L’archiviazione elettronica e L’archiviazione elettronica e
sostitutiva e le nuove tecnologie sostitutiva e le nuove tecnologie applicate allo studio del
applicate allo studio del Commercialista
Commercialista Commercialista Commercialista
Dott. Roberto Cunsolo
Bergamo 8 Novembre 2013
Intervento Intervento
1-Introduzione
- Esigenze degli studi per la digitalizzazione dei documenti
-il quadro normativo è completo? è chiaro?
2-Aspetti normativi e tecnici in tema di conservazione sostitutiva
-i modelli “normati”
-quali sono i documenti e le scritture contabili che si possono conservare in modalità sostitutiva
-la firma digitale
-il riferimento temporale e la marca temporale
-il DM 23 gennaio 2004
-il DM 23 gennaio 2004
-impronta da trasmettere ed assolvimento dell’imposta di bollo
-la conservazione sostitutiva delle dichiarazione dei redditi
3-Aspetti normativi in tema di fatturazione elettronica
-il D.Lgs 20 febbraio 2004 n.52
4-Il Responsabile della conservazione sostitutiva
5-La conservazione sostitutiva negli studi professionali
6-I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione sostitutiva e le sanzioni
amministrative
7-L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Organizzazione dei documenti elettronici dello studio Organizzazione dei documenti elettronici dello studio
PRINCIPALI VANTAGGI
Ridurre uso carta
Risparmiare sui costi di archiviazione
Avere una capacità praticamente illimitata di archiviazione
Facilitare la ricerca delle informazioni
Condivisione delle informazioni
Chiariamo le definizioni Chiariamo le definizioni
DEMATERIALIZZARE (o digitalizzare)
Vuol dire trasformare un documento da analogico in digitale; è quello che facciamo quotidianamente quando effettuiamo la scansione di un documento per allegarlo ad una mail o per conservarlo sul computer
CONSERVARE DIGITALMENTE
Vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico; l’organizzazione
Vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico; l’organizzazione dell’archivio può essere affidata alla struttura delle cartelle e dei file oppure ad un programma di gestione di “document management”, il quale crea un database che consente la ricerca
CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE
Vuol dire conservare i documenti informatici (o comunque digitalizzati) attribuendo loro la equivalenza giuridica dei documenti analogici;
Nuovo CAD 2011 Nuovo CAD 2011
(art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82) (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82)
Copia informatica di documento analogico
Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico
Il documento infor- matico ha un contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto
Il documento informatico ha contenuto e forma identico a quello del documento
analogico da cui è tratto
Nuovo CAD 2011 Nuovo CAD 2011
(art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82) (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82)
Copia informatica di documento informatico
Duplicato informatico
il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui é tratto su supporto
informatico con diversa sequenza di valori binari
il documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima
sequenza di valori binari del
documento originario;
Fondamentali regole di archiviazione Fondamentali regole di archiviazione
rendere non modificabile un’informazione digitale (pdf)
regolare gli accessi a documenti o directory
riservate (es. professionisti che condividono una struttura)
garantire l’integrità dei dati (backup)
Archiviazione con file system Archiviazione con file system
Directory (struttura ad albero)
• per cliente
• per genere
• metodi misti
• metodi misti
Principali regole di archiviazione
Alcuni consigli pratici: come creare un buon archivio informatico
La ricerca delle informazioni
Struttura directory per cliente Struttura directory per cliente
Archivio su server
Clienti
Alfa Srl Beta Srl Etc.
Studio
Circolari Fatturazione
Schede di lavoro e
modelli
Etc.
Varie
Struttura directory per cliente (dettaglio) Struttura directory per cliente (dettaglio)
Clienti
Alfa Srl
Verbali Contratti Bilanci Etc.
Beta Srl
Verbali Contratti Bilanci Etc.
Archiviazione con software Archiviazione con software
Dbase con definizione campi di catalogazione
Dislocazione virtuale
Consultazione anche via web
Acquisizione elettronica documenti cartacei
Flessibilità delle ricerca e integrazioni nel tempo
Dipendenza dal software scelto
Fase inserimento indispensabile per rintracciare i documenti
Archiviazione con software Archiviazione con software
Utilizzare server per indicizzazione in automatico (Google)
Integrazione con programmi ocr evoluti
Acquisizione documenti cartacei in formato elettronico
Velocità di ricerca
Indicizzazione costosa in quanto necessari server potenti e reti veloci per recupero informazioni soprattutto in caso di
indicizzazione fulltext
Il quadro normativo Il quadro normativo
Codice della pubblica amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005)
Codice della privacy (Allegato B D.Lgs. 196/2003)
Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la conservazione)
Regole tecniche pubblicate su www.digitpa.gov.it
DPCM del 30 marzo 2009 (regole tecniche per la firma digitale)
DPCM del 30 marzo 2009 (regole tecniche per la firma digitale)
DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti)
D.Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (direttiva 2001/115/CE)
Decreto legge 185/2008 (art. 2215 bis c.c. e documenti unici)
Circolare 45/E del 19 ottobre 2005 (fattura elettronica)
Circolare 36/E del 6 dicembre 2006 (conservazione sostitutiva)
Obiettivi Obiettivi
Il legislatore italiano spinge verso una digitalizzazione totale dei processi:
◦ Conservazione sostitutiva LUL
◦ Conservazione sostitutiva registri assicurativi
◦ Conservazione sostitutiva registri assicurativi
◦ Il nuovo art. 2215/bis c.c.
◦ Obbligo della fattura elettronica verso la PA
◦ Atto pubblico informatico redatto dal notaio
◦ Atti cessione quote srl redatte dai
commercialisti
Chiarezza della normativa Chiarezza della normativa
La norma è chiara ma complessa
La complessità deriva dal dover
necessariamente coordinare la normativa fiscale e la normativa civilistica con la
fiscale e la normativa civilistica con la normativa tecnica e la normativa del settore
La nascita di una nuova figura: Il
Responsabile della conservazione
Strumenti Strumenti
Smart card con relativo lettore
Business Key
Altri dispositivi di firma esistenti sul mercato
mercato
Documento informatico: valore giuridico Documento informatico: valore giuridico
(art. 23 del “Nuovo CAD 2011”
(art. 23 del “Nuovo CAD 2011” – – D.Lgs. D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82) 7 marzo 2005 , n. 82)
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio,
tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria
Art. 2702 codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della
provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se
colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la
sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata
come riconosciuta.
Firma elettronica e firma digitale Firma elettronica e firma digitale
La firma elettronica è definita come "un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica": è quindi la forma più debole di firma in ambito informatico, in quanto non prevede meccanismi di autenticazione del firmatario o di integrità del dato firmato.
La firma digitale , in informatica rappresenta un sistema di collegamento tra un autore e documenti digitali tale da garantire il cosiddetto non ripudio e al contempo l'integrità del documento stesso. Può essere basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica.
La firma grafometrica (o impropriamente "biometrica") è un nuovo tipo di firma
elettronica avanzata che ha pari valore legale della firma autografa e della firma digitale. Tale elettronica avanzata che ha pari valore legale della firma autografa e della firma digitale. Tale firma permette di rilevare la firma di una persona utilizzando un supporto tecnologico
quale una tavoletta di firma che registra, oltre all'immagine grafica della firma, altri parametri biometrici indispensabili per una perizia calligrafica quali: ritmo, accelerazione, inclinazione, pressione, velocità. La firma creata dal sottoscrittore viene confrontata con uno specimen precedentemente creato per confronto: se il risultato del confronto è positivo, la firma è considerata valida. Tale firma risolve alcune problematiche della firma digitale, quali la
necessità di munirsi di certificato di firma (sia esso su chiavetta USB o smart card+lettore) e l'installazione del complesso software di firma. Inoltre tale tipo di firma elettronica risulta molto simile alla classica firma autografa su carta, per cui incontra maggior apprezzamento da parte dei sottoscrittori che hanno spesso difficoltà a comprendere i meccanismi di firma digitale basati su chiave asimmetrica
Documento analogico
Documento analogico Documento informatico Documento informatico
(art. 22 del “Nuovo CAD 2011”
(art. 22 del “Nuovo CAD 2011” – – D.Lgs. D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82) 7 marzo 2005 , n. 82)
Per tutti i documenti analogici originali UNICI:
- permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico
- oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere
loro conformità all'originale deve essere
autenticata da un notaio o da altro PU
autorizzato
La conservazione dei documenti unici La conservazione dei documenti unici
(Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009) (Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009)
L’art. 23 comma 5 del CAD (Dlgs 82/2005) limita l’intervento del pubblico ufficiale alla
conservazione dei documenti analogici originali unici:
è previsto solo per i documenti che saranno
è previsto solo per i documenti che saranno individuati da un apposito decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri
PER I DOCUMENTI FISCALI ANALOGICI ORIGINALI UNICI E’ NECESSARIO
L’INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE
(principio di specialità delle norme tributarie)
Casi particolari Casi particolari
Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici: sono le schede carburanti e le note spese dei dipendenti, in relazione ai quali l’Agenzia delle Entrate ha espresso un orientamento che riteniamo condivisibile[1], affermando che:
le schede carburanti
sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le
sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l’intervento del pubblico Ufficiale”;
[1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l’altro opinione coerente
con altre espresse in precedenza.
casi particolari
casi particolari -- segue segue
per le note spese del personale, “la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto
utilizzata dall’impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed utilizzata dall’impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici,
qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso
la combinazione dei predetti documenti giustificativi e
dei dati risultanti dalla contabilità
L’impronta di
L’impronta di hash hash
La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash
Esempi
ROBERTO CUNSOLO Funzione di hash SHA 256
05bc841def64448f090e9c35476c913d79a3ae3752b4f60e0af9d6ffcc67481c
Roberto Cunsolo Funzione di hash SHA 256
55a2ffad1bd1421a938b6e722df248f3ba734a8eb8a2eeb2c19eab82592f0719
Riferimento e marca temporale Riferimento e marca temporale
Il riferimento temporale è l’informazione contenente la data e l’ora che viene
associata ad uno o più documenti informatici
informatici
La marcatura temporale è la procedura informatica che consente la validazione
temporale cioè si attribuisce ad uno o più documenti informatici un riferimento
temporale opponibile a terzi.
Documenti che si possono conservare Documenti che si possono conservare digitalmente
digitalmente
Fatture, lettere e telegrammi (art.2220 c.c.)
Libro giornale e libro inventari (art.2215 c.c. e art.14 comma1 lett.a DPR 600/73)
Registri prescritti ai fini Iva (art. 14 comma 1 lett.b DPR 600/73)
◦ Registro acquisti, fatture, corrispettivi, registro unico,
◦ Registro acquisti, fatture, corrispettivi, registro unico,
◦ Registro merci in c/lavorazione e/o deposito
◦ Registro delle dichiarazioni di intento
Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli
elementi patrimoniali e reddituali (art.14 comma 1 lett.c DPR 600/73)
Scritture ausiliarie di magazzino art.14 comma 1 lett.d)
Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 DPR 600/73)
Documenti che si possono conservare Documenti che si possono conservare digitalmente
digitalmente
Bilancio di esercizio (art. 2423 c.c.)
Relazione sulla gestione (art. 2428 c.c.)
Relazione dei sindaci (art. 2429 c.c.)
Relazione del revisore contabile (D.Lgs. 58/98)
Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti
Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti
Marche temporali e firme digitali Marche temporali e firme digitali
Art. 49. Registrazione delle marche generate
1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell'interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore.
2. La marca temporale e' valida per il periodo di conservazione 2. La marca temporale e' valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1”.
Art. 51.Valore della firma digitale nel tempo
1. La firma digitale, ancorchè sia scaduto, revocato o sospeso il
relativo certificato qualificato del sottoscrittore, e' valida se alla stessa e' associabile un riferimento temporale
opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla
sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.
Comunicazione dell’impronta Comunicazione dell’impronta
Ai sensi del Decreto 23 gennaio 2004 va effettuata la comunicazione alle agenzia fiscali dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Quando?
Entro il mese successivo alla scadenza dei termini
Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/98 per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, irap e iva al fine di estendere la validità dei documenti informatici.
Da chi?
Il soggetto interessato, il responsabile della
conservazione ovvero il soggetto delegato
L’imposta di bollo L’imposta di bollo
Versare l’imposta di bollo prevista dalla normativa vigente ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse
Le fatture non assoggettate ad Iva di
Le fatture non assoggettate ad Iva di importo anche parziale superiore ad euro 77,47 sono assoggettate ad imposta di bollo prevista dalla normativa vigente
Sono esenti da bollo le fatture
assoggettata ad Iva
Come si paga Come si paga
Va effettuata una comunicazione preventiva contenente il numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno e l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta
Va effettuata una comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell’anno successivo all’Ufficio entro il mese di gennaio dell’anno successivo all’Ufficio delle Entrate competente contenente il numero di documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza di imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione
L’importo da consuntivo viene preso come base
provvisoria per la base preventiva dell’anno in corso.
Luogo di conservazione Luogo di conservazione
Per “luogo di conservazione” si intende il luogo in cui risiedono
fisicamente i dati, ed è evidente che ciò comporta qualche indecisione visto che i dati possono risiedere in luoghi diversi ed essere
contemporaneamente sempre aggiornati. L’Agenzia delle entrate ritiene che il luogo di conservazione dell’evidenza informatica potrebbe
coincidere con il luogo in cui i verificatori possano effettuare i dovuti riscontri.
Esempio:
Esempio:
Si pensi ad un azienda che ha la sede legale e amministrativa a Roma, che ha affidato la conservazione ad un outsourcer con sede operativa a
Milano, ma il cui “data center” (un bunker che rispetta le più avanzate norma di sicurezza) si trova in Valle d’Aosta.
Si precisa che presso la struttura del data center non sarebbe
tecnicamente possibile. In base alla citata norma si ritiene che l’esibizione
debba essere garantita alternativamente a Roma o Milano a seconda del
luogo che è stato dichiarato come luogo di conservazione dei documenti.
timing timing
Esempio DMEF 23 gennaio 2004 DMEF 23 gennaio 2004
Esempio timing adempimenti anno d’imposta
Esempio timing adempimenti anno d’imposta 2011 2011
Entro Cosa
Avvio
procedura
Pagamento acconto imposta bollo F23
procedura
conservazione
31/12/2012 Conclusione procedimento conservazione
31/1/2013 Pagamento saldo imposta bollo F23
31/1/2013 Trasmissione telematica impronta
Cosa cambia con il 2215 bis c.c.
Cosa cambia con il 2215 bis c.c.
Art. 2215-bis. - Documentazione informatica. – “I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato
Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile”.
I libri informatici prima del 2011 I libri informatici prima del 2011
Tenuta trimestrale
Ogni trimestre veniva apposta la firma digitale e la marcatura temporale
A seguito dell’emendamento DL 70/2011 la A seguito dell’emendamento DL 70/2011 la firma digitale e la marcatura temporale
vanno apposte una volta l’anno
La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi
redditi
I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'art. 1, comma 1, nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti”.(Art.3 comma 9 DPR 322/1998)
I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano ,anche su supporti informatici ,per il periodo previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600 , copia delle dichiarazioni trasmesse , delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 riproduzione su supporto conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998)
I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello cartaceo e sottoscritta, nonché la comunicazione dell'Agenzia delle Entrate
attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di presentazione tramite un soggetto incaricato, anche
l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo ai sensi dell'articolo 3, comma 6. I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del 1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse. Al fine di risolvere i notevoli
problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l’Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta (Circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002)
Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E
Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni Conservazione delle copie delle dichiarazioni Conservazione delle copie delle dichiarazioni
Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate all’incaricato Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate all’incaricato su supporti informatici: non sussiste
su supporti informatici: non sussiste
Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono “anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004.
Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall’istante, in applicazione del
citato articolo 3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui “Ai soli fini della
presentazione delle dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico
Entratel si considerano soggetti incaricati della trasmissione delle stesse: a)
gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti
commerciali (…);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i
lavoratori dipendenti e pensionati; (…)”
La conservazione sostitutiva delle La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi
dichiarazioni dei redditi
Stampa cartacea
◦ sottoscrizione del contribuente
◦ sottoscrizione dell’intermediario
◦ conservazione a cura del contribuente
◦ conservazione a cura del contribuente
Formato digitale
◦ Conservazione sostitutiva a cura dei soggetti
incaricati della trasmissione telematica delle
dichiarazioni
Quindi…
Quindi…..
Conservazione sostitutiva di documento informatico
Documento informatico statico e non modificabile riportante il set di dati ed informazioni strutturante secondo le specifiche tecniche dell’AdE, ed elaborato del software gestionale (dati che verranno acquisiti da Entratel)
Documento informatico statico e non modificabile, della dichiarazione dei redditi su modello conforme a quello ministeriale approvato
ministeriale approvato
Documento informatico statico e non modificabile, riportante la comunicazione di avvenuta ricezione delle dichiarazioni
trasmesse, da parte dell’AdE Conservazione
sostitutiva di documento analogico
Impegno scritto, datato e firmato dall’intermediario, a trasmettere la dichiarazione in via telematica
Documentazione dei redditi, proventi, oneri deducibili, certificazioni ritenute
Dichiarazione di consenso D.Lgs 196/2003 (Privacy)
La conservazione sostitutiva delle La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi
dichiarazioni dei redditi
Termine ultimo per la chiusura del processo di conservazione sostitutiva
Entro la data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto incaricato della trasmissione telematica delle dichiarazioni
Termine ultimo per l’invio
dell’impronta all’Agenzia delle Entrate
Entro 30 giorni dalla data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto incaricato della trasmissione telematica delle
dichiarazioni
Intermediari
Intermediari fiscali fiscali
Art. 3 comma 3 del dpr. N. 322/98
Corretto svolgimento attività trasmissione
Corretto svolgimento attività trasmissione
Osservanza degli obblighi normativi
Criteri organizzativi utilizzati per gli invii
Tardività, omissioni e forzature degli invii telematici
Obblighi
Obblighi dell’intermediario dell’intermediario
Invio delle dichiarazioni predisposte
In caso di scarto ripresentazione entro 5 gg
Presentazione entro 1 mese dall’impegno
Rilascio dell’impegno
◦ Alla ricezione della dichiarazione
◦ Alla ricezione della dichiarazione
◦ Al momento dell’assunzione dell’incarico
Rilascio della ricevuta di presentazione con la dichiarazione
Conservazione della copia della dichiarazione fino al
4°anno successivo a quello di presentazione
Verifica
Verifica dell’agenzia dell’agenzia
Documentazione relativa all’abilitazione
Modalità di tenuta e conservazione delle chiavi (D.lgs. 196/2003)
Verifica delle procedure utilizzate per
Verifica delle procedure utilizzate per l’invio
Tracciabilità degli atti compiuti
Il libro unico del lavoro Il libro unico del lavoro
Decreto 9 luglio 2008 Decreto 9 luglio 2008
MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI DECRETO 9 luglio 2008 (G.U. n.192 del 18 agosto 2008)
Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio.
Art. 1.Modalità di tenuta
1. “Fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
◦ a) la elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
◦ b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
◦ c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati,garantendo oltre la consultabilita', in ogni momento, anche la inalterabilita' e la integrita' dei dati, nonche' la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato”.
Il libro Unico del lavoro Il libro Unico del lavoro
Circolare 21 agosto 2008 n. 20 Circolare 21 agosto 2008 n. 20
MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI CIRCOLARE 21 agosto 2008 , n. 20
Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112 del 2008:
prime istruzioni operative al personale ispettivo.
“Con specifico riferimento alla modalità di tenuta su supporti magnetici, va precisato, ulteriormente, che i documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga.
Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati. Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato«pdf»), in caso di verifiche, controlli o ispezioni. Quale che sia il sistema di tenuta adottato, resta fermo l'obbligo,in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati.”
Il responsabile della conservazione sostitutiva Il responsabile della conservazione sostitutiva
Attività previste dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 :
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta
conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
◦ 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
◦ 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
◦ 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
◦ 4) indicazione delle copie di sicurezza;
◦ 4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti
I controlli fiscali alle aziende che adottano la I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione sostitutiva
conservazione sostitutiva
1.
Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva
2.
Verifica della corrispondenza fra l’impronta dell’archivio inviata all’AdE e quella riscontrata in fase di accesso
3.
Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sull’eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica
4.
Controllo sull’osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva
processo di conservazione sostitutiva
5.
Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma
6.
Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento:
1. Verifica a campione sul singolo documento informatico 2. Verifica a campione sull’evidenza informatica
3. Verifica a campione sull’archivio informatico
Violazioni Violazioni
Per le violazioni valgono le sanzioni previste dalla normativa vigente in materia
Esempio:
◦ Art. 9 1°comma d.lgs.471/97
Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le
Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le
scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la
conservazione dei quali e' imposta da altre disposizioni della legge tributaria, e' punito con la sanzione amministrativa da lire due milioni (€ 1.032,00) a lire quindici milioni (€
7.746,00).”
Art. 1 commi da 209 a 214 della legge Art. 1 commi da 209 a 214 della legge finanziaria 2008
finanziaria 2008
“209. Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
210. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica.
211. La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie.
212. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative:
a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie;
b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”
Art. 1 commi da 209 a 214 della legge Art. 1 commi da 209 a 214 della legge finanziaria 2008
finanziaria 2008
“213. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per le riforme e l'innovazione nella pubblica amministrazione, sono definite:
a) le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione;
b) le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la
trasmissione delle fatture elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio;
c) le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche;
d) le eventuali deroghe agli obblighi di cui al comma 209, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti;
e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle
e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle amministrazioni interessate, di intermediari abilitati, ivi compresi i certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, allo svolgimento delle attività informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 al presente comma;
f) le eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese;
g) la data, a partire dalla quale decorrono gli obblighi di cui al comma 209 e i divieti di cui al comma 210, con possibilità di introdurre gradualmente il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica.
214. Le disposizioni dei commi da 209 a 213 costituiscono per le regioni princìpi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario, ai sensi dell'articolo 117, terzo comma, della Costituzione”.
