Alterna
Manuale Utente – Disposizioni di Magazzino
Manuale Utente - Disposizioni di magazzino
Data 11/08/2021 Rev02
Preparato da Alterna
SOMMARIO
1 PREMESSA ... 3
2 SETUP APP ... 3
Setup App Disposizioni di Magazzino ... 3
Setup Ubicazioni ... 4
Setup Cliente ... 5
3 SPEDIZIONE E RICEZIONE MULTIORDINE ... 5
Spedire ordini di vendita multipli ... 5
Ricevere ordini d’acquisto multipli ... 7
Disposizioni di magazzino ... 7
Documento di Trasporto e Disposizione di magazzino registrata ... 9
Merce in conto visione ... 10
3.5.1 Ubicazione cliente... 10
3.5.2 Ordine di vendita ... 11
3.5.3 Creare trasferimento merce in conto visione... 11
3.5.4 Creare reso merce in conto visione ... 13
3.5.5 Spedizione ... 14
Fatturazione cumulativa ... 14
4 SOTTOSCRIZIONE APP ... 16
1 PREMESSA
Lo scopo del seguente manuale è quello di illustrare le funzioni delle Disposizioni di Magazzino.
2 SETUP APP
Setup App Disposizioni di Magazzino
Nel menu Setup Disposizioni di Magazzino ci sono diversi parametri da impostare:
Scheda generale
✓ Abilita Disposizioni di Magazzino – abilitare l’app
✓ Includi Conti C/G
I parametri sottostanti definiscono per quali tipi di documenti il setup Disposizioni di Magazzino sarà abilitato:
✓ Includi Risorse in Disposiz. Assistenza
✓ Tipo di riga doc. - Conto C/G
✓ Tipo Riga in DDT - Risorsa
✓ Tipo di riga doc. - Cespite
✓ Tipo di riga doc. - Addebito articolo
✓ Modello Ubicazione cliente = 01 è utilizzato per creare un’ubicazione cliente per Merce in conto visione
✓ Copia riga commento in fattura: passerà le informazioni sulle Disposizioni di Magazzino che sono state create alla fattura
✓ Escludi Articoli Servizio in Stampa Scheda numerazione
In questa scheda verranno definiti i numeri di serie per i diversi documenti che saranno generati dal Setup:
✓ Nr. testata spedizione in uscita
✓ Nr. testata spedizione in entrata
✓ Nr. Documento Trasporto
✓ Nr. mov. assist.
Scheda profili di spedizione:
In questa scheda verranno definiti tutti i tipi di profili con cui verranno eseguiti i movimenti nel Sistema. Prima di impostare questi parametri, è necessario creare i profili necessari:
Per ogni profilo dove essere definito Tipo documento origine, Direzione, Tipo movimento, Tipo documento trasporto, Tipo origine. Inoltre, se Doc. spedizione Non richiesto deve essere specificato con il flag.
Setup Ubicazioni
Scheda Disp. di Magazzino
Impostare tutti i parametri per ogni ubicazione che deve essere gestita tramite le disposizioni di magazzino.
Questi parametri definiscono quali tipi di documenti verranno generati per questa ubicazione per diversi tipi di movimenti:
✓ Gestione Disp. Mag. in Ingresso
✓ Gestione Disp. Mag. in Uscita
✓ Disposizione in uscita registrata Ad esempio:
Disp. Mag. + DDT significa che per le Disposizioni di Magazzino in uscita sarà creata, prima una disposizione di magazzino poi sarà registrato e creato un DDT. Se fosse Solo DDT, la registrazione verrà avviata, a meno che non ci sia un flag su Mostra disp. multiordine in uscita.
Se in Gestione Disp. Mag. in Ingresso verrà selezionato Disp. Mag. Reg. e non Disp. Mag. + Disp. Mag. Reg, la registrazione verrà avviata a meno che non ci sia un flag su Mostra disp. multiordine in ingresso.
Setup Cliente
Nella scheda Spedizione abilitare il flag Fatt. cumulative per i clienti per i quali si intende gestire il multiordine.
3 SPEDIZIONE E RICEZIONE MULTIORDINE
Le spedizioni multiordine vengono utilizzate per selezionare le diverse righe dei diversi documenti per effettuare la spedizione.
Le spedizioni si suddividono, in base al documento di origine della spedizione in:
✓ multi ordini di vendita
✓ multi reso di vendita
✓ multi ordine di acquisto
✓ multi reso di acquisto
✓ multi ordine di trasferimento
Spedire ordini di vendita multipli
La Spedizione Multi Ordine Vendita consente di preparare la spedizione della merce di righe provenienti da ordini diversi purché abbiano caratteristiche comuni come lo stesso cliente.
Dalla Home Page, cliccare sulla funzione Cerca e digitare Spedizione Multi Ordine Vendita
Qui è possibile selezionare le righe da inviare. Per facilitare la selezione, è possibile usare la serie di filtri nella parte superiore dello schermo. È possibile infatti scegliere di filtrare per Codice cliente, per Ubicazione, Numero ordine, ecc.
Selezionare le righe che si vogliono aggiungere alle Disposizioni di Magazzino come nell’immagine sottostante:
Le righe selezionate verranno mostrate di seguito sotto la scheda Righe selezionate. Per selezionare/deselezionare le righe, cliccare su “Seleziona/deseleziona riga”
Per deselezionare una riga, ripetere il comando e per cancellarle tutte la funzione “Annulla selezione righe”.
Una volta selezionate, le righe vengono spostate nel riquadro sottostante la pagina:
In questo momento si può scegliere di modificare la quantità da gestire nella spedizione. Questa quantità non può superare la quantità ordinata o quella inevasa.
Devono essere spediti anche gli articoli di tipo servizio (Imballo, Trasporto, ecc.) che non hanno la gestione warehouse ma devono poi essere fatturati.
Al termine, dopo aver selezionato tutte le righe da spedire, procedere alla creazione della Disposizione di magazzino cliccando su “Crea disp. di magazzino”
Le righe in grassetto sono già state selezionate da un’altra disposizione di magazzino e sono perciò non selezionabili.
È possibile controllare la disposizione di magazzino utilizzando l’apposito comando “Apri disposizione”
Un processo simile alla creazione di una Disposizione di magazzino è disponibile per la spedizione multi ordine resi acquisto e per trasferimenti multi ordine.
Ricevere ordini d’acquisto multipli
Il processo di creazione di una Disposizione di magazzino per il ricevimento di più ordini di acquisto è simile alla spedizione di più ordini di vendita.
La differenza è che prima di procedere con il carico sono richieste le seguenti informazioni:
✓ Nr. doc. trasp. for.
✓ Data documento
Questi dati corrispondono alla data e al numero del documento di trasporto del fornitore.
È inoltre possibile visualizzare solo gli ordini di conto lavoro utilizzando l’apposito campo:
Disposizioni di magazzino
Che si tratti di una spedizione o di un ricevimento, sarà creata la disposizione di magazzino che consente di preparare il carico o la spedizione.
Nella testata del documento sono presenti tutte le informazioni relative al Cliente/Fornitore.
Importante è il flag "Documento spedizione Non richiesto" che gestisce la creazione del Documento di Trasporto. Questo flag è attivo per i carichi di magazzino e per i trasferimenti interni tra ubicazioni; tuttavia, non viene contrassegnato durante la spedizione, ma può essere modificato dall’utente.
Le righe del documento contengono informazioni riguardanti l’articolo, il magazzino, il documento di origine.
Nelle righe è possibile aggiungere alcuni commenti nella descrizione di una riga vuota.
La scheda Spedizione contiene tutte le informazioni riguardanti il numero di colli, il peso e il volume:
Indispensabili per la spedizione sono le informazioni del “Cod. metodo di spedizione” e “Cod. spedizioniere”, che sono precompilati se presenti nel documento di origine, altrimenti devono essere selezionati.
Una volta che il carico/spedizione è pronta, il documento può essere rilasciato.
N.B. Quando vengono selezionate le righe dei diversi ordini da spedire, è possibile creare una o più Disposizioni di magazzino a seconda delle informazioni, le più importanti sono:
✓ Cliente
✓ Codice metodo di spedizione
✓ Codice spedizioniere
Inoltre, se una Disposizione di magazzino non è rilasciata, e deve essere spedita una nuova riga con le stesse caratteristiche (esempio dello stesso ordine), questa riga sarà aggiunta alla Disposizione di magazzino creata precedentemente.
Documento di Trasporto e Disposizione di magazzino registrata
Dopo aver rilasciato una Disposizione di magazzino è possibile registrarla:
A seconda del flag (vedi par. 3.3) “Documento spedizione Non richiesto” verranno creati i seguenti documenti:
✓ Documento di Trasporto
✓ Disposizione di magazzino registrata
Documento di Trasporto
Disposizione di magazzino registrata
Si tratta di due documenti registrati e quindi non modificabili.
In caso di errori, è possibile annullare il Documento di Trasporto, solo se questo documento non è già stato fatturato usando la funzione “Annulla DDT”:
Merce in conto visione 3.5.1 Ubicazione cliente
Il primo passo per poter preparare la merce in conto visione è di creare l’ubicazione del cliente (che avrà il codice cliente) usando l’appropriata funzione nella scheda cliente:
Se l’ubicazione è già stata creata sarà visibile nel campo Ubicazione conto visione cliente:
3.5.2 Ordine di vendita
Ci sono 3 funzioni nell’ordine di vendita:
• Creare spedizione differita
• Creare trasferimento conto visione
• Creare reso conto visione
Nelle righe sono presenti diversi campi che permettono di capire se gli articoli sono in conto visione ed in quale stato:
3.5.3 Creare trasferimento merce in conto visione
La funzione Crea trasferimento conto visione permette automaticamente di creare una disposizione di magazzino con tutte le righe dell’ordine di vendita.
In particolare, il trasferimento avverrà tra il codice ubicazione presente nelle righe di vendita e l’ubicazione conto visione cliente creata in precedenza:
Lo stato dell’ordine di vendita deve essere “Aperto”.
Una volta che la Disposizione di magazzino è stata creata:
La quantità da trasferire verrà modificata nella riga dell’ordine di vendita:
Se la Disposizione di magazzino verrà annullata, la quantità tornerà a zero:
Altrimenti, è possibile compilare i dati essenziali dell’ordine e registrare il trasferimento. Una volta che è stato creato il Documento di Trasporto, il codice ubicazione verrà modificato nelle righe di ordine inserendo l’ubicazione del cliente:
ed il campo della quantità trasferita verrà compilato:
N.B. Non sarà possibile annullare il Documento di Trasporto
3.5.4 Creare reso merce in conto visione
Se il cliente decide di restituire l’articolo o gli articoli, è necessario compilare il campo “Conto visione qtà da ricevere” e premere il pulsante dell’apposita funzione → Crea reso conto visione
La quantità da ricevere deve essere uguale alla quantità originale dell’articolo.
Verrà creata una Disposizione di magazzino delle righe selezionate che avrà l’ubicazione del cliente come ubicazione iniziale, e come ubicazione di arrivo, l’ubicazione definita nel setup.
In questo caso, se la disposizione è annullata la quantità di reso verrà azzerata
In caso contrario, Conto visione qtà ricevuta sarà compilata
3.5.5 Spedizione
Se il cliente decide di acquistare l’articolo (nel nostro caso si tratterà della seconda riga) allora si procederà con il rilascio dell’ordine di vendita e con la successiva spedizione, anche se solo a “livello informativo” per poter caricare il magazzino.
Dalla Spedizione Multi Ordine Vendita, saranno disponibili solo le righe non restituite dal reso merce in conto visione:
Fatturazione cumulativa
Per eseguire la fatturazione cumulativa delle spedizioni si deve entrare nell’apposito menu Fatture cumulative:
È possibile definire:
• Il periodo di fatturazione per cumulare le spedizioni (Cumulare da - a data)
• Tipo operazione
• Data di registrazione
Nella configurazione del filtro è possibile definire per quale cliente si vuole lanciare la fatturazione.
Dopo il lancio della fatturazione per un particolare cliente, verrà creata 1 fattura cumulata:
Nella fattura verranno cumulati tutti i documenti di trasporto per il particolare cliente ed il periodo con il numero delle spedizioni di vendita registrate indicate nei commenti:
4 SOTTOSCRIZIONE APP
Ogni funzionalità dell’app richiede una valida sottoscrizione.
Alla prima installazione, il sistema attiva automaticamente un piano di prova.
Dopo questo periodo, è possibile sottoscrivere a livello di prodotto (funzionalità) utilizzando la pagina App Alterna o direttamente dalle notifiche del sistema cliccando sul link che apre la procedura guidata di attivazione del prodotto.
