SISTEMA ERP nel Gruppo Canarbino

Sebbene i primi sistemi ERP siano nati inizialmente per andare a colmare le lacune dei processi di aziende manifatturiere, nel tempo hanno trovato applicabilità anche nelle aziende di servizi. In queste tipologie di aziende, i margini di guadagno sono piuttosto bassi, la competitività è sempre più alta, quindi non è più sufficiente acquistare al minor prezzo per garantire un aumento di efficienza e redditività ma risulta assolutamente necessario effettuare un’ottimizzazione di tutti i processi organizzativi aziendali attraverso, appunto, l’implementazione di un sistema gestionale integrato che funga di spina dorsale per tutta l’azienda riducendo errori e sprechi sia di costi che di tempi.

3.6 SISTEMA ERP nel Gruppo Canarbino

Il Gruppo Canarbino, fin da subito, ha implementato al suo interno un Sistema ERP integrato, chiamato ARGON, acquistato da un’azienda di consulenza specializzata nel settore energetico che per motivi di riservatezza chiameremo Società Alpha. ARGON è un sistema specializzato per i processi relativi alle commodity energetiche standardizzando dall’inizio i processi, e di conseguenza, le attività di ogni reparto aziendale.

ARGON è un gestionale integrato, trasversale a vari reparti aziendali, che presenta 5 moduli distinti:

• CRM (Customer Relation Management): è il modulo dedicato all’inserimento delle anagrafiche sia dei clienti che dei distributori: informazioni anagrafiche in senso stretto, condizioni contrattuali, tecniche di fornitura, eccetera.

• BILLING: è il modulo dedicato a tutte quelle attività operative e di controllo che portano all’emissione della fattura. In questo modulo è possibile effettuare attività di inserimento parametri, inserimento e controllo dei dati, controllo dello stato dei pagamenti, creazione e modifiche relative a listini di vendita, gestione e controllo del layout della fattura ovvero tutto ciò che viene visualizzato nella bolletta finale (voci di costo, testi obbligatori, dati del cliente, banner pubblicitari e informative ecc.)

• AMMINISTRAZIONE: in questo modulo viene definito il setting delle attività inerenti a tutti gli altri moduli, pertanto tutte le logiche di calcolo, i meccanismi, i vincoli e la definizione di regole specifiche che il Sistema deve avere, vengono

settate all’interno di questo modulo rappresentando quindi una linea guida per gli altri. Data la particolarità del modulo Amministrazione, non tutti gli addetti ai lavori hanno la possibilita di accedervi.

• LOGISTICA: è il modulo in cui vengono inserite e controllate le letture e i consumi dei contatori per ogni cliente (sia Elettrici che Gas). In più è possibile inserire attraverso template excel specifici, file contenenti varie tipologie di dati come per esempio le prestazioni/costi da addebitare ai clienti, i flussi relative al canone Rai, file che prevedono una modifica su altri moduli ecc.

• REPORT: è il modulo che consente di estrarre varie tipologie di report, in formato excel, utili ai fini del controllo di varie attività aziendali.

L’architettura di Argon è definita, per ogni modulo, in varie sezioni ed ogni sezione è esplorabile secondo una modalità di visualizzazione a cascata che consente di scendere via via nel dettaglio delle informazioni. Questa modalità a cascata, come si vedrà successivamente, ha rappresentato una criticità che è stata risolta con l’introduzione del sistema ODIN.

ARGON è un sistema piuttosto efficace se analizzato all’interno di una singola Società di Vendita, mostrando una buona efficacia trasversale, nel senso che è in grado di coprire e far dialogare i vari reparti aziendali e i relativi moduli, ma presenta serie di criticità laddove gli venga richiesto di lavorare trasversalmente su più Società di Vendita, non essendo capace di mettere in relazione i rispettivi database. Per tale motivo è stato necessario richiedere alla società Alpha di implementerare uno specifico ARGON in oogni Società di Vendita e, dal momento che ciascuna Societè di Vendita possiede caratteristiche intrinseche proprie come ad esempio le tipologie di clienti serviti, tipologie di condizioni economiche di vendita offerta, metodologie e procedure interne, anche alcune impostazioni interne di ciascun ARGON sono state declinate diversamente.

Come spiegherò nel prossimo paragrafo, ARGON rappresenta il Sistema di riferimento aziendale però, nel corso degli anni, è stato necessario servirsi di sistemi software specifici per riuscire a ricoprire anche quelle funzioni e attività aziendali che ARGON non poteva gestire .

3.6 SISTEMA ERP nel Gruppo Canarbino

In ogni Società di Vendita sono presenti diversi reparti quali: - Logistica Elettrica/Gas Clienti finali

- Logistica Elettrica/Gas Grossisti - Ufficio Fatturazione - Back Office - Assistenza Clienti - Call Center - Ufficio Crediti - Ufficio Amministrazione - Ufficio tesoreria

- Agenzia interna di venditori per reperire clienti - Agenzia esterne per reperire clienti

- Ufficio provvigioni

- Ufficio Commerciale/Marketing - Ufficio IT

- Ufficio Risorse Umane

L’esistenza di tanti reparti sottolinea la difficoltà o l’inefficacia del sistema a rispondere alle esigenze di dati e informazioni per ciascun ufficio che non hanno la possibilità di estrarre dati congiunti data l’architettura separata dei database aziendali, dovendo, invece, comunicare dati e informazioni tramite la condivisione di file e scambi ricorrenti di informazioni tramite mail.

In alcune Società di Vendita acquisite da terzi sono stati mantenuti gli uffici della struttura dell’azienda acquisita, che risultano pertanto separati da quelli della sede centrale; in altri casi in uno stesso ufficio della sede centrale vi è la coesistenza di risorse umane che si occupano di più società di vendita, soprattutto quando queste sono state create ex novo. Anche questa situazione di moltiplicazione di funzioni mostrava il fianco a criticità legate a sprechi di risorse e possibilità di errori.

Al tempo in cui le Società di Vendita erano solo due, Spigas Clienti e Made in Energy, le disefficienze dovute alla incomunicabilità fra i gestionali erano ancora affrontabili; con il crescere delle dimensioni del gruppo, fino ad arrivare alle attuali nove Società di Vendita e rispettivi nove gestionali ARGON, si è venuta a creare una situazione di estrema inefficienza in quanto le operazioni da registrare

subivano inutili ripetizioni sui diversi Argon, con dispendio di tempo, risorse e maggiore possibilità di incorrere in errori.

Grazie allo sviluppo di ODIN queste criticità sono state affrontate: ARGON resta il gestionale di riferimento e ODIN lo rende omogeneo, in quanto è capace sia di far dialogare fra loro gli Argon delle singole società di vendita sia di far dialogare i vari gestionali con sistemi/piattaforme esterne.