STATO MAGGIORE DELLA DIFESA I Reparto Personale

STATO MAGGIORE DELLA DIFESA

I Reparto Personale

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Allegato. 2 (due). 00187 Roma

Annesso: 2 (due). PdC: Magg. CORONA, 2.3752

e-mail: primo.impiego2s@smd.difesa.it

OGGETTO: Bando di concorso per posizioni a “status internazionale” presso la NATO Support and Procurement Agency (NSPA) in CAPELLEN (LUX).

A ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO A

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Riferimenti:

a. f. prot. n. M_D SSMD 0009235 in data 18 gennaio 2021 di ITALNSPO (non a tutti);

b. f. prot. n. M_D SSMD 0009236 in data 18 gennaio 2021 di ITALNSPO (non a tutti).

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1. È stato pubblicato il bando di concorso relativo alle posizioni, valutate di interesse nazionale, riepilogate in allegato b..

2. Si evidenzia che la durata del mandato è di 3 anni. Le candidature, corredate dalla scheda biografica dovranno pervenire allo Stato Maggiore della Difesa, per il tramite esclusivo degli Organi di Impiego, entro l’8 febbraio 2021.

3. Le date di intervista di selezione presso la NSPA, con oneri a carico dell’Agenzia, non sono state ancora definite.

4. Le procedure concorsuali per la posizione a bando prevedono la compilazione dell’“Application Form” e dei documenti accessori esclusivamente on-line, attraverso il sito web dell’Agenzia (http://www.nspa.nato.career.emply.com). Si chiede, pertanto, a codesti Organi d’impiego di autorizzare a completare il processo di “Application on-line” entro la data prevista, pena la decadenza della candidatura, esclusivamente il personale candidato da questo SMD.

5. Si inviano, in annesso, le job descriptions delle vacancies e si comunica che i bandi saranno pubblicati sulla pagina WEB della Difesa:

(http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.as px).

d’ordine

IL VICE CAPO REPARTO (Gen.B. Diodato ABAGNARA) M_D SSMD REG2021 0012207 21-01-2021

Digitally signed by DIODATO ABAGNARA

Date: 2021.01.21 18:02:00 CET

Allegato A ELENCO INDIRIZZI

A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL

PERSONALE DELL’ESERCITO S E D E

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

MILITARE DELLA MARINA R O M A

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

MILITARE DELL’AERONAUTICA R O M A

e, per conoscenza,

RAPPRESENTANZA MILITARE ITALIANA PRESSO L’ORGANIZZAZIONE DI SUPPORTO

ED APPROVVIGIONAMENTO NATO S E D E

N. GRADO PO (JOB OPENING NUMBER)

F.A.

INTERESSATA INCARICO OFFICE-DIVISION-SECTION SEDE

SCADENZA PRESENTAZIONE CANDIDATURE NSPA

SCADENZA PRESENTAZIONE CANDIDATURE SMD

1 A5

(Col./C.V.) OE-40

"Programme Manager, Infrastructure and Engineering

Programme Office"

INFRASTRACTURE AND EGINEERING

PROGRAMME OFFICE 26/02/2021 08/02/2021

2 A4

(Ten.Col./C.F.) O-8

"Principal Logistics Officer (Business Planning and

Coordination)"

SUPPORT TO OPERATIONS

DIRECTORATE 21/02/2021 08/02/2021

Capellen (LUX)

Posizioni a “status internazionale” presso la NATO Support and Procurement Agency (NSPA) in CAPELLEN (LUX).

EMA

SUPPORT TO OPERATIONS DIRECTORATE

Principal Logistics Officer (Business Planning and Coordination) Grade: A-4

Post No.: O-8

O-8 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 14 July 2020 | Duty Location: Capellen, LUX

Validated by: R. Lehmann | Job Code: A21

SUM M ARY

The incumbent is responsible to the Director of Support to Operations for providing business planning across the Directorate. This will involve being primarily responsible for the development of the Directorate input into the Agency Strategic Direction, development of the annual business plans across the Directorate and providing the necessary Directorate reporting into the Agency governance cycles. He/She will be responsible for maintaining a very close working relationship with the Chief of Staff’s Office, the Programme Offices and other Business Units, and also the NSPO Chairperson’s Office and Secretariat of the Agency Supervisory Board (ASB). In the event of a crisis the incumbent will work in the Operations Cell. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:

RESPONSIBILITIES

 Developing the Directorate input and then monitoring the implementation of the Agency Strategic Direction.

 Developing the Directorate input into the Agency Annual Business Plans, the Directorate Annual Business Plan and assisting in the development of the Directorate Programme and Business Units business plans, then subsequently monitoring their implementation.

 Preparing the various reports on behalf of the Director into the two Agency annual governance cycles, including the ASB Strategic Advisory Group (SAG), the Logistics and Finance, Administration and Audit Committees (LOG & FAA) and the ASB.

 Preparing the various reports on behalf of the Director into the Agency quarterly reporting processes, the Business Plan Implementation Reviews (BPIRs), the Business Status Portal (BSP) reviews, the General Manager’s Dashboard reviews, the Production Boards and Directorate level Periodic Management Reviews (PMRs).

 Briefing the Director for the quarterly Agency level business planning meetings, for the regular Executive Management Board (EMB) meetings, preparing the Directorate level business planning meetings as well as monitoring their results.

 Acting as the Directorate focal point for Innovation, Business Development, Change Management, Project Management, Information and Risk Management.

 If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions.

 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.

 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.

Specific Responsibilities

 Horizon scanning to identify future innovative developments in technology and industry, which may affect the Directorate over the time span of the development of the Agency Strategic Direction and advising on business development.

 Drafting the Directorate input into the Agency Strategic Direction on behalf of the Director.

O-8 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

 Delivering the annual business planning cycle within the Directorate, by drafting the Directorate input into the Agency Annual Business Plan, developing the annual Direc torate Business Plan and then assisting the Programme Offices and Business Units within the Directorate in developing their own business plans.

 Coordinating the various Directorate inputs into the Agency business quarterly reporting processes, the BPIRs, the BSP, the General Manager’s Dashboard and the Production Board with the subordinate Business Units.

 Developing the Directorate Key Performance Indicators (KPIs) and other performance metrics and assisting the Programme Offices and other Business Units with their implementation.

 Preparing the Director input including coordination of any papers with NSPO into the governance meetings, SAG, LOG & FAA and ASB.

 Preparing the Directorate Business Planning meeting and the PMRs and the coordination of the output with the reporting processes listed above.

 Acting as the Directorate Change Management focal point and leading with the development of the Optimisation projects.

 Leading in the standardisation and maintaining standards across the Directorate Project Management focal point.

 Acting as the Directorate Risk Management focal point; ensuring the implementation of the risk management process and managing the risks raised in the Directorate in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.

 Leading in developing the Directorate Information Management standardisation and development.

 During an exercise or crisis, assisting the Principal Planning Officer in running the Operations Cell.

QUALIFICATIONS

 University degree in Resource, Business or Logistics Management equivalent to Master's.

 Experience in corporate planning at executive level, or military formation level at a minimum.

 Proven experience in a military, public service or corporate environment of setting strategy, management goals, understanding of Risk Management.

 Ability to produce succinct, well-structured and effective staff papers, presentations and correspondence in English.

 Practitioner level of certification in Change Management (Managing Successful Programmes (MSP) or equivalent), Project Management (PRINCE2 or PMP).

 Ability to sustain high quality, productivity from his/her team and colleagues from within a matrix management structure.

 Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills to achieve desired outcomes including business growth.

 Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines.

 Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems, to set performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.

 Excellent written and verbal skills with a proven ability to write English quickly and consistently to a very high standard.

 Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.

Specific Qualifications

 Experience in business planning, developing and implementing performance management systems, including KPIs, management dashboards and milestone tracking/reporting.

 Experience optimising business delivery and implementing innovative solutions to complex processes/problems.

O-8 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

 Expertise in using Microsoft software packages, particularly Word, PowerPoint, Excel and Project.

 Experience in Risk Management.

LANGUAGE QUALIFICATIONS

 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

 Master’s in Business Administration or equivalent qualification.

 Certificate of Operational Risk Management.

 Attendance at national staff college.

PERSONAL CHARACTERISTICS

 Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organisation.

Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives.

 Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders.

 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORM ATION

 Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy.

DIRECTION "SOUTIEN DES OPÉRATIONS"

Premier(-ère) responsable logistique (planification et coordination des activités)

Grade : A-4 Poste n° : O-8

O-8 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

697_20#1xx.docx

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 14 juillet 2020 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX

Validé par : R. Lehmann | Code poste : A21

RÉSUM É

Responsable envers le directeur du soutien des opérations, le/la titulaire est chargé(e) de la planification des activités dans l'ensemble de la direction. Il/Elle est principalement chargé(e) de l'élaboration de la contribution de la direction aux orientations stratégiques de l'Agence, de l'élaboration des plans d'activité annuels dans l'ensemble de la direction et de la fourniture des rapports nécessaires de la direction dans le cadre des cycles de réunions de gouvernance de l'Agence. Il/Elle est également chargé(e) d'entretenir des relations de travail très étroites avec le bureau du chef d'état-major, les bureaux de programme et d'autres unités opérationnelles ainsi qu'avec le Bureau du président & secrétariat du Comité de surveillance d'agence (ASB) de la NSPO. En cas de crise, le/la titulaire travaillera au sein de la Cellule "opérations". Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes :

RESPONSABILITÉS

 élaborer la contribution de la direction et suivre ensuite la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'Agence ;

 élaborer la contribution de la direction aux plans d'activité annuels de l'Agence et au plan d'activité annuel de la direction, et aider à l'élaboration des plans d'activité des programmes et unités opérationnelles relevant de la direction, en assurant ensuite le suivi de leur mise en œuvre ;

 élaborer, au nom du directeur, les divers rapports soumis lors des deux cycles annuels de réunions de gouvernance de l'Agence, ce qui couvre les réunions du Groupe consultatif stratégique (SAG) de l'ASB, des Comités logistique et financier, administratif & d'audit (LOG-FAA) et de l'ASB ;

 élaborer, au nom du directeur, les divers rapports relevant des processus de compte rendu trimestriel de l'Agence, des revues de mise en œuvre du plan d'activité, des revues du portail opérationnel de suivi des projets, des revues du tableau de bord du directeur général ainsi que des revues périodiques de gestion au niveau des comités de production et de la direction ;

 informer le directeur dans le cadre des réunions trimestrielles de planification des activités au niveau de l'Agence et des réunions régulières du Comité de gestion exécutive, préparer les réunions de planification des activités au niveau de la direction et assurer également le suivi des résultats obtenus ;

 faire fonction de point de contact de la direction pour ce qui concerne l'innovation, le développement des activités, la gestion du changement, la gestion de projet, la gestion de l'information et la gestion des risques ;

 si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord ;

 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.

Responsabilités particulières

 adopter une démarche prospective afin d'identifier des évolutions innovantes futures dans les domaines des technologies et de l'industrie, évolutions qui pourraient avoir des incidences sur la direction pendant la période de mise au point des orientations stratégiques de l'Agence, et donner des conseils concernant le développement des activités ;

 rédiger, au nom du directeur, la contribution de la direction aux orientations stratégiques de l'Agence ;

O-8 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

 assurer le bon déroulement du cycle annuel de planification des activités au sein de la direction, en rédigeant la contribution de la direction au plan d'activité annuel de l'Agence, en élaborant le plan d'activité annuel de la direction ainsi qu'en aidant les bureaux de programme et les unités opérationnelles relevant de la direction à mettre au point leurs propres plans d'activité ;

 coordonner, avec les unités opérationnelles subordonnées, les différentes contributions de la direction dans le cadre des processus de compte rendu trimestriel des activités de l'Agence, des revues de mise en œuvre du plan d'activité, du portail opérationnel de suivi des projets, du tableau de bord du directeur général et du comité de production ;

 élaborer les indicateurs clés de performance de la direction ainsi que d'autres critères de mesure des performances et aider les bureaux de programme et autres unités opérationnelles à les mettre en œuvre ;

 élaborer la contribution du directeur, ce qui comprend la coordination des documents avec la NSPO, dans le cadre des réunions de gouvernance (SAG, Comités LOG-FAA et ASB) ;

 préparer la réunion de planification des activités de la direction ainsi que les revues périodiques de gestion et assurer la coordination des résultats qui en découlent avec les processus de compte rendu mentionnés plus haut ;

 faire fonction de point de contact de la direction en matière de gestion du changement et piloter l'avancement des projets d'optimisation ;

 piloter la normalisation et tenir à jour les normes dans le cadre des fonctions de point de contact "gestion de projet" de la direction ;

 faire fonction de point de contact de la direction en matière de gestion des risques ; veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein de la direction conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de gestion des risques ;

 piloter la normalisation et le développement de la gestion de l'information au sein de la direction ;

 lors d'un exercice ou en cas de crise, aider le premier responsable "planification" à assurer la conduite de la Cellule "opérations".

QUALIFICATIONS

 Diplôme d'études supérieures en gestion des ressources, en administration des affaires ou en gestion logistique équivalant à un master.

 Expérience de la planification d'entreprise à un niveau de direction, ou niveau de formation militaire au minimum.

 Expérience démontrée de la mise en place de stratégies et d'objectifs de management dans un environnement militaire, de service public ou d'entreprise ; compréhension de la gestion des risques.

 Aptitude à élaborer, en anglais, des documents, des exposés et de la correspondance d'état -major de manière concise, bien structurée et efficace.

 Certification de niveau "Practitioner" en gestion du changement [méthode MSP (Managing Successful Programmes) ou équivalent], en gestion de projet [PRINCE2 ou PMP (Project Management Professional)].

 Aptitude à obtenir constamment un niveau élevé de qualité et de productivité de la part de son équipe et de ses collègues en s'appuyant sur une structure de gestion matricielle.

 Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et talents de négociateur(-trice) hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité.

 Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

 Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes c omplexes, à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.

 Excellentes aptitudes à communiquer oralement et par écrit, et aptitude confirmée à rédiger en anglais, rapidement et de manière cohérente, à un niveau de qualité très élevé.

 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.

Qualifications particulières

 Expérience en matière de planification des activités, de développement et de mise en œuvre de systèmes de gestion des performances, notamment en ce qui concerne les indicateurs clés de performance, les tableaux de bord de gestion ainsi que le suivi des étapes d'avancement et les comptes rendus

correspondants.

 Expérience en matière d'optimisation de l'exécution des activités et de mise en œuvre de solutions innovantes concernant des processus ou des problèmes complexes.

O-8 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

 Maîtrise de l'utilisation de logiciels Microsoft, en particulier de Word, de PowerPoint, d'Excel et de Project.

 Expérience de la gestion des risques.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

 Master en administration des affaires ou qualification équivalente.

 Certificat dans le domaine de la gestion des risques opérationnels.

 Avoir suivi l'enseignement d'une école d'état-major nationale.

QUALITÉS PERSONNELLES

 Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques au sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'Agence.

 Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en

conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.

INFORM ATIONS COM PLÉMENTAIRES

 Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.

INFRASTRUCTURE AND ENGINEERING PROGRAMME OFFICE, Programme Manager’s Office

Programme Manager Grade: A-5 Post No.: OE-40

OE-40 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 06 October 2020 | Duty Location: Capellen, LUX

Validated by: S. Lavoie | Job Code: A14

SUMMARY

The incumbent is responsible to the Director of Support to Operations (O) for all aspects of the Infrastructure and Engineering Programme Office in accordance with the relevant governing Agreement(s), the NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) Charter, NSPO and NSPA prescriptive documents. The Programme Manager is directly responsible for the provision of technical advice and services for infrastructure and engineering and for the successful technical resourcing, planning and execution of all assigned projects and tasks. As tasked by member nations involved in NATO, multinational, national operations and exercises, he/she will also be responsible for resourcing and supporting operational engineer planning and execution. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:

RESPONSIBILITIES

 Establishing requirements necessary for pro-actively performing the mission of providing infrastructure and engineering support to NATO member states, Partner Nations or NATO bodies.

 Engaging in the development of the Agency strategic direction, lines of actions and developing business activities and goals to be achieved in his/her own area of responsibility.

 Carrying out analyses and feasibility studies relating to options for new projects relevant to the Crisis Response Operation (CRO) and Collective Defence activities of the Agency and formulating appropriate recommendations.

 Obtaining forecasts from customers, establishing and coordinating workload forecasts with resulting requirements in the fields of organisation, establishment, equipment, material and providing workload estimates to NSPA Divisions.

Operational aspects

 Being accountable for and overseeing the operation and resourcing of the Programme Office and its elements.

 Fulfilling customer requirements in accordance with applicable regulations via an effective, transparent and continuous customer engagement, with clear expectations and communications management, and

mitigating risk based on risk management policy and procedures.

 Ensuring fulfilment of tasks/requirements in scope, time, budget and quality in a customer transparent and risk minimized manner.

 Acting as an advisor to the Director of Support to Operations in all matters concerning the Programme Office, its business development and ongoing business.

Financial/procurement aspects

 Determining the data required for operational and administrative budgets, preparing detailed justifications to ensure approval and supplying the relevant information to the Finance Division (FF) for submission to the appropriate authorities.

 Implementing operational budgets and managing the use of approved operational credits over the year.

 Controlling direct administrative expenses such as travel, training, etc. related to the Programme Office and ensuring effective and efficient spending.

OE-40 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

 Acting as accountable officer IAW prescriptive documents to maintain management accounts, assets and equipment at deployed locations. Ensuring compliance with the applicable regulations by conducting reviews to develop a reasonable assurance that all activities are being performed in accordance with procedures.

 Overseeing the correctness of financial transactions including verification of invoices against performance of services in accordance with contracts, as well as proper billing of customers in line with prescriptive documents.

Managerial/administrative aspects

 Ensuring the technical and administrative management of the Programme Office and in particular the cost effective and efficient management of resources.

 Ensuring high responsiveness, transparency and continuous communication of the Programme Office to customer, addressing customer requirements, to include support to their contingency operations.

 Establishing professional team relationships with other Programme Offices and Divisions (PODs) and promoting, wherever possible, cross-functional use of capabilities by avoiding duplication of efforts.

 Managing assigned resources and realigning resources as needed to address shifting priorities during execution.

 Ensuring an open, transparent and effective personnel management in the Programme Office, based on Employee Performance Management System (EPMS) regulations/principles.

 Implementing and maintaining an effective use of a Quality Management (QM) system iaw ISO 9001 requirements.

 Ensuring the implementation of the risk management process and managing risks in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.

 Contributing to the Management Information System (MIS) of the Agency and providing management information as deemed relevant for, or required by higher authority.

 Organising the Programme Office's related meetings and ensuring all required administrative assistance.

 Providing a safe working environment for all staff in his/her area of responsibility by assuming Occupational Health and Safety (OH&S) responsibilities according to NSPA prescriptive documents while taking

necessary steps for implementing and checking appropriate standards and enabling training to take place for OH&S coordinators, assessing and managing OH&S risks within his / her area of control and ensuring necessary coordination with the NSPA OH&S officer.

 Developing appropriate texts for the NATO Crisis Response System and maintaining liaison with those organisational elements involved in mobilization and exercise planning.

Others

 In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, to theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving.

 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.

 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.

Specific Responsibilities

 Overseeing and ensuring appropriate project management and delivering within scope, time and budget in his/her areas of responsibility.

 Ensuring appropriate project management in infrastructure and engineering support for contingency operations and Collective Defence.

QUALIFICATIONS

 University degree in Engineering or Project Management equivalent to Master’s.

OE-40 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

 Extensive broad-based experience in infrastructure and engineering management, including procurement, financial management and resource allocation in a senior leadership position in a sizeable organisation, normally acquired in an international organisation and/or in a national public administration.

 Diplomacy and the interpersonal skills necessary to promote international cooperation and conduct large international meetings effectively.

 Proven experience of using effective negotiation skills to gain buy-in and achieve desired outcomes, including business growth.

 Proven experience of managing time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines.

 Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems (including HR).

Specific Qualifications

 Leadership and managerial experience in the planning and execution of infrastructure and engineering resource requirements.

 Good knowledge of the operational environment, NATO and nations’ Command and Control (C2) structure and multinational engineering support structures.

 Experience and training in, and application of, resource and project management.

LANGUAGE QUALIFICATIONS

 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

 N/A

PERSONAL CHARACTERISTICS

 Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives.

 Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders.

 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION

 Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy.

BUREAU DE PROGRAMME "INFRASTRUCTURE ET INGÉNIERIE", Bureau du gestionnaire de programme

Grade : A-5 Poste n° : OE-40

OE-40 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

974_20#1xx.docx

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 6 octobre 2020 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX

Validé par : S. Lavoie | Code poste : A14

RÉSUMÉ

Responsable envers le directeur du soutien des opérations (O), le/la titulaire est chargé(e) de tout ce qui concerne les différents aspects du Bureau de programme "infrastructure et ingénierie", conformément aux accords pertinents régissant ses activités, à la Charte de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) et aux documents réglementaires de la NSPO et de la NSPA. Le/La gestionnaire de programme est directement responsable de la fourniture de conseils et de services techniques en matière d'infrastructure et d'ingénierie, ainsi que de la dotation en ressources, de la planification et de l'exécution techniques satisfaisantes de tous les projets et tâches qui lui sont confiés. À la demande d'États membres participant à des opérations et des exercices OTAN, multinationaux et nationaux, il/elle est également responsable de la dotation en ressources et du soutien de la planification et de l'exécution opérationnelles en matière d'ingénierie. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes :

RESPONSABILITÉS

 définir les éléments nécessaires à l'exécution proactive de la mission de fourniture d'un soutien en matière d'infrastructure et d'ingénierie aux États membres de l'OTAN, aux pays partenaires ou à des organismes OTAN ;

 participer au développement des orientations stratégiques et des lignes d'action de l'Agence, et définir des activités à mener et des objectifs à atteindre dans son propre domaine de responsabilité ;

 procéder à des analyses et à des études de faisabilité relatives aux formules à envisager pour les nouveaux projets concernant les activités de l'Agence en matière d'opérations de réponse aux crises et de défense collective, et formuler les recommandations appropriées ;

 obtenir des prévisions de la part des clients, prévoir et coordonner la charge de travail ainsi que les besoins qui en découlent en matière d'organisation, d'effectifs, d'équipements et de matériels, et fournir des estimations de charge de travail aux divisions de la NSPA.

Opérations

 rendre compte du fonctionnement et de la dotation en ressources du bureau de programme et de ses éléments, et superviser ces aspects ;

 répondre aux besoins des clients conformément à la réglementation applicable en la matière, par des interactions efficaces, transparentes et permanentes avec les clients, en appliquant une gestion claire des attentes et de la communication, et en atténuant les risques en s'appuyant sur les politiques et procédures en matière de gestion des risques ;

 veiller à ce que les tâches et les demandes soient exécutées dans le respect du périmètre, du calendrier, du budget et des exigences de qualité, et ce, d'une manière transparente pour le client et limitant les risques ;

 faire fonction de conseiller(-ère) auprès du directeur du soutien des opérations pour toutes les questions relatives au bureau de programme, à l'évolution de ses activités et à la conduite des affaires en cours.

Finances et achats

 déterminer les données nécessaires à l'établissement des budgets opérationnels et administratifs, rédiger les justifications détaillées pour en permettre l'approbation et fournir les informations concernées à la Division des finances (FF) afin qu'elles soient soumises aux autorités compétentes ;

 mettre en œuvre des budgets opérationnels et gérer l'emploi, au cours de l'année, des crédits opérationnels approuvés ;

 assurer la maîtrise des frais administratifs directs imputables au bureau de programme (déplacements, formation, etc.) et veiller à ce que les fonds soient dépensés de manière efficace et efficiente ;

OE-40 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

 faire fonction d'agent comptable, conformément aux documents réglementaires, responsable de la tenue des comptes de gestion ainsi que des biens et équipements présents sur des sites de déploiement ; assurer la conformité à la réglementation applicable en menant des revues dans le but d'établir une assurance raisonnable que toutes les activités sont exécutées dans le respect des procédures ;

 veiller à la bonne exécution des opérations financières, et notamment à la vérification des factures par rapport aux prestations fournies au titre des contrats, et veiller à la facturation correcte des clients conformément aux documents réglementaires.

Gestion et administration

 assurer la gestion technique et administrative du bureau de programme et plus particulièrement la gestion économique et efficiente des ressources ;

 veiller à ce que le bureau de programme fasse preuve d'un niveau élevé de réactivité et de transparence envers les clients et qu'il communique en permanence avec eux pour répondre à leurs besoins, notamment en ce qui concerne le soutien de leurs opérations de circonstance ;

 établir des relations professionnelles de travail en équipe avec d'autres bureaux de programme et divisions et promouvoir, lorsque cela est possible, l'exploitation transfonctionnelle des capacités en évitant les travaux faisant double emploi ;

 assurer la gestion des ressources qui lui sont affectées et les réaligner selon les besoins pour prendre en compte les changements de priorités en cours d'exécution ;

 assurer une gestion du personnel du bureau de programme ouverte, transparente et efficace, en s'appuyant sur les règles et principes du système de gestion des performances des employés (EPMS) ;

 mettre en œuvre et maintenir une utilisation efficace d'un système de gestion de la qualité conformément aux exigences de la norme ISO 9001 ;

 veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de gestion des risques ;

 contribuer à alimenter le système d'information de gestion de l'Agence et fournir les informations de gestion jugées pertinentes pour les échelons supérieurs ou celles dont ils ont besoin ;

 organiser les réunions concernant le bureau de programme et veiller à ce que toute assistance administrative nécessaire soit fournie ;

 assurer un environnement de travail sûr pour tout le personnel relevant de son domaine de responsabilité en assumant des responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail (SST) conformément aux

documents réglementaires de la NSPA tout en prenant les mesures nécessaires pour mettre en œuvre les normes appropriées et en vérifier l'application, permettre la tenue de formations destinées aux coordonnateurs SST, évaluer et gérer les risques SST dans son domaine de supervision, et veiller à la coordination nécessaire avec le responsable SST de la NSPA ;

 mettre au point des textes appropriés pour le système OTAN de réponse aux crises et maintenir la liaison avec les services participant à l'élaboration des plans de mobilisation et à la préparation des exercices.

Autres éléments

 conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service, selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, sur les théâtres ou lieux de mission, surtout lorsque du personnel NSPA y est ou y sera en service ;

 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.

Responsabilités particulières

 veiller à ce que les projets relevant de ses domaines de responsabilité soient gérés correctement et soient livrés dans le respect du périmètre, du calendrier et du budget, et en assurer la supervision ;

 veiller à une gestion correcte des projets menés au titre du soutien en matière d'infrastructure et d'ingénierie pour des opérations de circonstance et la défense collective.

QUALIFICATIONS

 Diplôme d'études supérieures en ingénierie ou en gestion de projet équivalant à un master.

OE-40 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

 Vaste expérience générale de la gestion en matière d'infrastructure et d'ingénierie, notamment des aspects liés aux achats, à la gestion financière et à l'affectation des ressources, acquise à un poste de direction de niveau supérieur dans un organisme d'une certaine taille, normalement au sein d'une organisation internationale ou d'une administration publique nationale.

 Diplomatie et compétences en matière de relations interpersonnelles nécessaires pour encourager la coopération internationale et diriger avec efficacité de grandes réunions internationales.

 Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et d'atteindre les résultats souhaités, notamment une croissance de l'activité.

 Expérience confirmée de la gestion du temps et capacité à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

 Expérience confirmée de l'atténuation des risques par la mise au point de solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (notamment en ce qui concerne les ressources humaines).

Qualifications particulières

 Expérience du leadership et du management dans le cadre de la planification et de l'exécution de besoins en matière d'infrastructure et de ressources en ingénierie.

 Bonne connaissance du milieu opérationnel, de la structure de commandement et de contrôle de l'OTAN et des pays, ainsi que des structures multinationales de soutien en ingénierie.

 Expérience et formation en matière de gestion de projet et de gestion de ressources, et expérience de leur mise en application.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

 S.O.

QUALITÉS PERSONNELLES

 Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

 Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

 Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.