Sintesi del processo

I processi di Zac s.r.l. si dividono in tre macro processi: Campionario, Pianificazione Approvvigionamento e Produzione. Tali macro processi sono tipici di un'azienda che produce abbigliamento su commessa, scandendone temporalmente e logicamente le attività abitualmente svolte.

Le attività di Zac s.r.l. prendono vita con la “realizzazione del campionario”. Il campionario è un macro processo notevolmente rilevante per l’azienda per tutta una serie di motivi che è interessante evidenziare adesso per poi giustificare le conclusioni finali.

Da quanto è stato possibile desumere dalle interviste svolte con l’imprenditore di Zac s.r.l. e con altri imprenditori locali, esiste una regola non scritta tra fornitore e cliente, per cui, l’azienda che realizza un determinato modello in campionario, realizzerà, molto probabilmente, anche la produzione associata allo stesso per i capi venduti. Questa regola si basa su due ragioni. La prima è una ragione di ordine tecnico in quanto, già attraverso la realizzazione del campionario, si avvia il processo di apprendimento prima dell’inizio del processo produttivo. La

seconda ragione è di carattere economico, infatti, ad aziende come Zac s.r.l., è richiesta una notevole “flessibilità” in termini di prezzo nella realizzazione del campionario. Il prezzo che l’acquirente è intenzionato a pagare, infatti, è pari al prezzo di un capo di produzione, anche se, com’è facilmente intuibile, la realizzazione di un prototipo richiede un impegno maggiore rispetto alla realizzazione di un capo in produzione e pertanto comporta un costo più alto. Se ne deduce che tutte le attività poste in essere per produrre il prototipo non vengono pagate dal cliente. Per Zac s.r.l. rappresenta, invece, un investimento. Investimento che però non si poggia su basi di convenienza economica ma è una delle più evidenti prove dello sbilanciamento del potere contrattuale a favore dei clienti. Naturalmente quanto descritto, accade solo con quei clienti che possono garantire un ordine molto alto di capi da produrre.

La rilevanza del processo di campionario riguarda anche un altro aspetto: la formulazione dell’offerta. Infatti, anche sulla base delle informazioni prodotte durante lo svolgimento del processo e riguardanti le difficoltà o caratteristiche particolari delle lavorazioni, l’imprenditore formula la sua offerta.

La determinazione del prezzo d’offerta presenta notevoli difficoltà circa la definizione di taluni elementi di costo come, ad esempio, il costo di lavorazione. Come prima cosa, i prodotti realizzati mutano ogni sei mesi. Tale cambiamento riguarda la struttura del capo da realizzare, le materie prime impiegate ed infine la reazione derivante dalla combinazione di queste due dimensioni. Questi cambiamenti, infatti, si amplificano tra di loro in quanto modello e materiali si devono combinare secondo regole ben precise. Infatti, una delle qualità del capo sul piano stilistico, è data dall’utilizzo, sui modelli, di materiali diversi rispetto a quelli classicamente previsti. Si pensi ad esempio a un cappotto classico realizzato con neoprene al posto della lana. Tali cambiamenti comportano però una difficoltà maggiore nel definire gli elementi di costo più rilevanti come ad esempio il costo del cucito. Essendo, infatti, il cucito un’attività manuale, il suo costo aumenta proporzionalmente alla complessità del capo; tale complessità che

può, alle volte, non evidenziarsi durante lo svolgimento della fase di campionario, può palesarsi solo in fase di produzione. Può accadere che a causa della rapidità con cui il campionario è solitamente realizzato (si pensi che Zac s.r.l. riesce a realizzare 600 prototipi in tre settimane) non si tenga conto che una determinata lavorazione possieda una complessità maggiore rispetto a quella preventivata nell’offerta.

C’è inoltre da evidenziare che la formulazione dell’offerta stessa è concentrata in un intervallo di tempo assai breve; questo può portare alla mancata considerazione di talune problematiche o errori di altro genere i quali, a loro volta, possono portare alla formulazione di un costo errato.

Riassumendo, il processo di campionario presenta le seguenti caratteristiche: • rilevanza economica; la realizzazione del campionario rappresenta un costo

per l’azienda e, in determinati casi, non trova un compenso specifico da parte del cliente che, sulla base del suo forte potere contrattuale, obbliga l’azienda a includerlo nel prezzo di produzione. In sostanza il campionario non è pagato. Tuttavia esiste una relazione diretta tra il numero di capi realizzati in campionario e il numero di capi che probabilmente saranno assegnanti per la produzione. Permette, inoltre, di identificare e valutare le difficoltà delle lavorazioni per una più corretta determinazione dei costi.

• rilevanza operativa; la realizzazione del campionario consente di avviare in anticipo il processo di apprendimento. La possibilità di rilevare le peculiarità di determinate lavorazioni è molto importante per i vantaggi che è possibile ottenere in fase produttiva.

• è causa di “stress” per l’intera struttura organizzativa, provocando notevoli problemi che si ripercuotono sul processo produttivo.

Ma descriviamo ora il processo. Il campionario ha inizio con l’invio, da parte del cliente, dei documenti necessari alla realizzazione del prototipo:

• scheda tecnica; documento che racchiude tutte le indicazioni relative a cucitura, stiro, vestibilità, rifinitura e materiali da utilizzare.

• materiali

• cartamodello; rappresentazione, attraverso software CAD, degli elementi che compongono il capo.

• figurino; schizzo realizzato a mano dallo stilista relativo al capo che intende realizzare.

• distinta base

Nel caso invece in cui sia richiesto a Zac s.r.l. lo sviluppo del modello, il cliente invia uno o più capi da prendere come riferimento.

Gli input inviati dal cliente sono controllati dal soggetto addetto denominato “campionarista”, che verifica la correttezza dell’invio degli input da parte del cliente, soprattutto dei materiali. L’addetto si occupa inoltre di curare l’assegnazione di ogni singola materia prima a ogni specifico capo.

Data la rapidità con la quale si svolgono le attività durante il processo, la campionarista utilizza la scheda tecnica in formato cartaceo come supporto per l’acquisizione e comunicazione delle informazioni. Tuttavia questa procedura, anche se garantisce una spiccata flessibilità e rapidità, può portare a errori anche gravi, come ad esempio un utilizzo di materiali errati per la realizzazione del prototipo. Le tempistiche richieste dal cliente però non consentono di impiegare tempo nella digitalizzazione di alcun documento di sintesi o riepilogo, ecco perché, attraverso l’esperienza, si sono sviluppate procedure interne per il controllo dei supporti scritti e per la loro gestione.

Una volta che la campionarista ha ultimato il controllo dei materiali in ingresso, si procede con l’invio degli output necessari (scheda dei consumi e materiali) all’avvio del processo di taglio. In questo caso, data l’importanza del processo e l’esigenza di comprendere le eventuali problematiche di lavorazione, è lo stesso

responsabile di taglio a realizzare le attività di stesa, taglio e “adesivatura57” dei tessuti. Terminato il processo di taglio, i semilavorati sono consegnati nuovamente alla campionarista che si occuperà di prendere contatto con il partner “fasonista58” per la cucitura del capo al quale sono trasmessi, oltre ai semilavorati, gli accessori e la scheda tecnica. Inoltre, la responsabile del reparto modellistica o una modellista, evidenzia quelle che sono le caratteristiche particolari di cucitura del capo, fornendo consigli utili a ottenerle. Il capo, terminato il processo di cucitura, è riconsegnato a Zac s.r.l. dove viene immediatamente controllato da una modellista per verificare anomalie e procedere eventualmente a una rapida riparazione. Se tale controllo va a buon fine si procede al lavaggio o al trattamento (se previsti), e successivamente il capo è rifinito e stirato. Questi ultimi due processi, che in produzione sono esternalizzati, in fase di campionario sono svolti internamente dal personale addetto al controllo. Terminate anche queste due fasi, il capo è pronto per essere spedito al cliente.

Terminato il macro processo Campionario ha inizio, il macro processo Pianificazione Approvvigionamenti.

La volontà dell’azienda di identificare come macro-processo autonomo la pianificazione degli approvvigionamenti, è dovuta alla sua rilevanza, sia economica - finanziaria (determinazione dei prezzi, tempistiche di consegna, assegnazione dell’onere di acquisto delle materie prime,…), che gestionale (assegnazione dei capi da produrre ai partner, piazzamento degli ordini di materi prime, contrattazione dei tempi di pagamento, …).

La prima attività svolta è l’elaborazione della distinta base; la distinta base è un documento molto importante utilizzato in molte attività, tra cui quella di

57 _{L’attività di adesivatura consiste nell’applicare un tessuto rivestito di colla solida su una}

specifica parte che compone il capo e farla passare sotto una pressa ad alta temperatura. L’attività consente di conferire maggiore rigidità alla parte. Ad esempio, il colletto di una camicia è oggetto di questo trattamento.

determinazione dei prezzi. La distinta base, d’ora in poi Di.Ba., è elaborata in due diversi modi:

• la Di.Ba. è fornita dal cliente per la realizzazione del capo di campionario, ed è aggiornata durante lo svolgimento del processo. In questo caso, prima di poter utilizzare la Di.Ba. per la pianificazione degli approvvigionamenti, è necessario un controllo e l’accettazione delle modifiche da parte del cliente. • la Di.Ba. è elaborata internamente nel caso di realizzazione del modello. In

questo caso si pone attenzione a elencare con cura tutti i materiali utilizzati per la realizzazione del capo di campionario.

Una volta che il documento è approvato, l’imprenditore procede alla definizione dell’offerta sia per i capi realizzati in campionario sia per quelli per i quali è richiesta una quotazione da parte del cliente. La formulazione dell’offerta si basa sulle informazioni fornite dalla scheda tecnica, dalla Di.Ba. e dal capo stesso o da eventuali foto. La voce di costo più difficile da determinare è senz’altro, il cucito, perché essendo un’attività manuale, il suo costo è stabilito dal tempo necessario a realizzare un capo. Tuttavia, cronometrare il tempo che un addetto al cucito impiega a cucire un capo in fase di campionario, porterebbe a una formulazione di costo troppo alta, dovuta al fatto che il cucito è caratterizzato da un processo di apprendimento che riduce drasticamente i tempi di realizzazione. Anche calcolare driver di costo alternativi sarebbe troppo dispendioso e porterebbe a risultati poco indicativi, perché ogni capo è caratterizzato da peculiari difficoltà difficilmente identificabili a priori e che si evidenziano in modo del tutto casuale. Tali difficoltà possono sorgere non solo durante lo svolgimento del macro- processo di campionario ma anche in fase di produzione (es. reazioni diverse della pezza campione di tessuto usata in campionario, rispetto alla pezza utilizzata per la produzione). Considerando i tempi ristrettissimi attraverso i quali è formulata l’offerta, l’imprenditore cerca di sopperire a queste difficolta di determinazione, con valutazioni empiriche proprie e dei suoi collaboratori. Per quanto riguarda invece i costi delle materie prime, la determinazione è più semplice poiché i costi dei materiali sono stabiliti dai fornitori, mentre i consumi

degli stessi sono direttamente imputati al capo dai programmi CAD, attraverso i quali sono creati i modelli.

In seguito i prezzi sono inviati ai rispettivi clienti e dopo discussi. Questo perché il cliente può rendersi conto che il capo realizzato non rientra negli standard di prezzo richiesti dall’ufficio commerciale, e quindi può richiedere cambiamenti sulle materie prime o chiedere sconti su alcuni capi. Terminati i primi aggiustamenti di prezzo il capo entra in vendita.

Terminate le vendite, il cliente assegna gli ordini.

Una volta che un capo è entrato in vendita, inizia l’attività di “sdifettamento59”. Attraverso lo sdifettamento, il cliente, con i suoi uffici tecnici, oppure con l’ausilio del personale Zac s.r.l., apporta al modello le correzioni necessarie per la vendita. Questo perché il capo creato per la campagna vendita, e soprattutto per la sfilata, può presentare scelte stilistiche in termini di vestibilità, cucitura o materiali, che dovranno poi essere corrette. Una volta terminata la fase di

sdifettamento, il cliente o l’ufficio modellistico interno a Zac s.r.l., procede alla

correzione della scheda tecnica e della Di.Ba.. Con questi documenti, unitamente alle commesse fornite dall’ufficio produzione del cliente, l’imprenditore insieme al responsabile di taglio e di magazzino procede all’ordine delle materie prime di competenza.

A questo punto è necessario aprire una parentesi sulle due tipologie di contratto con le quali Zac s.r.l. opera:

−

“Industrializzato”, definisce il contratto nel quale l’acquisto delle materie prime di maggior valore grava sul cliente e remunera Zac s.r.l. per il servizio di realizzazione della produzione e acquisto delle ulteriori materie prime necessarie.

59

L’attività di sdifettamento, consiste nel correggere il capo da eventuali imperfezioni o a seguito di modifiche stilistiche.

−

“Commercializzato”, Zac s.r.l. si occupa dell’acquisto delle materie prime di maggior valore e della realizzazione della produzione; solitamente in questo caso il cliente preferisce delegare a Zac s.r.l. l’acquisto di tutte le materie prime, fatta eccezione per quelle “logate”.

La differenza tra i due contratti è data dalla determinazione di colui su cui grava l’acquisto delle materie prime che complessivamente hanno maggior valore; se per esempio il cliente si occupa dell’acquisto di un solo materiale, ma questo determina il maggior costo tra i materiali utilizzati per il singolo capo, il contratto sarà di tipo “Industrializzato”. Nel caso del contratto “Commercializzato”, Zac s.r.l. chiederà un compenso per la gestione degli acquisti delle materie prime, per la maggiore responsabilità nel controllo delle tempistiche di approvvigionamento e della qualità delle stesse.

Ritornando all’argomento principale, l’imprenditore, una volta piazzati gli ordini di tutte le materie prime necessarie, e ricevute le date di consegna per i materiali di competenza, pianifica assieme al responsabile di produzione del cliente le prime date di consegna del prodotto finito. In questo incontro si cerca di far coincidere le date richieste dall’ufficio commerciale del cliente con i tempi richiesti per la produzione dei capi definendo cosi un programma di produzione per l’intera stagione.

Terminata questa fase ha inizio il macro processo Produzione.

In linea con il programma di produzione, si avviano tutta una serie di attività che si realizzano contemporaneamente ma che per semplicità espositiva andremo a descrivere secondo lo schema utilizzato per la mappatura dei processi facendo riferimento alle attività svolte nel processo di modellistica: sviluppo taglie, piazzamento e realizzazione del capo prova. Le prime due attività sono svolte per ogni modello, mentre la realizzazione del capo prova viene richiesta dal cliente quando l’attività di sdifettamento comporta modifiche al modello tali da giustificare la realizzazione di un capo per testarne il loro effetto. La

realizzazione del capo prova è preceduta dall’invio - da parte del cliente - della scheda tecnica e del cartamodello60 comprendente le modifiche apportate. Nel caso in cui il modello sia sviluppato internamente, invece, il cliente si occuperà di comunicare all’ufficio modellistica le modifiche da adottare; sarà poi l’ufficio stesso a modificare la scheda tecnica interna e il cartamodello. Una volta che la persona preposta all’attività di piazzamento ha ricevuto questi due file unitamente al capo campione, procederà al suo svolgimento. Il piazzamento consiste nel collocare le parti che compongono il modello sul tessuto; tale operazione, fino ad pochi anni, era realizzata a mano (e lo è tuttora per i tessuti con fantasie a quadri oppure per quelle che hanno stampe per cui è richiesto un loro allineamento sul capo cucito) mentre per i tessuti uniti o per quelli per cui non è richiesto un allineamento, è oggi svolta in automatico da un software e poi modificato da un addetto a seconda delle esigenze del modello Ultimata l’attività di piazzamento del capo-prova si procede alla sua realizzazione. Realizzato il capo, questo è visionato da un tecnico dell’ufficio prodotto del cliente che verifica l’impatto delle modifiche intervenute sul capo stesso; se queste sono approvate si può procedere con lo svolgimento delle successive attività, altrimenti si apporteranno nuove modifiche alla scheda tecnica, procedendo poi con le altre attività. Terminata la fase di verifica del capo-prova, l’ufficio modellistica è in possesso di una scheda tecnica definitiva, che verrà utilizzata per lo svolgimento degli altri processi e di un cartamodello approvato. Inizia cosi l’attività di sviluppo taglie che consiste nell’incrementare la dimensione del modello a seconda delle taglie nelle quali dovrà essere realizzato; anche per quest’attività si usa una soluzione software CAD (Computer-Aided Drafting). Terminata l’attività di sviluppo taglie, si svolge nuovamente l’attività di piazzamento per ognuna delle taglie da realizzare.

Ultimata anche questa attività, si procede al Taglio. Il responsabile di reparto riceve come input -dal processo modellistica- i seguenti output:

-­‐ file per il taglio automatico;

60 _{Il termine cartamodello è rimasto invariato nel tempo, anche se il modello non è più}

-­‐ scheda consumi: prodotta dal software CAD dopo il piazzamento: indica quanti metri di ogni tessuto sono necessari per realizzare uno specifico modello;

-­‐ commessa: specifica del numero di capi da realizzare e in quali taglie; -­‐ Di.Ba.

Il responsabile di taglio procede tagliando i semilavorati secondo le quantità da produrre per un determinato modello.

Per la maggior parte dei clienti le quantità di capi da produrre di un modello consentono al responsabile di reparto di svolgere l’attività di taglio una sola volta; invece per quei clienti che forniscono ordini considerevoli, può capitare che le quantità da produrre di uno stesso modello siano tali da essere scomposte in più commesse le cui date di consegna sono distribuite nell’arco dell’intera stagione e quindi l’attività di taglio è ripetuta più volte. In entrambe le casistiche, il responsabile di taglio crea un file di reparto, chiamato scheda di taglio, per aiutare i suoi collaboratori nello svolgimento delle attività. La scheda di taglio elenca i vari tessuti che compongono il capo, i consumi unitari e le quantità dei capi da produrre ed è particolarmente utile al soggetto posto alla stesa dei teli. Infatti, con questo documento, tale soggetto è in grado di capire come stendere il tessuto e quanto alto può diventare lo strato dei teli posizionati uno sopra l’altro. Quest’ultimo elemento è molto importante poiché il macchinario per il taglio automatico può tagliare strati alti al massimo 20cm.

L’attività di stesa è svolta da macchine semi-automatiche, differenziate tra loro a seconda delle tipologie di tessuto che sono in grado di utilizzare. Terminata l’attività di stesa, il tessuto è tagliato dalla macchina per il taglio automatico. Zac s.r.l. possiede due macchine di taglio automatico poggiate su binari che consentono di allinearle ai tre tavoli da taglio presenti. Tali macchine sono chiamate in gergo “teste di taglio” per il fatto che la componente che ospita la lama è molto simile alla testa di una persona. Le “teste di taglio” sono collegate - attraverso la rete LAN aziendale - ai programmi CAD utilizzati durante le attività di modellistica. Tali programmi archiviano i file necessari su di un server

centrale, al quale il computer interno alla testa di taglio accede per poter svolgere la sua attività.

Una volta che i tessuti sono tagliati, si prelevano quelle parti del modello per le quali è prevista l’”adesivatura”. L’attività di “adesivatura” consiste nell’applicazione sul rovescio del tessuto principale, di un altro tessuto chiamato “adesivo” che presenta un lato ricoperto di piccole sfere di colla solida. Il pezzo adesivo verrà quindi posto dall’operatore sopra il tessuto e quindi adagiato sul nastro trasportatore della macchina adesivatrice che altro non è che una pressa a rullo che può lavorare a temperature e a pressioni diverse a seconda dei materiali. Durante questa attività, l’operatore utilizza la scheda di taglio per organizzare il proprio lavoro e per verificare la presenza di errori.

Terminata l’attività di adesivatura, tutte le parti del modello sono suddivise per taglie e inserite in sacchi di plastica. Il responsabile di taglio prende poi contatto con il responsabile di magazzino al fine di preparare gli accessori necessari alla cucitura del capo. Prima di descrivere l’attività di assegnazione del modello al partner per la cucitura, è necessario descrivere le attività di controllo materiali in ingresso.

Il controllo è svolto da due soggetti diversi a seconda dei materiali da controllare.

Nel documento Analisi dei processi aziendali e sviluppo dei sistemi informativi: il caso Zac s.r.l. (pagine 90-104)