3. Un caso pratico: il 3DaysInside Festival 2013 97
3.4 Organizzazione del 3DaysInside 103
3.4.5 Realizzazione e valutazione post-‐evento 128
Il 1 settembre si ricevono formalmente in consegna le chiavi del Castello dalla Cooperativa Terra di Mezzo: i volontari dell’Associazione, insieme ai collaboratori, iniziano ad allestire le scenografie e la mostra artistica, portando a termine tutti gli adempimenti per preparare l’apertura del Festival. Le operazioni si svolgono nei tempi e nelle modalità programmate: il 6 settembre alle ore 13.00 si accolgono le band che si esibiranno a partire dal tardo pomeriggio.
L’ultima attività prima dello smontaggio e della riconsegna del Castello è una festa privata rivolta a tutto lo staff, per celebrare e ringraziare quanti hanno collaborato all’organizzazione di questa splendida iniziativa.
Nei giorni successivi inizia l’ultima fase, quella di valutazione della manifestazione appena conclusa; in particolare si svolge una riunione di tutti i volontari e i collaboratori, in cui avviene un momento di “ri-significazione” dell’iniziativa. Ogni persona, in anonimato, scrive su un foglio alcune considerazioni sul livello di soddisfazione personale, su ciò che è piaciuto al pubblico e su ciò che consiglierebbe di migliorare in vista di un’eventuale edizione 2014.
Dopo una mezz’ora, un volontario passa a raccogliere i fogli e li mette in una scatola, mescolandoli. A questo punto ogni partecipante, a turno, ne estrae uno e lo legge a voce alta; un altro volontario prende nota di quanto emerso.
Il riscontro ottenuto è che la manifestazione ha nel complesso soddisfatto tutti i portatori d’interessi coinvolti nel progetto; per i membri dello staff è stata un’ottima esperienza formativa, che ha educato a gestire dei processi in continua evoluzione.
Sebbene vi siano stati alcuni attriti all’interno delle commissioni -dovuti ai ritmi sostenuti e alla necessità di migliorare i processi di scambio informativo-, la struttura organizzativa ha funzionato bene in tutte le sue parti.
Non vi sono stati incidenti né altri episodi negativi (furti, risse, spaccio o abuso di droghe, etc.), tuttavia è emerso che la sicurezza delle aree è stata forse troppo lasciata al buon senso dei partecipanti: ciò avrebbe potuto provocare evenienze spiacevoli; per il futuro si dovranno destinare maggiori risorse al servizio d’ordine. Dal punto di vista delle presenze, il Festival ha creato un traffico di circa 1000 utenti; 86 sono state le iscrizioni ai workshop.
Viene svolta una rassegna stampa; il Festival appare in 9 pagine web esterne, dove “C’entro Dentro” è citato 5 volte e “3DaysInside Festival” 19 volte.
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Nei giorni successivi all’evento, si pubblicano le foto sulla pagina Facebook.
Un’altra attività è la compilazione del report da consegnare alla Fondazione Cariparo, per ottenere l’ultima tranche del contributo e finalmente procedere al saldo delle fatture emesse dai fornitori.
Per quanto riguarda la valutazione della programmazione in termini di apprezzamento del pubblico, le attività più seguite ed apprezzate sono state indubbiamente il concerto di domenica 8 settembre (grazie al traino esercitato dai due gruppi musicali che si sono esibiti) e i workshop.
La soddisfazione degli utenti è stata valutata attraverso la raccolta di testimonianze orali e scritte; in particolare, al termine dei laboratori –che rappresentavano l’attività più importante, sia dal punto di vista contenutistico che da quello economico- è stato somministrato un questionario.
Le testimonianze più indicative sono riportate qui di seguito:
“3DaysInside è stata un’iniziativa originale, sia dal punto di vista del luogo (lo scenario e l’atmosfera particolare che offre il castello di Cervarese), sia per lo spettacolo, il quale ha richiamato un pubblico giovane all’ascolto di ritmi e musiche emergenti; è interessante notare come un team di ragazzi giovani e motivati sia stato in grado di realizzare un evento così magico. È stata un’opportunità per incontrare nuove persone e un modo per interrompere la routine del weekend –che di solito si riduce sempre alla formula pub, spritz in centro e discoteca. Spero si possa ripetere in futuro.”
Valentina, 25 anni, Padova, spettatrice al concerto del 6 settembre.
“Ho partecipato al workshop “Disegnare con la parte destra del cervello”; gli iscritti erano numerosi e l’argomento molto interessante. Avrei voluto frequentare anche il workshop collaterale ‘Illustrazione Digitale’, ma purtroppo erano contemporanei. L’organizzazione è stata perfetta, il pranzo ottimo, i rapporti con gli organizzatori molto cordiali: si notava il loro entusiasmo e il loro proficuo coinvolgimento.”
Marinella, 64 anni, Selvazzano(PD), partecipante ad un workshop.
"Ospitare un festival in una location d'eccezione come quella del Castello di San Martino, è stata sicuramente un'esperienza positiva. Oggi i musei non possono più agire isolati, ma si devono confrontare con una fitta rete di pubblico e di proposta culturale. Ospitare iniziative come questa rappresenta un modo per avvicinare quel pubblico che ha la percezione di museo come spazio di conservazione e di esposizione. In quest’occasione, il museo è diventato un vero e proprio luogo da vivere, con momenti di confronto e di aggregazione. L'ottima organizzazione dell’Associazione C’entro Dentro ha sicuramente contribuito al successo e all'interesse per il festival soprattutto nei confronti di giovani e studenti di tutta Padova e Provincia "
Sara, 31 anni, Comunicazione Castello di San Martino_Museo Archeologico del fiume Bacchiglione.
“Non capita spesso che venga organizzato un concerto gratuito in provincia di Padova con alcune delle migliori band italiane della scena rock-alternativa. Mi è
piaciuta la scelta degli artisti e la cornice all'interno della quale è stato organizzato il festival è semplicemente spettacolare. E, finalmente, è stato proposto qualcosa di diverso, di particolare, non nei soliti locali!”
Giacomo, 22 anni, spettatore al concerto dell’8 settembre.
I risultati dei questionari somministrati agli utenti dei workshop, sono stati analizzati mediante il software statistico SPSS e sintetizzati come segue:
Su 86 iscritti ai laboratori, i casi validi sono 66 (rispettivamente 8 per “Hey Cupakes!”, 15 per “Trucco & Parrucco”, 16 per “Ritratto Fotografico”, 3 per “Agricoltura Biodinamica”, 3 per “Illustrazione Digitale” e 21 per “Disegnare con la Parte Destra del Cervello”).
Nel questionario si chiede di indicare il livello di soddisfazione rispetto ad alcune variabili su una scala da 1 a 7, dove 1 corrisponde a “per nulla soddisfatto” e 7 a “completamente soddisfatto”.
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LA QUOTA DI ISCRIZIONE
Riguardo al valore della quota di 20€ (comprendente workshop, materiali, pranzo e aperitivo), il 93,8% di chi risponde al questionario, esprime un giudizio positivo –da 5 a 7- nei confronti della quota (nel caso dei workshop CupCakes e Illustrazione Digitale, il 100% dei partecipanti dichiara di essere completamente soddisfatto).
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In generale, se si considera chi esprime giudizi positivi sulla quota, l’84,13% di questi dà anche un giudizio positivo sulla professionalità dei formatori; in particolare, il 70,5% di chi è completamente soddisfatto della quota, dichiara anche di essere completamente soddisfatto della professionalità del formatore (il 90,9% esprime comunque un’opinione positiva);
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L’OFFERTA
Analizzando singolarmente la variabile “professionalità formatori”, emerge che l’89,3% degli intervistati esprime un giudizio positivo o molto positivo (100% per il workshop “Hey
109 Tavola di contingenza workshop*valore della quota.
Cupcakes”); considerando il fatto che 6 formatori su 11 sono alla loro prima esperienza di “insegnamento”, il dato è particolarmente positivo.
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LOCATION
In base ai risultati del questionario, si può affermare che il Castello di San Martino è stato molto apprezzato dagli utenti diurni del 3DaysInside Festival: tra le risposte non sono presenti valori negativi o neutri; in particolare l’86,4% dei rispondenti dichiara di essere completamente soddisfatto della location.
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INFORMAZIONI (prima e dopo le iscrizioni)
Riguardo alla chiarezza delle informazioni fornite prima del corso, si può notare che, sebbene il 90,5% dei rispondenti esprima un giudizio positivo, la percentuale di persone completamente soddisfatte scende a meno del 50%. Ciò significa che vi è ancora un margine di miglioramento da apportare alla gestione delle attività e che il dato dovrà costituire un interessante spunto di riflessione per le prossime edizioni del festival.
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Con riferimento alle informazioni fornite successivamente all’iscrizione, il 91,9% dei partecipanti esprime un giudizio positivo anche se, come sopra, i “completamente soddisfatti” sono solo il 50%.
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112 Distribuzioni di frequenza per la variabile “Scelta del castello come location”. 113 Distribuzioni di frequenza per la variabile “Livello di informazioni fornite prima del laboratorio”.
IL FESTIVAL IN GENERALE
Coloro che hanno preso parte alle attività diurne del festival, hanno avuto modo di esprimere un giudizio generale sull’intera iniziativa. Questo è forse l’indicatore che rende più orgogliosi gli organizzatori: infatti, non solo non pervengono risposte negative, né neutre, ma il 93,9% ha dichiarato di essere molto o completamente soddisfatto.
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Il bilancio definitivo dell’evento chiude con segno positivo, sebbene alcuni costi siano aumentati (principalmente a causa di disavanzi nelle singole voci e per la decisione –adottata in corso d’opera- di noleggiare più attrezzature).
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Conclusioni
Da quanto emerso durante lo svolgimento del presente elaborato e in base all’esperienza svolta in prima persona da chi scrive, si osserva che la realizzazione di eventi è un’attività talvolta molto complessa, che richiede un’organizzazione precisa alle spalle e dei “centri decisionali” in grado di operare rapidamente in un contesto di continuo cambiamento e tratti d’imprevedibilità; il successo di un’iniziativa –inteso come il raggiungimento degli obiettivi stabiliti in partenza- è legato fortemente alla pianificazione e al controllo dell’ambiente esterno in cui si opera, nonché alla dotazione di risorse e competenze dell’organizzazione.
Nell’elaborato, dopo un capitolo introduttivo, si è tentato di studiare in maniera approfondita tutte le fasi di realizzazione di un evento, dal reperimento di informazioni e idee all’attivazione della “macchina organizzativa”, fino alla valutazione finale delle attività svolte.
Successivamente, per meglio comprendere le logiche sottostanti al modello, si è utilizzato un contesto di complessità relativamente bassa -in particolare un festival artistico di piccole dimensioni-, come esempio per comprendere a pieno le dinamiche di svolgimento di una manifestazione.
Nella sua piccola dimensione, il 3DaysInside Festival 2013 è stato, sotto tutti gli aspetti, una realtà positiva, principalmente poiché gli obiettivi dell’organizzazione sono stati raggiunti.
In particolare è aumentata la notorietà dell’Associazione organizzatrice ed è cresciuto il numero di soci attivi; lo sponsor principale è stato soddisfatto dell’impiego delle risorse; la struttura ha funzionato alla perfezione.
Inoltre il progetto ha soddisfatto il criterio di sostenibilità economica che C’entro Dentro si era prefissato, principalmente grazie al lavoro volontario dei membri, il cui valore monetario sarebbe stato di difficile quantificazione.
In sostanza, sono state utilizzate delle risorse economiche esterne per creare un’offerta ad altissimo valore simbolico e comunitario, un contenitore di cultura e una “fabbrica di esperienza117” per tutti coloro che vi hanno partecipato.
Le risorse sono state poi redistribuite “a chilometro 0” sul territorio che ha ospitato l’evento, impattando -nelle sue dimensioni per quanto limitate- parte del suo tessuto economico, sociale e culturale.
Grazie al seguito dell’iniziativa, al rafforzamento del network fra realtà del “privato sociale” che essa ha sprigionato e al progredire delle competenze dell’organizzazione, vi sono i presupposti per realizzare l’edizione 2014 del 3DaysInside Festival.
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