CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO
SERVIZIO POSTALE DI RITIRO, AFFRANCATURA E RECAPITO DELLA CORRISPONDENZA COMUNALE PER IL PERIODO 01.06.2019 – 31.05.2021
SETTORE DEL SEGRETARIO GENERALE – SERVIZIO PROTOCOLLO E ARCHIVIO telefono 0331 - 471256
www.legnano.org
ART. 1 - CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO
Il presente Capitolato concerne le specifiche per il servizio di corrispondenza per il Comune di Legnano, comprendente il ritiro, l’affrancatura, lo smistamento e la distribuzione su tutto il territorio nazionale e, ove richiesto, extra-nazionale.
Sono esclusi gli invii relativi ai servizi di notificazione a mezzo posta degli atti giudiziari e assimilati (Legge 890/82) e gli atti relativi alle violazioni del codice della strada D.Lgs.
285/92.
Si allega, a titolo meramente indicativo, report spedizioni per categorie postali biennio 2017- 2018.
ART. 2 – DURATA ED AMMONTARE DEL CONTRATTO Il contratto decorre dal 1 giugno 2019 al 31 maggio 2021.
L’ammontare annuo a base di gara è stimato in € 60.000,00 (IVA compresa e oneri fiscali inclusi).
ART. 3 - CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
Il servizio sarà strutturato mediante la predisposizione e l’organizzazione dei mezzi e del personale che l’affidatario riterrà necessario e opportuno per l’ottima esecuzione dell’appalto.
La corrispondenza in partenza sarà predisposta a cura degli uffici comunali in busta chiusa e con indirizzo completo del destinatario e corredata da distinta riepilogativa giornaliera di consegna.
Le prestazioni richieste, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, sono le seguenti:
- per la posta ordinaria: ritiro presso ufficio Protocollo, pesatura ed affrancatura, relativa distinta e spedizione;
- per le raccomandate: ritiro presso ufficio Protocollo, applicazione dell’etichetta recante il codice a barre per la raccomandata, l’abbinamento con la relativa busta, pesatura ed affrancatura, relativa distinta e spedizione;
- per le raccomandate r/r: ritiro presso ufficio Protocollo, applicazione dell’etichetta recate il codice a barre per la raccomandata, compilazione cartoline avviso di ricevimento, l’abbinamento con la relativa busta affrancatura, pesatura ed affrancatura, relativa distinta e spedizione; dovranno essere effettuati almeno due tentativi di recapito ed eventuale consegna dell’avviso di giacenza presso la sede più vicina della ditta od il punto posta individuato;
- per le assicurate: ritiro presso ufficio Protocollo, applicazione dell’etichetta recante il codice a barre per l’assicurata, l’abbinamento con la relativa busta, pesatura ed affrancatura, relativa distinta e spedizione.
In caso di destinatario sconosciuto/trasferito si dovrà procedere con la restituzione della/e busta/e con la distinta riepilogativa.
In caso di assenza del destinatario, viene rilasciato un avviso di giacenza nel quale sono indicate le modalità di ritiro della busta presso il punto posta.
L’aggiudicataria deve garantire sul territorio di Legnano almeno un punto per il ritiro degli invii per i quali non sia stato possibile effettuare la consegna al domicilio del destinatario. Il punto di ritiro deve garantire orario di apertura minimo di 7 ore da lunedì a venerdì e di 4 ore il sabato.
ART. 4 - TEMPI DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO
La raccolta della posta in partenza dal Comune di Legnano dovrà avvenire tutti i giorni dal lunedì al venerdì - con esclusione dei giorni festivi - presso l’Ufficio Protocollo – piano terra del Palazzo Comunale dalle ore 10,00 alle ore 12,00.
Al momento del ritiro della corrispondenza, l’operatore firmerà per ricevuta la distinta di invio giornaliera, già precompilata dagli uffici comunali, con distinzione dei pezzi spediti in base alle categorie postali (modulo in allegato). Una volta affrancata la corrispondenza, l’affidatario produrrà in formato elettronico distinta di lavorazione con i costi delle spedizioni dei pezzi spediti, suddivisi in base alle categorie postali ed al peso delle buste, per ogni ufficio comunale mittente.
Per ogni ritiro sarà garantita la tracciatura della corrispondenza.
E’ facoltà del Comune di Legnano modificare la modalità di raccolta della posta in partenza, comunicando all’affidatario del servizio le variazioni con preavviso di almeno 15 gg.
Dovrà essere garantita la seguente tempistica di consegna:
TIPOLOGIA DI CORRISPONDENZA
DESTINAZIONE:
CONSEGNE ALL’INTERNO DEL COMUNE
DESTINAZIONE:
CONSEGNE IN ALTRE LOCALITA’
POSTA ORDINARIA Entro il 3° giorno lavorativo successivo alla consegna
Entro il 6° giorno lavorativo successivo alla consegna
POSTA RACCOMANDATA Entro il 2° giorno lavorativo successivo alla consegna
Entro il 4° giorno lavorativo successivo alla consegna
AVVISO DI RICEVIMENTO DELLE RACCOMANDATE
L’avviso dovrà riportare l’ufficio comunale mittente e il numero di protocollo o gli eventuali riferimenti segnati dagli uffici comunali.
Gli avvisi di ricevimento delle raccomandate dovranno essere restituiti debitamente compilati con i dati della consegna alla stazione appaltante entro 20 giorni dalla data del ritiro della posta presso il Comune
Si precisa quanto segue:
- la posta segnalata come urgente dall'Ufficio Protocollo dovrà comunque essere spedita il giorno lavorativo successivo alla consegna;
- eventuale pedizione di quantitativi ingenti sarà preventivamente comunicata con congruo anticipo;
- la corrispondenza da recapitare sul territorio extra-nazionale in caso di elezioni dovrà essere quantificata e fatturata separatamente.
L’affidatario dovrà assicurare una copertura sul territorio della Provincia di Milano pari al 100%, almeno all’80% sul territorio regionale e almeno 70% sul territorio nazionale. Dovrà provvedere anche alla corrispondenza verso quelle destinazioni non coperte dal proprio
servizio a mezzo di altro gestore autorizzato applicando al Comune la medesima tariffa di Poste Italiane.
ART. 5 - RESPONSABILITA’ DITTA AGGIUDICATARIA
L’affidatario organizzerà l’esecuzione del servizio, a sua cura e spese, fornendo manodopera necessaria e l’organizzazione tecnica, provvedendo ad eventuali assenze con una immediata sostituzione.
In caso di sciopero dei propri dipendenti, l’affidatario sarà tenuto a darne comunicazione al Comune di Legnano in via preventiva e tempestiva e assicurando comunque il rispetto delle disposizioni di cui ala Legge 12/06/1990 n. 146 art. 1 – comma 2 lettera e) – e successive modificazioni ed integrazioni, attenendosi al disposto “per tutela dei servizi minimi essenziali”, rientrando il servizio in oggetto dell’appalto in tale casistica.
All’inizio del servizio dovrà anche essere comunicato il referente ai cui il Comune di Legnano potrà contestare eventuali inadempienze o fare comunicazioni di qualsiasi natura.
Con l’affidamento del servizio di corrispondenza, inoltre, il Comune di Legnano, in qualità di titolare del trattamento dei dati contenuti nei documenti relativi al servizio, designa formalmente l’affidatario quale “Responsabile esterno del trattamento”, ai sensi dell’art. 29 del D.Lgs.196/2003 e del GDPR 679/2016.
Conseguentemente l’affidatario deve garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia dei trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla riservatezza degli invii di corrispondenza ed alla sicurezza del funzionamento.
E’ vietata la cessione, anche parziale del contratto.
E’ ammesso il subappalto entro il limite del 50% dell’importo complessivo dell’appalto e con le modalità di cui all’art 105 del D.Lgs. 50/2016, previa indicazione in sede di gara delle parti di servizio oggetto di subappalto.
L’affidatario risponde pienamente per danni a persone e cose che dovessero derivare dall’espletamento delle prestazioni contrattuali imputabili direttamente o indirettamente ad esso o a suoi dipendenti.
Ai sensi dell’art. 106, comma 12, del D.Lgs. 50/2016 qualora, nel corso dell’esecuzione del contratto, occorra un aumento od una diminuzione nelle prestazioni, l’affidatario è obbligato ad assoggettarsi, agli stessi patti, prezzi e condizioni del contratto originario, fino alla concorrenza del quinto del prezzo di appalto.
ART. 6 – APPALTO A MISURA
Il presente appalto verrà stipulato a misura, pertanto il corrispettivo da pagarsi sarà determinato secondo unità di prezzo del servizio effettivamente svolto e finito.
ART. 7 – MODALITA’ DI PAGAMENTO
Mensilmente l’affidatario del servizio emetterà fattura elettronica (intestata a “Comune di Legnano – Ufficio Fatture Elettroniche Protocollo: CODICE IPA 94VNCA.”) riportando in maniera distinta la corrispondenza recapitata direttamente con applicazione delle riduzione
tariffarie e quella inviata tramite Poste Italiane con applicazione delle tariffe praticate da Poste Italiane.
Le fatture dovranno essere corredate dalle distinte di spedizione al fine di permettere il controllo da parte dell’ufficio comunale competente.
Il pagamento delle fatture sarà effettuato nel termine di 30 giorni dal ricevimento delle fatture previa verifica della regolarità contributiva (Durc).
Il Comune di Legnano opererà ai sensi dell’art. 30, comma 5, del D.lgs 50/2016 la ritenuta dello 0,5% sull’importo netto pagabile a garanzia del rispetto degli obblighi contributivi.
Si stabilisce sinora che il Comune di Legnano potrà rivalersi, mediante ritenuta da operarsi in sede di pagamento dei corrispettivi di cui sopra, per ottenere la rifusione di eventuali danni, già contestati all’affidatario, o il rimborso di spese e pagamento di penalità.
Eventuali contestazioni sospenderanno il termine di pagamento.
Per eventuali interessi di mora si applicherà il tasso BCE come previsto dalla legge.
ART. 8 – OBBLIGHI RELATIVI ALLA TRACCIABILITA’ DEI FLUSSI FINANAZIARI.
In applicazione a quanto previsto dall’art. 3 della Legge n. 136/2010 riguardo la tracciabilità dei flussi finanziari, l’affidatario assumerà, pena nullità del contratto, tutti gli obblighi previsti dalla citata norma e s.m.i. ivi compresa la comunicazione, ai fini del pagamento della fornitura, degli estremi di c/c bancario o postale dedicato, anche non in via esclusiva, le generalità delle persone delegate ad operarvi nonché apposita sottoscrizione di impegno degli obblighi a proprio carico derivanti dalla citata Legge 136/2010.
ART. 9 - PENALITA’
In caso di inadempimento di una o più degli obblighi di cui al presente capitolato, il Comune di Legnano avrà la facoltà di applicare una penale giornaliera compresa tra € 50,00 a € 250,00 in relazione all’entità dell’inadempimento.
Il Comune di Legnano a seguito dell’applicazione di n. 3 penali nel corso della durata del contratto potrà, a proprio insindacabile giudizio, procedere alla risoluzione del contratto senza oneri aggiuntivi e fatto salvo l’eventuale risarcimento danni.
ART. 10 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO PER GRAVI INADEMPIENZE.
Il presente contratto potrà essere risolto con effetto immediato da parte del Comune di Legnano nei casi di cui all’art. 108 del D.Lgs 50/2016 nonchè:
- qualora l’affidatario non adempia in maniera puntuale e precisa alle proprie obbligazioni e persista nell’inadempimento trascorsi 30 giorni dal ricevimento della diffida ad adempiere, comunicatogli per iscritto dal Comune di Legnano;
- nel caso di applicazione di 3 penali nel corso dell’appalto.
ART. 11 – DIRITTO DI RECESSO DAL CONTRATTO AI SENSI D.L. 95/2012.
In adempimento e nei termini di quanto disposto dall’art. 1 del D.L. 95/2012, il Comune di Legnano si riserva il diritto di recedere dal presente contratto qualora nel corso della durata del contratto si accerti l’attivazione di convenzioni Consip, di cui all’art. 26 della L. 488/1999, relative ai servizi postali con parametri migliorativi rispetto al contratto stipulato.
ART. 12 - DISDETTA DEL CONTRATTO DA PARTE DELL’IMPRESA
Qualora l’affidatario dovesse disdettare il contratto prima della scadenza convenuta, senza giustificato motivo o giusta causa, il Comune di Legnano tratterà senz’altro, a titolo di penale, tutto il deposito cauzionale definitivo, addebitando le maggiori spese emergenti per l’assegnazione della fornitura ad altra ditta concorrente, a titolo di risarcimento danni.
ART. 13 - SPESE IMPOSTE E TASSE
Spese, oneri, bolli, imposte e tasse inerenti al contratto, comprese quelle relative alla stesura degli atti ed alle formalità necessarie alla sua registrazione, esecuzione, modificazione ed estinzione, nonché tutte le imposte e tasse presenti e future sono a carico del fornitore.
L’IVA se ed in quanto dovuta, è a carico del Comune di Legnano.
ART. 14 - NORME FINALI
Per quanto non compreso nelle presenti condizioni, si farà riferimento alle normative vigenti in materia di contrattualistica pubblica.
