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286 30/08/2017
Determina di stipula del contratto per il servizio di gestione degli archivi cartacei dell’Istituto da parte del del Rti con capogruppo Italarchivi srl. Stipula del contratto.
IL DIRETTORE CENTRALE
Viste le “Norme sull’Ordinamento amministrativo-contabile in attuazione dell’art. 43 del Regolamento di organizzazione” di cui alla determinazione del Presidente del 16 gennaio 2013, n. 10;
Vista la determinazione n. 339 del 13 dicembre 2016, con la quale il Presidente dell’Istituto ha predisposto il bilancio di previsione per l'esercizio finanziario 2017;
Vista la deliberazione n. 23 del 28 dicembre 2016, con la quale il Consiglio di indirizzo e vigilanza ha approvato il bilancio di previsione per l'esercizio finanziario 2017;
Vista la determinazione n. 135 del 16 marzo 2017, con la quale il Presidente dell’Istituto ha approvato il documento “obiettivi delle strutture centrali e territoriali, preventivo finanziario gestionale per l’esercizio 2017”;
Vista la determinazione n. 13 del 16 marzo 2017, con la quale il Direttore generale ha disposto l’attribuzione delle risorse finanziarie per l’esercizio 2017 ai responsabili delle Strutture centrali e territoriali;
Vista la propria determinazione n. 126/2015 con cui, nell’ambito della “Convenzione per lo svolgimento di attività di supporto in tema di acquisizione di beni e servizi”
stipulata il 13 luglio 2012 tra INAIL e Consip spa, quest’ultima è stata autorizzata all'espletamento di una procedura aperta in ambito comunitario per l’affidamento del servizio di gestione degli archivi cartacei dell’INAIL da aggiudicare con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa per la durata di sei anni con facoltà di rinnovo di anno in anno, fino ad un massimo di ulteriori due anni ai sensi dell’art. 29 comma 1 del d.lgs n. 163/2006 per un valore complessivo dell’appalto pari ad euro 15.340.000,00 oltre IVA;
Preso atto che con nota n. 14748 del 14 giugno 2016, Consip ha comunicato al RTI costituendo “ITALARCHIVI S.r.l.” e "PLURIMA S.p.A." l’aggiudicazione definitiva efficace della suddetta procedura di gara;
Considerato che in data 29 agosto il suddetto Rti ha completato l’invio della documentazione necessaria alla stipula del contratto;
Preso atto che l’importo massimo stimato del contratto, calcolato sulla base dei prezzi unitari al netto dei ribassi offerti dal Rti, moltiplicati per i volumi presunti di cui al punto 3.1 del capitolato tecnico, rapportati ai sei anni di durata contrattuale,
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è pari ad € 5.820.000,00 in c.t. al netto dell’IVA e al netto del costo della restituzione finale degli archivi al termine del contratto, calcolato in via presuntiva in un importo pari ad € 492.370,00 in c.t.;
Considerato che a partire dalla data della stipula inizierà la fase preliminare che terminerà entro 90 giorni dalla data di stipula del contratto stesso e, pertanto, i servizi di gestione degli archivi cartacei continueranno ad essere svolti dal Rti con capogruppo Bucap presumibilmente fino ai primi giorni del mese di dicembre;
Vista la relazione dell’Ufficio III in data 29 agosto 2017 che forma parte integrante della presente determina;
Accertata la necessaria disponibilità finanziaria di competenza e di cassa sul capitolo U.1.03.02.13 del bilancio di previsione 2017 articolato secondo il sistema di classificazione del bilancio dello stato e secondo la ripartizione in missioni e programmi definita in sede di previsione;
DETERMINA
- di autorizzare la stipula del contratto con il Rti con capogruppo Italarchivi srl per la gestione degli archivi dell’Inail per la durata di sei anni con facoltà di rinnovo di anno in anno, fino ad un massimo di ulteriori due anni ai sensi dell’art. 29 comma 1 del d.lgs. n. 163/2006, per un importo massimo stimato di € 5.820.000,00 in c.t. per sei anni al netto dell’IVA e al netto del costo della restituzione finale degli archivi al termine del contratto, calcolato in via presuntiva in un importo pari ad € 492.370,00 in c.t.. La restituzione finale degli archivi dovrà essere svolta con le modalità di cui al punto 6.9 del capitolato tecnico e il relativo costo effettivo sarà comunque individuato sulla base dei prezzi unitari indicati nell’offerta economica.
- di autorizzare l’assunzione dell’impegno della spesa presunta di € 68.940,00 oltre IVA pari a € 15.166,80 per una spesa complessiva di € 84.106,80 da sostenere per lo svolgimento dei servizi di presa in carico e conservazione degli archivi nel periodo dal 1° dicembre al 31 dicembre 2017, che graverà sul capitolo U.1.03.02.13 del bilancio di previsione 2017 articolato secondo il sistema di classificazione del bilancio dello Stato e secondo la ripartizione in missione e programmi definita in sede di previsione.
Roma, 30/08/2017
Il Direttore centrale f.to dott. Ciro Danieli
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Roma, 29 agosto 2017
Al Direttore Centrale
OGGETTO: servizio di gestione degli archivi cartacei dell’Istituto da parte del del Rti con capogruppo Italarchivi srl. Stipula del contratto.
Con sua determina n. 126/2015, nell’ambito della “Convenzione per lo svolgimento di attività di supporto in tema di acquisizione di beni e servizi” stipulata il 13 luglio 2012 tra INAIL e Consip spa, quest’ultima è stata autorizzata all'espletamento di una procedura aperta in ambito comunitario per l’affidamento del servizio di gestione degli archivi cartacei dell’INAIL da aggiudicare con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa per la durata di sei anni con facoltà di rinnovo di anno in anno, fino ad un massimo di ulteriori due anni ai sensi dell’art. 29 comma 1 del d.lgs n. 163/2006 per un valore complessivo dell’appalto pari ad euro 15.340.000,00 oltre IVA.
Con nota n. 14748 del 14 giugno 2016, Consip ha comunicato al RTI costituendo
“ITALARCHIVI S.r.l.” e "PLURIMA S.p.A." l’aggiudicazione definitiva efficace della suddetta procedura di gara.
Avverso il provvedimento di aggiudicazione sono stati proposti ricorsi sia dal Rti con Capogruppo FDM DOCUMENT DYNAMICS srl, classificatosi secondo in graduatoria, che dal Rti con Capogruppo Bucap spa, classificatosi ultimo in graduatoria.
Il primo dei predetti ricorsi è stato respinto dal TAR Lazio, con sentenza n. 06304/2017 del 26 maggio u.s., che non è passata in giudicato in quanto il termine per proporre appello scadrà il 23 settembre 2017.
Il secondo ricorso è stato respinto, con la condanna dal ricorrente al pagamento delle spese di giudizio, liquidate in euro 6.000,00, dal Tar Lazio, Sezione II, con sentenza del 9 novembre 2016.
Avverso la suddetta sentenza il Rti ha proposto appello tuttora pendente innanzi al Consiglio di Stato, che ha fissato l’udienza per il 12 ottobre 2017.
Sono state pertanto avviate le attività finalizzate alla stipula del contratto con il Rti con capogruppo ITALARCHIVI S.r.l. che, a seguito di richiesta in data 31 maggio 2017, ha prodotto la documentazione per poter acquisire le informazioni antimafia.
In data 28 giugno 2017 è stata inoltrata apposita richiesta alle competenti Prefetture tramite la Banca Dati Nazionale antimafia (BDNA) e, pertanto, a partire dal 28 luglio, data di scadenza del termine previsto dall’art. 92, comma 2, del decreto legislativo 6
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settembre 2011, n. 159 (codice antimafia), può essere stipulato il contratto inserendo una clausola che preveda l’automatica risoluzione ai sensi del comma 3 del medesimo articolo 92, in caso pervengano informazioni positive dopo la stipula del contratto medesimo.
L’importo massimo stimato del contratto, calcolato sulla base dei prezzi unitari al netto dei ribassi offerti dal Rti, moltiplicati per i volumi presunti di cui al punto 3.1 del capitolato tecnico, rapportati ai sei anni di durata contrattuale, è pari ad € 5.820.000,00 in c.t. al netto dell’IVA e al netto del costo della restituzione finale degli archivi al termine del contratto, calcolato in via presuntiva in un importo pari ad € 492.370,00 in c.t..
La restituzione finale degli archivi dovrà essere svolta con le modalità di cui al punto 6.9 del capitolato tecnico e il relativo costo effettivo sarà comunque individuato sulla base dei prezzi unitari indicati nell’offerta economica.
In data 29 agosto u.s. inoltre, il Rti ha altresì completato l’invio della documentazione necessaria per la stipula del contratto che è risultata conforme a quanto previsto negli atti di gara e, pertanto, sussistono i presupposti per poter procedere alla stipula del contratto con il medesimo Rti con capogruppo ITALARCHIVI S.r.l.
A partire dalla data della stipula, come previsto nel capitolato, inizierà la fase preliminare che terminerà entro 90 giorni dalla data di stipula del contratto stesso e, pertanto, i servizi di gestione degli archivi cartacei continueranno ad essere svolti dal Rti con capogruppo Bucap presumibilmente fino ai primi giorni del mese di dicembre 1° dicembre.
Durante tale fase, infatti, è previsto lo svolgimento delle seguenti attività:
1. Il fornitore deve rendere operativo e personalizzare secondo le esigenze dell’Istituto il proprio sistema informativo secondo le specifiche descritte nel par. del capitolato ivi inclusa l’attività di importazione delle liste di consistenza informatica;
2. L’Istituto deve rilasciare il collaudo del sistema informativo e delle relative personalizzazioni anche al fine di concordare termini e modalità della reportistica necessaria alle verifiche di conformità delle prestazioni svolte;
3. Il fornitore deve allestire il locale di deposito con almeno il 50% (in metri lineari utili) delle scaffalature necessarie e con le attrezzature ed i mezzi necessari alla gestione del servizio e produrre l’attestato di conformità al D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196
“Codice in materia di protezione dei dati personali”.
Dalla data di effettivo avvio dei servizi, per il quale dovrà essere redatto apposito verbale, come previsto al par. 5.1 del suddetto capitolato, il Rti con capogruppo Italarchivi srl inizierà le operazioni di presa in carico della documentazione custodita presso i depositi del Rti con capogruppo Bucap spa e la progressiva conservazione nei propri depositi.
I prezzi forfettari e unitari previsti per lo svolgimento di tali attività da sostenere durante il mese di dicembre 2017 sono indicati nell’offerta economica del fornitore e in particolare:
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A
Trasporto e presa in carico iniziale della documentazione archiviata pari a 465.572 scatole (cfr. tabella volumi di cui al par.3.1 del capitolato):
€ 1.167.831,00 (prezzo forfettario proposto in sede
di gara)
B Custodia della documentazione presa in
carico € 0,07/scatola/mese
C Restituzione di u.d.a. all’Istituto per la consultazione
C.1 Estrazione u.d.a. € 1,998/u.d.a.
C.2 Consegna/ritiro u.d.a. (originale
cartaceo) € 15,984/u.d.a.
C.3 Inoltro pagine (scan on demand) € 0,0999/Pagina
Le attività di cui alla precedente lettera a) saranno remunerate secondo quanto previsto al par. 6.1.11 del capitolato tecnico tenuto conto il nuovo fornitore dovrà prendere in carico circa n. 30 pedane al giorno da ciascun deposito del Rti Bucap pari a circa 300 metri lineari corrispondenti a circa 600 scatole. Il corrispettivo sarà riconosciuto in misura pari alla percentuale di scatole trasferite nel periodo di riferimento rispetto al volume totale di scatole oggetto del servizio di trasporto e presa in carico.
Alla luce di quanto sopra esposto, vista la localizzazione dei depositi del Rti Bucap e considerato che a partire dalla data presunta di avvio dei servizi e fino al 31 dicembre 2017 saranno effettuati 11 viaggi, il Rti con capogruppo Italarchivi, entro la fine del corrente anno potrà essere in grado di prendere in carico circa 9900 ml. lineari di archivi corrispondenti a circa 19.800 scatole pari a circa il 4,5% del totale delle scatole, pari ad una spesa che, cautelativamente, può essere stimata in € 52.550,00 oltre IVA.
Nel contempo, il Rti dovrà altresì essere remunerato:
- il servizio di custodia di tali scatole prese in carico per una spesa che può essere stimata in € 1.390,00 oltre IVA;
- l’eventuale servizio di restituzione di u.d.a all’Istituto per la consultazione che può essere stimato in circa € 15.000,00 oltre IVA
Alla luce di quanto sopra esposto si propone:
- di autorizzare la stipula del contratto con il Rti con capogruppo Italarchivi srl per la gestione degli archivi dell’Inail per la durata di sei anni con facoltà di rinnovo di anno in anno, fino ad un massimo di ulteriori due anni ai sensi dell’art. 29 comma 1 del d.lgs. n. 163/2006, per un importo massimo stimato di € 5.820.000,00 in c.t. per sei anni al netto dell’IVA e al netto del costo della restituzione finale degli archivi al termine del contratto, calcolato in via presuntiva in un importo pari ad € 492.370,00 in c.t.. La restituzione finale degli archivi dovrà essere svolta con le modalità di cui al punto 6.9 del capitolato tecnico e il relativo costo effettivo sarà comunque individuato sulla base dei prezzi unitari indicati nell’offerta economica.
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- di autorizzare l’assunzione dell’impegno della spesa presunta di € 68.940,00 oltre IVA pari a € 15.166,80 per una spesa complessiva di € 84.106,80 da sostenere per lo svolgimento dei servizi di presa in carico e conservazione degli archivi nel periodo dal 1° dicembre al 31 dicembre 2017, che graverà sul capitolo U.1.03.02.13 del bilancio di previsione 2017 articolato secondo il sistema di classificazione del bilancio dello Stato e secondo la ripartizione in missione e programmi definita in sede di previsione.
Si propone per la firma l’allegata determina.
Il responsabile dell’ufficio f.to Dott.ssa Antonella De Pero
