3. Un caso pratico: il 3DaysInside Festival 2013 97
3.4 Organizzazione del 3DaysInside 103
3.4.1 Ricerca propedeutica 104
Per prima cosa, si individuano i fattori burocratici connessi con la realizzazione del festival; di seguito si espongono alcune considerazioni a riguardo.
C’entro Dentro è un’associazione di promozione sociale, pertanto è disciplinata dalla Legge 383/2000. Dal testo sopra menzionato, relativamente all’attività in questione, emerge che l’Associazione può usufruire di facilitazioni fiscali generiche, nel caso intendesse fissare una quota di ingresso all’iniziativa o a particolari attività, a patto che queste coinvolgano soci. Da questa prima indicazione emerge un’importante informazione a carattere operativo: se il festival è a pagamento, bisogna tesserare i partecipanti.
Sebbene C’entro Dentro si fondi quasi totalmente sul lavoro gratuito degli associati, vi sono alcune attività del progetto che necessitano del ricorso a personale esterno. Ciò comporta che, a prescindere dalla tipologia di lavoratori coinvolti, l’Associazione debba svolgere il ruolo di sostituto d’imposta, ovvero effettuare una ritenuta d’acconto del 20% sulle prestazioni di cui si avvale.
È inoltre necessario versare i contributi previdenziali per tali lavoratori: quelli non compresi tra il personale artistico sono tutelati dall’Inps Gestione Separata, i lavoratori dello spettacolo sono invece tutelati dall’Enpals71: l’Associazione, già
in possesso di un numero di matricola72 Enpals, è tenuta a richiedere un certificato di Agibilità prima dello svolgimento della prestazione lavorativa, per attestare la
71 Ente Nazionale di Previdenza e Assistenza per i Lavoratori dello Spettacolo. 72 Il numero di matricola Enpals è necessario per effettuare il pagamento dei contributi previdenziali dei musicisti, a prescindere dal valore della prestazione, i quali dovranno a loro volta essere iscritti all’ente.
sua posizione contributiva; inoltre, entro il giorno 25 del mese successivo all’evento, bisogna compilare online una denuncia mensile unificata.
Un altro aspetto da tenere in considerazione è la tutela della proprietà intellettuale: per rappresentare, riprodurre o eseguire un’opera coperta dal diritto d’autore, è necessario effettuare la dichiarazione di inizio attività (come previsto dall’ art. 19 del D.P.R. 640/72), contenente programma della manifestazione, alla filiale SIAE di competenza; l’ufficio emette un permesso di esecuzione, calcolando l’importo dovuto.
Secondo quanto previsto dalle norme in materia di somministrazione di alimenti e bevande, è necessario richiedere un’apposita autorizzazione sanitaria rilasciata dal Sindaco del Comune che ospita l’evento, tenendo presente che la Legge 383/2000 prevede che, per lo svolgimento di manifestazioni pubbliche temporanee, un’APS possa ricevere un’autorizzazione temporanea in deroga alle norme vigenti. Secondo la Legge 388/2000 poi, in presenza di “manifestazioni a carattere religioso, benefico o politico”, viene meno l’obbligo, per coloro che si occupano della somministrazione di bevande, di essere muniti di libretto d’idoneità sanitaria. È inoltre indispensabile acquisire una licenza per la realizzazione di spettacoli aperti al pubblico (ex art. 68 TULPS). Se l’evento non è ospitato in un luogo già provvisto di agibilità, è altresì obbligatorio ottenere il parere favorevole di una commissione comunale di vigilanza sui locali di pubblico spettacolo, che valuterà l’agibilità temporanea. Potrebbe rendersi necessaria anche un’autorizzazione all’occupazione di suolo pubblico, qualora la manifestazione interessi aree pubbliche o soggette a servitù di passaggio.
Deve poi essere garantita l’accessibilità alle categorie protette, con l’abbattimento delle barriere architettoniche.
Per quanto riguarda i fattori economici, l’ambiente esterno è caratterizzato da un periodo di crisi, in cui c’è alta disoccupazione e scarsa propensione al consumo. Tutti gli elementi sopra menzionati vengono presi in considerazione successivamente, al momento della creazione del concept dell’evento.
Un altro passaggio è stabilire le forme di concorrenza: a tal proposito, va osservato che il progetto prevede già inizialmente di rimanere circoscritto ad una dimensione perlopiù locale, di nicchia, avendo a disposizione un budget molto modesto. Per questo motivo lo studio dell’ambiente concorrenziale si limita a un’indagine approssimativa, principalmente incentrata sulla “ricognizione” geografica e temporale di manifestazioni pubbliche.
Le informazioni divengono via via più precise con l’avvicinarsi dell’estate, che da un punto di vista temporale è ovviamente il momento migliore per realizzare l’evento (ma anche quello più “affollato”).
Le principali offerte prese in considerazione in Veneto sono:
• Home Festival73; si svolge nella zona di Treviso dal 5 all’8 settembre, con circa 15.000 presenze giornaliere;
• Sherwood Festival74; si tiene a Padova da metà giugno a metà di luglio, con circa 7.000 presenze al giorno, e prosegue con il Venice Sherwood a Mestre (Venezia) fino alla fine di agosto;
73 www.homefestival.eu/ 74 www.sherwood.it/festival
• No Dal Molin Festival75 (Vicenza); 23 agosto - 8 settembre; • Radar Festival76 (Padova); 10 luglio – 1 agosto;
• So Eco So Good77 (Padova), 3-11 maggio;
• So Far So Good78 ad Abano Terme (Padova) 16-31 agosto;
In un secondo momento –precisamente durante la fase d’ideazione e in parte durante la pianificazione- si decide di realizzare l’evento non prima dell’inizio di settembre (per motivi legati alla location, all’eccessiva offerta nei mesi di giugno- luglio-agosto e per opportunità legate alla promozione dell’iniziativa); si rende perciò necessario considerare tra le iniziative “concorrenti” anche:
• Antica Fiera del Soco79, Grisignano di Zocco (Vicenza), 6-12 settembre. • En Plein Air80, Torreglia (Padova), 8 settembre.
• Notte Rosa delle Terme81, Montegrotto (Padova), 7 settembre.
L’ambiente interno all’Associazione
Sebbene i volontari dello staff siano solo 14, ognuno possiede competenze diverse da poter mettere a disposizione per il progetto, in tutti i suoi aspetti (artistico, gestionale, amministrativo, finanziario, logistico, tecnico e delle risorse umane). Alcuni membri, ad esempio, hanno un’esperienza decennale in materia di
75 www.nodalmolin.it/Festival-NoDalMolin 76 www.radarfestival.it 77 www.facebook.com/SoEcoSoGood 78 www.khorakhanet.it/so-far-so-good/ 79 www.fieradelsoco.it/ 80 www.meladinewton.it/2013/08/23/en-plain-air-una-domenica-sui-colli-euganei/ 81 www.lanotterosadelleterme.it
politiche giovanili e in ambito di organizzazione/animazione di gruppi; altri sono laureati in materie economiche o scientifiche.
L’Associazione è inoltre ben radicata fra i giovani del territorio di Selvazzano Dentro e negli ultimi anni si sta facendo conoscere anche nei comuni limitrofi, grazie alla collaborazione con altre realtà associative.
ANALISI SWOT
Viene condotta un’analisi SWOT per riassumere le caratteristiche del progetto:
Punti di forza:
-Associazione radicata nel territorio; -Multidimensionalità delle
competenze;
-Straordinaria capacità di intessere relazioni con altre istituzioni; -Disponibilità di risorse economiche (Bando Culturalmente)
Punti di debolezza:
-Numero di volontari esiguo; -Incertezza sul seguito dell’iniziativa;
Opportunità:
-Crescente interesse dei giovani per il
volontariato;
-Scarsa offerta culturale in alcune zone,
soprattutto quelle periferiche;
SO:
-Creare un momento di incontro fortemente legato al luogo in cui esso viene organizzato, dove diverse realtà siano coinvolte attivamente. Un ottimo luogo può essere individuato nella campagna tra le Province di Padova e Vicenza, dove l’offerta culturale non è ampia, ma c’è già un piccolo seguito di partecipanti potenziali;
WO:
-Attrarre nuovi volontari, impiegandoli attivamente nella creazione del Festival; -Sviluppare una
manifestazione culturale lontano dalla città e dalla concorrenza, garantendo flussi di persone dai territori limitrofi; Minacce: -Momento di crisi sistemica, alta disoccupazione e scarsa propensione al consumo; -Alto numero
d’iniziative nel territorio veneto;
-Eventi atmosferici;
ST:
-Attivare sinergie con le altre iniziative presenti nel territorio, attraverso lo scambio di spazi di comunicazione e di flussi di utenti; -Valutare la gratuità dell’ingresso, grazie alla copertura dei costi per mezzo della sponsorizzazione di Cariparo;
-Rendere disponibile una parte di offerta a costi bassi, creando un’occasione di apprendimento di nuove capacità (ad esempio insegnando a utilizzare un software professionale, competenza spendibile anche a livello lavorativo);
WT:
-Migliorare le prospettive di successo dell’iniziativa, scegliendo un luogo, grazie ai contatti con Cooperative e altre Associazioni, che sia provvisto anche di spazi al chiuso, per lo svolgimento delle diverse attività programmate;
-Definire degli obiettivi specifici da raggiungere, senza esagerare nelle aspettative;
Gli stakeholder
I principali portatori d’interesse coinvolti nel progetto sono:
• C’entro Dentro, l’associazione capofila del progetto, intesa come somma degli individui che operano al suo interno (i quali s’impegnano gratuitamente e volontariamente. Grazie all’esperienza del Festival, l’organizzazione ha l’occasione di maturare nuove competenze da utilizzare in futuro, di attrarre nuovi soggetti e di rinsaldare i legami tra i membri attivi, attraverso la condivisione di momenti di cooperazione “sul campo”.
• Fondazione Cariparo, il principale sponsor dell’iniziativa: ha interesse nel mantenere la propria immagine di ente illuminato e promotore di progetti sul territorio di appartenenza; inoltre vuole avere riscontri sull’utilizzo delle risorse messe a disposizione, tramite un report conclusivo;
• Enti pubblici (Stato, Provincia, Comune ospitante): tra le esigenze rilevanti per questi portatori d’interessi, vi sono il rispetto delle leggi, la valorizzazione del patrimonio artistico e la tutela delle comunità locali;
• Comunità locali e residenti: hanno bisogno di essere salvaguardati da ogni tipo di danno o disturbo eventuale (schiamazzi notturni, musica troppo alta, andirivieni di vetture, etc.);
• Partecipanti: oltre ad avere la possibilità di raggiungere facilmente il luogo dell’evento, vogliono prendere parte ad attività appassionanti, ricevere stimoli artistici, essere coinvolti attivamente in un’esperienza unica ed irripetibile, degna di essere ricordata;
• Fornitori (catering, service audio e luci) e Cooperative partner del progetto: hanno interesse a ricevere riscontri economici dalla manifestazione, a mantenere il benessere dei dipendenti e a corroborare la relazione con l’Associazione;
• Formatori: hanno bisogno di un ambiente di lavoro interessante, ma anche di ricevere i corrispettivi per la loro prestazione;
• Musicisti e Artisti: oltre al pagamento dei cachet, hanno interesse ad associare la loro immagine a un’iniziativa gradevole per il pubblico, con l’opportunità di ampliare la loro audience.
3.4.2 Ideazione
Obiettivi
Partendo dagli obiettivi dell’Associazione, ovvero aumentare il benessere e la consapevolezza delle attività proposte fra i giovani del territorio, creando un punto di riferimento aggregativo e di socializzazione nonché instaurando relazioni collaborative, vengono enucleati gli obiettivi per la manifestazione:
• Coinvolgere la comunità territoriale in un processo di valorizzazione delle risorse giovanili, attivando laboratori tematici tenuti da giovani e aperti a tutti i cittadini;
• Facilitare un processo di consapevolezza sociale e culturale legata all’ambiente in cui si abita, per migliorare la qualità della propria vita e contrastare comportamenti anti-sociali, attraverso percorsi di cittadinanza attiva;
• Far emergere il valore dell’inclusione sociale, promuovendo momenti di espressione artistica e culturale e rituali aggregativi;
• Aumentare il numero di soci e volontari di C’entro Dentro, ponendo in essere le condizioni per un ricambio generazionale; contemporaneamente attivare le risorse esistenti.
Dopo alcune ore dedicate al brainstorming e alla selezione di un concept, viene scelto quello più adatto alle esigenze di comunicazione dell’Associazione e agli obiettivi fissati. Il Festival prende il nome definitivo di “3DaysInside Festival 2013”, per richiamare la continuità tra diverse attività da svolgere nell’arco di 45 ore. È rivolto a tutti i giovani veneti, soprattutto quelli residenti in Provincia di Padova, di età compresa tra i 18 e i 30 anni (target principale di C’entro Dentro).
Location
Per quanto riguarda la location, in un primo momento si decide di prendere Villa Fabris-Cesarotti a Selvazzano Dentro (PD) per la sua posizione nel territorio di appartenenza di C’entro Dentro, per i rapporti privilegiati con il Comune di Selvazzano (che vuole destinare la Barchessa a centro Multicreativo giovanile82 - alla gara per l’affidamento parteciperà, fra l’altro, l’Associazione) e in ultima istanza per il fatto che i lavori di ristrutturazione –tuttora in corso- sono finanziati dalla Fondazione Cariparo, principale sponsor del progetto, la quale ne caldeggia l’utilizzo. Ciononostante, a seguito del ritardo nei lavori di rinnovo, ci si trova costretti a optare per la ricerca di un nuovo posto, previo nullaosta della Fondazione.
82 mattinopadova.gelocal.it/cronaca/2012/04/16/news/barchessa-e-parco-ospiteranno-il-centro- giovanile-1.4375039
La nuova location, è il Castello di San Martino della Vaneza a Cervarese Santa Croce (PD), avamposto fluviale eretto sulle rive del fiume Bacchiglione, nella campagna tra Padova e Vicenza; dal 1979 la struttura è di proprietà della Provincia di Padova e attualmente è gestito dalla Cooperativa Sociale “Terra di Mezzo83”, di Galzignano Terme (PD).
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La scelta del luogo è dovuta alla posizione geografica, che consente di estendere il bacino dei possibili partecipanti ad una posizione interessante della Provincia di Vicenza; il castello è inoltre situato in prossimità del casello autostradale di Grisignano di Zocco (VI) e si erge a discreta distanza dal centro del paese, permettendo quindi una più agevole gestione dell’eventuale inquinamento acustico. Un ulteriore motivo che spinge verso tale opzione, risiede nel rapporto privilegiato con l’istituzione che gestisce la struttura (Terra di Mezzo e C’entro Dentro hanno un ottimo rapporto di collaborazione: si può tenere sotto controllo il costo di affitto, possibilmente esternalizzando alcuni servizi alla cooperativa – come di fatto avviene); infine si tiene conto dello straordinario potere di suggestione della piccola fortezza, un millenario gioiello storico, che, elemento
83 www.coopterradimezzo.com
non marginale, è anche sede del Museo Archeologico della civiltà fluviale del Bacchiglione.
Tempistiche indicative
In base allo studio della concorrenza, si decide che il periodo migliore per lo svolgimento del Festival coincide con il primo weekend di settembre, precisamente dal 6 al 8.
Branding
Con lo slogan “Cerca Spazio // Trova Tempo”, s’intende evocare la facoltà per i giovani partecipanti –un gruppo sociale che purtroppo nel periodo attuale non ha luoghi per affermarsi- di “ritagliarsi” uno spazio reale, sia fisico –tra le attività proposte- che metaforico –a livello di legittimazione ad agire, utilizzando tutto il tempo a disposizione (i 3 giorni). Inoltre, si gioca sul proverbio “Chi cerca trova” per evocare una chiamata all’azione, cioè invitando gli individui ad essere pragmatici e a vivere il loro tempo da protagonisti, da padroni del proprio destino. Il logo dell’evento è un casco da astronauta (emblema dell’avventuriero in viaggio verso mondi inesplorati), con la scritta 3DaysInside all’interno (font Alien), contenente la freccia di C’entro Dentro in basso a destra.
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I colori scelti per brand sono il blu ciano (che evoca calma, intelligenza, armonia, arte e benessere), il bianco (sinonimo di purezza, pulizia, saggezza), il nero (autorità, potere, rispetto, mistero).
Offerta
Per quanto riguarda l’offerta, il concept prevede:
• sette laboratori pratici, selezionati fra un’ampia rosa di alternative, in base al livello d’interesse per i potenziali partecipanti (sondati attraverso 4 focus group di 6 individui ciascuno esterni all’organizzazione) e alla disponibilità di formatori qualificati. I nomi e i contenuti di ciascun workshop, della durata di 6 ore ciascuno, sono86:
o “Illustrazione Digitale”; si propone di insegnare gli elementi di grafica digitale: comprende la progettazione di disegni, la creazione di file vettoriali e la pittura digitale;
85 Logo 3DaysInside
o “Disegnare Con la Parte Destra del Cervello”; attraverso l’insegnamento di alcune tecniche di stimolazione del sistema percettivo cerebrale, si propone di potenziare la creatività degli aderenti;
o “Introduzione all’Agricoltura Biodinamica”; il laboratorio mira a trasmettere i fondamenti della filosofia steineriana in campo agricolo;
o “Trucco e Parrucco”; con il coinvolgimento di due realtà appartenenti al mondo dell’hair styling (Jean Louis David) e del visagismo (Face Nico Baggio), si insegna ai partecipanti a truccarsi e a tagliarsi i capelli in completa autonomia;
o “Hey Cupcakes!”; laboratorio pratico di pasticceria;
o “InCHIPit”; corso di introduzione all’hardware hacking e all’elettronica artigianale, che prevede la costruzione di strumenti musicali a partire da giocattoli elettronici;
o “Il ritratto fotografico”; in compagnia della fotografa Claudia Guido, autrice della mostra “Licenza di Tortura87”, gli utenti hanno la possibilità di esplorare le tecniche di fotografia e illuminazione per il ritratto di persone.
• tre serate di spettacoli musicali, dj-set in orario aperitivo e al termine dei concerti;
o 6 settembre: maratona di music rock, con 7 band emergenti del territorio veneto;
o 7 settembre: serata ska-reggae, con i Manovalanza88 (gruppo live da Arezzo) e Rough&Tough89 (duo di dj rinomati nell’ambiente padovano).
o 8 settembre: concerto di chiusura con le famose band Gazebo Penguins90 (Correggio, RE) e Il Buio91 (Thiene, VI);
• Una mostra fotografica, chiamata “ArtInside”, che ospita opere di pittura e fotografia di giovani artisti veneti;
• Un concorso fotografico, “RitrattOk92”, in partnership con lo studio Manigrasso93 di Padova, a conclusione del quale è prevista l’assegnazione –mediante sorteggio- di una macchina fotografica digitale;
Il budget preventivo del Festival viene fissato a 7.325 euro, ammontare concordato con la Fondazione finanziatrice.
3.4.3 Pianificazione
Struttura organizzativa
In questa fase, si individua per prima cosa la struttura organizzativa, con la creazione di: • 3 funzioni; 88 www.manovalanza.altervista.org 89 www.blackmusicpadova.it 90 www.gazebopenguins.com/raudo 91 www.rockit.it/ilbuio 92 www.centrodentro.org/3daysinside/foto-ritrattok-concorso/ 93 www.fotomanigrasso.it/foto-manigrasso/
o Logistica (responsabile di montaggio e smontaggio delle strutture, di gestione e controllo dei parcheggi, dell’ospitalità delle band); o Comunicazione (incaricata di promozione, creazione di materiali
e allestimenti);
o Amministrazione (si occupa della scelta dei fornitori, della gestione finanziaria, dei rapporti con le istituzioni ma anche della stesura dei contratti, del pagamento dei contributi previdenziali e del reperimento delle autorizzazioni necessarie per svolgere il Festival);
• 2 commissioni interfunzionali;
o Commissione 1, per la gestione dei laboratori (promozione, recupero materiali, contatto e selezione dei formatori, comunicazione con gli iscritti, controllo versamento delle quote e accoglienza);
o Commissione 2, per la gestione di concerti e attività artistiche (promozione, scelta degli artisti e gestione della contrattualistica, aiuto sul palco;
Ogni funzione e commissione ha un responsabile che controlla l’avanzamento delle attività; La supervisione di tutto il progetto viene affidata ad un event
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Alcuni servizi sono esternalizzati: in particolare il servizio bar e ristorazione, sebbene rappresenti una possibile fonte di ricavi, viene affidato alla Cooperativa Sociale Ecofficina95, onde rendere più snella la realizzazione e ridurre il rischio economico.
Piano di Marketing
Il piano di marketing si propone, a livello strategico, di far affluire 250-300 persone al giorno, garantendo l’iscrizione di almeno 10 persone per ogni workshop. Quanto al pricing si decide di rendere gratuito l’ingresso al Festival e difissare una quota di 20 euro per la partecipazione ai laboratori (per la copertura dei costi vivi dei pasti e del materiale di consumo, nonché delle prestazioni dei formatori).
Per l’iscrizione ai workshop, si crea una pagina web96, all’interno del sito di C’entro Dentro. Il pagamento delle quote può avvenire attraverso un bonifico bancario sul conto dell’Associazione oppure in contanti recandosi presso la sede legale di C’entro Dentro, che rilascia regolare ricevuta.
94Struttura del 3DaysInside Festival 2013. 95 www.coop-ecofficina.it
Il piano di comunicazione è illustrato in dettaglio nel paragrafo 3.4.4.
Un altro elemento degno di nota è la stretta di accordi verbali con l’Associazione “La Mela di Newton”, promotrice dell’evento En Plein Air, per convogliare il traffico di utenti verso il Castello dopo il termine della manifestazione prevista per il pomeriggio di domenica 8 settembre all’Anfiteatro del Venda97, a poca distanza da Cervarese Santa Croce.
Logistica
In merito alla pianificazione logistica:
• Si crea un diagramma risorse-attività98, da consegnare all’event manager; • Dopo il sopralluogo, si elabora una planimetria dell’edificio;
successivamente avviene la scelta delle zone da destinare alle singole parti di offerta: i workshop sono ospitati nelle stanze del Castello, i concerti si svolgono nella piazza d’armi.
97 http://www.youtube.com/watch?v=jBsDSbToW7s
98 Data la sua eccessiva articolazione, si ritiene opportuno soprassedere ad una descrizione dettagliata del diagramma, menzionando solamente le attività più importanti relative all’area logistica. Per indicazioni sulla sua compilazione, si rimanda invece all’impianto teorico in precedenza trattato.
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Altre azioni pianificate, afferenti alla gestione logistica, sono:
• Assistenza al carico-scarico dei materiali (allestimenti, strutture, forniture del bar);
• Reperimento di servizi igienici aggiuntivi a quelli presenti nel Castello (si opta per disporli all’esterno della struttura);
• Collocazione di segnali stradali -prodotti dal reparto comunicazione-, nelle vicinanze del casello autostradale di Grisignano e nei pressi del Castello;
• Pulizia delle aree; • Valutazione dei rischi;
• Creazione del piano di sicurezza; Giacché l’iniziativa è ospitata in una struttura attrezzata (vie di fuga, estintori, etc.) e il numero dei partecipanti previsto è esiguo, dalle istituzioni locali non è richiesto invece il parere di agibilità della Commissione comunale, né la definizione di un piano di emergenza, ulteriore a quello già disposto dal Castello.
• Gestione e controllo dei parcheggi100;
• Sicurezza agli ingressi e durante la manifestazione101.
Budget operativo
Il budget operativo del progetto è stilato dall’area amministrazione -che si occupa anche del frangente finanziario- ed approvato dal Consiglio Direttivo