4.4 Predisposizione del modello organizzativo ed elementi fondamentali
4.4.3 Sistema disciplinare
Ai sensi del d.lgs. 231/2001, il modello, la cui adozione e attuazione costituisce una condizione indispensabile per l’esenzione della società dalla responsabilità derivante dalla commissione di reati, può ritenersi efficacemente attuato solo se
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prevede un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle prescrizioni in esso contenute.
L’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’avvio o dall’esito di un eventuale procedimento penale, in quanto il modello organizzativo e le procedure in esso previste costituiscono regole vincolanti a cui i destinatari devono attenersi, perciò la violazione di tali disposizioni devono essere sanzionate indipendentemente dall’effettiva realizzazione del reato.
Il modello prevede dunque una serie di sanzioni, che si differenziano a seconda che i destinatari siano lavoratori dipendenti, dirigenti o altri soggetti (amministratori, sindaci, collaboratori, consulenti e altri soggetti terzi). Come indicato nel proprio modello organizzativo, Sammontana ha scelto di adottare un sistema disciplinare in completa aderenza con i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) applicati in azienda per i vari soggetti.
4.4.4 L’Organismo di Vigilanza
Con riferimento alle “esigenze” individuate dal legislatore nel d.lgs. 231/2001, Sammontana ha provveduto a nominare l’Organismo di Vigilanza, attribuendogli specifici compiti di vigilanza sull’efficace e corretto funzionamento del modello e definendo i flussi informativi da e verso tale organismo.
Il d.lgs. 231/2001 identifica in un organismo interno, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, l’organo a cui viene affidato il compito di vigilare sul funzionamento, l’efficacia e l’osservanza del modello, nonché di curarne il costante e tempestivo aggiornamento.
Il Consiglio di Amministrazione di Sammontana ha pertanto nominato un Organismo collegiale, composto da due soggetti esterni alla società e da un membro interno, nel rispetto dei seguenti requisiti:
a) i membri dell’OdV non possono ricoprire cariche operative o svolgere funzioni gestionali nell’ambito della Società; può essere fatta eccezione a tale regola solo se la composizione collegiale è in prevalenza esterna;
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b) i membri dell’OdV non sono subordinati gerarchicamente ad alcun soggetto apicale ex d.lgs. 231/2001, rispondendo esclusivamente e direttamente al CdA;
c) i membri dell’OdV non devono avere rapporti di parentela con i soggetti apicali ex d.lgs. 231/2001;
d) i membri dell’OdV non devono intrattenere rapporti patrimoniali con la Società o con i soggetti apicali ex d.lgs. 231/2001 (oltre alla retribuzione/compenso che percepiscono dalla stessa);
e) i membri dell’OdV non devono avere interessi in conflitto con la società; f) i membri dell’OdV non devono aver subito condanne – ancorché non
definitive o emesse ai sensi dell’art. 444 c.p.p. (c.d. patteggiamento) – per i reati richiamati dal d.lgs. 231/2001;
g) i membri dell’OdV devono avere specifiche competenze professionali in materia ispettiva, consulenziale e giuridica sui contenuti posti dal d.lgs. 231/2001.
I compiti che l’Organismo di Vigilanza è chiamato a svolgere sono così riepilogati: 1) vigilare sulla reale (e non meramente formale) efficacia del modello in relazione alla struttura aziendale e alla effettiva capacità dello stesso di prevenire la commissione dei reati previsti dal d.lgs. 231/2001; con riferimento a tale compito, l’OdV dovrà:
- condurre ricognizioni dell’attività aziendale ai fini dell’aggiornamento della mappatura delle aree di attività “sensibili”;
- verificare l’effettiva capacità del modello di prevenire la commissione dei reati previsti dal d.lgs. 231/2001;
- verificare l’adeguatezza delle soluzioni organizzative adottate per l’attuazione del modello, avvalendosi delle funzioni aziendali competenti; 2) vigilare sull’osservanza delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari, ovvero verificare la coerenza tra i comportamenti concreti e quanto stabilito nel modello; a tal fine, l’OdV dovrà:
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- promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione dei principi del modello;
- definire e aggiornare la lista delle informazioni che devono essere trasmesse all’Organismo stesso o messe a sua disposizione;
- definire le modalità di trasmissione e gestione dei flussi informativi verso l’OdV;
- raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello;
- effettuare periodicamente verifiche sull’operatività posta in essere nell’ambito delle aree delle attività “critiche”;
- condurre le indagini interne per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del modello;
3) analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello, curandone il necessario aggiornamento, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento in relazione alle mutate condizioni aziendali. A tal proposito, il compito dell’OdV si concretizza nell’effettuazione di proposte di aggiornamento e nel monitoraggio della loro realizzazione (attività di follow-up). Con riferimento a tali compiti, l’OdV dovrà:
- sulla base delle risultanze emerse dalle attività di verifica e controllo, esprimere una valutazione periodica sull’adeguatezza del modello rispetto alle prescrizioni del d.lgs. 231/2001 e ai principi di riferimento, nonché sull’operatività degli stessi;
- in relazione a tali valutazioni, presentare periodicamente all’organo amministrativo le proposte di adeguamento del modello e le azioni necessarie per la loro concreta implementazione;
- verificare periodicamente l’attuazione ed effettiva funzionalità delle azioni correttive proposte.
Al fine di un efficace e costante svolgimento di tali compiti, l’Organismo di Vigilanza deve avere a disposizione una congrua dotazione finanziaria annuale (assegnatagli dal CdA), deve potersi liberamente relazionare con tutto il personale
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ed avere libero accesso alla documentazione aziendale, con la possibilità di acquisire dati e informazioni rilevanti dai soggetti responsabili.
L’Organismo di Vigilanza riporta direttamente al Consiglio di Amministrazione, in modo da garantire la sua autonomia e indipendenza nello svolgimento dei compiti che gli sono stati affidati.
Almeno annualmente, l’OdV trasmette al CdA una relazione sullo stato di attuazione del modello indicando l’attività svolta, le risultanze emerse e i suggerimenti in merito ad eventuali interventi correttivi da attuare. L’OdV può comunque rivolgere comunicazioni al CdA in ogni circostanza in cui lo ritenga opportuno per lo svolgimento delle proprie funzioni o per l’adempimento di obblighi imposti dal decreto o nel caso in cui rilevi comportamenti non in linea con il Codice Etico e con le procedure aziendali69.
L’OdV ha, inoltre, facoltà di comunicare i risultati delle proprie verifiche ai responsabili delle funzioni e/o dei processi qualora da tali attività scaturissero aspetti suscettibili di miglioramento.
Allo stesso tempo, è previsto un flusso informativo nei confronti dell’OdV, in particolare:
- su base periodica, dovranno essere fornite una serie di informazioni, dati o notizie identificate dall’organismo stesso e nei tempi e nei modi da questo definiti;
- su base occasionale, dovrà essere fornita ogni altra informazione, di qualsiasi genere, che sia ritenuta utile ai fini dell’attuazione del modello, del rispetto delle previsioni o dell’assolvimento dei compiti dell’organismo, le cosiddette segnalazioni70.
Al fine di fornire all’OdV gli strumenti di monitoraggio delle attività “critiche”, devono essere trasmesse allo stesso tutte le informazioni ritenute utili a tale scopo,
69 Qualora la violazione riguardi i vertici apicali dell’azienda, nonché il CdA, l’OdV deve
informare tempestivamente il Collegio Sindacale.
70 Per segnalazione si intende qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità,
violazioni, comportamenti e fatti censurabili, illeciti o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
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tra cui, ad esempio, notizie relative a cambiamenti organizzativi, da cui possa derivare un mutamento delle aree sensibili, disposizioni organizzative che possono comportare modifiche nella funzionalità e nell’articolazione del modello (come variazioni della struttura organizzativa, modifiche della governance, modifiche delle linee di business), potenziali illeciti o violazioni del modello organizzativo.
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CONCLUSIONI
Per chi fa impresa, comprendere come l’adozione di un modello organizzativo dal punto di vista della gestione aziendale, sia cosa utile (e a volte anche necessaria, ancorché si ricorda, non obbligatoria) non è facile.
In effetti, l’implementazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo non è affatto semplice e soprattutto non è priva di costi. L’azienda che decide di dotarsi di tale modello, si troverà infatti di fronte a:
un aumento degli oneri monetari non ricorrenti: soprattutto nella fase iniziale e di “messa a regime” del modello incidono costi da ricondursi essenzialmente a prestazioni di consulenza per la valutazione dei rischi e la mappatura dei processi critici ai fini 231;
un aumento degli oneri non monetari non ricorrenti, individuabili soprattutto nel tempo impiegato dai referenti interni per supportare terzi nel lavoro di valutazione dei rischi e nel tempo impiegato nella formazione del personale interno, compreso l’eventuale membro interno dell’OdV;
un aumento degli oneri monetari ricorrenti per la necessaria manutenzione del sistema (ad esempio, risorse finanziarie attribuite all’OdV, risorse per la formazione e comunicazione ai dipendenti, ecc.);
una maggiore complessità operativa, per il rispetto delle procedure di controllo previste dal Modello e implementate dalle varie direzioni aziendali.
Per questi motivi, molte aziende, almeno in un primo momento, hanno interpretato il modello esclusivamente come un adempimento generatore di costi e responsabilità, senza vedere in questo alcuna utilità diretta sul piano gestionale e strategico.
In realtà l’implementazione del modello organizzativo ai sensi del d.lgs. 231/2001, non è solo generatrice di costi e “appesantimenti”, ma se messa in opera nella maniera corretta e più efficace possibile, può essere portatrice di una serie di benefici. In quest’ottica molte aziende, tra cui appunto Sammontana, hanno cominciato a rivolgere un’attenzione particolare a tale adempimento, non solo con
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lo scopo di evitare la responsabilità e le conseguenti sanzioni, ma considerandolo anche come uno spunto di miglioramento per la propria organizzazione interna. In ottica di compiere azioni coordinate con le varie direzioni aziendali, può essere posto anche l’obiettivo di migliorare alcuni processi interni, con particolare attenzione a quelli rilevanti ai fini 231 con finalità di migliorare le performances complessive.
Inoltre, l’adozione di un sistema di regole volte a ribadire la compliance dell’impresa, non solo rispetto a norme giuridiche ma anche a valori di tipo etico, può rappresentare un’opportunità di crescita e di innovazione strategica: l’adozione del modello organizzativo costituisce infatti un momento per ripensare l’organizzazione interna dell’impresa, incrementando il grado di trasparenza ed il livello dei controlli interni, nonché rafforzare il rapporto con la società esterna e tutti gli stakeholders, con una conseguente salvaguardia e valorizzazione dell’immagine aziendale.
È anche l’evoluzione stessa del mercato che sta premiando sempre di più, con specifici rating, i soggetti economici che hanno adottato un codice etico ed un modello organizzativo ai sensi del d.lgs. 231/2001.
Concludendo, i vantaggi che l’azienda può perseguire in seguito ad un’efficace implementazione del modello di organizzazione, gestione e controllo sono:
evitare il rischio di sanzioni (pecuniarie o interdittive) che possono portare gravi danni in termini patrimoniali e di immagine aziendale;
controllare i costi, diretti e indiretti, legati alla commissione di reati;
evitare l’attuazione di pratiche corruttive sia all’interno della struttura aziendale che verso l’esterno;
evitare i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori e/o ambientale; preservare la buona reputazione dell’azienda e mantenere la fiducia di tutti
gli stakeholders;
ottenere un vantaggio competitivo in uno scenario di business che premia sempre di più i comportamenti etici;
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evitare infortuni sul lavoro, malattie professionali, incidenti ambientali, affidamento di lavori, servizi, forniture o appalti a fornitori non idonei e pericolosi;
rivedere i processi aziendali rilevanti ai fini 231, scoprirne eventuali inefficienze e proporre miglioramenti sia in termini di efficacia che di riduzione dei costi.
Al fine di avere a disposizione uno strumento efficace e che si adatti nel tempo alla realtà aziendale, Sammontana ha già previsto una serie di interventi futuri da eseguire sul proprio modello organizzativo. In elenco sotto, i più importanti:
studio dei nuovi reati introdotti nel d.lgs. 231/2001;
valutazione dei nuovi reati in ottica Sammontana: vale a dire valutare se tali reati sono considerati applicabili alla realtà aziendale;
nuovi processi di risk assessment per valutare la tenuta di lavori in tema di valutazione dei rischi svolti in precedenza, individuare gli impatti dei nuovi reati e fornire spunti al management e alle direzioni aziendali per “regolare” in maniera idonea nuovi passi operativi in ottica di prevenzione del rischio; eventuale integrazione del modello organizzativo con i nuovi reati applicabili e conseguente nuova approvazione del CdA per procedere con ufficialità a tale aggiornamento;
Si ricorda infine che l’introduzione del modello non deve essere vissuta come cosa statica ma, al contrario, come emerso anche nella trattazione dell’elaborato, il modello organizzativo deve essere inteso come un documento con caratteri di dinamicità, che deve essere adattato alle esigenze della singola realtà aziendale nel tempo. Solamente in questo modo può essere considerato uno strumento efficace e costituire un valido punto di forza per l’azienda.
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