FIRENZE, 01/02/2019 RELAZIONE
Oggetto: procedura negoziata tramite RDO in MEPA per la fornitura di arredi da ufficio per lo stabile di via delle Porte Nuove, 61, Firenze
CIG: 7330072
Con nota del Direttore Centrale Patrimonio del 10 dicembre 2018, prot. n. 8905, è stato segnalato a questa Direzione Regionale che, con riferimento ai lavori di ristrutturazione dell’edificio di Firenze - via delle Porte Nuove - il RUP aveva comunicato la disponibilità alla consegna anticipata, a partire dal 31 dicembre 2018 dei locali dal piano terra al 5° ed ultimo, con l’eccezione del vano scala principale.
Nella medesima nota è stato precisato che restavano esclusi dalla consegna anticipata i locali del piano seminterrato (che comprendono la sala convegni, l’archivio, l’autorimessa, l’area break nonché i locali non attrezzati del laboratorio Contarp e della nuova sala RX) per i quali i tempi effettivi di completamento sarebbero stati successivamente resi noti.
Il suindicato immobile è destinato ad ospitare gli uffici della Sede territoriale di Firenze, in precedenza già allocata presso lo stesso benché ad oggi temporaneamente dislocata, per causa di forza maggiore sopravvenuta all’inizio del 2018, nonché gli uffici e le Consulenze di questa Direzione Regionale che attualmente svolgono le funzioni nell’immobile di via Bufalini.
La suindicata nota del Direttore Centrale Patrimonio invitava questa Direzione Regionale, alla luce della consegna anticipata dell’edifico ristrutturato e tenuto conto che per l‘occupazione dell’immobile di via Bufalini si stavano sostenendo costi maggiorati a titolo di indennità di occupazione, a ridurre al massimo la permanenza nell’attuale sede e a predisporre un piano di rilascio della stessa.
Con successiva nota n. 199 del 10/01/2019, la Direzione Centrale Patrimonio ha informato che la data di consegna dell’immobile di via delle Porte Nuove era stata posticipata al 15 gennaio 2019. In tale data, pertanto, è avvenuta la consegna di quella porzione dello stabile ove sono stati completati i lavori, ovvero dei locali posti dal piano terra al 5° ed ultimo, con l’eccezione del vano scala principale e con esclusione dei locali del piano seminterrato.
In considerazione di quanto sopra e, quindi, della disponibilità in capo a questa Direzione regionale dei locali dell’immobile di via delle Porte Nuove e della contestuale necessità di liberare l’immobile di via Bufalini e di realizzare lo spostamento degli Uffici in tempi brevi- viste le esigenze di economicità rappresentate dalla Direzione centrale Patrimonio-, sono state programmate le diverse attività da compiere per lo sgombero dell’immobile sopra menzionato e per la piena fruibilità dei nuovi uffici; tra le attività prodromiche al trasferimento vi è necessariamente quella di procedere all’affidamento della fornitura degli arredi destinati alle postazioni di lavoro per stanze di diversa tipologia, uso e metratura, da posizionarsi presso i piani terra, terzo, quarto, quinto e seminterrato.
Per completezza si precisa che gli arredi del piano primo e secondo sono stati acquistati nel 2016 mediante adesione alla convenzione Consip ed attualmente, a seguito della imprevista ed improvvisa liberazione dell’immobile di via delle Porte Nuove del febbraio 2018, sono stati depositati presso un magazzino di proprietà Inail sito a Prato, in attesa della loro collocazione.
Ad oggi non sono attive convenzioni Consip di cui all’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 per l’approvvigionamento di arredi.
Tenuto conto che la procedura di affidamento presuppone il preciso delineamento del fabbisogno, coerentemente con le caratteristiche della struttura, con le esigenze dei diversi uffici/consulenze e con la normativa vigente in materia di salute e benessere dei lavoratori e tutela dell’ambiente, proprio in vista di tale gara e prima di avere contezza della consegna anticipata di parte dello
stabile di via delle Porte Nuove, già con nota del 30 novembre 2018 prot. 13295, Lei aveva incaricato un tecnico delle CTE Regionale, Arch. Lucioli, a redigere un progetto che determinasse le caratteristiche degli arredi da acquistare e individuando il fabbisogno, ciò con l’impiego di cognizioni specialistiche di tipo architettonico.
L’incarico suindicato afferiva in particolare nella redazione e nella consegna dei seguenti atti:
-elenco degli arredi con dettagliata indicazione delle caratteristiche tecniche;
-relazione di stima del valore complessivo dell’appalto;
-elaborati grafici del progetto di arredamento ritagliato sulla specifica realtà spaziale ed organizzativa degli uffici di via delle Porte Nuove, Firenze;
-capitolato tecnico riportante le specifiche tecniche delle diverse tipologie di arredo, nonché la lista della eventuale documentazione da chiedere ai partecipanti a comprova di quanto offerto.
L’ Architetto incaricato ha rassegnato le proprie conclusioni nella relazione tecnica presentata in data 31 gennaio 2018.
La possibilità di impiegare presso gli uffici di via delle Porte Nuove gli arredi attualmente in uso nelle postazioni di lavoro presso questa Direzione Regionale è stata esclusa a seguito di una sommaria ricognizione degli stessi svolta da questo Ufficio.
Tali arredi risultano infatti obsoleti, non conformi ai più moderni canoni di ergonomia e alle prescrizioni sulle distanze minime dai terminali e sulla corretta postura dei lavoratori, inoltre presentano dimensioni che sono incompatibili con i più ridotti spazi delle stanze dell’immobile di via delle Porte Nuove, infine non hanno quella uniformità di colori e modelli che soddisfi esteticamente le esigenze di decoro e una appropriata immagine dell’Istituto.
L’appalto non è suddiviso in lotti per esigenze di uniformità di gestione, controllo della fornitura, esigenza di avere beni con un design unitario e appartenenti quanto più possibile ad una stessa linea di prodotto anche a garanzia di un livello prestazionale per l’utenza qualitativamente uniforme fra tutti gli ambienti.
L’oggetto della fornitura, da affidarsi quindi in unico lotto indivisibile, consiste in arredi ad uso ufficio, di tipo operativo e comprende riassuntivamente:
a) scrivanie semidirezionali e operative;
b) cassettiere per scrivanie semidirezionali e operative;
c) sedute da lavoro, per visitatore e per riunioni;
d) mobili contenitori operativi e semidirezionali;
e) tavoli riunione;
f) attaccapanni con portaombrelli;
g) gettacarta;
h) poggiapiedi.
Tali arredi sono dettagliatamente elencati e descritti, anche con l’ausilio di un layout grafico, nella relazione tecnica.
I prodotti offerti dovranno essere corrispondenti alle caratteristiche in dettaglio indicate e la verifica di tale corrispondenza sarà verificata sulla base di un esame delle schede tecniche dei beni e del collaudo degli stessi.
La fornitura dovrà essere comprensiva di trasporto, consegna, posa in opera ai piani, montaggio e installazione dei mobili, asporto e smaltimento di imballaggi, rimozione dei materiali di risulta e loro trasporto a rifiuto, pulizia dei mobili e dei locali al termine della posa in opera, e garanzia, anche a fini di sostituzione dei prodotti viziati o comunque non conformi alle caratteristiche e ai requisiti richiesti, per cinque anni dall’emissione del certificato di verifica di conformità rilasciato in relazione alle singole consegne e installazioni.
I tempi di consegna della fornitura dovranno essere contenuti entro un termine massimo di n.40 giorni naturali e consecutivi dalla stipula, mentre il completamento dell’installazione dovrà avvenire entro i successivi n.10 giorni lavorativi; tale tempistica si ritiene congrua dato che contempera le esigenze di questa Direzione Regionale di disporre al più presto degli arredi per trasferire il personale, con le ordinarie necessità di costruzione e/o approvvigionamento degli operatori
economici del settore.
Il fornitore dovrà anche garantire la disponibilità, per l’acquisto da parte della stazione appaltante, di tutte le parti di ricambio di tutti gli arredi, per cinque anni dalla consegna e dovrà fornire una percentuale di parti metalliche di ricambio sui beni.
La medesima fornitura dovrà rispettare i criteri ambientali minimi prescritti dal decreto del Ministro dell’ambiente e della tutela del territorio e del mare dell’11 gennaio 2017, pubblicato sulla G.U. n.
23 del 28 gennaio 2017.
La fornitura, prima che se ne disponga il pagamento, sarà sottoposta a collaudo; lo stesso sarà eseguito entro 10 giorni dalla ultimazione delle operazioni di posa in opera, da parte di un tecnico da Lei incaricato, il quale verificherà la corrispondenza dei prodotti alle caratteristiche richieste e offerte in gara.
Tenuto conto delle rilevanti conseguenze patrimoniali a carico dell’Istituto in caso di un eventuale ritardo nella consegna della fornitura si ritiene di dover fissare in tal caso e comunque previa contestazione dell’addebito, una penale pari all’1 per mille dell’importo netto totale contrattuale per ogni giorno di ritardo, penale che sarà applicata anche in caso di consegna di prodotto difettoso o difforme rispetto a quello richiesto e in ogni caso di esecuzione del servizio difforme dagli obblighi previsti negli atti di gara.
Come specificato dall’art. 113-bis del D.lgs. 50/2016, l’ammontare complessivo delle penali non potrà comunque superare il 10% del valore netto contrattuale, benché resti altresì ferma la risarcibilità dell’ulteriore danno ai sensi dell’art. 1382 del c.c.
Nell’ipotesi in cui il ritardo si protraesse oltre i 20 (venti) giorni lavorativi, il contratto potrà essere risolto unilateralmente da questa Amministrazione, mediante comunicazione scritta e senza intervento giudiziario, con facoltà di commissionare ad altre imprese, in danno della ditta aggiudicataria, la fornitura ovvero la parte della fornitura non eseguita dall’aggiudicataria stessa, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.
Il valore complessivo della fornitura e della posa in opera degli arredi oggetto dell’appalto è stimato in euro 200.000,00 IVA esclusa, esclusi oneri della sicurezza relativi ai rischi da interferenza non assoggettabili a ribasso e di importo di € 2.000,00.
Questo importo, che formerà la base d’asta, è stato determinato recependo la stima contenuta nella consulenza tecnica del professionista incaricato di effettuarla sulla base delle seguenti indicazioni e dei dati acquisiti da questo Ufficio.
In particolare, trattandosi di beni per cui è stata attiva fino a pochi mesi fa una Convenzione Consip ed avendo questa amministrazione proceduto all’acquisto in convenzione di beni della stessa tipologia e caratteristiche di quelli oggetto della prossima gara, è stato consultato, nella relativa sezione del Mepa, il listino prezzi della Convenzione non più attiva, ritenendo che i costi applicati nella stessa rispondessero ad una valutazione di congruità già svolta dal soggetto aggregatore;
sulla somma risultante è stata poi applicata una maggiorazione percentuale di circa il 15% in considerazione del tempo intercorso dall’aggiudicazione da parte di Consip del suddetto affidamento e delle migliori qualità oggi richieste per i materiali.
Accedendo inoltre al portale Mepa è stata svolta una informale ricerca sul Catalogo per acquisire i valori medi dei beni ivi presenti e con caratteristiche assimilabili a quelli oggetto della fornitura in oggetto a conferma dell’importo come sopra calcolato.
Sulla base delle esigenze di approvvigionamento emerse, della tipologia di arredi delineata, nonché del valore presunto dell’affidamento, si ritiene di dover procedere all’espletamento di una procedura negoziata ex art. 36 lett. b D.lgs. 50/2016 previa consultazione di mercato per acquisire manifestazione d’interessi ad essere invitati alla RDO da svolgersi su Mepa, anche nel rispetto degli artt. 40 e 52 del D.lgs. 50/2016.
La gara sarà aggiudicata col criterio del prezzo più basso di cui all’art. 95 comma 4 lett. b) del d.lgs.
n. 50/2016.
Il minor prezzo complessivamente considerato va inteso quale sommatoria dei singoli prezzi unitari indicati per ciascun arredo elencato nell’allegato “elenco prezzi” e da allegarsi alla scheda di offerta
economica, moltiplicati per le quantità totali indicate per ciascun articolo.
L’art. 95 sul “Criterio di aggiudicazione dell’appalto” al comma 4 lett. b) espressamente consente, in via di eccezione, che “per i servizi e le forniture con caratteristiche standardizzate o le cui condizioni sono definite dal mercato” si possa utilizzare quale criterio di selezione dell’offerta quello del “minor prezzo”.
La giurisprudenza considera tale indicazione “palesemente finalizzata a garantire una significativa accelerazione della procedura, soprattutto quando le prestazioni non devono assolutamente differire da un esecutore ad un altro”.
Si afferma infatti che se i beni da acquisire hanno caratteristiche standardizzate non vi è motivo di svolgere un’autonoma valutazione degli elementi non meramente economici delle offerte, perché questi, proprio perché strettamente assoggettati allo standard, devono assolutamente coincidere tra tutti gli operatori partecipanti.
Con riferimento alla fornitura in questione, i prodotti che si intendono acquistare sono definiti e descritti in modo preciso ed inderogabile in considerazione delle esigenze estetiche e spaziali che sono sottese al progetto.
Sussistendo precise esigenze e motivate scelte tecniche, non è possibile acquisire beni che, per quanto più ricercati o migliori da un punto di vista strutturale, non corrispondono a quelli individuati nel progetto tecnico.
Per concludere, alla luce dell’esigenza di vincolare le imprese partecipanti all’offerta di un prodotto già definito in sede tecnica, questa amministrazione valuterà le loro offerte esclusivamente in termini di ribasso dal prezzo base, fermo restando la verifica circa il puntuale rispetto delle prescrizioni sancite nei documenti di gara, con specifico riferimento alla sussistenza delle specifiche tecniche richieste nel Capitolato tecnico, verifica che sarà eseguita mediante una comparazione tra le suindicate specifiche e le schede tecniche dei prodotti offerti.
Il costo degli oneri della sicurezza è quantificato in euro 2.000,00, non assoggettabili a ribasso e non compresi nel suindicato importo totale, atteso che nelle prestazioni oggetto del presente appalto sono presenti rischi interferenziali.
Il datore di lavoro dell’edificio di via delle Porte Nuove, prima dell’inizio dell’esecuzione del contratto, integrerà il DUVRI adattandolo ai rischi specifici da interferenza presenti nei luoghi in cui viene espletato l’appalto.
Il pagamento di tali oneri viene effettuato previa esibizione di idonea documentazione giustificativa.
Pertanto, il valore complessivo massimo stimato dell’appalto, ai sensi dell’art. 35 del d.lgs. 50/2016 è pari a euro 200.000,00 Iva esclusa (non comprensivo degli oneri della sicurezza) .
L’impegno contabile di spesa per un importo complessivo pari ad euro 200.000,00 + IVA graverà sul capitolo U.2.02.01.03 livello V 001 «mobili e arredi per ufficio» del bilancio di previsione di competenza e di cassa per l’esercizio 2019, articolato secondo il sistema di classificazione del bilancio dello Stato nonché secondo la ripartizione in missioni e programmi definita in sede di previsione.
La somma sopra indicata supera il limite del dodicesimo dello stanziamento, limite entro cui è possibile assumere impegni nel periodo di esercizio provvisorio, tuttavia si ravvisano in questo caso le esigenze di indilazionabilità e indifferibilità della spesa dato che l’acquisto in questione è finalizzato alla liberazione di un immobile per cui, secondo quanto comunicato dalla DC Patrimonio, l’Istituto corrisponde una onerosa indennità di occupazione.
Come sopra detto, si ritiene opportuno svolgere una procedura negoziata con Richiesta di offerta (RdO) sul portale Mepa invitando solo quegli operatori economici iscritti alla specifica categoria oggetto dell’appalto e che abbiano determinati requisiti economici e dimensionali.
L’art. 36, comma 2, lett. b), del d.lgs. 50/2016 consente la procedura semplificata nel caso di affidamento di contratti di importo pari o superiore ad euro 40.000,00 e inferiore alla soglia comunitaria mediante procedura negoziata previa consultazione di almeno cinque operatori economici individuati sulla base di indagini di mercato e le Linee Guida ANAC n. 4/2018, precisano che “la stazione appaltante assicura l’opportuna pubblicità dell’attività di esplorazione del mercato”.
A tal fine, coerentemente con il dettato normativo e con le linee guida Anac si ritiene di dover procedere alla pubblicazione di un avviso sul portale istituzionale per ricevere manifestazioni d’interesse ad essere invitati alla RDO.
Le suindicate linee guida stabiliscono che la durata di tale pubblicazione deve avvenire per un periodo minimo identificabile in quindici giorni, salva la riduzione del suddetto termine per motivate ragioni di urgenza; si ritiene che le ragioni in questo caso si configurino dato che il trasferimento degli uffici e la liberazione dell’immobile di via Bufalini, con contestuale interruzione dell’indennità di occupazione ad oggi pagata dall’Istituto, sono proprio subordinati alla tempestiva conclusione di questa gara e al completamento della fornitura oggetto della stessa.
Si fissa pertanto il termine di adesione alla manifestazione d’interessi in 10 giorni dalla sua pubblicazione.
Per quanto riguarda i criteri di ammissione alla RDO degli operatori economici con relativa possibilità di partecipare alla gara, gli stessi dovranno possedere i requisiti di ordine generale, quale l’insussistenza delle cause di esclusione previste dall’art. 80 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. e requisiti di idoneità professionale, quali, ai sensi dell’art. 83, co. 3, del D. lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., l’iscrizione al Registro della Camera di commercio, industria, agricoltura e artigianato o ad altro Albo, ove previsto, per la categoria relativa all’oggetto dell’appalto.
Si ritiene inoltre opportuno richiedere, a dimostrazione di adeguata capacità economico-finanziaria, un fatturato specifico annuo medio, in riferimento agli esercizi finanziari degli anni 2016, 2017 e 2018, nello specifico settore delle forniture di arredi per uffici, non inferiore a euro 400.000,00 IVA esclusa (ovvero il doppio del valore dell’appalto ex art.83 Cod. Appalti) tra cui, nel triennio indicato, almeno una fornitura unitaria di arredi per ufficio di importo non inferiore a € 200.000,00 (duecentomila/00 euro), IVA esclusa.
Tali requisiti permettono alla stazione appaltante di avere garanzia del fatto che la ditta offerente sia concretamente attiva nel settore merceologico oggetto dell’appalto, abbia già eseguito forniture per quantitativi analoghi a quello di cui al presente appalto e che infine abbia una solidità della propria struttura tale da consentirgli di essere effettivamente in grado di garantire sia la qualità delle prestazioni principali ed accessorie, sia la possibilità di effettuare la consegna e l’installazione nei tempi come sopra indicati o di ritardare la consegna di parte degli stessi in caso di necessità sopravvenute della stazione appaltante.
Gli operatori che manifesteranno interesse per la partecipazione alla procedura in oggetto dovranno essere altresì in possesso dell’abilitazione al MEPA nella categoria merceologica di riferimento.
Al fine di consentire la partecipazione alla manifestazione di interesse anche a soggetti attualmente non abilitati al MEPA, si dà la possibilità di abilitarsi anche a seguito della pubblicazione dell’indagine di mercato in questione, fermo restando che tali soggetti saranno invitati a presentare offerta solo se presenti nell’elenco dei fornitori al momento della pubblicazione della RDO, ovvero circa nei 15 giorni successivi alla pubblicazione della presente indagine.
Tenendo conto delle più recenti pronunce giurisprudenziali che non considerano una RDO sul MePA come una procedura “comunque aperta al mercato” e come tale idonea a derogare al principio di rotazione degli affidamenti e degli inviti sulla scorta delle linee guida ANAC n.4, con riferimento alla possibilità di escludere sin d’ora il contraente uscente, si ritiene di non fissare già nella fase di indagine di mercato alcuna esclusione di tal tipo.
La pregressa fornitura per arredi presso l’immobile di via delle Porte Nuove è infatti avvenuta a favore dell’operatore economico aggiudicatario di Convenzione Consip e pertanto questa stazione appaltante non ha esercitato alcuna discrezionalità nella selezione e scelta dello stesso; sono inoltre già trascorsi circa tre anni dal suindicato affidamento e infine la ditta ha mostrato professionalità e correttezza nell’esecuzione della prestazione, anche venendo incontro alla sopravvenuta esigenza di questa Direzione Regionale di dilatare i tempi di consegna per ritardo nel completamento dei lavori edili nei locali interessati.
Al fine di garantire il puntuale rispetto dell’art. 36, comma 2, lett. b), del d.lgs. 50/2016, qualora dovessero candidarsi meno di cinque operatori, si procederà comunque ad invitare alla gara tutte le
imprese dichiaranti i requisiti di partecipazione e che hanno presentato, entro i termini, apposita manifestazione di interesse; si procederà contestualmente ad individuare gli ulteriori operatori, fino al raggiungimento del numero di cinque, sorteggiando gli stessi dalla categoria merceologica “ Arredi” sul portale Mepa. Resta inteso che la suddetta partecipazione non costituisce prova di possesso dei requisiti generali e speciali richiesti per l'affidamento della fornitura, la cui verifica avverrà nei tempi previsti dalla legge.
Per consentire una partecipazione pienamente consapevole, seria e informata si pubblicheranno, insieme alla “indagine di mercato” anche il “capitolato tecnico” riportante le caratteristiche e le quantità richieste per i prodotti oggetto di gara.
Gli operatori economici che saranno invitati dovranno compilare l’“elenco prezzi”, inserendo i prezzi unitari già ribassati.
All’esito della procedura le risultanze della Richiesta di Offerta saranno da Lei approvate ai sensi della normativa vigente, con apposita determinazione, quale organo competente ad esercitare il controllo di legittimità dell’intero iter procedimentale, dopo aver verificato e riscontrato la conformità delle offerte alle condizioni e ai requisiti predeterminati.
Si pongono, pertanto, alla Sua attenzione gli atti allegati chiedendo l’autorizzazione alla pubblicazione degli stessi.
Maria Rosaria Dimitri
Giuseppina Maria Maruti
Responsabile Struttura Dirigenziale D.R. TOSCANA - UFFICIO ATTIVITA STRUMENTALI ROSSANA RUGGIERI
