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CAP. 4
IL CASO SOFFASS S.P.A
4.1 SOFFASS E IL GRUPPO SOFIDEL: BREVI CENNI STORICI
L’azienda Soffass fa parte del gruppo Sofidel, che rappresenta per volume di produzione il quinto gruppo in Europa con più di 568 mila tonnellate prodotte; impiega 2600 dipendenti di cui 850 nella lucchesia dove è concentrata anche la dirigenza.
L’avventura imprenditoriale inizia nei primi anni settanta quando i soci, dopo aver fondato nel 1966 la loro prima cartiera « Stefani & Lazzareschi », abbandonano Villa Basilica per fondare nella pianura, a Porcari, la « Fine Paper » nel 1969, la prima importante azienda del gruppo per la produzione di tissue (ovvero l’insieme delle carte per usi domestici e sanitari). Nel 1972 nasce invece la «Soffass», il primo stabilimento converting del gruppo per la fabbricazione dei prodotti di marca, seguita successivamente dalla « Delicarta » fondata nel 1979 per la produzione indirizzata ai mercati esteri e con la quale prende avvio un progetto di stabilimento integrato. Lo sviluppo del cartotecnico nella provincia ha infatti favorito l'integrazione a valle tra il cartario e tale settore; si sono in tal modo costituiti grandi gruppi caratterizzati soprattutto dall'integrazione verticale, integrazione che va dalla produzione della carta tissue alla commercializzazione del prodotto finito. La Soffass, con il marchio «Regina» (carta igenica, fazzoletti, tovaglioli e rotoli da cucina) entra nel mondo pubblicitario nel 1987, mentre l’anno successivo vede la nascita della « Sofidel », fondata con l’obiettivo di coordinare le strategie delle società.
Dalla fine degli anni ’90 la dirigenza avvia l’espansione all’estero con l’apertura di fabbriche in Francia, Polonia, Spagna, Inghilterra, Tuchia e Germania. Nell’agosto 2001 dalla fusione tra « Soffass » e « Fine Paper » nasce la nuova Soffass S.p.A., mentre nel dicembre dello stesso anno la « Sofidel », da società
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produttrice di servizi diventa holding del gruppo, nel frattempo allargatosi attraverso l’acquisto di nuovi stabilimenti.
4.2. RISK MANAGEMENT NELL’AREA CREDITI E FIDI
La gestione di un’organizzazione richiede di coordinare tutti i vari aspetti delle attività aziendali in un sistema che consenta di governare e tenere sotto controllo i propri processi ed i rischi connessi.
I rischi legati all’attività di un’organizzazione sono numerosi e riguardano tutti i processi aziendali: dai rischi finanziari a quelli legati al prodotto, alla capacità produttiva, alla sicurezza e salute dei lavoratori, dei clienti e della collettività, rischi ambientali. Il manifestarsi di un rischio non adeguatamente presidiato impedisce la realizzazione, ai diversi livelli, delle strategie aziendali con conseguenti impatti sulla crescita del valore dell’impresa. Per questa ragione le aziende implementano processi di risk management che hanno l’obiettivo di identificare i rischi, misurarne gli impatti sulle performance aziendali e definire le conseguenti strategie più adeguate di gestione.
In questa ottica, uno dei progetti che il gruppo Sofidel intende sviluppare riguarda la predisposizione e l’implementazione, attraverso il supporto di una società di consulenza, di un processo formalizzato di risk management che permetta di determinare il profilo di rischio delle singole società del gruppo, in modo tale da creare un vero e proprio portafoglio rischi complessivo da poter gestire attivamente. Ciò permetterebbe infatti di acquisire una nuova visione con la quale affrontare il futuro e l’incertezza, passando da un approccio passivo e/o fatalistico ad uno proattivo, consapevole e razionale.
Lo stage da me effettuato in Soffass ha riguardato proprio l’implementazione di un processo tipo di risk management avente ad oggetto una specifica area, l’area fidi e crediti. E’ stata quindi effettuata una mappatura e una valutazione dei rischi potenziali in grado di compromettere il corretto raggiungimento degli obiettivi
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dell’area, in modo tale da permettere al management di acquisire consapevolezza delle diverse fasi da realizzare per una gestione attiva e consapevole del rischio. L’attività si è focalizzata in particolare sui rischi operativi, quelli cioè derivanti dalla inadeguatezza o dalla disfunzione di procedure, risorse umane e tecnologie o da eventi di natura esogena. Il rischio operativo a differenza di altre tipologie di rischi, è un rischio puro e viene assunto, necessariamente da qualsiasi organizzazione aziendale, a prescindere dal fatto che le attività vengano svolte in maniera adeguata o meno. Evitare di assumere rischi operativi è impossibile; ciò che un’azienda deve fare è, invece, imparare ad individuarli e gestirli al meglio. Il lavoro svolto in azienda per giungere alla mappatura dei rischi gravanti sull’area fidi e crediti può essere scomposto in quattro macrofasi che rispecchiano sostanzialmente quelle di un classico processo di risk management (identificazione, stima e valutazione dei rischi):
1) mappatura dell’area fidi e crediti;
2) identificazione e valutazione dei rischi potenziali (lordi); 3) analisi dell’attività di controllo preventiva esistente;
4) valutazione dei rischi residui ( non coperti dai controlli preventivi).
4.3. MAPPATURA AREA CREDITI E FIDI
4.3.1 Premessa
Nell’approccio alla gestione del rischio operativo è rilevante impiegare una metodologia che, agendo per gradi, permetta di raggiungere una visione “ a processo”, la quale rende possibile la creazione di un flusso di dati omogeneo per l’analisi dei profili di rischio.
Presupposto indispensabile è quindi una mappatura dell’area, ovvero una rappresentazione grafica e una segmentazione del processo realizzato in unità elementari non sovrapposte, in modo da facilitare una successiva identificazione
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di tutte le cause che possono impattare negativamente sul loro normale funzionamento. La mappatura di un’area rappresenta in pratica una descrizione semplificata della realtà, all’interno della quale si mettono in evidenza in modo schematico le componenti di un processo ed i loro collegamenti. Essa costituisce quindi un valido strumento di supporto per l’identificazione dei rischi gravanti sull’area.
Prima di giungere ad una rappresentazione grafica dell’area è tuttavia necessario avere un’ampia comprensione della struttura organizzativa dell’area e delle attività che costituiscono il processo svolto all’interno della stessa (in termini di obiettivi, cause, responsabilità, output e vincoli).
Nell’area crediti e fidi operano due soggetti, uno dei quali è il responsabile di processo (process owner), il quale deve svolgere tutte le attività idonee al raggiungimento della mission dell’area. Queste in particolare riguardano:
la creazione, l’allineamento, il coordinamento e il controllo delle procedure per la gestione dei fidi, il controllo dei crediti e delle polizze assicurative;
la supervisione e la consulenza per le persone coinvolte nell’area fidi e crediti;
la creazione e l’aggiornamento di reportistica per un monitoraggio periodico dello stato di affidamento della clientela delle varie aziende del gruppo, dell’andamento tecnico delle varie polizze, dello scaduto di pagamento clienti e della media pagamenti clienti. Ciò a beneficio delle Direzioni Amministrative, Commerciali e Generali del gruppo, di ogni singola azienda del gruppo e della proprietà;
l’individuazione e la correzione di cause interne che possono comportare ritardi nei pagamenti dai clienti;
la gestione contrattualistica con le società di assicurazione crediti e le società di informazioni commerciali.
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L’altro soggetto operante nell’area si occupa invece dello svolgimento delle attività più operative, ovvero direttamente connesse allo svolgimento del processo fidi e crediti.
Per comprendere tutte le principali attività svolte all’interno dell’area, un valido strumento di supporto è rappresentato dalle procedure, ovvero documenti che ne definiscono appunto i metodi di espletamento, descrivendole in modo dettagliato, analitico e in sequenza logica.
Nell’area fidi e crediti Soffass, tutte le principali attività sono chiaramente elencate, indicando per ciascuna la frequenza di svolgimento, il soggetto responsabile e il nome della transazione Sap da utilizzare per la sua realizzazione.
Le specifiche modalità di svolgimento di tali attività sono inoltre attualmente definite da quattro procedure, divise tra area fidi e area crediti, vere e proprie linee guida, le quali vengono dapprima discusse dai vertici aziendali, certificate e solo successivamente messe in rete per la condivisione con le altre aziende del gruppo.
Attraverso queste procedure e grazie ad un periodo di affiancamento al personale operante nell’area fidi e crediti sono riuscita a comprendere le attività svolte all’interno della stessa.
4.3.2 Descrizione delle attività svolte nell’area fidi e crediti
Data la particolare complessità e molteplicità delle attività che caratterizzano l’area, al fine di rendere più agevole la comprensione della stessa, è possibile scomporla idealmente in due parti:
A- AREA FIDI
B- AREA CREDITI
La mission dell’area fidi consiste nel svolgere tutte le attività idonee per garantire l’azienda contro il rischio di insolvenza da parte dei clienti.
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A tal fine sarà necessario:
Assicurare i crediti
Controllare i crediti assicurati Controllare il credito non assicurato
Assicurare il credito è la prerogativa del Gruppo Sofidel. Per far ciò è indispensabile stipulare una polizza di assicurazione crediti i cui principali meccanismi di funzionamento sono:
- Pagamento premio di assicurazione : l’efficacia dell’assicurazione è subordinata al pagamento da parte dell’azienda assicurata del premio annuo, unico e indivisibile e del contributo spese informazioni. Il premio è determinato a cura della compagnia, applicando il tasso prestabilito pari al 70% dell’ammontare complessivo delle fatture emesse nei dodici mesi immediatamenteprecedenti l’inizio del periodo assicurativo al netto delle vendite intercompany, delle vendite non a rischio, dei clienti per i quali non è stato concesso il fido e delle note di credito e fatture promozionali.
Tale importo rappresenta il minimo di premio che dovrà essere comunque corrisposto alla compagnia. Inoltre alla fine di ciascun periodo amministrativo, esso sarà assoggettato a conguaglio, a cura dell’azienda, qualora l’ammontare effettivo di tutte le fatture emesse, denunciato alla compagnia, risulti superiore a quello su cui il premio è stato inizialmente calcolato.
Il contributo spese informazioni è invece l’importo, stabilito in polizza, che l’azienda dovrà versare alla compagnia per ogni richiesta di fido e per ogni fido in essere al momento del rinnovo annuale della polizza.
- Copertura del rischio : alle condizioni generali e particolari della polizza e previo pagamento del premio stabilito, la compagnia di assicurazione (ovvero per Soffass la “Euler Hermes SIAC”) garantisce l’azienda contro il rischio di insolvenza dei suoi debitori, risarcendogli, da un massimo del 90% a scalare a
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seconda del paese di appartenenza del cliente e del tipo di affidamento adottato, la perdita che essa possa subire sui crediti assicurati non contestati conseguenti alle vendite fatturate nel corso della validità della polizza.
La compagnia prevede quindi uno scoperto che rimane in ogni caso a carico dell’azienda ovvero : la quota non garantita dalla polizza perché eccedente la percentuale prestabilita e i rischi sulle eventuali eccedenze di credito che l’azienda può decidere di concedere oltre il limite stabilito dalla compagnia per ciascun debitore. L’azienda non può assicurare tale scoperto presso terzi, pena la decadenza da ogni diritto all’indennizzo.
I crediti eccedenti il limite massimo assicurabile per ciascun cliente, entreranno in copertura automaticamente a mano a mano che, per effetto di sopravvenuti pagamenti, si renderà disponibile tutto l’importo stabilito o una parte di esso, a meno che nel frattempo l’azienda abbia denunciato alla compagnia il mancato pagamento del credito o segnalato l’insolvenza del debitore.
- Richieste di fido commerciale ( importo del credito commerciale accordabile ad una determinata azienda) : la polizza copre i crediti nei limiti del fido che la stessa compagnia ritiene di poter concedere per ogni controparte commerciale.
L’azienda deve pertanto chiedere preventivamente il necessario affidamento su ogni suo cliente, che corrisponderà alla massima esposizione di credito.
Le richieste di fido vengono effettuate tramite un servizio di comunicazione elettronica. Viene utilizzata la piattaforma Eolis che consente la gestione della polizza online. L’azienda cioè si collega ad una pagina web dedicata protetta da userid e password, presente all’interno dello stesso sito della compagnia, dalla quale effettuerà le sue richieste.
Tale collegamento inoltre consente all’azienda di consultare le varie comunicazioni contrattuali inviate dalla Siac. Essa ha l’onere di collegarsi alla pagina web dedicata alle comunicazioni telematiche e di prendere visione, regolarmente, del contenuto della comunicazione. L’azienda può chiedere di ricevere, tramite posta elettronica, un avviso da parte della compagnia, con il
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quale essere informata, al proprio indirizzo e-mail, dell’avvenuta pubblicazione delle comunicazioni, presenti sull’apposita pagina web, attinenti alla polizza. La compagnia, espletate le necessarie indagini informative, comunicherà per iscritto all’azienda l’importo di fido concedibile. La decorrenza della garanzia su ciascun nominativo accordata dalla compagnia, in caso di prima richiesta di fido, coinciderà con quella della prima fornitura effettuata nel periodo di validità della polizza. Tale fido rappresenta il limite massimo su cui è operante la prestazione assicurativa della compagnia, anche in caso di successivi rinnovi annuali del contratto, e si intende valido sino a comunicazione o di variazione da parte della Siac o di mancata conferma da parte dell’azienda per il nuovo periodo assicurativo.
Prima della fine di ciascun periodo assicurativo la compagnia trasmetterà all’azienda tramite tabulato su Eolis l’elenco dei debitori risultanti affidati. L’azienda dovrà visionare tale tabulato ed effettuare i depennamenti derivanti dalle proprie necessità. Il fido per il nuovo periodo assicurativo sarà operante solo per tutti i nominativi compresi nell’elenco e non depennati dall’azienda. La compagnia ha in ogni momento facoltà di ridurre o cancellare qualsiasi fido precedentemente stabilito per uno o più debitori. Queste decisioni saranno comunicate all’azienda e avranno effetto dal giorno di ricezione. La compagnia concederà tuttavia la copertura all’atto della fornitura, nei limiti del fido precedentemente in vigore, per i contratti perfezionati durante la validità della polizza e prima del ricevimento delle comunicazioni suddette.
La garanzia sarà però subordinata alle seguenti condizioni:
il termine di consegna non deve eccedere i 6 mesi dalla data di accettazione dell’ordine;
l’azienda non può esimersi dal dare esecuzione al contratto;
l’azienda è in grado di documentare alla compagnia, entro 10 giorni dalla data di ricevimento delle comunicazioni di cancellazione o di riduzione del fido, gli impegni assunti.
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Le comunicazioni relative ai fidi sono strettamente riservate e l’azienda non dovrà quindi divulgarle, per non incorrere nelle sanzioni previste dall’entrata in vigore della legge sulla Privacy.
- Insolvenza e denunce di sinistro : l’insolvenza del debitore si intende verificata in presenza di un’ insolvenza di diritto (fallimento, richieste di concordato stragiudiziale o preventivo) o un’ insolvenza di fatto (situazioni che dimostrino di fatto l’impossibilità del debitore di pagare alla scadenza: ritorno di assegni protestati, richieste di dilazioni o ritardi di pagamento che vanno oltre i termini consentiti in polizza, predisposizione di decreti ingiuntivi per ritardi di pagamento).
Premesso che la durata massima di copertura fissata in polizza, ovvero 5 mesi, decorre dalla fine del mese di fatturazione, nei casi in cui un credito risulti non incassato trascorsi 5 mesi da detta durata massima, l’azienda, entro 10 giorni da tale scadenza, dovrà denunciare alla compagnia il mancato pagamento, pena la decadenza dal diritto all’indennizzo.
La compagnia dovrà essere avvisata tramite lettera raccomandata, allegando un dettagliato estratto conto, la documentazione relativa al mancato pagamento e la copia conforme della pagina del libro IVA in cui risulta registrata ciascuna fattura non pagata.
L’azienda deve compiere tutti gli atti necessari per la salvaguardia dei crediti in sofferenza e deve tenere informata la compagnia su eventuali recuperi o archiviazione sinistri e sugli sviluppi delle azioni legali in corso affidate ai legali dell’azienda tramite l’ufficio recupero crediti. L’azienda deve inoltre seguire le direttive che eventualmente le venissero impartite dalla compagnia e non può concludere accordi o dare consensi senza autorizzazione scritta della stessa. - Indennizzo : una volta messe in atto tutte le azioni di recupero e in assenza di contestazioni del credito, si consolida la perdita definitiva per insolvenza di fatto o di diritto. La compagnia provvederà alla liquidazione dell’indennizzo spettante
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all’azienda nell’arco di tempo che va dai 180 ai 270 giorni dalla data della denuncia di sinistro.
Gli eventuali recuperi successivamente acquisiti dall’azienda, al netto delle spese legali dalla stessa sostenute, dovranno essere riversate alla compagnia, per la percentuale prevista, entro 15 giorni dall’avvenuto incasso.
A differenza delle polizze assicurative di altri rami , la stipula del contratto non rende automatica la copertura; è quindi necessario che l’azienda avanzi formale richiesta di fido per ciascun debitore.
Come si determina l’importo del fido necessario? PROCEDURA DI AFFIDAMENTO:
In presenza di un cliente nuovo o non servito da tanto tempo l’azienda dovrà prima di tutto accertarsi se questo sia già servito da altre aziende del gruppo Sofidel, consultando l’anagrafico clienti. In tal caso, prima di iniziare la procedura di affidamento, l’ufficio fidi dovrà consultare il collega di tale azienda per chiedergli informazioni sul cliente in questione.
La valutazione preventiva del fido necessario deve essere fatta sulla base del fatturato previsto e della forma di pagamento adottata in riferimento al singolo cliente.
L’azienda ha a disposizione diverse alternative: a. LATITUDINE
b. PRIMO AFFARE
c. FIDO ASSICURATIVO
d. FIDO AZIENDALE
e. PAGAMENTO ANTICIPATO
a. Se l’azienda necessita di una copertura assicurativa (fido) inferiore a 40.000 € , anziché chiedere subito il fido, potrà avvalersi di una clausola prevista dalla stessa polizza con la SIAC, ovvero la latitudine.
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E’ importante sottolineare che essa:
- è valida solo per le aziende costituite da almeno un anno e sulle quali non sia mai stato chiesto un fido alla compagnia di assicurazione;
- non è applicabile dopo la cancellazione di un fido da parte della compagnia di assicurazione;
- la percentuale di indennizzo in caso di sinistro è di 10 punti inferiore rispetto a quella prevista per i clienti affidati;
- ha una scadenza di 6 mesi dalla data dell’ultima informazione aggiornata o dell’ultimo pagamento effettuato dal cliente;
- la percentuale di copertura e la possibilità di utilizzarla varia a seconda del paese di appartenenza del cliente.
Inoltre essa è utilizzabile solo al verificarsi di almeno una delle due seguenti condizioni:
- esperienza positiva di mastro, e cioè che il cliente abbia pagato almeno una fattura negli ultimi sei mesi di importo non inferiore ad 1/7 di quello dell’ordine da evadere;
- informazione commerciale assunta tramite una fonte di fiducia dell’azienda,che sia di chiaro tenore positivo e aggiornata entro i 6 mesi precedenti, consultabile presso la banca dati aziendale (in caso di nuovo cliente).
b. La polizza prevede anche la clausola del primo affare che garantisce una copertura del 50% su un’esposizione massima di 10.000 €.
La clausola è utilizzabile in alternativa:
- se l’informazione commerciale non è di chiaro tenore positivo come richiesto dalla latitudine, ma invita ad usare cautela nei rapporti d’affari e non si ritiene opportuno richiedere un fido alla compagnia;
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In questo caso è sufficiente conservare la relazione informativa stilata dal funzionario di vendita al momento dell’assunzione del cliente, in quanto dovrà essere allegata alla denuncia in caso di sinistro, purché si tratti di una valutazione obiettiva e positiva.
Per usufruire di questa clausola, non deve essere statorichiesto alcun fido.
c. Se l’importo della copertura assicurativa necessaria si prevede già superiore ai 40.000 euro della latitudine, o se non ci sono le condizioni per l’adozione delle suddette clausole, l’azienda chiederà direttamente il fido alla compagnia di assicurazione.
d. Nel caso in cui la latitudine ed il primo affare non siano praticabili ed il fido richiesto alla Siac non venga concesso, e quindi nessun elemento di quelli richiesti dalla compagnia di assicurazione per coprire il credito è stato raggiunto, l’azienda può valutare la possibilità di concedere un fido aziendale.
E’ una prerogativa del Gruppo Sofidel non effettuare vendite che non siano coperte da assicurazione crediti se non in casi eccezionali. Per gestire questi casi è stato assegnato un limite massimo di fuori fido utilizzabile da ogni società del gruppo. Tale bonus è utilizzabile solo dal Comitato Fidi, composto dal responsabile dell’ufficio fidi e crediti e dalla Direzione Commerciale e Amministrativa.
La valutazione del Comitato deve tener conto almeno dei seguenti aspetti:
- STORICO PAGAMENTI: da quanto tempo viene servito il cliente; le modalità e i termini di pagamento adottati; i ritardi di pagamento;
- STORICO FIDI: l’andamento del fido del cliente nel tempo;
il motivo della mancata concessione, riduzione o cancellazione del fido;
- STORICO INFORMAZIONI: il contenuto delle informazioni commerciali aggiornate; la valutazione del cliente da parte della Direzione Vendite;
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- COLLEGAMENTI: controllare se il cliente è servito da altre società del gruppo Sofidel al fine di prendere decisioni comuni.
e. L’ultima soluzione possibile è quella di accordarsi con il cliente in questione per un pagamento anticipato.
Nel caso in cui un ordine venga sospeso, l’ufficio fidi dovrà informarne per iscritto il cliente o la forza vendite, evitando di specificare le motivazioni che hanno indotto l’azienda a prendere tale decisione.
Analizzando la procedura di affidamento si può facilmente comprendere come, soprattutto nel caso della Latitudine e del Fido Aziendale, sia fondamentale che le informazioni commerciali di cui dispone l’azienda siano affidabili e aggiornate.
Acquisendo informazioni infatti, l’azienda può venire a conoscenza “ex ante” di notizie interessanti che possono orientare la politica commerciale di vendita verso la negazione di forniture, verso forniture poco consistenti o verso condizioni di pagamento più restrittive e meno premianti.
In sintesi, per poter valutare l’affidabilità di un’impresa è necessario disporre di una serie di dati e informazioni che devono essere raccolti, memorizzati, elaborati e analizzati.
Nel caso in cui l’azienda debba valutare un cliente già in portafoglio, avrà già a disposizione una serie di dati sulle vendite, sulle fatture, sui tempi e sulle modalità di pagamento, che devono essere integrati con informazioni da reperire all’esterno, che rivestono particolare importanza nel caso di clienti di nuova acquisizione.
La Soffass in particolare si affida a società specializzate nell’erogazione di informazioni economiche quali “Prima Info.net”, “Lince” o “Cerved”.
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L’informazione economica è infatti la principale fonte informativa di natura esterna ed è un elemento indispensabile per valutare la solvibilità di un potenziale cliente.
Il denaro speso per acquistarla dovrebbe essere considerato come un investimento e non come un costo poiché una corretta gestione del credito comporta benefici anche in termini di minori perdite. L’azienda, motivata da ragioni economiche, potrebbe semplicemente creare autonomamente il rapporto informativo acquistando i dati ufficiali che lo compongono (ad esempio la visura camerale, il bilancio, etc.). Tale comportamento nasconde però rischi elevati perché il processo di raccolta e di analisi dei dati verrebbe svolto da personale non specializzato che potrebbe omettere alcuni controlli o non richiedere tutti i dati ufficiali necessari per avere un quadro completo della situazione del potenziale cliente. E’ inoltre necessario sottolineare l’importanza dei dati ufficiosi raccolti da alcune società di informazioni economiche, indispensabili per poter esprimere un giudizio corretto sull’affidabilità di un soggetto economico.
Le informazioni fornite da queste società provengono da fonti ufficiali, cioè quelle reperibili presso gli uffici pubblici (dati camerali, bilanci, protesti, visure, etc..) e da fonti ufficiose (dati esclusivi), come quelle relative alle esperienze fornitori o alle relazioni bancarie.
Questi dati vengono poi integrati con analisi e scoring ( grado di affidabilità, indice di solidità finanziaria, etc..) e con storici e precedenti che analisti professionisti traducono in “informazione” tramite un percorso di contestualizzazione, valutazione e verifica.
Il secondo fondamentale obiettivo dell’area fidi è il controllo dei crediti assicurati.
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GIORNALMENTE :
Sul flusso degli ordini in entrata.
Gli ordini in arrivo nascono bloccati, non sono cioè evadibili fino a che non subiscono un doppio sblocco effettuato rispettivamente dall’ufficio commerciale e dall’ufficio fidi e crediti, vengono trasmessi giornalmente, via fax / mail (utilizzando appositi copiacommissione) o via telematica (in questo caso visualizzati direttamente su Sap ), dalla forza vendite o dal cliente, all’ufficio commerciale.
Nella prima fase, che si svolge all’interno dell’ufficio commerciale, gli addetti, ognuno per la propria area di competenza, inseriscono a sistema e stampano gli ordini ricevuti.
Ogni ordine viene quindi sottoposto ad un controllo riguardante:
- gli elementi commerciali (rispetto delle quantità e dei prezzi come da listino e verificadella correttezza degli eventuali sconti praticati);
- l’evadibilità (rispetto dei tempi di consegna).
In caso di esito positivo, viene eseguito lo «sblocco COMMERCIALE», utilizzando un’apposita transazione; al contrario, vi si appone un timbro sul quale viene contrassegnata e siglata un’apposita casella (esito negativo).
In tal caso, quando l’ordine verrà riesaminato e sbloccato, l’operatore dovrà apporvi un nuovo timbro contrassegnando e siglando la casella opposta ( esito positivo) e indicando la data di esecuzione del riesame.
Gli operatori dell’ufficio commerciale provvedono quindi ad informare tramite e-mail l’ufficio Fidi e Crediti dell’avvenuto controllo ed esecuzione dello sblocco commerciale.
L’ordine viene quindi sottoposto ad un secondo esame denominato «CONTROLLO FIDI», che consiste nel verificare quanto segue:
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• la presenza di scaduto.
Da un punto di vista strettamente operativo tale controllo viene così effettuato: il personale dell’ufficio fidi lancia due volte al giorno la seguente transazione detta VKM4 (Documenti Commerciali) su Sap:
Figura 4.1 – Transazione vkm4
è possibile visualizzare l’elenco degli ordini inseriti a sistema dall’ufficio vendite nella giornata e quelli che hanno subito successive modifiche (gli ordini urgenti vengono registrati entro le ore 10.00 del mattino, gli altri entro le ore 16.00 del pomeriggio). Infatti nel caso in cui un ordine che è già stato controllato e sbloccato dall’ufficio fidi venga successivamente modificato, esso dovrà essere nuovamente soggetto al controllo del fido, per verificare che la modifica non abbia influito sull’esposizione controllata in prima analisi.
Come vediamo dalla schermata, il personale dell’ufficio fidi potrà disporre di numerose informazioni relative ai singoli ordini:
- il nome e la località del cliente che ha effettuato l’ordine; - la data di creazione dell’ordine;
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- lo stato dell’ordine: BC = sblocco commerciale; il numero “10” segnala che l’ordine è stato sbloccato dall’ufficio commerciale e deve quindi essere sottoposto al controllo fido per il secondo sblocco relativo alla consegna; la casellina in bianco indica invece un ordine che era stato già sbloccato dall’ufficio fidi ma che ha subito successive modifiche ed è stato quindi nuovamente processato per il controllo fido.
In particolare, gli ordini in elenco contraddistinti dallo sblocco commerciale e con data di creazione precedente a quella del giorno in essere, sono stati già precedentemente bloccati dall’ufficio fidi.
Contestualmente allo sblocco per il fido l’ufficio fidi e crediti dovrà anche effettuare lo sblocco consegna (utilizza 2 diverse transazioni; con una contrassegna nella vkm4 gli ordini da rilasciare per il fido e li salva, con l’altra effettua lo sblocco per la consegna degli stessi ordini: sparisce il 10 dal blocco consegna). Tale secondo sblocco è necessario per l’evasione dell’ordine. Una volta terminato il controllo, l’ufficio fidi invia una mail di avvenuto controllo al commerciale che visualizzerà gli ordini appena sbloccati e li girerà direttamente alla logistica (sblocco per la consegna: l’ufficio fidi toglie il 10 quindi la logistica non lo vede e ciò significa che può effettuare la consegna).
Abbiamo poi tre informazioni fondamentali per il controllo del fido :
- lo stato del fido : (ST) descrive la situazione dell’ esposizione del cliente rispetto al fido ad esso assegnato in conseguenza dell’assunzione dell’ordine in elenco. La lettera “A” sta ad indicare che il cliente rimane nel fido assegnatoli mentre la lettera “B” segnala che l’ordine registrato fa crescere l’esposizione del cliente al di sopra del fido.
- le partite aperte : (PA) indica la presenza di scaduto nell’estratto conto del cliente; tali valori si generano al momento dell’accorpamento, quando si è generata una differenza tra importo pagato e fatture registrate. La “A” segnala l’assenza di scaduto, mentre la “B” rileva la presenza di partite scadute da più di 10 giorni.
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- la classe di rischio : (Cl.r) ad ogni cliente viene assegnata una classe di rischio che ne costituisce l’identificativo nell’area controllo fido. Le classi di rischio sono le seguenti:
1. AFI : in attesa di fido
2. CPA : clausola del 1° affare 3. NAS : clienti non assicurati 4. NFC : clienti affidati
5. PST : clienti non affidati 6. PSV : clienti in latitudine 7. VAR : crediti vari
Il controllo del fido avviene in automatico: quando il personale dell’ufficio fidi e crediti lancia la transazione VKM4, il sistema, al fine di creare la tabella informativa appena vista, dovrà infatti visionare i fogli anagrafici del credito e gli estratti conto dei clienti ai quali sono riferiti gli ordini caricati a sistema:
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Da questo documento il sistema rileverà le informazioni necessarie per verificare lo stato del fido; oltre ai dati anagrafici di ciascun cliente sono infatti indicati: - Crediti : il totale delle fatture emesse;
- Impegni straordinari : il valore delle riba emesse dall’azienda e non ancora esitate (ovvero scadute da meno di 10 giorni);
- Limite fido : l’importo di fido assegnato;
- Esaurimento : l’esposizione attuale del cliente (somma della colonna di destra) - Delta : fido ancora disponibile.
Cliccando su partite singole si visualizza invece l’estratto conto del cliente:
Figura 4.3 – Estratto conto del cliente
tale documento raccoglie tutte le partite aperte e viene controllato dal sistema al fine di verificare l’eventuale presenza di scaduto.
Le informazioni disponibili riguardano il numero e la tipologia di documento (DM= fatture di vendita, KV= fatture promozionali, DQ = note di credito, D5= insoluti) la data e la scadenza dello stesso, l’importo, la divisa, la modalità di pagamento (PR) e il codice di pagamento.
Considerando nello specifico il caso evidenziato in VKM4, vediamo che, in conseguenza dell’ordine caricato il 23/02/2007, il cliente rimane nel fido (“A” nella colonna ST): osservando infatti il foglio anagrafico del credito del cliente è individuabile un delta positivo.
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Allo stesso tempo il sistema ha però rilevato la presenza di scaduto (“B” nella colonna PA): nell’estratto conto sono infatti presenti due fatture di vendita (DM) scadute da più di 10 giorni.
Come possiamo evincere dalla schermata della VKM4 i possibili esiti del controllo fido sono:
• Stato del Fido : A Scaduto : A
Il cliente rimane nel fido e nel suo estratto conto non sono presenti partite scadute da più di 10 giorni.
In questo caso l’ordine viene sbloccato dal personale dell’ufficio fidi. Tale sblocco è necessario affinché l’ufficio commerciale dia l’autorizzazione a procedere alla logistica che provvederà a programmare la consegna.
CASO PARTICOLARE: il cliente paga tramite ricevuta bancaria.
L’azienda utilizza la rete informatica Telemaco, ovvero un servizio di banca a distanza che le permette di collegarsi con tutte le proprie banche mediante un sistema di home banking; essa può in tal modo disporre di importanti funzioni che semplificano la ricerca e l’organizzazione delle informazioni ricevute dalle banche collegate.
La registrazione delle riba insolute su Sap viene fatta in automatico dal programma denominato Piteco (sistema informativo di tesoreria) il quale rileva l’informazione da Telemaco e la carica su Sap.
Se entro 10 giorni dalla scadenza della riba emessa dall’azienda non viene registrato alcun insoluto, essa si considera pagata e viene dunque esitata.
Se, al contrario, Piteco registra un insoluto su Sap entro tale termine, esso sarà presente nell’estratto conto del cliente, ma il sistema non lo segnalerà prima dei 10 giorni successivi alla data di registrazione dello stesso (= data doc. nell’estratto conto).
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Nella VKM4 quindi, prima di tale termine, sarà presente una “A” nella colonna dello scaduto (PA). Per questo motivo è necessario che il personale dell’ufficio fidi controlli che nell’estratto conto del cliente non sia presente un insoluto non ancora rilevato dalla suddetta transazione.
• Stato del Fido : A Scaduto : B
Il cliente rimane nel fido ma nel suo estratto conto è presente almeno una partita scaduta da più di 10 giorni.
In questo caso l’ordine viene bloccato e analizzato: in primo luogo viene controllato l’estratto conto del cliente. Nel caso in cui siano presenti partite avere a copertura dello scaduto l’ordine viene sbloccato. Queste possono essere: note di credito, pagamenti registrati ma ancora da accorpare, fatture promozionali.
L’ordine può comunque essere sbloccato nel caso in cui venga accertata la presenza di fatture promozionali a copertura, che sono state registrate solo dall’ufficio commerciale ma non ancora dalla contabilità e che quindi non compaiono nell’estratto conto.
In mancanza, si deve informare tramite mail la forza vendite riguardo alla sospensione dell’ordine per presenza di scaduto. L’ordine verrà quindi sbloccato solo in conseguenza dell’avvenuto pagamento e i termini di consegna decorreranno a partire dalla data di ricevimento dello stesso.
In quest’ultimo caso il personale dell’ufficio fidi deve procurarsi la stampa dell’ ordine appena bloccato, in possesso dell’ufficio commerciale, e compilare appositamente le voci presenti sul timbro precedentemente apposto dal suddetto ufficio (esito negativo in corrispondenza degli elementi amministrativi).
Una volta ricevuto il pagamento dal cliente l’ordine viene sbloccato, viene apposto un nuovo timbro, indicando l’esito positivo del controllo degli elementi amministrativi, e la stampa viene riconsegnata all’ufficio commerciale che effettuerà nuovamente il controllo degli elementi commerciali e concorderà col cliente eventuali nuovi termini di consegna.
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Conseguentemente l’ufficio fidi potrà sbloccare l’ordine contrassegnando la casellina corrispondente presente nella VKM4.
Nel caso in cui si tratti di un cliente importante già conosciuto dall’azienda, l’ordine verrà sbloccato già al ricevimento dell’avviso di pagamento.
Gli ordini fuori fido che vengono comunque evasi devono essere siglati dal comitato nell’apposito spazio sul timbro di riesame.
• Stato del Fido : B Scaduto : A
L’estratto conto del cliente non presenta alcuno scaduto, ma l’ordine a sistema fa crescere l’esposizione del cliente al di sopra del fido assegnato.
Anche in questo caso l’ordine deve essere bloccato ed esaminato, partendo dal controllo della classe di rischio:
- PSV : il cliente è in latitudine; la “B” nello stato del fido sta ad indicare che la sua esposizione supera i 40000 €, ovvero la copertura massima prevista da tale clausola. In primo luogo dovranno essere controllati i termini di consegna concordati con il cliente.
Se questi non sono ravvicinati si deve innanzitutto controllare se tale cliente è servito anche da altre aziende del gruppo, interrogando sul foglio anagrafico del credito, nel campo “altre aree”. In questo caso, si dovrà contattare il collega dell’ufficio fidi di tale azienda, per avere informazioni circa le modalità di pagamento e la classe di rischio assegnata da tale azienda al cliente.
Tale controllo iniziale è fondamentale, in quanto permette all’azienda di ridurre al minimo il rischio di una mancata concessione del fido da parte della compagnia assicurativa.
In tal caso infatti, la latitudine non sarebbe più applicabile e bisognerebbe far ricorso al Comitato Fidi per valutare l’assegnazione di un fido aziendale o di un pagamento anticipato.
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Se il fido accordato a tale cliente dalle altre aziende del gruppo risulta superiore rispetto alla copertura garantita dalla latitudine verrà chiesto direttamente il fido alla Siac; in caso contrario (o se il cliente non è servito da altre aziende del gruppo). per tutelarsi dal suddetto rischio, prima di chiedere il fido, si deve cercare di reperire informazioni ufficiose e riscontri dal personale della Siac. In caso di esito positivo, verrà avanzata richiesta formale di fido alla Compagnia e l’ordine verrà quindi rilasciato dalla data di avvenuta concessione.
Se i termini di consegna risultano invece prossimi è necessario anzitutto informare per scritto il cliente o la forza vendite dell’avvenuta sospensione e dell’eventuale slittamento dei termini di consegna, che decorreranno dalla data di ottenimento del fido. E’ inoltre necessario evitare di scrivere le motivazioni della sospensione, per non incorrere nelle sanzioni previste dall’entrata in vigore della legge sulla privacy.
- CPA : clausola del primo affare; è un caso molto remoto in quanto tutti i mesi vengono controllate le condizioni di tale clausola e appena l’azienda cliente supera l’anno di attività l’anagrafico fidi viene aggiornato e se ci sono le condizioni si passa direttamente alla latitudine (classe di rischio PSV, limite 40.000 euro).
- NFC : il cliente è affidato; viene quindi avanzata una richiesta di aumento di fido alla Siac; in caso di mancata concessione si valuta con il Comitato Fidi la possibilità di concedere un fido aziendale oppure, in ultimo, si cerca di concordare con il cliente un pagamento anticipato.
Anche in questo caso, se i termini di consegna sono ravvicinati è necessario informare per scritto il cliente o la forza vendite dell’avvenuta sospensione dell’ordine, evitando di scrivere le motivazioni, per non incorrere nelle sanzioni previste dall’entrata in vigore della legge sulla privacy.
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- NAS : clienti non assicurati; si tratta di crediti verso enti pubblici che per natura non sono assicurabili, così come previsto dalle condizioni generali di polizza.
- VAR : crediti vari, per vendite non inerenti l’oggetto sociale; in quanto tali non sono assicurabili.
- PST : clienti non affidati, cioè con fido zero o cancellato. In questo caso è necessario valutare con la Direzione Commerciale e Amministrativa (Comitato Fidi) la possibilità di concedere un fido aziendale oppure, in ultimo, concordare con il cliente un pagamento anticipato.
In quest’ultimo caso il documento di riferimento è detto Zant (Zos invece nel caso del tradizionale ordine); una volta inserito a sistema tale ordine, che nasce inizialmente bloccato, l’ufficio commerciale ne consegna una copia all’ufficio fidi per promemoria (esso infatti è già visibile sulla VKM4 ) e una alla contabilità, che deve immediatamente provvedere alla sua fatturazione. A tal fine sarà quindi necessario che l’ufficio fidi sblocchi l’ordine solo per il fido, rendendolo così disponibile per l’emissione della fattura di anticipo.
Il cliente potrà adempiere effettuando un bonifico o in alternativa tramite assegno rilasciato direttamente al funzionario di vendita; prima di evadere l’ordine si dovrà attendere il ricevimento del bonifico oppure l’esito dell’assegno che si conoscerà trascorsi 4 giorni dal suo versamento (utilizzando Telemaco).
• Stato del Fido : B Scaduto : B
Il cliente è fuori fido e nel suo estratto conto è presente almeno una partita aperta scaduta da più di 10 giorni; anche in questo caso l’ordine viene bloccato ed analizzato.
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Innanzitutto si deve controllare se nell’estratto conto del cliente sono presenti partite avere a copertura dello scaduto (fatture promozionali, note di credito, pagamenti da accorpare) e verificare l’eventuale presenza di fatture promozionali ricevute dall’ufficio commerciale ma non ancora registrate in contabilità.
In mancanza sarà opportuno informare per scritto la forza vendite o il cliente comunicando l’avvenuta sospensione dell’ordine per la presenza di scaduto e di problemi di fido. I termini di consegna decorreranno quindi dalla data di ricevimento del saldo dello scaduto e di ottenimento del fido.
L’avvenuto pagamento determinerà una riduzione dei crediti dell’azienda e di conseguenza una corrispondente riduzione dell’esposizione del cliente che potrebbe in tal modo rientrare nel fido. In caso contrario si dovrà seguire l’iter precedentemente illustrato per la richiesta di fido relativo a ciascuna classe di rischio.
Nel caso in cui il cliente sia fuori fido l’ordine potrà eccezionalmente essere evaso se il fuori fido risulta minimo rispetto all’importo assegnato ( risulta accettabile uno scarto pari circa al 5 % ).
Collegamento a Eolis.
E’ un’altra fondamentale attività di controllo del fido da effettuare giornalmente. Le richieste di fido vengono infatti trasmesse alla Compagnia di assicurazione tramite un collegamento via Internet (Eolis), grazie al quale abbiamo la possibilità di accedere alla loro banca dati, potendo così controllare l’avanzamento delle pratiche in tempo reale e utilizzare anche altri servizi.
Ogni giorno è quindi necessario collegarsi per controllare lo stato di avanzamento delle richieste, le risposte ricevute e gli eventuali provvedimenti di cancellazione o riduzione decisi dalla compagnia di assicurazione:
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Figura 4.4 – Collegamento a Eolis
Come vediamo dalla videata viene quindi lanciata la lista dei fidi in vigore e dei fidi zero che appare in ordine cronologico decrescente (LMA= limite massimo assicurabile): tale controllo viene generalmente effettuato la mattina; per questo motivo è sempre necessario esaminare l’ultima decisione assunta dalla Siac che potrebbe infatti essere stata presa dopo l’effettuazione dell’ultimo controllo. L’esito della singola decisione è visualizzabile nella colonna “descrizione del provvedimento”:
• Declinazione : la Siac declina la richiesta di fido effettuata dall’azienda mantenendo lo stesso a zero. Conseguentemente al cliente dovrà essere assegnata la classe di rischio PST (= cliente non affidato) che sarà inserita nel corrispondente foglio anagrafico.
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• Conferma : la compagnia non concede l’aumento di fido richiesto confermando l’importo già in vigore.
• Concessione : la compagnia ha concesso il richiesto aumento di fido che potrà essere conseguentemente aggiornato.
Le risposte vengono confermate per fax seguendo un progressivo, e tale documento va esibito in caso di denuncia di sinistro.
In particolare le decorrenze dei provvedimenti sui fidi sono le seguenti:
- Concessioni di fido : dalla data della richiesta per la prima richiesta di fido; dal primo mese in cui è stata inviata la richiesta per gli aumenti di fido e per i ripristini di fido dopo un fido zero; (nel caso di aumento di fido, nel fax è indicata la data di decorrenza).
- Cancellazioni o riduzioni di fido : dalla data del provvedimento, e in tal caso, qualora ci fossero ordini da evadere ricevuti prima di tale data, la compagnia li copre se entro 10 giorni le viene inviata un’autocertificazione tramite fax.
Quando riceviamo dalla compagnia di assicurazione un provvedimento di riduzione o cancellazione o mancata concessione di fido, è necessario controllare se tale cliente è servito anche da altre aziende del gruppo, interrogando sul foglio anagrafico del credito, nel campo Altre aree. In tal caso è necessario informare il collega dell’ufficio fidi di tale azienda sul provvedimento preso dalla compagnia di assicurazione.
SETTIMANALMENTE : Controllo fidi in esaurimento
È opportuno verificare con cadenza settimanale le posizioni dei clienti con i quali l’esposizione sta per superare il fido in vigore, in modo da richiedere preventivamente gli aumenti di fido necessari alla Compagnia di assicurazione.
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A tal fine viene utilizzata una transazione che permette di visualizzare la lista di tutti i fidi con grado di esaurimento superiore al 90%.
In particolare essa permette di visualizzare : la classe di rischio del cliente, le modifiche subite dai rispettivi fidi nel tempo, le esposizioni generatesi dopo tale modifiche, il valore di eventuali ordini bloccati (inseriti in una colonna indipendente in quanto non influiscono sull’esposizione), l’eventuale fuori fido del cliente che si è generato in conseguenza delle suddette modifiche, espresso in euro e in percentuale e in ultimo le date in cui sono avvenute tali modifiche. Una volta effettuato tale controllo sarà necessario, tramite il collegamento Eolis, richiedere alla Siac un congruo aumento di fido per ciascuno dei clienti precedentemente visualizzati; l’importo da chiedere verrà determinato in base al fatturato generato da ciascun cliente nell’anno precedente e nell’anno in corso (visibili nel foglio anagrafico).
MENSILMENTE :
Controllo e aggiornamento delle latitudini in vigore
La latitudine ha infatti una scadenza di sei mesi dalla data dell’ultima informazione aggiornata o dell’ultimo pagamento effettuato dal cliente, pertanto almeno una volta al mese devono essere controllati tutti i clienti attivi coperti dalla latitudine per verificare se rientrano in tali parametri, in caso contrario, pur mantenendo invariata la classe di rischio, la latitudine deve essere azzerata.
Si dovrà quindi lanciare la lista dei clienti in latitudine e controllare la data dell’ultimo pagamento effettuato da ciascuno di essi.
Se tra questa data e quella di decorrenza della latitudine sono trascorsi più di sei mesi si dovrà azzerare il limite fido corrispondente, permettendo così al sistema di segnalare correttamente il fuori fido al momento del lancio della transazione VKM4.
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ANNUALMENTE :
Rinnovo dei fidi zero per l’anno successivo
Alla chiusura del periodo assicurativo (coincidente con l’anno solare), l’azienda ha la possibilità di non pagare, per i fidi zero, il premio relativo all’anno successivo, nel caso in cui avanzi una nuova richiesta di fido alla Siac e tale richiesta venga declinata. Entro la fine dell’anno dovrà quindi essere lanciata la stampa dei clienti attivi con fido zero (PST) e, in collaborazione con la forza vendite, si dovrà valutare la possibilità di rinnovare la richiesta di fido alla Siac. Lavorazione revoche e rinnovi
L’azienda, per ogni periodo assicurativo, paga una quota di rinnovo dei fidi in vigore. Entro fine anno, utilizzando un apposito tabulato elettronico su Eolis, è possibile depennare quei clienti ai quali si desidera revocare il fido per l’anno successivo. Verrà quindi lanciata una lista dei clienti attivi (ovvero coloro che hanno effettuato l’ultimo pagamento almeno negli ultimi due anni) affidati, suddivisi per area di vendita.
La stampa di tale elenco sarà inviata a ciascun funzionario di vendita che effettuerà un controllo sui fidi in vigore per individuare eventuali clienti per i quali il fido non sarà più necessario. Il corrispondente fido dei clienti che saranno depennati sarà conseguentemente escluso dalla fattura Siac per i fidi rinnovati.
OCCASIONALMENTE : Riepilogo sinistri
L’ufficio fidi ha creato su Excel un registro contenente tutte le denunce inviate alla Siac suddivise per anno/area di vendita, che viene aggiornato in caso di variazione dei sinistri.
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Per ogni denuncia viene indicato: il codice e la ragione sociale del cliente, la data e l’importo della denuncia, l’importo assicurato, l’importo del fido o della latitudine in vigore, l’anno di competenza delle fatture di riferimento, la data da cui decorrerà il termine utile per il ricevimento dell’indennizzo Siac, l’importo dell’indennizzo ricevuto (diviso tra quota capitale e spese legali), la fase di avanzamento della denuncia, l’importo di eventuali acconti ricevuti dal cliente. In quest’ultimo caso l’azienda dovrà comunicare alla Compagnia di assicurazione l’importo dell’acconto ricevuto che dovrà essere quindi detratto dall’importo da indennizzare. Nel caso in cui l’azienda recuperi dal cliente l’intero importo denunciato, il sinistro verrà archiviato e si dovrà inserire nell’apposita colonna la lettera “A” di archiviazione, dandone immediata comunicazione alla stessa compagnia.
Nel registro è stato inoltre creato un riepilogo sulla situazione delle denunce, necessario per valutare l’andamento tecnico della polizza (Fig. 4.5).
La tabella riporta varie informazioni fondamentali:
- importo denunciato (valore totale delle denunce inviate alla Siac durante l’anno), risultante dalla somma del relativo totale della singola area; - importo assicurato (quota del valore denunciato che risulta assicurata); - tipo di copertura ( ripartizione delle denunce fra copertura tramite fido e
latitudine);
- importo archiviato (valore complessivo delle pratiche archiviate in seguito all’integrale pagamento da parte del cliente)
- importo incassato ( eventuali acconti ricevuti da clienti su importi già denunciati).
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Figura 4.5 - Riepilogo situazione denunce anno 2006
Sottraendo dal totale assicurato l’importo archiviato e incassato, si ottiene il valore della perdita netta da indennizzare, ovvero la base imponibile per il calcolo dell’indennizzo previsto. Si tratta di un calcolo approssimativo, effettuato applicando alla perdita netta una percentuale media, compresa tra l’85% e il 75% (85% è la percentuale di indennizzo ricevuta sull’importo denunciato per i clienti affidati, 75% per i clienti in latitudine).
L’andamento tecnico della polizza (a livello di gruppo) viene quindi calcolato rapportando l’indennizzo previsto al premio assicurativo pagato.
Tale indicatore risulta fondamentale, in quanto permette di valutare le condizioni di polizza attraverso uno specifico rating creato dalla stessa Siac:
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se, infatti, il valore ottenuto risulta < 0,70 il gruppo non rischierà un aggravio delle condizioni di polizza (in particolare con un valore < 0,50 ha la possibilità di chiedere migliorie contrattuali); al contrario si rischiano aumenti contrattuali.
Il terzo ed ultimo obiettivo dell’area fidi, necessario per il raggiungimento della mission, è il monitoraggio dei crediti non assicurati. Per questo tipo di controllo non è prevista una specifica procedura; esiste infatti un warning che avvisa il personale dell’ufficio fidi e crediti al raggiungimento del 90% del bonus di fuori fido utilizzabile da ciascuna azienda.
In tal caso il responsabile di processo è tenuto ad avvertire il Comitato Fidi del raggiungimento della suddetta soglia. Esso potrà così premunirsi esaminando, con l’appoggio del personale dell’ufficio fidi, le varie posizioni che risultano fuori fido e individuando eventuali interventi utili a ridurne l’esposizione. Nel caso in cui il Comitato Fidi abbia esaurito il bonus a disposizione, l’ufficio fidi non potrà evadere l’ordine, tranne nel caso in cui non ottenga, dal responsabile del processo amministrativo, un’estensione straordinaria del bonus.
La mission della seconda sottoarea, ovvero l’area crediti, è quella di cercare di ridurre i tempi medi di pagamento della clientela.
Anche in questo caso, sarà a tal fine necessario raggiungere tre fondamentali obiettivi:
Ridurre il costo derivante dalla perdita di valuta Ottimizzare l’utilizzo dei fidi
Attenersi alle disposizioni impartite in polizza per garantirsi il
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Il raggiungimento di questi obiettivi, e conseguentemente della mission, richiederà un controllo e un monitoraggio dei crediti adeguato.
Esso dovrà effettuarsi con differenti cadenze:
GIORNALMENTE :
Sul flusso degli ordini in arrivo
Il controllo giornaliero dei crediti rientra nella procedura del controllo fido precedentemente analizzata.
Per effettuare tale esame infatti, l’ufficio lancia giornalmente la transazione vkm4, che permetterà di visualizzare, oltre allo stato del fido, anche la presenza di scaduto relativamente a ciascun ordine inserito a sistema.
In particolare, nel caso in cui nell’estratto conto del cliente sia presente almeno una partita dare aperta e scaduta da più di 10 giorni, la transazione suddetta evidenzierà una “B” in corrispondenza del campo PA (= partite aperte). Conseguentemente l’operatore dell’ufficio fidi e crediti, dopo aver bloccato l’ordine, effettuerà i necessari controlli relativi all’estratto conto del cliente già precedentemente enucleati.
Accorpamenti
La gestione degli estratti conto è responsabilità dell’ufficio commerciale, ciascuno per la propria area di competenza.
L’accorpamento dei pagamenti in arrivo dai clienti deve essere eseguito giornalmente, tranne nei casi in cui non sia disponibile il dettaglio delle partite saldate. In tal caso, dovrà essere richiesto ed eseguito entro 5 giorni.
L’ufficio commerciale dovrà lanciare giornalmente la transazione fbl5, nella quale ciascuno potrà trovare la propria variante, con cui selezionare i pagamenti registrati da accorpare.
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Qualora venga riscontrato sull’estratto conto un pagamento non di pertinenza del cliente in questione o di competenza di un’altra società del gruppo, deve essere informato per e-mail la persona addetta alla registrazione dei pagamenti per le necessarie rettifiche e richieste di storno all’ufficio finanziario.
Nel caso in cui si generino delle partite dare/avere, che non possono essere definite al momento dell’accorpamento, devono essere identificate nel campo blocco sollecito presente nell’estratto conto del cliente utilizzando i seguenti codici:
A = rinnovo scadenza; B = attesa compensazione;
C = blocco come da note (è necessario indicare nella descrizione il motivo del blocco);
Fatture Promozionali :
le fatture promozionali costituiscono un credito per il cliente, e devono essere registrate in contabilità sull’estratto conto fornitore e girocontate in avere su quello del cliente in modo che possano essere scalate dall’esposizione sull’estratto conto. Esiste un programma che esegue il giroconto in automatico e viene lanciato dall’ufficio contabilità al termine di ogni registrazione di fatture. Il controllo delle fatture promozionali dovrà essere eseguito giornalmente ciascuno per la propria area di competenza da parte dell’ufficio commerciale. Al momento in cui si controllano i PA e D9 aperti, è opportuno controllare che non ci siano fatture promozionali già trattenute dal pagamento che sono state registrate sul fornitore e non ancora girate sul cliente a chiusura della trattenuta. Solleciti pagamento per ordini bloccati.
Nel caso in cui l’ufficio fidi blocchi un ordine per presenza di scaduto nell’estratto conto del cliente, si dovrà informare per scritto la forza vendite o lo stesso cliente dell’avvenuto blocco sollecitando il pagamento dello scaduto, condizione per il rilascio dell’ordine.
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Collegamento a Telemaco.
Dato che la società opera con clienti che pagano tramite assegni bancari, il responsabile fido dovrà interrogare giornalmente Telemaco per verificare che non ci siano avvisi di assegni impagati per mancanza di fondi, e controllarne l’esito nei giorni successivi.
Dovrà inoltre controllare la presenza di riba insolute.
SETTIMANALMENTE :
Controllo lista pagamenti anticipati e contrassegni da ricevere
Il personale dell’ufficio fidi, tramite due diverse transazioni, lancia settimanalmente la lista dei pagamenti anticipati e dei contrassegni da ricevere. Il monitoraggio della prima lista è necessario in quanto, una volta inserito l’ordine a sistema e sbloccato (solo per il fido) dal relativo ufficio, la contabilità dovrà provvedere immediatamente a emettere la relativa fattura di anticipo, che sarà naturalmente comprensiva dell’iva. Interesse dell’azienda sarà quindi sollecitare il pagamento da parte del cliente, dopo aver controllato che non ci siano avvisi di pagamento in arrivo.
Ci sono inoltre molti clienti che pagano allo scarico, e diverse sono le scadenze che vengono concordate per questi tipi di pagamento. I corrieri sono responsabili nel caso accettassero assegni diversi nell’importo o nelle date rispetto a quanto stabilito, e devono chiedere autorizzazione scritta all’ufficio fidi prima di accettare tali richieste dai clienti, che di solito vengono fatte al momento dello scarico. E’ quindi necessario effettuare un monitoraggio sui contrassegni ancora da rientrare.
Una volta lanciata la relativa lista, l’addetto dell’ufficio dovrà visionare l’estratto conto dei clienti citati nel suddetto elenco, per controllare che la relativa partita sia ancora aperta.
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In tal caso, utilizzando un’altra transazione (VF03 Visualizza Fattura), il personale potrà disporre di tutte le informazioni relative alla specifica fattura, necessarie per effettuare il sollecito (es. data di consegna, numero bolla, nome del trasportatore) che verrà effettuato via fax o telefono.
Nel caso in cui il contrassegno (o l’assegno) arrivi in azienda passati i tempi utili di presentazione per eventuali protesti, l’ufficio è tenuto ad inviare una raccomandata al trasportatore, comunicando che, in caso di esito negativo, l’azienda si rivarrà sullo stesso.
QUINDICINALMENTE :
Controllo lista minacce e pre-minacce legali + stampa e invio solleciti
Se il cliente, in caso di pagamento dilazionato, non adempie alle proprie obbligazioni entro i termini di scadenza riportati in fattura, dovrà essere sollecitato: tale procedura si differenzia a seconda della modalità di pagamento prestabilita:
a) RIMESSA DIRETTA e BONIFICO BANCARIO :
La procedura di stampa dei solleciti di pagamento ai clienti deve essere eseguita due volte al mese e più precisamente:
- Al 15 per le fatture scadute a fine mese precedente ; - Al 30 per le fatture scadute al 15 del mese in corso ;
Vengono presi in considerazione dalla procedura solo i clienti che pagano con bonifico bancario o rimessa diretta che risultano sollecitabili in anagrafico (l’anagrafica cliente viene creata in fase di codifica dei nuovi clienti e raccoglie tutte le informazioni disponibili relative ad ognuno di essi).
Vengono pertanto esclusi dal sollecito i clienti che pagano con riba, contrassegno, al legale, infragruppo, con pagamento anticipato, e tutti coloro che per scelta commerciale è stato deciso di non sollecitare.
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E’ possibile inibire l’emissione del sollecito utilizzando i seguenti codici di blocco sollecito :
A = Rinnovo scadenza B = Attesa compensazione
C = Blocco descritto nell’apposito campo note L = Azione legale in corso
R = Blocco per verifica contabile
Tali codici possono essere inseriti: sull’anagrafica del cliente per inibire il controllo su tutte le partite aperte (il cliente viene quindi escluso da tale procedura automatica di sollecito), oppure sulla singola riga del partitario per escludere dal sollecito quella specifica partita.
Sono previsti tre livelli di sollecito automatico: 1° Livello = fatture scadute da oltre 15 giorni ; 2° Livello = fatture scadute da oltre 30 giorni ;
3° Livello = fatture scadute da oltre 45 giorni (Minaccia Legale) ;
Prima di lanciare una nuova fase di sollecito è tuttavia opportuno elaborare una lista che evidenzi tutti i clienti che stanno per ricevere una pre-minaccia e una minaccia legale.
Pertanto, il 14 e il 29 di ogni mese, il personale dell’ufficio fidi, utilizzando un’apposita transazione, lancia la lista dei clienti ai quali il giorno successivo verrà spedito il secondo e terzo sollecito; essa viene consegnata al personale dell’ufficio commerciale, il quale, ognuno per la sua area di competenza, provvederà ad inserire gli eventuali blocchi sollecito sulle partite per le quali, dopo gli opportuni controlli, saranno riscontrati avvisi di pagamento, contestazioni commerciali o promozionale emesso a copertura.
Dopo tale controllo la lista verrà riconsegnata all’ufficio fidi che provvederà alla stampa e l’invio dei solleciti, controllando che le lettere emesse corrispondano a quanto previsto nella lista di controllo.
Non è invece previsto alcun tipo di controllo preventivo sui solleciti di primo livello che vengono quindi stampati in automatico dal sistema.
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Il sollecito 1 e 2 viene spedito a mezzo posta ordinaria o fax, mentre il 3 (lettera di minaccia legale) deve essere recapitato il giorno stesso tramite fax o posta interna all’ufficio recupero crediti, il quale lo spedirà al cliente con raccomandata a/r, e provvederà a inserire il blocco sollecito R su tutte le partite che hanno dato origine alla minaccia legale.
L’ufficio recupero crediti ha inoltre il compito di informare l’ufficio fidi qualora la pratica dovesse sfociare in un’azione legale, mediante la trasmissione della copia del decreto ingiuntivo.
In tal caso, entro 10 giorni, l’ufficio fidi dovrà provvedere alla redazione e l’invio della denuncia di sinistro alla compagnia di assicurazione.
Quando l’ufficio recupero crediti procede con la pratica legale deve inoltre inserire nell’anagrafica cliente il blocco sollecito L per inibire l’invio di altri solleciti automatici ; tale blocco verrà rimosso solo a conclusione del contenzioso.
L’inserimento del blocco sollecito L e R è quindi di esclusiva competenza dell’ufficio recupero crediti.
b) INSOLUTI SU RIBA :
L’ufficio fidi deve interrogare giornalmente Telemaco per verificare la presenza di effetti insoluti. In tal caso si occupa di controllare se i clienti per i quali risultano riba insolute hanno nel frattempo pagato oppure se è in arrivo il pagamento e decide se sospendere o meno la consegna di ordini già in portafoglio.
Di conseguenza stampa le lettere di sollecito, le spedisce al cliente per raccomandata a/r, invia una copia per fax alla forza vendite e la consegna all’ufficio vendite. Fornisce inoltre l’elenco degli insoluti registrati all’ufficio amministrazione, il quale provvede a riconciliare il conto transitorio sul quale sono stati registrati gli insoluti con gli addebiti sull’estratto conto bancario.
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L’ufficio vendite, ciascuno per la propria zona di competenza, verifica al ritorno della cartolina che non ci siano avvisi di pagamento o contestazioni da risolvere. In caso negativo riconsegna la lettera all’ufficio fidi che valuterà se proseguire con la minaccia legale. In tal caso, la lettera viene passata all’ufficio recupero crediti che seguirà lo stesso iter delle rimesse dirette.
MENSILMENTE : Controllo PA aperti
Il 10 di ogni mese gli addetti dell’ufficio commerciale, ciascuno per la propria zona di competenza, lancia lo scadenziario clienti su Sap (Partite Aperte) dei tipi documento PA e D9 (D9 indica pagamenti effettuati da una finanziaria che devono essere smistati su più codici clienti).
Questo tabulato deve essere esaminato e sistemato entro il 20 di ogni mese con l’obiettivo di non avere sullo stesso partite aperte scadute da più di tre mesi. Il personale dell’ufficio fidi dovrà quindi lanciare mensilmente la lista di tutti i PA e D9 che si sono generati, e che a quella data dovrebbero essere già stati chiusi, e richiede la relativa documentazione al commerciale. L’ufficio fidi, unitamente alla Direzione Amministrativa e Commerciale, dovrà quindi valutare se proseguire o meno con l’azione di recupero crediti.
Controllo dello scadenzario
Entro il 10 di ogni mese, il personale dell’ufficio fidi lancia una copia dello scadenziario clienti, suddiviso per aree e per singolo cliente (sollecitabile o meno). Esso consente di visualizzare tutte le fatture che, a quella data, risultano scadute. Il responsabile fidi e crediti dovrà quindi verificare che tra i clienti, compresi quelli non sollecitabili, non rimangano indietro fatture non pagate da troppo tempo (nel rispetto anche dei termini massimi consentiti dalla polizza).
