCA, fermo restando che detti Enti potranno attivare procedure autonome, sempre che siano preventivamente autorizzate dalla Direzione Generale Salute, solo in casi eccezionali e per una durata e quantità limitate a soddisfare il fabbisogno dell’Ente fino alla data di attivazione delle Convenzioni programmate a livello aggregato.

La violazione di tali norme rileva ai fini della responsabilità disciplinare e amministrativa.

Entro il mese di Dicembre 2014, l’ Agenzia Regionale Centrale Acquisti fornirà l’elenco delle procedure che saranno esperite direttamente dalla centrale nell’anno 2015, con la relativa calendarizzazione, in modo che le Aziende Sanitarie e le aggregazioni, possano sviluppare la propria azione di programmazione degli acquisti in maniera coerente. La pianificazione potrà essere rivista in corso d’anno alla luce delle misure sopra indicate.

Nella fase di preparazione delle procedure centralizzate verranno implementati dei Tavoli di lavoro tecnici composti da professionisti delle Aziende Sanitarie. E’ indispensabile la presenza continua a tali gruppi di lavoro dei professionisti individuati o di eventuali loro delegati. Tale aspetto è fondamentale per il rispetto dei tempi calendarizzati da ARCA.

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NORMATIVA APPROVVIGIONAMENTO ENTI SANITARI E UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA TELEMATICA SINTEL

Si conferma quanto stabilito nella nota H1.2013.0008332 del 13/03/2013, ove si specifica l’obbligo per gli enti sanitari di ricorrere, in via gradata all’utilizzo di:

1. Convenzioni stipulate dalla CRA di riferimento;

2. Convenzioni stipulate da Consip S.p.A. laddove non presenti Convenzioni ARCA S.p.a.; 3. ovvero, in assenza degli strumenti di cui ai punti 1) e 2):

 per gli acquisti inerenti le categorie merceologiche presenti nella “piattaforma CONSIP”, gli strumenti di acquisto e negoziazione telematici messi a disposizione da Consip S.p.A. (SDA e MePA) o dalla CRA di riferimento (es.: SinTel per la Regione Lombardia considerato l’obbligo di utilizzo di SinTel previsto dall’art. 1, comma 6-ter della L.R. n. 33/2007);

 per gli acquisti inerenti le categorie merceologiche non presenti nella “piattaforma CONSIP”, gli strumenti di acquisto e negoziazione messi a disposizione dalla CRA di riferimento (es.: SinTel per la Regione Lombardia, atteso l’obbligo di utilizzo di SinTel previsto dall’art. 1, comma 6-ter della L.R. n. 33/2007).

In ottemperanza ai cambiamenti normativi e nell’ottica prevista sia a livello di norma regionale che a livello statale di incrementare il ricorso ai mercati elettronici della pubblica amministrazione ed ai sistemi telematici messi a disposizione dalle centrali regionali di riferimento per lo svolgimento delle procedure di acquisto sono state riviste le tipologia di procedure escluse dall’obbligo di utilizzo della piattaforma SINTEL. A tal fine si veda Delibera Giunta Regionale n. 818 del 25/10/2013.

PROCEDURE IN FORMA AGGREGATA

Le Aziende Sanitarie hanno l’obbligo, all’interno dei Consorzi e unioni formalizzate a livello interprovinciale e/o di macro aree, di rafforzare l’interazione e l’integrazione tra loro in relazione a tutte le procedure di acquisto di beni e servizi posto l’obbligo di procedere in via prioritaria attraverso procedure in forma aggregata rispetto ad iniziative autonome.

Si richiede l’intervento delle Direzioni aziendali nella verifica costante dell’andamento delle procedure aggregate ed al rispetto dei tempi programmati in particolare delle fasi di preparazione delle gare.

Si confermano le figure del referente aziendale a cui spetterà ogni azione volta a garantire l’applicazione delle linee operative espressamente delegato dal Direttore Generale dell’azienda, di norma il responsabile degli Acquisti della Azienda stessa e del coordinatore di consorzio nominato dai Direttori Generali per ogni consorzio/unione formalizzata d’acquisto.

E’ previsto un comitato dei coordinatori dei consorzi che si dovrà riunire a livello regionale almeno 7 volte nell’anno 2015 così composto: il dirigente o funzionario delegato della Struttura Controllo di Gestione, Osservatorio Costi SSR e Risk Management con funzioni anche di coordinamento e di segretariato, tutti i coordinatori dei Consorzi interaziendali, un responsabile di ARCA S.p.a., un giurista della Direzione Centrale Legale, legislativo, istituzionale e controlli (per gli aspetti giuridici e legati al contenzioso).

Le funzioni del comitato dei coordinatori dei consorzi sono le seguenti: esame linee guida o direttive regionali in corso di formazione anche in relazione alla predisposizione di capitolati e accordi quadro tipo utilizzabili ai diversi livelli del sistema degli acquisti; verifica della programmazione annuale acquisti; esame delle criticità emerse nell’ambito di procedure di approvvigionamento in corso, ivi compreso il contenzioso;

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condivisione delle analisi di benchmarking sui costi di acquisto e delle risultanze delle più efficienti procedure d’acquisto; condivisione con ARCA S.p.a. sull’andamento delle programmazione degli acquisti e sullo stato di avanzamento delle gare centralizzate.

ISTRUTTORIA ISTANZE DI AUTORIZZAZIONE

Richiesta autorizzazione preventiva nuovi servizi

Si conferma quanto previsto nella Delibera X/1185 del 20/12/2013 in merito all’approvazione preventiva sull’avvio di nuovi servizi.

a) La Commissione per la verifica dei servizi non sanitari e sanitari valuterà preventivamente i seguenti servizi:

Servizi non sanitari: lavanderia/lavanolo, pulizia, mensa, riscaldamento/gestione calore.

Servizi sanitari: service di emodinamica/elettrofisiologia, service di diagnostica di radiologia, service di dialisi.

Dovranno essere preventivamente approvati da Direzione Generale Salute i soli progetti relativi ai servizi non sanitari previsti per un periodo temporale uguale o maggiore di 3 anni e con un valore a base della procedura di acquisizione superiore ad Euro 1.000.000 annuo medio per singola azienda, e quelli per i servizi sanitari sopra-elencati uguali o maggiori di 3 anni superiori ad Euro 500.000 annuo medio per singola azienda.

L’ufficio preposto alla verifica si avvale dei seguenti esperti: un rappresentante dell’Unità Organizzativa Economico finanziario e sistemi di Finanziamento (per gli aspetti economici del progetto) che fungerà anche da coordinatore, un tecnico di ARCA, un rappresentante dell’ Unità Organizzativa Governo dei dati, delle strategie e piani del sistema sanitario o Programmazione e Governo dei Servizi Sanitari (per gli aspetti relativi alla programmazione sanitaria), un responsabile della Struttura Edilizia Sanitaria (per gli aspetti di competenza e in particolare riguardanti l’appalto di lavori o l’acquisizione di attrezzature all’interno dei servizi gestiti in service), un Ingegnere clinico (per gli aspetti tecnici di competenza) e un funzionario della struttura Attività giuridico-legislativa della Direzione Generale Salute (per gli aspetti giuridici).

Le domande di autorizzazione dovranno essere, ai fini della loro istruttoria, corredate da analitiche e dettagliate relazioni, attestanti le motivazioni della scelta sotto il profilo clinico-gestionale, finanziario-economico, giuridico-amministrativo e, in special evidenza la dimostrazione dell’avvenuto esame di soluzioni alternative con la esplicitazione delle ragioni della preferenza accordata alla soluzione prescelta. A tal fine verrà predisposto un modulo/check list che l’azienda dovrà seguire nel predisporre l’istruttoria che l’ufficio regionale successivamente vaglierà.

In particolare per quanto riguarda i servizi in service dovrà essere separata la spesa relativa alle apparecchiature, da quella relativa al consumabile, rispetto al servizio ed agli oneri finanziari. Nella relazione dovranno, inoltre, essere quantificate le alternative economico-gestionali prevedendo l’acquisto delle apparecchiature/servizio in service caricate sulle singole procedure sanitarie rispetto ad acquisti separati delle diverse componenti.

Il costo dei dispositivi consumabili deve essere comparato con i costi negli Osservatori ed i

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Si richiede, inoltre, che le richieste vengano accompagnate da un preventivo controllo da parte del Collegio Sindacale sulla sostenibilità economica delle procedure.

Gli uffici della Direzione Generale Salute effettueranno il controllo preventivo sugli aspetti economico-finanziari di Bilancio e sul rispetto degli indirizzi di programmazione sanitaria.

A chiusura del procedimento di attivazione dei nuovi servizi si richiede di inviare alla UO Economico Finanziario gli esiti delle procedure di affidamento.

b) Tempistica della verifica: l’autorizzazione preventiva o la richiesta di integrazione alle domande di autorizzazione dovrà essere effettuata dagli uffici competenti entro 60gg dalla ricezione della domanda.

Informazione attivazione di procedure di acquisto autonome

Si conferma quanto previsto nella Delibera X/1185 del 20/12/2013: l’invio delle informazioni di attivazioni di acquisto autonome è limitato al perimetro della programmazione aggregata. Le decisioni aziendali di procedere all’acquisizione in autonomia devono essere corredate da una attestazione del Direttore Generale circa la sussistenza del relativo presupposto (indisponibilità di convenzioni ARCA o Consip e/o di adesione a gare aggregate consortili); le stesse sono comunicate all’Ufficio preposto (Struttura Controllo di Gestione, Osservatorio Costi SSR e Risk Management) che ne prende atto e verifica a campione l’eventuale possibilità di aggregazione rispetto alla programmazione di procedure aggregate.

Verifica preventiva procedure di global service e facility management

Tutte le nuove procedure di global service e facility management devono essere inviate 60gg prima dell’inizio della procedura alla U.O. Economico Finanziario e sistemi di Finanziamento (Struttura Controllo di Gestione, Osservatorio Costi SSR e Risk Management) per una verifica preventiva da parte della Direzione Generale Salute sulla corretta predisposizione del bando di gara con la specifica dell’esatto ammontare delle singole prestazioni richieste (lavori, servizi, forniture) e la loro incidenza percentuale relativamente all’importo complessivo dell’appalto. Nel caso non vengano effettuate osservazioni entro 30gg. vale il principio del silenzio assenso.

In merito alle procedure alle quali si applica la norma si consideri la nota della Direzione Generale Salute H1.2013.0017627 del 14/06/2013 “Ulteriori precisazioni in merito all’applicazione dell’art. 15, comma 13, lettera e), del Decreto Legislativo 95/2012 convertito con modificazioni dalla legge 7 agosto 2012 n.135 “Redazioni dei bandi di gara e dei contratti di global service e facility management”.

Si richiama l’attenzione sul fatto che l’obbligo previsto dalla legge 135 del 2012 costituisce adempimento ai fini dell’accesso al finanziamento integrativo SSN.

SISTEMA REGIONALE MONITORAGGIO BENI E SERVIZI

Dispositivi medici

Alla luce dell’ Intesa sancita il 10 luglio 2014 tra il Governo, le Regione e le Province autonome di Trento e Bolzano sul nuovo Patto per la salute per gli anni 2014-2016 si richiede un budget annuale preventivo dei

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consumi dei dispositivi medici per classi di CND comparata con la chiusura dell’anno 2014. L’analisi riguarda le seguenti Voci di Bilancio: B.1.A.3.1 Dispositivi medici, B.1.A.3.2. Dispositivi medici impiantabili attivi e B.1.A.3.3 Dispositivi medici diagnostici in vitro. In sede di bilancio preventivo 2015 verranno inviate istruzioni alle aziende.

Flusso consumi Dispositivi Medici

Il flusso dei consumi dei Dispositivi Medici rimane il principale strumento di monitoraggio dei costi dei D.M. come da obiettivi imposti dal D.M. 11 giugno 2010.

Per avere la possibilità di migliori e più completi confronti sarà verificato nell’anno 2015 il grado di copertura dei dispositivi medici inviati, confrontando il valore complessivo nel flusso consumi dispositivi medici con quello indicato nelle apposite voci di Bilancio. A tal fine si ribadisce che i costi dei dispositivi medici, anche se acquistati in contratti di service, devono essere appostati nei conti di Bilancio dei dispositivi medici e che i singoli prodotti devono essere rendicontati nel Flusso consumi Dispositivi Medici. Alle aziende sarà richiesto di compiere tutti gli sforzi per determinare ed inviare correttamente i costi dei dispositivi medici utilizzando le linee guida e gli strumenti tecnologici dell’Osservatorio Acquisti. Da questo punto di vista verrà misurato anche il livello qualitativo dei dati inviati.

Per poter definire correttamente le basi su cui costruire le procedure di gara in particolare le gare consorziate e gli accordi quadro si richiede l’utilizzo attento e costante degli strumenti di monitoraggio messi a disposizione degli enti sanitari:

1. Il Datawarehouse regionale sul flusso dispositivi medici che rappresenta lo strumento principale di consultazione utile al fine di raggiungere gli obiettivi di contenimento della spesa;

2. Le analisi di approfondimento sulle classi più importanti di dispositivi medici a livello regionale e nazionale;

3. I confronti analitici sulle protesi.

Le aziende dovranno verificare le migliori condizioni di mercato, sia nel settore pubblico che privato e tendere alla massima efficienza del processo d’acquisto.

Flusso Contratti

Si rammenta l’importanza dello strumento come elemento base per la corretta determinazione del costo dei dispositivi medici. E’ di primaria importanza che l’interezza delle procedure di gara e dei contratti stipulati vengano correttamente censiti con particolare attenzione a quelli che contengono dispositivi medici acquisiti a qualunque titolo.

Si rammenta che dall’ 01/01/2015 è introdotto il regime sanzionatorio per l’invio dei contratti relativi ai dispositivi medici per cui si richiede particolare attenzione nella trattazione dei dati sia dal punto di vista formale sia, evidentemente, per ciò che concerne gli aspetti di costo.

Per le aziende sanitarie verrà predisposto un report di ritorno sul flusso contratti dispositivi medici in cui verranno inviate alle aziende le informazioni relative ai dati di caricamento del flusso contratti con le eventuali segnalazioni di incongruenze rispetto al flusso consumi dispositivi medici.

Monitoraggio Servizi non sanitari

Prosegue il lavoro sul monitoraggio delle performance relative ai servizi non sanitari e lo studio del Tavolo di lavoro con i rappresentanti del controllo di gestione degli enti sanitari per una revisione del manuale operativo.

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Le aziende che si troveranno sotto un definito livello di performance saranno tenute alla redazione di un breve studio che spieghi le più rilevanti cause che hanno condotto ai risultati. Sarà altresì necessario che coloro che avessero fatto registrare risultati di bassa virtuosità identifichino chiaramente una linea di azione strategica per l’anno a venire di cui sarà necessario verificare la qualità a consuntivo.

E’ importante sempre analizzare in comparazione ipotesi di internalizzazione e esternalizzazione dei servizi. Flusso informativo per il monitoraggio delle grandi apparecchiature sanitarie in uso presso le strutture sanitarie pubbliche, private accreditate e private non accreditate

Come stabilito dal decreto del 22 aprile 2014 l’alimentazione del flusso informativo è obbligatorio per le strutture sanitarie pubbliche, private accreditate e private non accreditate con le seguenti tempistiche:

a) entro il 31 dicembre 2014 per le grandi apparecchiature sanitarie in uso alla data del 31 dicembre 2013 presso le strutture pubbliche;

b) entro il 31 dicembre 2015 per le grandi apparecchiature sanitarie in uso alla data del 31 dicembre 2014 presso le strutture sanitarie private accreditate;

c) entro il 31 dicembre 2016 per le grandi apparecchiature sanitarie in uso alla data del 31 dicembre 2015 presso le strutture private non accreditate.

Eventuali nuove categorie di apparecchiature soggette a rilevazione saranno stabilite dal Ministero della Salute.

Si richiede pertanto che le aziende procedano alla corretta alimentazione del flusso informativo NSIS - grandi apparecchiature oggetto di rilevazione nei tempi che verranno comunicati da Direzione Generale Salute.

I dati provenienti da questo flusso verranno utilizzati anche dalla Commissione Tecnologie Sanitarie. Per quanto riguarda il debito informativo delle strutture sanitarie private accreditate verranno inviate successivamente istruzioni alle ASL e alle strutture stesse.

SISTEMI DI VERIFICA E DI MONITORAGGIO

Per la trasparenza del sistema di acquisizione regionale e per favorire i confronti fra le diverse aziende sono a disposizione una serie di strumenti:

a) Per quanto riguarda l’acquisto di dispositivi medici per poter definire correttamente le basi su cui costruire le procedure di gara, in particolare le gare consorziate e gli accordi quadro, si richiede l’utilizzo attento e costante degli strumenti di monitoraggio messi a disposizione degli enti sanitari:

1. Il Datawarehouse regionale sul flusso dispositivi medici che rappresenta lo strumento principale di consultazione utile al fine di raggiungere gli obiettivi di contenimento della spesa;

2. Le analisi di approfondimento sulle classi più importanti di dispositivi medici a livello regionale e nazionale,

3. I confronti analitici sulle protesi dal flusso SDO endoprotesi.

Le aziende dovranno verificare le migliori condizioni di mercato, sia nel settore pubblico che privato e tendere alla massima efficienza del processo d’acquisto.

Il posizionamento della singola azienda rispetto alle medie regionali (settore pubblico e privato) per quanto riguarda le classi di dispositivi medici a maggiore spesa sarà valutato nell’ambito degli

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obiettivi e sarà tenuto in considerazione nell’allocazione delle risorse dei Beni & Servizi a Bilancio preventivo 2015.

Si richiederà al Collegio Sindacale la verifica dell’utilizzo di questi strumenti nella fase di preparazione delle procedure di acquisizione.

b) Per quanto riguarda i servizi non sanitari anche per il 2015 i dati del monitoraggio dei servizi non sanitari saranno utilizzati per la verifica delle attività d’approvvigionamento, favorendo il confronto tra le prestazioni delle diverse Aziende Sanitarie.

Come strumento di valutazione dei risultati raggiunti viene, inoltre, chiesta una Relazione Trimestrale. La relazione dovrà essere inviata agli uffici regionali il giorno 15 del mese successivo alla chiusura del trimestre.

Per poter omogeneizzare i dati ricevuti verrà inviata una scheda-tipo in cui evidenziare, per le gare aggiudicate nel trimestre, gli scostamenti a parità di consumi su base annuale rispetto allo storico.

Si richiede, inoltre, di inviare con la relazione trimestrale il dettaglio di eventuali acquisti effettuati in

Nel documento DELIBERAZIONE N° X / 2989 Seduta del 23/12/2014 (pagine 89-96)