La sezione 302: responsabilità sociale per le informazioni finanziarie

Una delle sezioni della normativa americana che è stata di maggior ispirazione per il legislatore italiano è la sezione 302; questa sezione, infatti, impone l’obbligo allo Chief Financial Officer (CFO) e allo Chief Executive Officer (CEO) di attestare che le relazioni annuali e trimestrali, ossia i report, nonché tutte le dichiarazioni periodiche di carattere finanziario non contengono inesattezze od omissioni e che rappresentino, in modo veritiero e corretto, l’andamento economico e finanziario dell’impresa. La violazione di questo obbligo ha come conseguenza una sanzione di natura sia civile che penale.

Se noi andiamo ad esaminare il testo della sezione 30257, è diviso in tre punti principali

57 _{Il testo originale della sezione 302 stabilisce che “(a) REGULATIONS REQUIRED- The Commission}

shall, by rule, require, for each company filing periodic reports under section 13(a) or 15(d) of the Securities Exchange Act of 1934 (15 U.S.C. 78m, 78o(d)), that the principal executive officer or officers and the principal financial officer or officers, or persons performing similar functions, certify in each annual or quarterly report filed or submitted under either such section of such Act that:

(1) the signing officer has reviewed the report;

(2) based on the officer's knowledge, the report does not contain any untrue statement of a material fact or omit to state a material fact necessary in order to make the statements made, in light of the circumstances under which such statements were made, not misleading;

(3) based on such officer's knowledge, the financial statements, and other financial information included in the report, fairly present in all material respects the financial condition and results of operations of the issuer as of, and for, the periods presented in the report;

(4) the signing officers: (A) are responsible for establishing and maintaining internal controls; (B) have designed such internal controls to ensure that material information relating to the issuer and its consolidated subsidiaries is made known to such officers by others within those entities, particularly during the period in which the periodic reports are being prepared; (C) have evaluated the effectiveness of the issuer's internal controls as of a date within 90 days prior to the report; and (D) have presented in the report their conclusions about the effectiveness of their internal controls based on their evaluation as of that date;

(5) the signing officers have disclosed to the issuer's auditors and the audit committee of the board of directors (or persons fulfilling the equivalent function): (A) all significant deficiencies in the design or operation of internal controls which could adversely affect the issuer's ability to record, process, summarize, and report financial data and have identified for the issuer's auditors any material weaknesses in internal controls; and (B) any fraud, whether or not material, that involves management or other employees who have a significant role in the issuer's internal controls; and

(6) the signing officers have indicated in the report whether or not there were significant changes in internal controls or in other factors that could significantly affect internal controls subsequent to the date of their evaluation, including any corrective actions with regard to significant deficiencies and material weaknesses.

(b) FOREIGN REINCORPORATIONS HAVE NO EFFECT- Nothing in this section 302 shall be interpreted or applied in any way to allow any issuer to lessen the legal force of the statement required under this section 302, by an issuer having reincorporated or having engaged in any other transaction that resulted in the transfer of the corporate domicile or offices of the issuer from inside the United States to outside of the United States.

59 ed è nel primo punto, contrassegnato con la lettera a) che si stabiliscono le responsabilità e tutti i compiti e funzioni che, sia il CFO e CEO, devono svolgere per arrivare a redigere l’attestazione.

Infatti, la sezione 302 con il combinato della Legge e del regolamento attuativo emanato dalla SEC (“SEC Release”), risultante nelle nuove Rules 13 (a) - 14 e 15 (d) - 14 dell’Exchange Act58

, i destinatari dell’obbligo devono, in particolare, dichiarare e sottoscrivere:

 di aver esaminato la relazione finanziaria, quello che la legge definisce report;  che, per quanto loro sia possibile nelle loro conoscenze, la relazione non

contiene nessuna informazione falsa, né omette nessuna informazione materiale in modo da poterla rendere ingannevole;

 che, per quanto loro sia possibile nelle loro conoscenze, i bilanci e le altre informazioni finanziarie nella relazione rappresentano in modo corretto e veritiero la situazione finanziaria, economica e patrimoniale relativa all’esercizio.

Altri obblighi di certificazione, si riferiscono all’istituzione e al mantenimento di procedure e controlli interni che devono come obiettivo quello di garantire la trasparenza. A questo proposito, al CFO e al CEO è richiesto di certificare:

 che loro sono i responsabili della creazione e gestione delle procedure interne e del sistema di controllo implementato all’interno della società;

 che le procedure interne e il sistema di controllo interno sono stati istituiti in modo da garantire che ci sia un flusso continuo di informazioni materiali, soprattutto nel periodo di compilazione dei bilanci periodici;

 di avere accertato, almeno novanta giorni dalla data di deposito della relazione presso la SEC, che il sistema di controllo interno sia efficiente ed efficace per la rilevazione tempestiva di errori.

Gli stessi obblighi, a differenze della legge n. 262/2005, sono stati posti a carico anche

(c) DEADLINE- The rules required by subsection (a) shall be effective not later than 30 days after the date of enactment of this Act.”

58 _{Il regolamento di attuazione della SEC, il Final Rule: Certification of Disclosure in Companies’}

Quarterly and Annual Reports, Release Nos; emanato nell’agosto del 2002 è disponibile su internet

60 delle società emittenti, le quali devono:

 mantenere le procedure interne e il sistema di controllo interno implemento all’interno della società59

;

 accertare l’efficacia e l’efficienza della struttura e del funzionamento del sistema di controllo interno, in modo che questo garantisca la trasparenza delle informazioni che vengono trasmesse all’esterno.

La mancata osservanza delle regole riguardanti l’istituzione e il mantenimento delle procedure di controllo e del sistema di controllo interno espongono la società al rischio di un procedimento giudiziale da parte della SEC per violazione della Sezione 302 e dell’Exchange Act, a prescindere dall’esattezza o meno delle comunicazioni effettuate. Infine, si deve aggiungere che la normativa non specifica la forma e la consistenza che tali procedure devono assumere. Tuttavia, raccomanda la costituzione di un comitato interno con il compito di raccogliere dati ed informazioni materiali in modo da poter avvertire tempestivamente il CFO e il CEO di eventuali errori o lacune nel sistema interno.