I tempi nel progetto

La programmazione dei tempi è il nodo centrale dell’attività del PM.

Consente, in primo luogo, a tutti gli attori coinvolti di avere le informazioni necessarie sul risultato finale e sulle interdipendenze tra le attività durante la fase esecutiva; permette, di gestire l’impiego delle risorse e l’assegnazione di obiettivi limitati nelle singole attività che sono, maggiormente comprensibili da parte dei lavoratori i quali otterranno più soddisfazione nel raggiungimento di numerosi obiettivi intermedi, piuttosto che in un unico obiettivo finale; permette di sfruttare a pieno l’elemento della delega, individuando, per ogni attività, l’output atteso e la scadenza temporale in maniera chiara.

Il tempo, in sostanza, è un mezzo di comunicazione delle principali caratteristiche del progetto, sintetizzate nel programma, per cui, il committente, i fornitori, i membri del team, hanno una base di riferimento comune nelle discussioni e nelle motivazioni che spiegano le differenti scadenze utilizzate.

43 _{L. 109/94 successivamente modificata dalla Legge 1 agosto 2002, n.166} 44 _{L. 109/94 successivamente modificata dalla Legge 1 agosto 2002, n.166}

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Da ultimo, ma non meno importante, il programma dei tempi è il riferimento rispetto al quale si confronta l’avanzamento di tutte le attività del progetto, che consente, nel caso di eventuali ritardi o difformità rispetto al programma atteso, di intervenire prima che la situazione diventi critica45.

La programmazione dei tempi avviene per livelli di approssimazione successivi, seguendo di pari passo i tre stadi della progettazione (preliminare, definitiva, esecutiva) e, di solito, proprio in fase di progettazione, viene eseguita dal progettista e dal coordinatore della sicurezza.

Si avrà un programma di lavori generale, di tipo strategico, utilizzato dalla committenza per individuare i passaggi principali del progetto architettonico, sia in termini di avanzamento della produzione, sia in termini di programmazione dell’impegno economico finanziario. La redazione di questo documento è affidata alla struttura di PM del committente, sulla base dei programmi dei progettisti.

La programmazione dei tempi, è quindi la tecnica che, permette di determinare le tappe intermedie e gli obiettivi finali del progetto architettonico, specificandone le modalità e le prescrizioni tecniche, tenendo conto, in particolare, dei seguenti aspetti:

 Definire le attività

 Stabilire le relazioni tra le attività

 Assegnare le risorse a ciascuna attività

 Stimare la durata di ogni attività

 Indicare le date di inizio e fine attività

 Valutare la durata del progetto

 Stabilire dei punti di controllo intermedi (milestones) del progetto46

Nella valutazione dei tempi è molto importante lo studio di possibili eventi negativi, quali rischi ed imprevisti che si potrebbero verificare e la proposta di possibili soluzioni alternative, nel caso si verifichino tali eventi47.

45 _{“Dirigenti esperti di vario livello potranno stabilire che per alcuni grandi progetti si dovranno redigere}

rendiconti sul loro stato di avanzamento mensile, da distribuire regolarmente agli interessati” Archibald. R.D., Project management: la gestione di progetti e programmi complessi, Franco Angeli, Milano, 1987, pag 309.

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La definizione delle attività deve essere coerente con la suddivisione definita dalla WBS48. Le relazioni tra le attività sono definite con legami di dipendenza di tipo logico-operativo, stabiliti dalle regole di esecuzione dello specifico processo produttivo. Si attribuisce ad ogni attività il proprio predecessore, lavorazione che rappresenta un vincolo per l’esecuzione dell’attività successiva. I vincoli di precedenza possono essere riassunti in tre tipologie:

 Tecnico esecutivo

 Organizzativo

 Amministrativo

Le relazioni tra le attività, definite anche sulla base dei vincoli temporali, sono:

 Finish to start, un’attività può cominciare solo quando ne è terminata un’altra;

 Start to start, un’attività può cominciare solo dopo che ne è iniziata un’altra;

 Finish to finish, un’attività può terminare solo quando ne è finita un’altra;

 Start to finish, il legame meno utilizzato prevede che una attività non possa finire se non ne è cominciata un’altra.

È necessario controllare i legami tra le attività; la verifica si può fare ripercorrendo il flusso delle attività in senso contrario a quello che le ha generate, in modo da assicurarsi che ogni lavorazione abbia l’input necessario dalla lavorazione precedente.

Un’attività mancante potrebbe creare seri problemi ad un piano, se questo non avesse i margini temporali per inserirla successivamente.

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“L’identificazione dei rischi è un’arte e richiede che il project manager esplori, penetri e analizzai tutti i dati. Gli strumenti che possono essere utilizzati dal project manager comprendono i seguenti:

 Sistemi di supporto alle decisioni

 Misure dei valori previsti

 Proiezioni e analisi delle tendenze

 Controlli e verifiche indipendenti

Kerzner H., Progject Management: pianificazione, scheduling e controllo dei progetti, Milano 2001, pag 369.

48 _{Kerzner H., Progject Management: pianificazione, scheduling e controllo dei progetti, Milano 2001,}

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Come ho già specificato, le risorse da assegnare a ciascuna attività sono state definite dal piano organizzativo (OBS), messo a punto in concomitanza, con la definizione delle WBS.

La durata di un’attività è il tempo necessario per il suo completamento, che, corrisponde alla generazione dell’output e viene stimata in funzione delle risorse disponibili; non solo, dipende dall’efficienza dei lavoratori e dalle condizioni di lavoro esterne alla squadra, nelle quali viene realizzata l’attività.

Nelle costruzioni, ad esempio, si devono valutare la produzione della manodopera, delle attrezzature e la quantità, di queste, impiegate nella lavorazione. Esistono modi diversi di valutazione delle durate delle attività, anche in funzione delle informazioni disponibili al momento della stima:

 Metodo analitico, si stima l’impiego di manodopera per unità di misura della lavorazione;

 Metodo della produzione giornaliera, fornisce la produzione media giornaliera di una squadra operativa standard

 Metodo dell’incidenza percentuale di manodopera, indica la percentuale di manodopera da applicare alle voci di computo metrico, da cui si desume il costo totale della manodopera; ipotizzando una squadra di lavoro standard è possibile risalire alla durata della lavorazione

 Metodo dell’intervista, richiede agli operatori una stima della durata

 Misura oggettiva di lavori simili, questo metodo è applicabile esclusivamente in fase esecutiva dall’impresa stessa che ha a disposizione un panorama storico delle durate di lavori simili, già realizzate in passato. I punti di controllo del progetto o milestones “sono momenti significativi per la vita del progetto”49, indicano i controlli da eseguire sul progetto al termine di attività particolarmente rilevanti. Sono eventi di durata nulla50, non sono delle

49 _{Introduzione al Project Management secondo i principi del PMBOOK, PMI 2010}

50 _{Anche definiti “loop logico / attività fittizia”: percorso all’interno del reticolo che partendo da}

un’attività qualsiasi permetto di tornare ad essa seguendo il percorso naturale dei legami indicato dalle frecce.

La programmazione dei lavori con metodi reticolari: metodi e strumenti di project time management per la costruzione, Marco Alvise Bragadin, Milano, 2011, pag. 51.

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attività. Un evento, è un accadimento che segna l’inizio o il completamento di uno o più compiti/attività, quindi deve essere individuato con una data precisa di calendario.

Un efficace sistema di punti di controllo, fornisce obiettivi utili al progetto a breve e medio termine inoltre dovrebbe incentivare coloro che partecipano al progetto al raggiungimento degli obiettivi stessi.

Quando si è ottimizzato il programma dei tempi, e stabilito che tale programma è il riferimento per lo svolgimento del progetto, si fissano la data finale del progetto e le date di eventuali milestones intermedie. Ormai la memorizzazione del programma avviene attraverso un software, di modo che qualunque modifica successiva venga confrontata con quella prestabilita.

Il programma, così stabilito, diventa la “baseline” dell’intero progetto e durante l’esecuzione delle diverse attività, l’avanzamento dei lavori dovrà essere monitorato, proprio rispetto alla baseline.