Modello verbale riunione associazione
Autore: Redazione | 29/10/2018
Facsimile di verbale per formalizzare la riunione di una assemblea societaria: il modello vale sia per le società di capitali (Srl, Spa, Sapa) che per le società di persone (Società semplici, Snc, Sas).
Avere un modello di verbale di riunione dell’associazione aiuta a documentare in
modo valido le decisioni prese. Ti proponiamo uno schema con le indicazioni necessarie per scriverlo in modo completo e corretto. In occasione di ogni riunione associativa ci si pone il problema di come documentare i discorsi fatti e le decisioni prese dai partecipanti, spesso dopo lunghe discussioni e talvolta anche litigi.
Occorre un verbale, ma spesso vengono dei dubbi su come scriverlo, perché non si conoscono le regole e gli elementi che lo compongono. Seguendo i passi che descriveremo sarà possibile stilare un verbale valido per qualunque tipo di associazione e per i più frequenti casi oggetto di discussione e deliberazione tra gli associati. La vita di ogni associazione è caratterizzata anche da alcuni adempimenti formali, necessari per garantire la correttezza della gestione e documentare le scelte dell’assemblea. Uno dei documenti principali è il verbale delle assemblee – degli associati o anche del consiglio direttivo nominato – che periodicamente l’associazione deve tenere. Il verbale non è un atto “sciolto” bensì deve essere contenuto in un apposito libro dei verbali assembleari, che, insieme al libro dei soci, è uno dei registri che l’associazione deve obbligatoriamente tenere.
Per la tenuta di questi libri non è prevista nessuna particolare formalità (vidimazione, bollatura ecc.) ma essi dovranno essere conservati presso la sede e posti in visione agli associati o esibiti ad altri che ne facciano legittima richiesta, come ad esempio gli Enti di cui l’associazione è parte, o gli organi amministrativi e pubblici di controllo sull’operato dell’associazione stessa. Il verbale indica anche tutti i documenti che le assemblee, dei soci o del consiglio direttivo, hanno votato ed approvato: ad esempio, il rendiconto economico e finanziario della gestione annuale e l’ammissione dei nuovi soci. In questo articolo ti daremo maggiori informazioni sul modello ricorso contro fermo auto.
Cosa deve contenere il verbale?
La chiave di partenza di ogni verbale è l’ordine del giorno, che consiste nella lista degli argomenti che vengono discussi in assemblea. Esso va predisposto prima della riunione e deve essere comunicato in anticipo ai soci. Nella riunione i vari punti saranno esaminati dai membri dell’associazione, ed il verbale riporterà il contenuto della discussione e l’esito raggiunto dall’assemblea per ciascun punto. Normalmente gli ordini del giorno contengono anche, alla fine dell’elencazione degli specifici punti da discutere, un apposito capitolo residuale, intitolato varie ed eventuali dove gli associati – dopo che sarà completata la discussione di tutti i punti precedenti – potranno proporre e sollevare di loro iniziativa determinate questioni che non erano comprese nella lista degli
argomenti programmata, ma che si ritengono importanti e di cui si vuole parlare nella riunione. Il verbale deve contenere:
il giorno, l’ora ed il luogo in cui si è tenuta la riunione (esempio: in data ….
alle ore … si è riunito … presso la sede sociale oppure presso …);
l’indicazione dei soci presenti e di quelli assenti, che è necessaria per poter verificare il raggiungimento del numero legale (di solito la metà dei soci più uno) e la validità o meno delle deliberazioni adottate a votazione.
Sarà necessario indicare anche le eventuali deleghe di voto che gli associati assenti potrebbero aver conferito a qualcuno dei presenti;
l’eventuale presenza di persone diverse dagli associati, ma invitati alla riunione perché interessati per vari motivi (es. avvocati, fornitori, ecc.);
l’elencazione dei punti in discussione secondo l’ordine del giorno stabilito e portato a conoscenza di tutti i soci in precedenza;
l’indicazione di chi assume la presidenza della riunione e di chi funge da segretario: il presidente coordina e dirige la discussione, mentre il segretario cura la redazione del verbale, cioè materialmente lo scrive, riportando – in sintesi ma fedelmente – il contenuto della discussione, e infine lo sottoscrive insieme al presidente;
ogni singolo punto dell’ordine del giorno sarà discusso, e, se vengono effettuate votazioni, il verbale dovrà riportare la percentuale di voti a favore o contrari, ed anche indicare il contenuto della decisione adottata:
esempio, “approva il rendiconto”, “stabilisce la quota associativa annuale in 50 euro”, ecc. ;
prima di terminare la riunione, il verbale dovrà essere letto dal segretario ai soci presenti per avere l’approvazione finale. In questo momento, qualcuno degli associati potrebbe chiedere una rettifica o un’integrazione del verbale se ritiene che i suoi interventi durante la riunione non siano stati ben riportati o sia sfuggito qualcosa: il segretario provvederà a riportare nel verbale queste osservazioni ricevute;
se non rimane null’altro da deliberare (se invece rimangono questioni sospese si dovrà indicare quando e in quale successiva riunione potranno essere discusse), si potrà chiudere il verbale con la formula “letto, approvato e sottoscritto” ed indicare l’ora in cui si scioglie la riunione;
le uniche firme necessarie perché il verbale sia valido sono quelle del presidente e del segretario, i quali firmeranno al momento della chiusura della riunione.
Il verbale così formato sarà messo a disposizione dei soci, che potranno prenderne visione ed eventualmente estrarne copia secondo le modalità stabilite dallo statuto dell’associazione: esempio affissione nella bacheca sociale, deposito nella segreteria, invio di mail, ecc.
Come scrivere il verbale di riunione?
Partendo dall’ordine del giorno, che costituisce la base degli argomenti da discutere durante la riunione, con i punti da votare e approvare se è necessario assumere decisioni in proposito, riportiamo uno schema esemplificativo di questioni:
ORDINE DEL GIORNO
comunicazioni del presidente: quando il presidente debba o voglia informare i soci di iniziative o avvenimenti importanti per i quali non è necessarioesprimere un voto (ad esempio: il presidente informa che l’associazione ha ottenuto il finanziamento richiesto come da deliberazione adottata nella scorsa assemblea, e le somme sono già state rese disponibili ed erogate);
richieste di adesione all’associazione: seguirà l’elencazione nominativa delle persone che hanno chiesto di entrare a far parte dell’associazione, e su di esse i componenti dovranno esprimere il loro voto favorevole o contrario;
elezione degli organi associativi e delle cariche sociali: seguirà l’indicazione di quelle da votare ed approvare, esempio il Tesoriere, e l’assemblea sceglierà tra le persone che si sono proposte e sono disponibili ed idonee all’incarico;
approvazione del rendiconto economico e finanziario annuale ed approvazione del progetto di bilancio per l’anno successivo: saranno illustrati dai responsabili i risultati di consuntivo ottenuti dalla gestione, che potranno essere positivi o negativi in termini di saldo monetario (es.:
“risulta un saldo positivo/negativo di euro …”) e sulla base di questi dati si imposterà il preventivo per l’annualità successiva, decidendo sui valori da stabilire. Questo punto è molto ampio ed abbraccia molti temi di discussione, perché dall’esame del bilancio spesso si passa a dibattere sui progetti e attività dell’associazione, sulla loro validità o meno in termini di
risultati raggiunti e “misurati” appunto dai risultati conseguiti, e sull’impegno delle risorse finanziarie da destinare. Sarà opportuno, quindi, in caso di argomenti che si prevedono complessi, far precedere il punto relativo all’approvazione del rendiconto e alla discussione del preventivo da altri specifici punti in cui si discuteranno quelle specifiche attività dell’associazione che si vuole esaminare meglio e in modo approfondito, anche per stabilire le migliori strategie da adottare in futuro;
quote associative: si potrà discutere, ad esempio, di aumentarle, di suddividerle per categorie di soci in base all’entità del loro contributo, di assumere iniziative verso gli associati non in regola con i pagamenti, ecc. Il verbale dovrà riportare gli importi che verranno stabiliti ed i provvedimenti adottati dall’associazione per riscuotere le quote dagli associati;
attività da svolgere: ad esempio, delibera di apertura di un conto corrente dell’associazione, creazione del sito internet dell’associazione, programmazione del prossimo convegno associativo, di manifestazioni o iniziative, ecc: saranno illustrate le proposte degli associati, si discuterà al riguardo ed infine si potrà approvare, ad esempio, di dare mandato al presidente di individuare una banca; di affidare l’incarico di creazione del sito ad una determinata società o persona specializzata, indicando anche il costo da sostenere; di tenere il convegno in una certa località e in un certo periodo e di destinare per tale iniziativa una determinata somma;
varie ed eventuali. E’ il punto destinato ad accogliere tutte le svariate questioni non prevedibili al momento della predisposizione dell’ordine del giorno e che gli associati vogliono sollevare di propria iniziativa durante la riunione; spesso si tratta di problemi di gestione o di partecipazione ai servizi sociali, e i contenuti possono essere i più disparati. Il verbale dovrà indicare la discussione sull’argomento, le proposte fatte e se sono state assunte o meno decisioni in proposito.
Di PAOLO REMER
