EDUCATIONAL PER LA CONTABILITA E LA GESTIONE AMMINISTRATIVA

EDUCATIONAL PER LA CONTABILITA’

E LA GESTIONE AMMINISTRATIVA

Premessa

LA GESTIONE ECONOMICA DELL’AZIENDA

Prima di iniziare l’esame dei mezzi di cui dispone il capo dell’azienda per assicurare una buona gestione di quella affidatagli, sarà opportuno risalire alle fonti ed analizzare brevemente l’azienda nel suo complesso.

Allorquando si cerca di rappresentarla graficamente, la figura che meglio la ritrae è una PIRAMIDE, alla cui base si notano le funzioni ed i servizi (officine, cantieri, servizi vari) ed all’apice il capo dell’azienda, attorniato da circuiti d’informazione discendente (TRASMISSIONI DI ORDINI) ed ascendente (TRASMISSIONI DI DATI STATISTICI).

Tra la base ed il vertice della piramide, dal basso in alto, si articola lo scaglionamento dei mezzi statistici, rappresentati dalla:

 CONTABILITA’ ANALITICA che, classificando i costi ed i ricavi in base alle loro funzioni (cioè destinazioni), permette di analizzarli con precisione;

 CONTABILITA’ GENERALE che, raggruppando i costi ed i ricavi in base alla loro natura, permette di giungere alla loro sintesi.

Questa sintesi è una sintesi:

 della gestione operativa e direzionale che si riscontra nel conto “PERDITE E PROFITTI”;

 della gestione finanziaria che si trova nella “SITUAZIONE PATRIMONIALE”.

Questi due prospetti costituiscono insieme l’ultimo documento statistico d’informazione per l’altra direzione.

Definire con precisione le funzioni che si esplicano in una azienda, il delimitare con esattezza i servizi è compito dell’organigramma funzionale, mentre il ripartire, in maniera precisa le responsabilità delle persone è invece compito dello organigramma strutturale. Queste sono le condizioni indispensabili per una libera circolazione dei documenti d’ informazione, siano essi discendenti od ascendenti.

La gestione generale di qualsiasi azienda si sviluppa in un quadro essenzialmente finanziario, perché tutti i fatti che avvengono, tutte le operazioni e tutti gli sforzi di coloro che operano e cooperano nell’azienda debbono mirare, in primo luogo, a fare fruttificare i capitali loro affidati e che via via si trasformano in costi od in ricavi, captati dalla contabilità.

Uno studioso americano Mr. F. LAY, in un articolo molto sintetico ha rappresentato graficamente le fasi della mansione direzionale ed i compiti della contabilità necessari per una buona e dinamica direzione.

In sintesi si può dire che la direzione è un attività che fa accader le cose e perché le stesse si susseguano in un erto ordine esistono procedimenti basilari che si possono così sintetizzare.

1. Formulazione delle politiche aziendali, a seguito della scelta dell’ obiettivo;

2. Organizzazione cioè determinazione di attività, di processi produttivi e di tutte quelle risorse che sono necessarie per l’esecuzione delle politiche;

3. Esecuzione ossia emissione di ordini per l’esecuzione e l’attuazione dei programmi;

4. Direzione o supervisione cioè studio dei risultati della gestione nel momento steso in cui l’azione si sta svolgendo;

5. Conoscenza dei risultati operazione che racchiude in sé una revisione giudiziale di tutte e quattro le precedenti attività.

Contabilità generale

Come si è detto nella premessa la contabilità generale assolve ad obblighi di legge (C.C articoli dal 2214 al 2220) ed inizia le seguenti registrazioni con i primi versamenti dei decimi del capitale sociale sottoscritto dai soci promotori. Sviluppa le sue scritture registrando la proiezione in numerario di tutti i fatti amministrativi dell’azienda. Chiude attraverso operazioni, dette appunto

“operazioni di chiusura di bilancio”, in un bilancio di esercizio annuale i risultati della gestione aziendale. Si ha da questo che la contabilità generale deve essere tenuta in osservazione degli stabiliti di legge e raccoglie nei suoi conti qualsiasi fatto aziendale che abbia un riscontro valutabile in moneta.

L’osservazione dei depositi di legge e la leale chiarezza della tenuta dei conti fornisce quindi la storia patrimoniale ed economica dell’azienda costituendo elementi di prova. A questo effetto devesi tener presente che il codice civile (art. 2709) dichiara che i libri e le scritture contabili fanno prova contro l’imprenditore, tuttavia chi vuole trarne vantaggio non può scindere il contenuto.

Logico disposto, in quanto la prova fornita da un solo elemento contabile è annullabile mediante altre registrazioni fatte prima o dopo quella presa in considerazione. L’articolo 2710 riconferma la validità di prova particolarmente tra imprenditori, ma sottolinea che i libri bollati e vidimati possono fornirla solo se

“regolarmente tenuti”.

Si è detto nella premessa che i libri obbligatori sono due: il libro giornale ed il libro degli inventari. La legge stabilisce che questi libri siano bollati e vidimati. Il fatto di essere bollati è un aspetto legale – fiscale. La vidimazione invece è un fatto strettamente legale e rivolto all’aspetto probatorio dei libri stessi. La bollatura avviene infatti presso gli Uffici Fiscali, la vidimazione preso la Cancelleria del Tribunale Civile. La vidimazione iniziale ci attesta che in quel momento la Cancelleria del Tribunale constata l’esistenza del libro vidimato, la vidimazione annuale posta sotto l’ultima scrittura attesta che quando è registrato tra due vidimazioni è stato scritto tra questi due momenti e non prima e non dopo.

È sul libro giornale che sono annotati in ordine cronologico tutti i fatti amministrativi aziendali esprimibili in valore monetario.

Da una eventuale lettura di una registrazione di un giornale si ha notizia del singolo fatto illustrato nell’articolo steso. Difficile è il collegare le varie registrazioni secondo i conti di competenza relativi alle registrazioni stesse. In base a questo, qualche legislazione straniera pose obbligatorietà anche dei “libri mastri”.

Va tenuto presente che si dice libro giornale ma la legge ammette che questo libro possa essere formato da più libri e questo si ha quando le registrazioni sono fatte su libri diversi corrispondenti ai conti prestabiliti da un piano contabile oppure quando l’azienda avendo sedi multiple crea o un libo giornale per ogni sede o una determinata serie di libri giornale per ogni sede. Il caso della serie di giornali è oggi sempre più comune per l’applicazione dei vari tipi di macchine contabili. Quando i giornali sono multipli i totali progressivi dei vari libri forniscono una situazione contabile illustrante il complesso dei movimenti registrati ripartito nei conti previsti dal piano contabile.

Storicamente si può dire che i primi libri contabili furono i libri giornali ed il loro nome deriva dal fatto di ricevere giornaliera annotazione dei fatti amministrativi aziendali. Come si è detto prima, con questo modo di annotazione per avere dati di situazione si rende necessario riprendere le singole registrazioni raggrupparli per singoli conti su un alto libro, detto mastro.

Nacque successivamente un unico libro detto giornalmastro o contabilità all’americana che permetteva nel lato sinistro una registrazione cronologica dei fatti e nelle colonne poste nella parte destra del giornale uno sviluppo in conti stabiliti da un piano prefissato.

Scherzosamente si potrebbe dire che questo tipo di libro deve essere stato inventato da una cartiera, perché, pur limitando il numero dei conti, si fa uso di una grande quantità di carta con poche cifre sparse nelle varie colonne.

Fu in seguito ideato di avere un mastro a schede mobili che, di volta in volta, scelte ed allineate alle singole registrazioni giornaliere del libro giornale raccolgono per ricalco le registrazioni permettendo lo sviluppo delle cifre nei singoli conti contemporaneamente alla registrazione fatta sul giornale. Questo sistema ebbe il suo esordio con una lavorazione a mano e successivamente mediante impiego di macchine contabili aventi anche possibilità, oltre alla registrazione, di addizionare le cifre scaricando poi totali giornalieri o settimanali su schede apposite riepilogative facilitanti le operazioni di chiusura. Questi mezzi a ricalco evitavano le laboriose ricerche di collimazione fra i totali di giornale i di mastri che fino a circa 30 anni fa ossessionavano i contabili, dato che nel riportare le cifre dei giornali sui conti del mastro facilmente avvenivano sbagli di riporto.

Si ebbe poi la possibilità d’impiego dei calcolatori, prima elettromeccanici, poi elettronici. Le operazioni di registrazione con questi mezzi sono effettuate mediante perforazione di schede o di bande oppure mediante impressione magnetica su nastri. Questa prima fase ha una preponderanza di lavoro umano e conseguentemente difficoltà nei tempi di lavoro. Ottenuta una scheda o una banda o un nastro tutte le operazioni successive sono fatte dalla macchina impiegata. Questa con le sempre maggiori sue possibilità, aumenta gli sviluppi che si possono trarre dalle ritrazioni, non solamente quali registrazioni storiche ma anche come mezzi di analisi statistiche. Chi è estraneo alle tecniche ragionieristiche può chiedersi se con questi mezzi è superata la tecnica della partita doppia. La risposta è negativa perché i dati finali contabili trovano sempre il loro logico concatenamento mediante la tecnica della partita doppia. L’enorme massa di documentazione registrati e la ripartizione tra vari operatori fa sì che molti di questi effettuino un lavoro elementarizzato per cui sfugge ai singoli la visione che quanto essi fanno rimanere costantemente inquadrato nella tecnica della partita doppia. Per una visione panoramica dell’amministrazione e della contabilità non è caso di dover illustra in cosa consiste la partita doppia perché è una tecnologia necessaria a chi deve operare in contabilità ma non è

indispensabile la sua conoscenza a chi deve solamente avere un’idea generale della contabilità. Si è cercato di offrire una rapida carrellata sulla contabilità generale e si rende necessario per completarla di dare un’illustrazione, sia pure concisa, sui conti che essa impiega. Dato che i principali conti risultano sul bilancio o sul conto dei profitti e delle perdite si ritiene opportuno rinviare questa illustrazione alla successiva trattazione di questi due documenti riassuntivi della gestione annuale dell’azienda. Il libro degli inventari dà una elencazione particolareggiata degli elementi patrimoniali elencati in forma sintetica nel bilancio di esercizio.

Note sul collegamento della contabilità industriale con la contabilità generale

Quanto concerne la contabilità industriale ed il sistema budgetario sono argomenti che saranno svolti dal dott. E. Agosta. Resta dal delineare quali sono i punti di collimazione tra contabilità generale e contabilità industriale. Si è detto che la contabilità industriale sviluppa un’analisi degli elementi rilevanti massivamente dalla contabilità generale. Dall’analisi consegue la critica e quindi la contabilità industriale nel fornire dati particolareggianti sulla costituzione dei coti permette di fornire elementi atti all’intento di contenere i costi in limiti di validità economica.

Dall’ esame dei costi consuntivi con ponderate estrapolazioni di delineano i costi preventivi.

I preventivi considerano le possibilità gestionali future. Il preventivo rappresenta un traguardo da raggiungere, ma solo un sistema che dia reazioni cibernetiche di rettifica d ‘azione per scostamento (eccedenti il tollerabile) tra risultati e previsioni relativi a brevi intervelli può agevolare il raggiungimento dell’obiettivo. La tecnologia che offre un valido sistema è quella del controllo a budget.

Per quanto concerne il collegamento tra contabilità generale e contabilità industriale si può dire che nel cercare di definire cosa si intende per contabilità industriale i sono posti i termini del collegamento. Infatti dicendo che la contabilità industriale analizza gli elementi rilevati massivamente dalla contabilità generale è reso evidente che il riscontro di validità computistica di qualsiasi dato fornito dalla contabilità industriale si ha dal controllo se la sommatoria dei dati di analisi dà un totale uguale a quello risultante nella contabilità generale. Può sembrare che questo sia di un’evidenza lapalissiana eppure è necessario costantemente tener presente tale affermazione, perché nell’elaborare i dati primi per fornire configurazioni varie di costi, possono crearsi facili dimenticanze, errori ecc. che impediscono la collimazione dei dati inali infirmandone la validità stessa.

Va tenuto presente che la contabilità generale si esprime sempre in termini assoluti: importi pagati, affermazioni di credito o di debito ecc. La contabilità industriale quando i trova di fronte a problemi di attribuzioni di costi può avere anche essa termini assoluti se si tratta di elementi di costo direttamente imputabili ma perviene a decisioni arbitrali, e si spera mai arbitrarie, nei casi di ripartizione di costi indirettamente attribuibili. Ne consegue che nel determinare dei costi si possono con logiche ineccepibili, pur del tutto diverse, dare veri configurazioni di coti. Il controllo della validità logica di una configurazione rispetto ad un’altra è ragionamento che ha carattere tecnologico non insito nella contabilità stessa, questa, per quanto concerne i costi consuntivi, come già detto, si limita ad un riscontro di validità computistica mediante confronto del totale dei costi configurati ed i costi risultanti delle registrazioni della contabilità generale.

La contabilità generale conserva nelle varie aziende aspetti pressoché uniformi e questo ha portato alcuni Stati a normalizzare legalmente i piani dei conti. La contabilità industriale rappresenta una proiezione grafica espressa in valori monetari della produzione e quindi varia non solo a seconda delle caratteristiche merceologiche delle aziende ma anche a seconda delle loro strutture. La contabilità industriale non presenta quindi possibilità di normalizzazione e molto complessa si presenta la preparazione di coloro che devono operar in questo campo. Un validissimo contabile industriale se si sposta in un’azienda da lui non conosciuta deve per un certo periodo dedicarsi alla conoscenza profonda della tecnologia di quell’azienda e solamente dopo questa preparazione può proficuamente dedicarsi alla contabilità industriale di quell’azienda.

Nothing to add…

Special Thanks to:

Chicchio Bio Europe Fondo Sociale Europeo Cristina Scalvini Stefano Borghesi Dario Mantegazza Luca Massardi Travelute Lynna Lee Mino Rossi

Laura Chen

Copyright, Milano, June 2004 by E.Roll & Partners S.a.s.

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Attenzione! Nella gestione amministrativa e contabile non ci sono mai pause.

Gli americani, nell’immagine sovrastante, sono anche ineducati in quanto potrebbero rilassarsi pochi metri più avanti. Il “frutto del loro combattimento” non dovrebbe essere lasciato bene in vista durante la pausa.

Noi della gestione amministrativa possiamo dire che non abbiamo mai pause, perché la gestione amministrativa è inarrestabile.

N.B. La crudeltà dell’immagine sovrastante è stata indicata non per particolari attinenze, ma solo per smuovere l’attenzione degli addetti ai lavori amministrativi delle aziende che di solito, purtroppo, hanno pochi stimoli nonostante la delicatezza degli argomenti.

INDICE

Prefazione ... pg.05 Il problema ...………. pg.06

Alcune ricerche storiche sulla ragioneria nel mondo romano……….. pg 07 Considerazioni storiche sull’origine della partita doppia: Luca Pacioli pg.08 Scritture contabili ...……… pg.10

Contabilità generale ...………. pg.11 Il bilancio ...……… pg.11

Paul Samuelson………. pg.12

La prima nota ...………. pg.16

 considerazioni generali ...……… pg.16

 il libro cassa...……… pg.17

 i libri contabili……… pg.18

 note operative per una corretta e chiara

tenuta della prima nota ... ……….. pg.20 Il collegamento fra la contabilità generale

e la contabilità industriale ...……….. pg.21 La contabilità analitica dei costi ...………... pg.21 La determinazione delle rimanenze ...……… pg.23 Scadenzario ...……….pg.25

Reati commessi in relazione alla tenuta delle

scritture contabili ...………. pg.28

Termini e modalità di registrazione delle fatture ...……….. pg.31 Il segreto bancario ...………….. pg.31

L’analisi di bilancio ...………. pg.32

 il bilancio come strumento informativo ...……… pg.32

 analisi dell’equilibrio patrimoniale - finanziario………. pg.33

 analisi della redditività ...……….. pg.37 Adempimenti riguardanti le operazioni intracomunitarie ……… pg.41 Adempimenti riguardanti il bilancio ...……….. pg.43 Il collegio sindacale ...………. pg.43

Quest’opera vuole rappresentare un pratico mezzo di consultazione per aiutare gli addetti ai lavori

“non specialisti” a migliorare il loro approccio con le problematiche amministrative nelle aziende.

Gli argomenti trattati sono vari e riferiti ad esigenze immediate e quotidiane che spesso si rendono necessarie. Tra gli altri svariati argomenti vi è anche un “tentativo” di presentare un elenco delle principali scadenze aziendali, che come ben sapete, sono moltissime: lo scadenzario aziendale che presentiamo è frutto di un compromesso nel meandro amplissimo delle scadenze burocratico - fiscali vigenti in Italia nei vari settori delle attività. Noi abbiamo ritenuto opportuno concentrarci sull’aspetto tributario, senza trascurare altre scadenze come quelle civilistiche e commerciali. L’opera è interessante per i collaboratori di aziende, per titolari e per stage specialistici di ricercatori in materia aziendale, quale strumento di primo supporto.

L’opera è di tipo modulare: la caratteristica modulare permette di considerare quest’opera sempre in ampliamento, in cui sono sempre possibili continui aggiornamenti ed integrazioni al materiale presente in questo volume, in modo da ottenere sempre uno strumento aggiornato ed efficiente rispetto alle variegate esigenze aziendali (finora ne sono state stampate circa 80 copie;

ognuna è diversa dall’altra, perché quotidianamente il gruppo di lavoro ha apportato ampliamenti e miglioramenti).Certo non pretendiamo di essere esaustivi nelle molteplici materie da noi trattate, anche perché questo non è certamente il nostro fine: sicuramente riteniamo che una lettura, anche a momenti alterni di consultazione, di quest’opera, fornisce all’attento lettore un valido e pratico mezzo per affrontare le diverse tematiche inerenti alla vita aziendale.

Certi della vostra attenzione, ci auguriamo che questo testo aiuti la sempre più difficile attività che è la conduzione aziendale. Da parte nostra ci sarà sempre un continuo aggiornamento nei concetti e nel modo di esporli, onde ottenere un perfezionamento di questo lavoro. Quando avremo stampato la copia n. 300, questa “brochure” sarà un “educational” sufficientemente decoroso in funzione degli obiettivi che ci eravamo proposti in partenza.

Operai in pausa pranzo a Shanghai Pausa pranzo in un ufficio Amministrativo ad Hanoi

PREFAZIONE

E. Roll & Partners ^S.a.S.

Nel XX secolo lo sviluppo economico è divenuto un obbiettivo fondamentale per tutti gli Stati, e l’impresa è vista come il mezzo per realizzare tale sviluppo. All’inizio del secolo due sistemi ideologici contrapposti si contendevano il primato: ora l’economia di mercato ha vinto sull’economia centralizzata e sul socialismo reale.

In conseguenza di quanto detto, la società moderna si fonda sul concetto globale di competizione. Se ciò è vero per gli individui, lo è ancor più per le aziende. Le risorse di cui un’impresa ha bisogno per alimentare il proprio processo di trasformazione sono sempre più costose e difficili da reperire, mentre i mercati in cui essa si trova ad operare si restringono anche per l’aggressiva politica competitiva ormai propria di ogni settore, come pure aumenta la necessità di contenere i costi per fornire i servizi a tariffe eque.

Diventa perciò vitale per l’azienda la ricerca di efficienza vista come ottimizzazione del conto economico aziendale e, nel suo ambito, come ripensamento del rapporto costo - prestazione di ciascun settore aziendale e di ciascun prodotto/servizio offerto dall’azienda stessa.

Da questo imperativo categorico al recupero di competitività deriva, fra l’altro, l’attuale ricerca di razionalizzazione dei processi aziendali, dei processi di fabbricazione e dei processi di ufficio.

Tale constatazione altro non vuol dire che occorre avere la conoscenza dei fatti per decidere. A ben vedere, quasi tutti i dati necessari sono già presenti in ogni azienda, magari dispersi in archivi manuali o elettronici di difficile consultazione. La loro fusione in un unico armonico strumento di comunicazione aziendale viene definito “costruzione di un sistema informatico amministrativo” .

Ed è questo il punto di partenza di ogni processo di razionalizzazione e, nel contempo, punto di arrivo di sintesi di tutti i sottosistemi informativi gestionali di cui l’azienda dispone.

IL PROBLEMA

“Nelle cose amministrative e militari ci vogliono un forte pensare, un’analisi profonda e la facoltà di poter fermarsi lungamente sovra gli oggetti senza stancarsi”

Napoleone Bonaparte

Nella sua accezione più ampia il termine amministrazione indica la complessa attività umana attraverso la quale si manifesta la vita del sistema aziendale, dalla sua nascita alla sua estinzione.

In tale accezione il termine è sinonimo di governo ovvero di conduzione aziendale, cioè l’insieme dei mezzi e dei modi attraverso i quali il particolare sistema economico viene guidato al conseguimento dei suoi obiettivi più particolari e del suo obiettivo generale di sopravvivenza. Poiché l’attività aziendale è tipicamente un’attività economica, si parla più propriamente di amministrazione economica; l’espletamento di questa attività avviene attraverso un processo che si sviluppa in maniera continua e ciclica, e che può essere riguardato come la conversione di informazioni in azioni.

Le decisioni, che vengono prese in base ad informazioni, portano all’azione i cui risultati diventano nuove informazioni di ritorno.

L’azienda è infatti un sistema che agisce recuperando i risultati delle azioni passate per indirizzare le azioni future.

Nel circuito amministrativo descritto, un posto di tutto rilievo spetta alla contabilità, intesa nell’accezione più ampia, come insieme di principi e tecniche di rilevazione e controllo, finalizzate a certi obiettivi specifici: determinazione del reddito, composizione e valutazione del patrimonio, redazione del bilancio, ecc. Per quanto riguarda il bilancio , esso è strumento di rappresentazione periodica della dinamica aziendale in cifre e di interpretazione degli andamenti economici e finanziari d’azienda attraverso quelle stesse cifre. In quanto tale, “ha carattere storico e probabilistico insieme: storico, per i dati riguardanti il passato di cui può dare una efficace sintesi;

probabilistico, per i dati riguardanti la valutazione delle attrezzature, delle rimanenze mediante le quali anticipa, in certo modo, le operazioni future”.

SCRITTURE CONTABILI

CONTABILITA' = GOVERNO DELL'AZIENDA

UN'AZIENDA SENZA LA CONTABILITÀ È INGOVERNABILE.

L'ASSENZA DI CONTABILITÀ IN UN'AZIENDA, È DA PARAGONARSI ALLA NAVIGAZIONE DI

UNA NAVE IN MEZZO ALLA TEMPESTA

SENZA LE STRUTTURE DI TIMONERIA.

Qual era il sistema dei conti adottato dagli antichi romani? Maestri nel diritto possedevano anche un’elevata forma di ragioneria? (l’etimologia della parola affonda le radici nel latino: ratio corrisponde a conto e ratiocinator a ragioniere).

Per ricostruire il sistema della ragioneria romana occorre distinguere due tipi di fonti:

 i documenti diretti :

- i papiri che le sabbie dell’Egitto hanno protetto dalla distruzione;

- gli inventari delle aziende egiziane, con valutazioni monetarie dei beni oppure con la descrizione di merci da essere vendute;

- i papiri con rendiconti relativi a prodotti agricoli ed anche ad amministrazioni pubbliche e private.

Da un esame di un vasto numero di conti si può notare che erano riportati tutti gli elementi principali, come l’intestazione, la data, la causale, i prezzi.

Spesso le cifre erano incolonnate per facilitare il totale.

 i documenti indiretti: le opere di giuristi, poeti, filosofi, storici, i monumenti archeologici.

I diversi libri contabili usati in epoca romana erano:

 Adversaria

Era un registro corrispondente alla nostra prima nota, che si teneva sempre davanti (adversus) a tutti. Era usato in ogni tipo di azienda e veniva compilato tanto dal pater familias, quanto dal banchiere. Vi si indicavano giornalmente tutti i fatti economici. Da esso venivano spuntate mensilmente le partite da registrare con diligenza e secondo le norme di legge nel codex accepti et expensi e nel codex rationum. Era un libro personale e privato, mancato di forza giuridica.

 Kalendarium

Era un libro dei prestiti a interesse. Le scadenze dei prestiti e degli interessi erano fissate alle calende, cioè al primo giorno del mese. Aveva forza giuridica.

 Codex rationum

Era il libro dei conti. Qui erano segnate le entrate e le uscite sia per cassa, che per gli impegni finanziari attivi e passivi. Non si tenevano distinte le operazioni patrimoniali da quelle del sistema degli impegni. Le entrate (accepta) venivano scritte nella sezione dare; le uscite (expensa) nella sezione avere. Si conoscono: l’importo, la data, la motivazione dell’operazione. Erano registrati tutti i movimenti dei beni patrimoniali, comprese spese, perdite, rendite e profitti.

Per il banchiere questo libro svolgeva le funzioni del conto corrente.

 Codex accepti et expensi (193 a.C.)

Era un libro di cassa, un libro giornale o un registro delle obbligazioni letterali. Aveva funzione giuridica. Si divideva in due parti: la tabula accepti per i debiti e la tabula expensi per i crediti.

Le registrazioni erano espresse in forma breve; nei crediti a scadenza fissa era annotato il termine per il pagamento.

I libri contabili venivano usati nelle aziende pubbliche e bancarie ma anche in quelle familiari.

ALCUNE RICERCHE STORICHE SULLA RAGIONERIA NEL MONDO ROMANO

In una osteria con cucina prospiciente le Zattere, in Venezia, nel 1494, Luca Pacioli completò le ricerche circa le metodologie contabili che verranno sviluppate dalla sua opera “Summa de Arithmetica, Geometria Proportioni et Proporzionalità”. In questa osteria maleodorante, le serate di studio avevano l’assidua presenza di Leonardo Da Vinci, che in quei mesi soggiornava anch’egli a Venezia per alcuni suoi progetti in corso.

Il Pacioli aveva avuto l’incarico da alcuni importanti conventi italiani di strutturare un metodo contabile innovativo, utile alle amministrazioni monastiche che in quei tempi dominavano la storia economica europea. Dette strutture monastiche, tipo S. Giulia a Brescia o Certosa di Firenze, erano delle vere e proprie multinazionali, perché proprietarie di possedimenti, aziende agricole e allevamenti sparsi in tutta Europa. I dirigenti degli ordini monastici preposti all’amministrazione volevano una precisa contabilità dei beni onde anche evitare ruberie ed ammanchi. Il Pacioli, grande matematico, circa la struttura dei conti a intreccio (croce di S. Andrea), ebbe il determinante aiuto delle geniali intuizioni di Leonardo Da Vinci. Siamo di fronte ad una tecnica sistematica che non ha nessun collegamento con procedure scientifiche matematiche, ma è una tecnica che riesce a inglobare gli accadimenti aziendali, sviluppando ed evidenziando i due aspetti fondamentali: l’aspetto economico e l’aspetto finanziario. Esporre i conti e quindi gli articoli con il metodo della partita doppia, qui c’è il geniale intervento di Leonardo. Da qui quindi il bilancio con il conto economico ed il conto patrimoniale, da qui quindi il fiume ed il lago di Samuelson, per arrivare ai programmi più sofisticati di contabilità ordinaria della Microsoft e adesso per raggiungere persino le stesure telematiche con l’utilizzo del “blue tooth”. Ottobre 1494, la maleodorante osteria delle Zattere di Venezia - luglio 2004, con le procedure contabili

“blue tooth”, sempre a partita doppia, utilizzate anche dalle più sofisticate società quotate in borsa da Wall Street. Sono passati 500 anni. Purtroppo questo riferimento scientifico dei due studiosi è stato nel mondo spesso dimenticato, persino dalle nostre facoltà di economia in Italia. L’America era stata scoperta due anni prima, in questi anni Venezia è ancora all’apice del mondo economico commerciale, negli anni successivi spagnoli e portoghesi, con l’America, spostarono il centro dell’economia sull’Oceano Atlantico; quindi inglesi, francesi e irlandesi proseguirono l’opera di colonizzazione delle Americhe e Venezia lentamente naufragò nella città museale che è oggi. In Italia, il Leone di S. Marco, a ricordo di quel periodo, è lo stemma dei Dottori Commercialisti, mentre Luca Pacioli è il primo stemma dei Ragionieri Commercialisti

L’INVENZIONE DEL METODO CONTABILE NELL’OSTERIA DELLE ZATTERE IN VENEZIA - 1494

PACIOLI LUCA

Il Pacioli (scritto anche come “Paciolo” o “Paciuoli”), nasce a Borgo S.Sepolcro, provincia di Arezzo nel 1445:

spesso per via del suo luogo di nascita fu semplicemente chiamato “Luca da Borgo”. In gioventù studiò a Venezia ed in seguito vestì l’abito francescano; negli anni seguenti insegnò in varie città italiane. Influenzato dall’importanza sempre maggiore della matematica all’epoca della Firenze rinascimentale rispetto alle altre discipline, il Pacioli scrisse la “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità”(1494), nella cui opera tratta di numeri

interi e frazionari, calcolo degli interessi, tenuta dei libri a partita doppia, accenni a quello che diventera’ il calcolo delle probabilita’ e delle equazioni di secondo grado. La matematica, dunque come viatico alla conoscenza e all’amore di Dio, ma anche fondamento razionale dell’arte intesa come strumento supremo per avvicinare l’anima al messaggio divino. Fu’

inoltre il primo a degnarsi di prendere in esame la contabilità’ di un’impresa individuale o di societa’, il patrimonio e il suo divenire per effetto della gestione, da tenere sotto controllo con la tecnica di registrazioni sistematiche, assolutamente nuova.

Egli diceva: “mai si deve metter in dare quella cosa che ancor non si ponga in avere, e cosi’ mai si deve mettere cosa in avere che quella medesima che con suo ammontare non si metta in dare. E di qua nasci poi al bilancio che del libro si fa: nel suo saldo tanto si convien che sia il dare quanto l’avere”. Fra Luca per la prima volta introduceva un metodo di gestione contabile: il metodo della partita doppia che sarebbe diventato – e ancora oggi è - il pane quotidiano di commercianti, ragionieri e contabili professionisti e “domestici” di tutto il mondo. Un’idea con una storia ricca e affascinante, oltre ad essere molto originale visto che prima solo Aristotele si era dedicato ad impostare il problema della gestione economica . Il concetto di “dare” e “avere” nel Pacioli derivava da un concetto filosofico di coppia che affonda le sue origini nel pensiero categoriale e che risale ad Aristotele e a Nicolò Cusano:

Teoria e Pratica. Teoria che non ha paura di diventare pratica; pratica che attinge dalla teoria, arricchendola.

Sotto l’influenza di Piero della Francesca, Leon Battista Alberti e Leonardo da Vinci, suo carissimo amico, scrisse il “De divina proportione”(1509) illustrato con figure di Leonardo da Vinci, in cui applicava la sezione aurea classica alla teoria dell’arte figurativa.

Muore a Roma all’incirca nel 1514.

STRALCIO DI FRA’ LUCA PACIOLI - Summa de Arithmetica, Geometria Proportioni et Proportionalità (Venezia 1494)

CONSIDERAZIONI STORICHE SULL’ORIGINE DELLA PARTITA DOPPIA E DELLA PRIMA NOTA

Del primo libro detto Memoriale ovvero Brogliaccio o Vacchetta, ciò che si intende e come in esso si debba scrivere e da chi.

“Il Memoriale o secondo alcuni il Brogliaccio o Vacchetta, è un libro nel quale il mercante nota tutti i suoi affari, piccoli o grandi, come si presentano giorno per giorno, ora per ora.

In questo libro egli scrive dettagliatamente tutte le vendite, tutti gli acquisti e tutte le altre operazioni, menzionando senza omettere niente, persone, merci, date, luoghi e tutte le altre cose con le descrizioni occorrenti per renderlo il più chiaro possibile.

Certuni hanno l’abitudine di scrivere in esso anche il loro Inventario, ma poiché questo libro passa per numerose mani e sotto molti occhi, non è molto opportuno scrivere l’elenco dei beni mobili e stabili.

Questo libro è tenuto soltanto per la fretta con cui si concludono molti affari. In esso devono scrivere il padrone, i fattori, i garzoni, le donne (se sanno scrivere) in assenza l’uno dell’altro, perché il gran mercante non tiene sempre fermi i garzoni o i fattori, ma ora li manda di qua, ora li manda di là, in modo che a volte sia lui che loro sono fuori contemporaneamente , chi a fiere, chi a mercati ecc. solo le donne o altri garzoni restano a casa che forse sanno appena scrivere e pure loro, per non sviare i clienti, debbono vendere e riscuotere, pagare e comperare, secondo gli ordini impartiti dal principale.

E secondo le loro capacità debbono scrivere ogni cosa nel detto Memoriale, nominando semplicemente le monete e i pesi che conoscono, a tirar fuori tutte le monete di qualunque specie che vendono o comprano, ovvero pagano e riscuotono, perché in questo libro non è necessario ridurre a una comune unità monetaria, tutte le specie di monete come invece si deve fare nel Giornale e nel Libro Mastro, come in seguito si dirà. Il contabile mette in ordine poi tutto, quando trasporta le operazioni nel Giornale.”

La lettura di questo breve stralcio ai giorni nostri ci mette in mostra come già a fine quattrocento furono gettate le basi della contabilità moderna e questo fatto dimostra come l’ “anima” della contabilità non muti con il passare degli anni.

E’ ormai assodato che il Pacioli si sia avvalso dell’aiuto di Leonardo da Vinci, suo carissimo amico, che inventò l’intreccio delle voci fra il conto patrimoniale ed il conto reddituale: questo “geniale aiuto” può risultare sconosciuto ai molti, e da noi vuole essere sottolineato per mostrare come al giorno d’oggi la partita doppia ( così usata e diffusa nel mondo) rappresenti la continuazione e la messa in opera di una delle tantissime invenzioni di Leonardo, troppo spesso rimaste solo sulla carta.

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L’amministrazione dei mezzi aziendali e del loro impiego trova la sua proiezione grafica nella contabilità: la legge impone libri obbligatori (i due più importanti libro giornale e libro inventario) la cui tenuta fa sì che la naturale necessità della contabilità diviene anche una necessità legale.

Questa è la contabilità generale, dedita al rilevamento degli accadimenti esterni all’azienda che si concretizzano nei costi sostenuti e nei ricavi percepiti con il rapportarsi con altri soggetti.

Il sistema di rilevazione contabile utilizzato dalla contabilità generale è il metodo della partita doppia, ma la trattazione delle scritture in partita doppia non rientra fra le finalità della presente brochure, ed è per questo motivo che ci esentiamo dall’affrontare tale argomento.

Il bilancio, che è il fine della contabilità generale, si compone di due parti fondamentali, entrambe indispensabili:

a)

lo stato patrimoniale, che fornisce un quadro statico delle componenti attive e passive del patrimonio della società, indicandone il loro saldo (il patrimonio netto);

b)

il conto economico, che fornisce un quadro dinamico dei ricavi e dei costi sostenuti nel corso dell’anno ( chiamato esercizio), dalla cui differenza nasce l’utile o la perdita d’esercizio.

Per spiegare la relazione che intercorre fra questi due aspetti del bilancio, vogliamo citare un

famosissimo e geniale paragone fatto dall’economista Paul A. Samuelson tratto dall’opera “Economics, an introductory analysis”, in cui l’economista paragona il conto patrimoniale ad un lago, esprimendo quindi per questo conto un concetto di staticità temporale dei contenuti monetari di questo documento, che sono le attività e le passività:

LA CONTABILITA’ GENERALE

IL BILANCIO

“il bilancio /conto patrimoniale dà un quadro finanziario istantaneo; è come la misurazione della quantità di acqua in un lago.”

In un’azienda in crescita i flussi di reddito non distribuiti aumentano la quantità di

“acqua” contenuta nello stesso lago, e quindi i livelli dei flussi annuali aumentano in periodi di redditività.

Il bilancio nato come strumento di informazione essenzialmente interna, oggi è elemento centrale del sistema di comunicazione esterna dei dati storico-prospettici relativi alla situazione finanziaria e patrimoniale ed al risultato economico, fornendo una base di conoscenza sempre più elevata e realizzando così anche “finalità di interesse pubblico” mediante la composizione degli interessi contrapposti interni- esterni.

Per poter svolgere la sua funzione tecnica di strumento di rappresentazione, interpretazione e comunicazione della dinamica aziendale, il bilancio, redatto ai fini civilistici e fiscali, deve caratterizzarsi per:

a)

l’affidabilità dell’informazione fornita, qualità che è direttamente proporzionale alla verificabilità dell’informazione stessa ;

b)

la competenza economica nell’esercizio delle operazioni aziendali che concorrono a dimostrare il risultato economico “conseguito” nel periodo, operazioni che trovano riscontro in componenti positivi e negativi di reddito;

c)

la correttezza delle valutazioni degli elementi che concorrono a dimostrare la situazione patrimoniale e finanziaria dell’impresa.

Si può anche affermare che le tre caratteristiche menzionate si riconnettono direttamente a quelle che i Consigli nazionali dei Dottori commercialisti identificano ... mentre “il conto dei redditi mostra il flusso delle vendite, dei costi e dei ricavi durante l’anno o qualsivoglia altro periodo contabile: esso misura il flusso dell’acqua che entra ed

esce dal lago”, ed è, di conseguenza paragonabile ad un fiume.

come “finalità del bilancio d’esercizio”, consistenti nel fornire una periodica ed attendibile conoscenza con riguardo al risultato economico attribuito all’esercizio e alla valutazione del patrimonio aziendale.

In effetti se è vero che il celebrato “quadro fedele” di cui parla la IV direttiva CEE, recepito e tradotto nella rappresentazione al D.Lgs. n. 127/1991, ha valore non in senso assoluto ma solo in relazione ai fini assegnati al bilancio, allora i principi che garantiscono il rispetto dei fini sono quelli qualificanti il bilancio d’esercizio ed i valori in esso contenuti.

Spesso, purtroppo, i dati forniti dai bilanci vengono visti solo come una serie di numeri che alla fine devono “quadrare”, ma così facendo si smarrisce la caratteristica primaria del bilancio stesso: la rappresentazione della realtà aziendale attraverso il sistema contabile della Partita Doppia. Tutto questo vuole significare che ancor prima dei fini civilistici e fiscali ( aspetti comunque molto importanti), la redazione del bilancio deve essere vista come indispensabile strumento di amministrazione e controllo dell’azienda da parte dei vertici aziendali.

La rilevazione aziendale può essere intesa come una attività complessa che si compone di una serie di fasi successive, così individuate: raccolta dei dati, espletata in via antecedente, concernenti l’andamento di fatti o fenomeni aziendali; analisi ed elaborazione dei dati; rappresentazione delle elaborazioni ottenute; interpretazione delle stesse ed effettuazione di eventuali interventi correttivi. La rilevazione si fonda, anch’essa dunque, su elaborazioni antecedenti che si concretano in programmi e piani d’azione.

PAUL SAMUELSON Paul Samuelson, uno tra i più famosi economisti del novecento, nacque a Gary, Indiana, nel 1915.

Dottore in Filosofia economica nel 1941 all'Università di Harvard. Gli vennero conferite lauree ad onorem dall'Università di Chicago, dall'Università di Oberlin nel 1961, dall'Università di Indiana e dall'Università di Anglia Est nel 1966.

Membro attivo in diverse organizzazioni: membro dell’American Academy of Arts and Sciences, membro dell’American Philosophical Society e della British Academy; membro e Presidente (1961) dell’American Economic Association; membro del consiglio editoriale e già presidente (1951) della Econometric Society; membro del consiglio di amministrazione oltre che Vicepresidente della Economic Society.

Ecco uno stralcio tratto dal celebre volume “Economics / Economia – analisi introduttiva”

Possiamo così riassumere brevemente la relazione fra bilancio e il conto dei redditi:

1. Il bilancio dà un quadro finanziario istantaneo; è come la misurazione della quantità di acqua in un lago.

2. Il conto dei redditi mostra il flusso delle vendite, dei costi e dei ricavi durante l’anno o

qualsivoglia altro periodo contabile: esso misura il flusso dell’acqua che entra ed esce dal lago.

3. La variazione del valore netto totale tra l’inizio e la fine del periodo, cioè la variazione del livello del lago durante un anno può essere messa in relazione coi flussi annuali.

Possiamo infine accennare a qualche interessante relazione fra l’economia e la contabilità.

1. Tutti i bilanci dipendono dalla valutazione delle attività, che è una delle questioni fondamentali della teoria del capitale e dell’interesse.

2. Le statistiche del nostro reddito nazionale si basano sui dati contabili di vendite, costi, ecc 3. I dati di costo contabili hanno un’importante funzione nella determinazione dei prezzi.

Il contabile si occupa di grandezze monetarie; l’economista cerca di andare più a fondo per esaminare le grandezze reali che stanno alla loro base. Specialmente in tempi di drastica inflazione o deflazione, il contabile si rende conto che i suoi metodi abituali possono dare strani risultati.

Un esempio è il problema della variazione dei livelli dei prezzi e dell’ammortamento. Supponiamo che i prezzi siano in rapido aumento. Se si vendono beni per un ammontare sufficiente a coprire il lavoro e altri costi oltre l’ammortamento, si potrebbe pensare di essere in pareggio. Che cosa direbbe il contabile se calcolassimo l’ammortamento sulla base dei bassi prezzi pagati originariamente per le macchine e i fabbricati? Direbbe anch’egli che siamo in pareggio. Ma in realtà si può dire di aver venduto i beni con una perdita reale; perché quando macchinari e fabbricati saranno fuori uso, non ci sarà abbastanza denaro per riprodurli stante il più elevato livello dei prezzi. La stessa cosa si potrebbe dire di un commerciante che vendesse le sue scorte a un prezzo inferiore al costo di sostituzione.

Dobbiamo quindi guardarci da sopravvalutazioni monetarie fittizie dei profitti reali durante un aumento dei prezzi e da sottovalutazioni fittizie dei profitti durante una diminuzione dei prezzi.

VERITA’

CHIAREZZA SINTESI ESPRESSIVITA’

COMPARABILITA’

TEMPESTIVITA’

TRASPARENZA COMPRENSIBILITA’

AFFIDABILITA’

INTEGRITA’

(senza abrasioni)

N.B. L’immagine è la Schiffer di qualche anno fa. Abbiamo inserito il suo volto per rendere più piacevole la lettura di questi concetti contabili perché purtroppo l’amministrazione porta con se lo stereotipo della noia. Mentre invece, per essa, si è posta molta attenzione in gravi momenti di difficoltà (Parmalat, Cirio ecc. ecc.). Giulio Togni, illustre imprenditore bresciano (1936, ATB - 3.000 dipendenti. Allora l’obiettivo di simili imprenditori era trovare ogni mese le risorse per i pagamenti dei salari), si suicidò dopo aver visto il conto economico della sua azienda molto deficitario. Il suo ragioniere omise di evidenziargli il conto patrimoniale, che aveva nelle attività enormi valori patrimoniali relativi ad immobili di grandi dimensioni. Ormai però il suicidio era stato consumato

LE CARATTERISTICHE FONDAMENTALI DELLE

SCRITTURE CONTABILI

Uno dei libri contabili elementari più importanti, nella redazione della contabilità generale di un'azienda, è la prima nota. Essa rappresenta il primo anello della catena sistematica della contabilità, che parte dalla prima nota stessa e si conclude con la redazione del bilancio di esercizio.

Pur essendo un libro non obbligatorio, la prima nota riveste un'importanza notevole, essendo la base di partenza della contabilità. In essa si elencano dettagliatamente, in ordine cronologico, tutte le operazioni che l'azienda giornalmente compie.

La procedura di rilevazione deve seguire il criterio della cronologicità, della analiticità, verificabilità e chiarezza.

La rilevazione contabile è riconducibile alla necessità di avere informazioni e dati relativi alla gestione aziendale per poter intervenire tempestivamente nel caso in cui l'azienda abbia problemi in campo finanziario o economico.

Il libro di prima nota non è soggetto a vidimazione iniziale, né annuale: è pertanto una scrittura ausiliaria di preparazione alla compilazione del libro giornale (libro ufficiale vidimato inizialmente per la stesura degli articoli contabili di partita doppia), senza la quale è molto difficile poterlo redarre secondo le condizioni previste dalle tecniche contabili e dalle leggi fiscali e civilistiche in vigore.

Ogni operazione deve essere registrata in sequenza temporale. I fatti aziendali devono essere indicati con la cronologia di come si sono svolti.

Corrisponde al principio contabile di una fedele e sintetica descrizione qualitativa e quantitativa delle singole operazioni aziendali.

Ogni singola operazione registrata sul libro di prima nota, deve essere riscontrabile nei registri obbligatori dell'azienda.

Ogni operazione deve essere annotata con la massima diligenza e cura; la spiegazione del fatto aziendale deve essere indicata nel migliore dei modi usando parole o sigle semplici e comprensibili da tutti. Tutti devono poter leggere con facilità, in qualsiasi momento, questo libro che è da tenersi manualmente.

PRIMA NOTA - LIBRO DI BORDO

STORY BOARD FOR ACCOUNTING

 Cronologicità

 Analiticità

 Verificabilità

 Chiarezza

CONSIDERAZIONI GENERALI

Ovviamente una buona contabilità deve essere tempestiva.

Deve essere aggiornata giorno per giorno, ora per ora, affinché gli avvenimenti aziendali descritti non debbano risultare poco

chiari quando più ore sono passate dalla loro effettiva esecuzione. Un prelievo da cassa dopo pochi giorni può spesso essere frainteso per i motivi per cui è stato effettuato.

I registri contabili elementari di supporto e collegamento con la prima nota sono:

 libro cassa (per i movimenti monetari giornalieri). Essendo un libro elementare non è vidimato perché di puro “sostegno” alla contabilità. E’ un libro molto importante, su di esso verranno indicati i versamenti quotidiani di contanti, relativi a incassi di fatture da clienti, e i prelievi quotidiani di contanti per pagamenti in contanti che riguardano le varie spese tutte regolarmente fatturate. A fine giornata il saldo cassa risultante dal libro dovrà corrispondere con la giacenza effettiva della cassa.

Eventuali anomalie (un saldo notevolmente alto o un saldo negativo) dovranno essere riferite al responsabile della contabilità .

 libro banca (per i movimenti bancari giornalieri; esso deve consentire di effettuare un saldo giornaliero contabile della situazione bancaria dell'azienda)

Quando avete un’ora libera andatevi a vedere il film inglese “Gli ammutinati del Bounty” (vicenda del 1772). Vedrete come il protagonista Antony Hopkins, capitano di questa nave inglese, conserva ed aggiorna gelosamente il libro di bordo / prima nota, ove appaiono tutte le operazioni nautiche del viaggio e come lo riporta gelosamente alle autorità militari e civili inglesi al rientro di questo sciagurato viaggio

La responsabile incaricata alla redazione degli adempimenti previsti per la contabilità ordinaria redigerà in particolare il libro cassa/contanti.

Trattasi di un libro elementare, nel nostro caso molto importante, non vidimato perché di puro “sostegno” alla contabilità. Su questo libro verranno indicati i prelievi di contanti per creare il fondo cassa. Ogni settimana, ad esempio, il professionista cambierà in banca un assegno di Euro 1.000,00 per creare liquidità contante in cassa;

questi soldi verranno custoditi, quindi, in una piccola cassaforte ed usciranno volta per volta per pagamenti in contanti che riguardano le varie spese (cancelleria, valori bollati e tante altre piccole cose), tutte regolarmente fatturate. Una parte vengono consegnati al titolare che li immette in una busta onde poter a sua volta utilizzarli per taxi, ristoranti, acquisti di pubblicazioni, ecc. Questa busta tornerà alla responsabile amministrativa, corredata scrupolosamente dalle fatture e ricevute documentanti le spese sostenute, e dal resto di giacenze di cassa. E’ in questa zona contabile della cassa che sicuramente avremo le maggiori complicazioni in particolare per i giustificativi di spesa che spesso risultano difficoltosi. Quindi di fatto abbiamo due casse: la cassa in ufficio, ed una cassa itinerante con il titolare.

 Tempestività

IL LIBRO CASSA

Scritture che devono tenere obbligatoriamente tutti i soggetti che svolgono attività economiche fiscalmente rilevanti, salvo i casi di esonero espressamente previsti. Di recente gli obblighi di tenuta dei libri sono stati notevolmente semplificati.

Storicamente si può dire che i primi libri contabili furono i libri giornali ed il loro nome deriva dal fatto di ricevere giornaliera annotazione dei fatti amministrativi aziendali. Come si è detto prima, con questo modo di annotazione per avere dati di situazione si rende necessario riprendere le singole registrazioni e raggrupparle per singoli conti su un altro libro, detto mastro.

Nacque successivamente un unico libro detto giornalmastro o contabilità all’americana che permetteva nel lato sinistro una registrazione cronologica dei fatti e nelle colonne poste nella parte destra del giornale uno sviluppo in conti stabiliti da un piano prefissato.

Scherzosamente si potrebbe dire che questo tipo di libro deve essere stato inventato da una cartiera, perché, pur limitando il numero dei conti, si fa uso di una grande quantità di carta con poche cifre sparse nelle varie colonne.

Fu in seguito ideato di avere un mastro a schede mobili che, di volta in volta, scelte ed allineate alle singole registrazioni giornaliere del libro giornale raccolgono per ricalco le registrazioni permettendo lo sviluppo delle cifre nei singoli conti contemporaneamente alla registrazione fatta sul giornale. Questo sistema ebbe il suo esordio con una lavorazione a mano e successivamente mediante impiego di macchine contabili aventi anche possibilità, oltre alla registrazione, di addizionare le cifre scaricando poi totali giornalieri o settimanali su schede apposite riepilogative facilitanti le operazioni di chiusure. Questi mezzi a ricalco evitavano le laboriose ricerche di collimazione fra i totali di giornale e dei mastri che fino a circa 30 anni fa ossessionavano i contabili, dato che nel riportare le cifre dei giornali sui conti del mastro facilmente avvenivano sbagli di riporto.

Si ebbe poi la possibilità d’impiego dei calcolatori, prima elettromeccanici, poi elettronici. Le operazioni di registrazione con questi mezzi sono effettuate mediante perforazione di schede o di bande oppure mediante impressione magnetica su nastri. Questa prima fase ha una preponderanza di lavoro umano e conseguentemente difficoltà nei tempi di lavoro.

Ottenuta una scheda o una banda o un nastro tutte le operazioni successive sono fatte dalla macchina impiegata. Questa con le sempre maggiori sue possibilità, aumenta gli sviluppi che si possono trarre dalle registrazioni, non solamente quali registrazioni storiche ma anche come mezzi di analisi statiche.

Chi è estraneo alle tecniche ragionieristiche può chiedersi se con questi mezzi è superata la tecnica della partita doppia.

Per una visione panoramica dell’amministrazione e della contabilità non è caso di dover illustrare in cosa consiste la partita doppia perché è una tecnologia necessaria a chi deve operare in contabilità ma non è indispensabile la sua conoscenza a chi deve solamente avere un’idea generale della contabilità.

Si è cercato di offrire una rapida carrellata sulla contabilità generale e si rende necessario per completarla di dare un’illustrazione, sia pure concisa, sui conti che essa impiega

LIBRI CONTABILI

 il libro delle Assemblee dei soci

 il libro Soci

 il libro Giornale

 il libro delle riunioni del

Consiglio di Amministrazione

 il libro degli Inventari

 il libro Cespiti ammortizzabili

 il libro delle verifiche del Collegio sindacale

I libri obbligatori attualmente in uso per le società di capitali:

N.B. L’impresa che non adempie con diligenza e tempestività all’aggiornamento di questi libri rischia un accertamento induttivo ai fini tributari, ed incorre nel reato di bancarotta semplice, ai fini fallimentari

La registrazione sul libro di prima nota non deve seguire l'evento fisico (es. entrata o uscita delle merci in magazzino), ma deve fare riferimento ai relativi documenti:

 fatture

 bollette di importazione

 autofatture

 note di credito

 comunicazioni e note bancarie

 altri documenti contabili

E' importante ricordare

che:

E' importante che la prima nota sia tenuta giornalmente, in modo che ogni singola operazione avvenuta nel corso della giornata vi venga annotata con la massima chiarezza e precisione (quindi, possibilmente, aggiornare il libro durante il verificarsi dei fatti; infatti ricostruire a posteriori risulta molto più difficile).

L'ordine nella conservazione delle fatture è fondamentale per la tenuta di una buona contabilità (a tal fine controllare che le bolle siano spillate alle relative fatture), come pure è sempre importante eseguire un controllo preventivo della corrispondenza delle voci risultanti dall'estratto conto bancario con quanto riportato nel libro banca (tenuto giornalmente dall'azienda con il saldo aggiornato).

NOTE OPERATIVE PER UNA CORRETTA E CHIARA TENUTA DELLA PRIMA NOTA

1. Devono essere registrati tutti gli incassi e i pagamenti, specificando se effettuati in contanti o tramite istituto bancario.

2. E' necessario specificare, per il pagamento di fatture di fornitori o per le riscossioni di fatture da clienti, il numero di fattura a cui si riferisce detta operazione, l'importo e l'eventuale addebito di commissioni bancarie.

3. Specificare sulle fatture relative ad acquisti di beni non destinati alla rivendita ma entrati a far parte del patrimonio aziendale la loro natura di beni strumentali.

4. In presenza di quietanze di versamento di ritenute d'acconto specificare a che professionista e a che fattura fanno riferimento.

La contabilità industriale è definita come uno strumento del controllo di gestione. Classifica, presenta ed interpreta in maniera significativa i dati delle vendite, dei costi e delle materie prime, dei costi di lavoro, delle spese generali, ecc., raggruppandoli quindi per i c.d. centri di costo (es. centri di costo di produzione, commerciali, ecc.). Di conseguenza la contabilità industriale è rivolta all’analisi dei costi all’interno dell’azienda stessa, per capire dove nei processi produttivi possono nascondersi inefficienze e sprechi. Il collegamento fra la contabilità industriale e quella generale è dato dal fatto che la contabilità industriale analizza gli elementi rilevati dalla contabilità generale, per poi scegliere solo quei dati / rilevazioni che interessano gli accadimenti interni.

La differenza sostanziale fra la contabilità industriale e la contabilità generale si può individuare essenzialmente in due fattori:

 l’inserimento nella contabilità industriale di valori che non hanno la c.d. pezza giustificativa e che sono costituiti dagli stanziamenti (valori per fatti economici avvenuti ma non ancora contabilizzati) e dai valori standard.

 la destinazione: nella contabilità industriale viene presa in considerazione l’area di competenza del fatto economico, cioè il centro dei costi che ha generato il fatto stesso. Questo permette di ricavare dall’analisi dei risultati parziali interessanti per le scelte strategiche (es. risultati per prodotto, per linea produttiva, per singole aree funzionali, ecc.)

Vogliamo far notare come la contabilità generale conserva nelle varie aziende aspetti pressoché uniformi e questo ha portato a normalizzare legalmente i piani dei conti (si veda ad esempio il bilancio redatto secondo la normativa europea), mentre la contabilità industriale varia non solo in base alle caratteristiche merceologiche delle aziende, ma anche a seconda delle loro strutture. La contabilità industriale, quindi, non presenta possibilità di normalizzazione: un contabile industriale, quando cambia azienda, ha bisogno di un certo lasso di tempo per dedicarsi proficuamente alla contabilità industriale, in quanto prima deve approfondire la conoscenza tecnologica, i processi, le modalità operative della nuova azienda.

Vista la struttura del mercato attuale e il generale quadro competitivo, è diventato necessario per le nostre aziende ottimizzare i processi produttivi dell’azienda o dei suoi singoli centri, aumentandone la produttività, controllando i relativi costi e adeguando il proprio prodotto alle richieste del mercato.

Di conseguenza è diventato cruciale avere una gestione aziendale il più possibile corretta e dettagliata, che fornisca informazioni utili riguardo a tutti i processi produttivi e non produttivi inerenti l’azienda. Mentre, infatti, la contabilità generale si basa sui dati della gestione passata , creando informazioni di carattere generale (risultato d’esercizio, capitale di funzionamento, ecc.), la contabilità analitica utilizza

LA CONTABILITA’ INDUSTRIALE E LA CONTABILITA’ GENERALE

LA CONTABILITA’ ANALITICA DEI COSTI

dati preventivi e consuntivi, offrendo un’analisi dei costi della produzione e dei relativi centri di costo. Questa analisi è sicuramente più idonea ad individuare eventuali costi di struttura che non producono valore, e, di conseguenza, prendere quelle decisioni operative e strategiche che permettano all’impresa di puntare all’efficienza di lungo periodo.

La contabilità analitica può essere considerata uno strumento strategico che rende più razionale e più flessibile la gestione della propria azienda. Essa può essere applicata sia alle imprese industriali che a quelle commerciali. Oggetto di riferimento di tale contabilità è l’analisi dei costi, in particolare quella dei singoli settori produttivi, e l’analisi dei ricavi, relazionate con i risultati economici ottenuti, per ottimizzare e massimizzare quelli dell’esercizio in corso e dei futuri.

Il punto di partenza e di riferimento è il concetto di costo, che viene individuato rispetto al prodotto stesso, e non viene più visto come una componente negativa di reddito da imputare generalmente ai costi aziendali, come nella contabilità generale: tutto questo implica che per ogni singolo prodotto/servizio dell’azienda individuo sia i costi che i ricavi direttamente imputabili, calcolando quale è il margine di guadagno che deve coprire i costi generali aziendali; tale tipo di analisi presuppone la suddivisione dei costi aziendali in diretti ed indiretti, dove grossomodo i costi diretti (materie prime, energia elettrica, costo del lavoro, ecc.) possono essere imputati ai prodotti/servizi, mentre i costi indiretti (affitti, costi di amministrazione, ecc.) devono essere coperti dai margini di guadagno calcolati sui prodotti/servizi.

Naturalmente tutta l’operazione deve essere fatta sia in via preventiva, con la stesura dei c.d. “budget” che poi verranno raffrontati con i dati consuntivi: l’analisi analitica dei costi, con il confronto fra preventivi e consuntivi, permette di individuare quali sono i processi/prodotti/servizi che apportano il maggior guadagno all’azienda sia in valore assoluto che in percentuale, in modo da individuare le aree di intervento (per ristrutturazione o disinvestimento) più critiche.

Rispetto alla contabilità generale, ora posso monitorare, ad intervalli di tempo definiti, l’andamento dei miei prodotti/servizi, ed avere uno strumento che ha una duplice utilità, la tempestività nel segnalare situazioni di squilibrio e dove tale squilibrio si verifica. Alcune grosse aziende applicano questa analisi non ai prodotti, ma ai centri di costo (che possono produrre uno o più prodotti), in modo da avere una visione per aree gestionali o per settori aziendali.

In conclusione i principali obbiettivi della contabilità industriale sono il controllo e l’adeguamento dei costi (sia presenti che futuri), la conformazione dei prezzi di vendita al mercato, valutare periodicamente le rimanenze, valutare periodicamente i risultati economici ed individuare le linee d’azione.

Ora poniamo la nostra attenzione sul c. d. principio di cassa secondo il quale i costi e i ricavi:

a). sono misurati dall’ammontare delle effettive uscite ed entrate di cassa; b).

si tempificano alla data in cui si manifestano i movimenti monetari.

La contabilità generale preferisce utilizzare il c.d. principio di competenza, in quanto rispetto al principio di cassa, presenta tre vantaggi:

a). corretta determinazione, b). corretta rappresentazione, c). corretta tempificazione.

Il primo vantaggio consente di distinguere facilmente la misura del costo o del ricavo rispetto ad altri valori economici “secondari”

Il Conto del reddito secondo il principio di competenza, sarebbe cosi composto:

REDDITO SECONDO COMPETENZA

1.200

Con il principio di cassa il risultato economico sarebbe così determinato:

REDDITO SECONDO CASSA

COSTI 1.180 RICAVI 1.416 IVA 36

TOT. COSTI 1.216

UTILE 200

Anche se con entrambi principi si determina la stessa misura del reddito, si nota come la struttura del risultato determinato attraverso il criterio di cassa si scarsamente significativa, in quanto l’IVA è a carico del consumatore e non rappresenta per l’impresa costo alcuno.

Con il principio della competenza i costi e i ricavi si misurano all’epoca in cui si eseguono le operazioni di acquisto e di vendita e non alla data in cui si attuano i regolamenti e per ciò appare evidente il secondo principio in base al quale si devono distinguere le operazioni di acquisto e di vendita da relativi regolamenti, in modo da poter individuare eventuali costi connessi ai regolamenti. Anche il terzo vantaggio appare subito evidente, poiché non l’emissione della fattura può essere anticipata o

COSTI 1.000 RICAVI

UTILE 200

posticipata rispetto alla manifestazione dei movimenti: il principio della competenza consente di determinare il reddito secondo la corretta tempificazione dei costi e dei ricavi. Può accadere che i costi e i ricavi quantificati in un dato periodo abbiano competenza temporale nel successivo. Dovranno essere stornati dal periodo in cui sono misurati e rinviati al successivo

Lo storno si esegue annotando il costo da storno a fronte del costo misurato, annullando l’effetto sul reddito.

CONTO DEL REDDITO 1985

COSTO MISURATO 1.000 COSTO STORNATO 1.000

Il costo stornato nel 1985 sarà imputato al 1986

CONTO DEL REDDITO 19856 COSTO MISURATO al 1986

(In quanto stornato dal 1985) 1.000

Giusto per accennare alla terminologia inglese, la contabilità analitica dei costi viene detta Activity-based Costing, mentre l’attività susseguente che investe i vertici aziendali in merito alle decisioni da prendere alla luce delle informazioni dell’Activity- based Costing, viene detta Activity-based Management.

Per quanto riguarda i beni da inventariare, desideriamo precisare che sono da comprendere tutti i beni destinati alla rivendita o che concorrono alla loro produzione nella normale attività dell'impresa:

 merci e prodotti in corso di lavorazione;

 semilavorati acquistati per essere impiegati nella produzione;

 prodotti finiti;

 materie prime tipicamente consumate nella fase produttiva dei servizi,

LA DETERMINAZIONE

DELLE RIMANENZE