IL COLLEGIO SINDACALE E L’ATTIVITA’ DI VIGILANZA
Prof. Claudio Sottoriva
Università Cattolica del S. Cuore di Milano
COLLEGIO SINDACALE
CON REVISIONE LEGALE NELLE PMI
26 giugno 2014
FUNZIONI PROPRIE DEL COLLEGIO SINDACALE:
VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLA LEGGE E DELLO STATUTO
VIGILANZA SUL RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE
VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL CONCRETO FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO
VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL CONCRETO FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO AMMINISTRATIVO E CONTABILE
1. VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLA
LEGGE E DELLO STATUTO
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto
Assenza di specifiche indicazioni nell’art. 2403 Cod. Civ.
Attribuzione al Collegio sindacale preesistente alla riforma di cui al D.Lgs. 6/2003
Riferimenti: Norme di comportamento del collegio
sindacale (2012)
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto (segue)
Vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto:
norme di legge (codice civile e leggi speciali applicabili al tipo di società e di attività svolta dalla stessa);
norme regolamentari;
autorizzazioni (opportunità di acquisire, in sede di prima
verifica, copia delle autorizzazioni; successivamente, verifica periodica della sussistenza);
norme statutarie (analisi dello statuto e verifica clausole inserite);
patti tra soci (verifica di loro esistenza).
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto (segue)
L’art. 2403 c.c., primo comma, stabilisce che il Collegio Sindacale ha il dovere di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto. Tale compito si
sostanzia nel verificare la conformità degli atti e delle deliberazioni degli organi delle società alle norme di legge ed alle disposizioni dello statuto.
Per l’esercizio di suddetto obbligo di vigilanza, il Collegio Sindacale dovrà riunirsi almeno ogni 90 giorni, così come previsto dall’art. 2404 c.c..
Il Collegio Sindacale, nell’esercizio della propria attività, è tenuto a vigilare sul rispetto di tutte le norme statutarie, delle norme legislative e regolamentari che disciplinano il funzionamento degli organi della società ed i rapporti
della stessa con gli organismi istituzionali.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto (segue)
Il Collegio Sindacale è tenuto altresì a vigilare sul rispetto delle disposizioni normative che disciplinano lo specifico settore operativo, proprio della attività aziendale.
In questo ambito, tra l’altro, il Collegio Sindacale è tenuto a vigilare sul possesso da parte della società delle autorizzazioni prescritte per lo svolgimento della propria attività e sul mantenimento dei requisiti richiesti dalle disposizioni autorizzative.
La vigilanza viene esercitata attraverso:
la rilevazione dell’esistenza di un’appropriata struttura organizzativa che consenta il rispetto delle norme e l’esecuzione degli adempimenti da esse previsti;
l’acquisizione delle informazioni in merito dal soggetto incaricato della revisione contabile, se presente, per gli aspetti di sua competenza;
la partecipazione alle riunioni degli organi sociali; l’ottenimento di informazioni dagli Amministratori; l’effettuazione di autonomi atti di amministrazione e controllo.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto – lettura coordinata con art. 2381 Cod. Civ.
Art. 2381 Cod. Civ. (estratto)
Il consiglio di amministrazione sulla base delle informazioni ricevute:
valuta l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società;
quando elaborati, esamina i piani strategici, industriali e finanziari della società;
valuta, sulla base della relazione degli organi delegati, il generale andamento della gestione.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e impugnazione delle delibere dell’organo amministrativo
L’attuale disciplina è contenuta negli ultimi due commi dell’art. 2388 c.c.; il comma 4 statuisce che “le deliberazioni che non sono prese in conformità della legge o dello statuto possono essere impugnate solo dal collegio sindacale e dagli amministratori assenti o dissenzienti entro novanta giorni dalla data della deliberazione; si applica in quanto compatibile l'articolo 2378.
La disciplina dell’impugnativa delle delibere del consiglio di amministrazione, in ragione delle accennate esigenze di stabilità degli atti societari, risulta comunque piuttosto restrittiva, sia dal punto di vista soggettivo che dal punto di vista oggettivo.
Dal punto di vista soggettivo, la legittimazione all’impugnativa è riconosciuta, in via generale, unicamente al collegio sindacale (come organo) e a ciascuno degli amministratori assenti o dissenzienti (uti singuli).
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e impugnazione delle delibere dell’organo amministrativo
Da un punto di vista applicativo e concreto, le delibere dell’organo amministrativo, qualunque sia l’ipotetica tipologia del vizio che le affligge, saranno rimosse solo ove siano state adottate contra legem.
Il legislatore non ha fissato una gerarchia dei vizi; esaltando il principio di stabilità con riferimento alle delibere dell’organo amministrativo, ha dettato un’unica disciplina con un termine per esercitare l’impugnazione molto breve. In altre parole, in materia di invalidità delle delibere consiliari, sembra che non si debba ormai parlare di vizi (al plurale, cioè nullità e annullabilità), ma di vizio (al singolare, la c.d. “non conformità”).
Nonostante l’unicità della fattispecie invalidante delle delibere consiliari, esistono alcune fattispecie particolari, pur sempre riconducibili al vizio generale, che si distinguono per delle lievi
deviazioni rispetto alla disciplina generale. In particolare, si fa riferimento alle delibere consiliari:
(i) lesive dei diritti dei soci, ai sensi dell’art. 2388, comma 4 c.c.; o
(ii) adottate in violazione delle disposizioni relative agli interessi degli amministratori dettate dall’art. 2391 c.c..
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e impugnazione delle delibere dell’organo amministrativo (segue)
In virtù del rinvio espresso all’art. 2378 c.c., che soggiace comunque al limite della compatibilità, il procedimento di impugnazione delle delibere consiliari invalide ex art. 2388 c.c. è regolato in maniera sostanzialmente analoga al procedimento applicabile in materia di impugnazione delle delibere assembleari.
Anche nel caso di impugnativa delle delibere consiliari, troveranno applicazione, in quanto compatibili, le seguenti disposizioni procedurali:
(i) l’impugnazione viene proposta, con atto di citazione, davanti al tribunale del luogo presso cui la società ha la sua sede;
(ii) con ricorso depositato contestualmente alla citazione, può essere richiesta la sospensione dell’esecuzione della delibera, che sarà concessa dal presidente del tribunale solo in caso di eccezionale e motivata urgenza.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e impugnazione delle delibere dell’organo amministrativo (segue)
L’art. 2388 c.c. stabilisce anche il menzionato termine di novanta giorni entro cui l’impugnazione può essere esercitata, individuando il dies a quo dello stesso nella data in cui la deliberazione viene adottata.
La ratio di tale decorrenza del termine deriva dal fatto che sugli amministratori e sui sindaci (cioè, i soggetti legittimati ad impugnare le delibere) incombe il dovere di partecipare alle adunanze del consiglio, nonché il dovere di agire in modo informato.
La coincidenza tra il dies a quo e la data della deliberazione, senza che rilevi la data di verbalizzazione, trova giustificazione anche nel principio di stabilità: posticipare il decorso del termine di impugnazione della delibera avrebbe il solo effetto di lasciare in sospeso l’effettiva stabilità della deliberazione consiliare per un periodo di tempo troppo lungo
.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e impugnazione delle delibere dell’assemblea
Art. 2377 Annullabilità delle deliberazioni (estratto)
Le deliberazioni dell'assemblea, prese in conformità della legge e dell'atto sostitutivo, vincolano tutti i soci, ancorché non intervenuti o dissenzienti.
Le deliberazioni che non sono prese in conformità della legge o dello statuto possono essere impugnate dai soci assenti, dissenzienti od astenuti, dagli amministratori, dal consiglio di sorveglianza e dal collegio sindacale.
La deliberazione non può essere annullata:
1. per la partecipazione all'assemblea di persone non legittimate, salvo che tale partecipazione sia stata determinante ai fini della regolare costituzione dell'assemblea a norma degli articoli 2368 e 2369;
2. per l'invalidità di singoli voti o per il loro errato conteggio, salvo che il voto invalido o l'errore di conteggio siano stati determinanti ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta;
3. per l'incompletezza o l'inesattezza del verbale, salvo che impediscano l'accertamento del contenuto, degli effetti e della validità della deliberazione.
L'impugnazione o la domanda di risarcimento del danno sono proposte nel termine di novanta giorni dalla data della deliberazione, ovvero, se questa è soggetta ad iscrizione nel registro delle imprese, entro novanta giorni dall'iscrizione o, se è soggetta solo a deposito presso l'ufficio del registro delle imprese, entro novanta giorni dalla data di questo.
L'annullamento della deliberazione non può aver luogo, se la deliberazione impugnata è sostituita con altra presa in conformità della legge e dello statuto. In tal caso il giudice provvede sulle spese di lite, ponendole di norma a carico della società e sul
risarcimento dell'eventuale danno.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto – Sentenza App. Milano, 21 gennaio 1994
“Il sindacato in ordine all’osservanza del dovere di diligenza proprio del mandatario non implica in alcun modo un controllo di merito circa l’opportunità e la convenienza degli atti di gestione, ma solo una verifica se tali atti discrezionali abbiano superato quel limite invalicabile, oltre il quale i medesimi vanno considerati, se non scientificamente dannosi, quanto meno avventati od imprudenti, tali quindi da essere qualificati, con giudizio ex-ante, non meramente dannosi o inopportuni, ma come da “pura sorte”.
2. VIGILANZA SUL RISPETTO DEI PRINCIPI DI
CORRETTA AMMINISTRAZIONE
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione
L’art. 2403 c.c., primo comma, ha attribuito al Collegio Sindacale il dovere di vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.
La formulazione dell’articolo 2403 c.c. chiarisce definitivamente che al Collegio Sindacale non compete un controllo di merito sull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli Amministratori, bensì l’approfondimento degli aspetti di legittimità delle scelte stesse.
La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione si sostanzia nel
verificare la conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica posti dalla scienza dell’economia aziendale, senza mai
sindacare sull’opportunità gestionale della scelta.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
Norma 3.2 Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
Il Collegio Sindacale, anche tramite la partecipazione alle riunioni del Consiglio di Amministrazione, ovvero sulla base delle informazioni assunte o ricevute dagli Amministratori, dal soggetto incaricato dello svolgimento della revisione legale dei conti, se presente, vigila a che gli Amministratori osservino l’obbligo della diligenza nell’espletamento del loro mandato.
La vigilanza sul comportamento diligente degli Amministratori non riguarda il merito delle loro scelte di gestione, bensì solo il modo in cui esse sono state compiute. In particolare, il Collegio Sindacale, sulla base delle informazioni ricevute, verifica che gli Amministratori non abbiano trascurato di assumere sufficienti
informazioni in relazione al compimento di operazioni di gestione, e che abbiano posto in essere tutte le cautele e verifiche preventive
normalmente richieste per una determinata decisione, assunta in certe circostanze, di spazio e di tempo, con quelle modalità.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
I Sindaci devono avere cognizione del procedimento decisionale degli Amministratori e non effettuare la verifica della bontà e convenienza dell’operazione.
I Sindaci nel vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, dovranno accertare, sulla base delle informazioni ricevute, che gli Amministratori non compiano operazioni:
estranee all’oggetto sociale,
in cui un Amministratore abbia un interesse per conto proprio o di terzi,
manifestamente imprudenti o azzardate,
che possano compromettere l’integrità del patrimonio sociale,
volte a sopprimere o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci,
in contrasto con le deliberazioni assunte dall’assemblea o dal Consiglio di Amministrazione.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
In particolare, il Collegio Sindacale vigila:
sugli atti e le deliberazioni palesemente pregiudizievoli e in grado di porre in dubbio la possibilità del prosieguo della vita aziendale;
sulle scelte gestionali, in modo che siano ispirate al principio della ragionevolezza, in modo cioè che siano conformi ai principi dell’economia aziendale, congruenti e
compatibili con le risorse e il patrimonio sociale;
sulle operazioni di rischio, in modo da verificare che gli Amministratori abbiano in proposito compiuto consapevoli valutazioni sulla base di appropriati piani finanziari ed economici e sulla scorta delle informazioni disponibili.
Particolare attenzione deve essere, altresì, prestata all'informativa sulla pianificazione economica e finanziaria relativa ad iniziative rilevanti sia per novità che per
dimensione, nonché sulle garanzie rilasciate dalla società e sulle garanzie richieste dalla stessa in merito alle operazioni effettuate.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
Qualora a seguito dell’attività di vigilanza riscontri criticità nel rispetto dei principi di corretta amministrazione, il collegio sindacale
richiede agli amministratori chiarimenti sul loro operato.
Nel caso in cui gli amministratori non forniscano i chiarimenti richiesti ovvero le informazioni fornite non siano sufficienti, il collegio segnala il loro operato:
al comitato esecutivo o al consiglio di amministrazione, se esistenti,
ovvero all’assemblea dei soci.
La convocazione dell’assemblea dei soci è richiesta al presidente del consiglio di amministrazione ovvero, qualora egli non provveda tempestivamente ovvero la violazione dei principi di corretta amministrazione sia di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere, può essere effettuata direttamente dal collegio sindacale, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione
dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
In conclusione, quindi, gli obiettivi che l’attività di vigilanza sulla “corretta amministrazione” si pone, consistono:
nell’accertamento del comportamento degli Amministratori, ai quali è richiesto di agire con la diligenza propria dell’incarico ricevuto;
nel controllo che la struttura organizzativa sia idonea a soddisfare la richiesta che le operazioni da intraprendere determinano;
nella verifica in ordine alla consistenza del patrimonio e delle risorse aziendali al fine di accertare che siano sufficienti per il finanziamento delle operazioni;
nella verifica che il grado di indebitamento sia compatibile con le capacità aziendali.
Il raggiungimento di tali obiettivi, pur escludendo una ingerenza dei Sindaci nei fatti di gestione, comporta che l’operato degli stessi Sindaci investa anche l’attività
amministrativa.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
L’obiettivo che l’attività di vigilanza sulla “corretta amministrazione” si pone consiste nell’accertare il comportamento degli amministratori, verificando che quest’ultimi effettivamente agiscano con la diligenza propria dell’incarico ricevuto.
Il raggiungimento di tale obiettivo comporta che l’operato degli stessi sindaci investa anche l’attività amministrativa. In particolare, i sindaci devono avere cognizione e vigilare sulla corretta ed appropriata formazione del procedimento decisionale degli amministratori e non effettuare la verifica della bontà e convenienza delle scelte gestionali, le quali sono onere e compito primari dell’organo amministrativo.
Particolare attenzione va rivolta all’esame delle operazioni che vengano poste in essere nei confronti di soggetti che non costituiscono “terze economie” rispetto alla società.
Si tratta di quelle operazioni nelle quali possono acquisire rilievo interessi concorrenti o confliggenti degli amministratori, o di parti correlate, con quelli della società.
Qualora l’operazione abbia una notevole rilevanza quantitativa e qualitativa, è opportuno verificare, altresì, l’esistenza di un parere di un esperto ovvero la realizzazione di due diligence.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (segue)
Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione:
controllo di legittimità sostanziale: rispetto del principio di razionalità economica;
in particolare, controllo sulle operazioni più importanti e sugli atti pregiudizievoli e in grado di porre in dubbio la possibilità del prosieguo della vita aziendale;
verifica di tutte le operazioni soltanto quando emergano indici di rischio;
opportunità della tenuta delle cc.dd. scritture giuridiche (art. 2214, 2° comma, c.c.);
importanza della periodica predisposizione ed aggiornamento di piani economico- finanziari (business plan e piani industriali ).
Sono le regole della gestione dell’impresa:
controllo preventivo delle condizioni di mercato;
verifica dell’adeguatezza della struttura operativa dell’impresa;
valutazione del tasso di rischio dell’operazione;
congruità dell’utile sperato rispetto al volume degli investimenti.
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Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione - “strumenti”
Partecipazione alle riunioni dell’organo amministrativo e del comitato esecutivo;
Il 5° comma dell’articolo 2381 c.c. prevede che gli organi delegati riferiscano al collegio sindacale, almeno ogni 180 giorni su
generale andamento della gestione;
prevedibile evoluzione della gestione;
sulle operazioni di maggior rilievo;
autonomi atti di ispezione e controllo;
autonoma richiesta di informazioni agli amministratori;
scambio di informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate;
possibilità di avvalersi di propri dipendenti ed ausiliari.
Esempi di violazione di principi di corretta amministrazione:
crediti contratti verso soggetti senza attenzione alla solvibilità degli stessi;
cessione di beni o prestazioni di servizi sotto costo, senza strategia economica (verifica globale e non sul singolo atto);
investimenti in assets eccessivi e di puro azzardo;
non accertamento che gli amministratori, prima di contrarre un mutuo, abbiano valutato bene la capacità di rimborso delle rate da parte
dell’azienda mediante la redazione di un business plan e di un budget finanziario.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di
corretta amministrazione - “esempi”
Anche l’operare da parte degli amministratori in assenza di situazioni di conflitto corrisponde a corretti principi economici. Vi è in questo caso una norma che lo impone.
Corretta amministrazione vuol anche dire avere un sistema di controllo interno efficiente che consenta di conoscere in tempo breve l’andamento dell’azienda (ulteriore specificazione dei doveri del collegio sindacale ex art. 2403 Cod. Civ.).
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di
corretta amministrazione - “esempi”
Vi sono tuttavia limiti alla vigilanza:
non è riconoscibile un obbligo di scoprire irregolarità od omissioni fraudolente (la responsabilità sorge se con la diligenza professionale tali irregolarità od omissioni potevano essere scoperte);
non è configurabile un obbligo di riscrittura totale della contabilità (controlli a campione);
salvo casi in cui sia diversamente previsto, il controllo è a posteriori sulle scelte amministrative.
Il collegio sindacale vigila affinché l’andamento economico, patrimoniale e finanziario della società sia sotto controllo ed è tenuto a richiedere la redazione di prospetti contabili infrannuali utili per monitorare
l’andamento della gestione sociale.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di
corretta amministrazione - “esempi”
All'interno di seconda area di intervento del collegio sindacale, il Legislatore ha poi circoscritto tre sotto-aree; infatti dispone l’art. 2403 Cod. Civ. che - in particolare - il Collegio sindacale deve vigilare sull'adeguatezza e sul concreto funzionamento:
dell'assetto organizzativo;
dell'assetto amministrativo;
dell'assetto contabile.
Si tratta di una specificazione del dovere generico di vigilanza sui principi di corretta amministrazione che, mentre non altera la portata del dovere, ha la funzione di precisare quale sia, per presunzione assoluta, l’attività minimale di controllo che lo spesso implica.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di
corretta amministrazione – Le “specificazioni” previste dal
Legislatore
Indicando quali prestazioni sono dovute nell’ambito dell’attività di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, si chiarisce che l’esecuzione di quelle prestazioni deve ritenersi sempre e comunque indispensabile per ritenere i sindaci adempienti delle loro obbligazioni.
Mentre di fronte all’obbligo generale di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione il giudizio sul corretto adempimento passa attraverso la regola della diligenza professionale, qui la legge sottrae ai sindaci ogni margine di discrezionalità in merito all’esecuzione o meno di quei particolari controlli con il corollario che la loro emissione integra un violazione dei doveri dell’ufficio.
Il collegio sindacale: vigilanza sul rispetto dei principi di
corretta amministrazione – Le “specificazioni” previste dal
Legislatore (segue)
3. VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL
CONCRETO FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO
ORGANIZZATIVO
Con questa espressione, s’intende il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità.
I requisiti di adeguatezza di una struttura organizzativa aziendale, condizione necessaria per un buon sistema di controllo interno, sono i seguenti:
conformità alle dimensioni della società, alla natura e modalità di perseguimento dell'oggetto sociale,
organigramma aziendale con chiara identificazione delle linee di responsabilità,
direzione dell'azienda effettivamente esercitata dagli Amministratori,
documentazione di direttive e procedure aziendali e loro effettiva conoscenza,
personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni assegnate.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto organizzativo
La vigilanza del Collegio Sindacale sulla adeguatezza dell’assetto organizzativo si esercita con le azioni di seguito indicate.
All’inizio del mandato il Collegio Sindacale deve acquisire conoscenza dell’assetto organizzativo aziendale, per la società vigilata, in considerazione:
dell'oggetto sociale, come stabilito nello statuto,
del settore di attività,
del mercato in cui la società opera,
delle sue dimensioni e prospettive di medio periodo.
I Sindaci valutano la adeguatezza dell’assetto organizzativo, ponendo particolare attenzione ai seguenti elementi:
separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni,
chiara definizione delle deleghe e dei poteri di ciascuna funzione,
verifica costante da parte di ogni responsabile sul lavoro svolto dai collaboratori.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto organizzativo (segue)
In via generale un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni della società, alla natura e alle modalità di perseguimento l’oggetto sociale:
predisposizione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni assegnate;
presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento ed effettiva diffusione.
Ai fini della valutazione dell’assetto organizzativo notevole importanza assume la verifica della rispondenza fra la struttura decisionale aziendale e le deleghe depositate presso il registro delle imprese.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto organizzativo (segue)
Per la valutazione dell’assetto organizzativo il collegio sindacale si avvale anche dei risultati dell’attività svolta dal soggetto incaricato della revisione legale dei conti, considerando, in particolare, i rischi da questi segnalati.
Laddove l’analisi dovesse evidenziare rischi inerenti all’adeguatezza e al funzionamento dell’assetto organizzativo, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’attuazione delle opportune azioni di miglioramento, la cui realizzazione va monitorata nel corso dell’incarico, al fine di verificarne l'efficacia. Nel caso in cui essa non sia ritenuta sufficiente il collegio adotta le azioni previste dalla legge per rimuovere eventuali violazioni.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto organizzativo (segue)
I Sindaci segnalano agli Amministratori e al soggetto incaricato della revisione contabile, se presente, gli eventuali punti di debolezza riscontrati nell’assetto organizzativo aziendale, sollecitando interventi correttivi.
Nel corso del mandato, i Sindaci pianificano e svolgono interventi di vigilanza sulla adeguatezza dell’assetto organizzativo attraverso:
la verifica del superamento dei punti di debolezza riscontrati;
la raccolta di informazioni dalla funzione organizzativa o dai responsabili, con incontri periodici, almeno due volte nell'esercizio, nell’ipotesi in cui siano intervenute modifiche significative dell’assetto organizzativo;
la raccolta di informazioni dalle funzioni di controllo interno ed esterno attraverso l’esame delle loro relazioni e degli incontri periodici (nell’ipotesi di cattivo funzionamento nella concatenazione dei compiti, funzioni e responsabilità, saranno svolti opportuni approfondimenti);
la valutazione dei punti di debolezza emersi dalla attività di vigilanza sull’adeguatezza del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile, nei loro riflessi sull’assetto organizzativo.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto organizzativo (segue)
4. VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL
CONCRETO FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO
AMMINISTRATIVO E CONTABILE
Il sistema amministrativo e contabile è quella parte del più generale sistema di controllo interno, che deve comunque ritenersi oggetto di vigilanza da parte del Collegio Sindacale, e che si prefigge di fornire una ragionevole sicurezza sulla realizzazione del macroobiettivo aziendale della attendibilità delle informazioni di bilancio.
Esso si articola, secondo la dottrina economico-aziendale sul controllo interno, nelle diverse componenti dell’ambiente di controllo, della valutazione dei rischi, dell’attività di controllo, delle informazioni e della comunicazione e del monitoraggio.
L’organizzazione del sistema amministrativo e contabile è responsabilità degli Amministratori (mentre è del Collegio Sindacale la responsabilità di verificare che lo stesso sia adeguato alla società e di verificare il suo concreto funzionamento).
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto amministrativo e
contabile
All’inizio del mandato, pertanto, il Collegio Sindacale dovrà ottenere una adeguata comprensione del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile della società attraverso:
delle evidenze e della documentazione sulla cui base gli Amministratori fondano la propria valutazione di adeguatezza;
i colloqui con gli Amministratori e con le funzioni aziendali che sono preposte a garantire e a mantenere tale adeguatezza;
il confronto con la funzione incaricata del controllo contabile, che a sua volta rileva e valuta il sistema amministrativo contabile, per quanto di sua competenza;
addivenire ad una autonoma valutazione del sistema, individuando gli eventuali punti di debolezza e segnalandoli agli Amministratori per gli eventuali interventi migliorativi;
accertarsi che le funzioni interne aziendali svolgano compiti di monitoraggio del sistema per garantirne il concreto funzionamento.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto amministrativo e
contabile (segue)
Nel corso del mandato il Collegio Sindacale esercita l'attività in discorso, pianificando momenti periodici di intervento per accertare:
se i punti di debolezza segnalati siano stati superati;
se siano intervenute modifiche significative ai sistemi rilevati, che comportino un aggiornamento della valutazione effettuata all'inizio del mandato;
se le funzioni di monitoraggio abbiano correttamente operato e se siano emersi ulteriori punti di debolezza;
se i controlli di conformità eseguiti dalla funzione di controllo contabile abbiano messo in evidenza ulteriori punti di debolezza.
Il Collegio Sindacale esegue inoltre, se del caso, autonomi controlli di conformità, segnala agli Amministratori le eventuali debolezze riscontrate e verbalizza le proprie conclusioni sulla adeguatezza del sistema.
Il collegio sindacale: vigilanza sull’adeguatezza e sul
concreto funzionamento dell’assetto amministrativo e
contabile (segue)
I poteri attribuiti al collegio sindacale, per costante giurisprudenza, non sono da considerarsi come mere facoltà, bensì come gli strumenti che il legislatore ha messo a disposizione dei sindaci per l’adempimento dei doveri ad essi imposti.
Il collegio sindacale: la rilevanza delle informazioni
L’art. 2381 Cod. Civ. pone a carico degli amministratori l’obbligo di "agire in modo informato": una tale locuzione, il cui significato, per quanto vago, risulta comunque intuibile se letto alla luce della diligenza richiesta agli amministratori nell’espletamento del proprio incarico, nella nuova formulazione della legge non viene stranamente ripresa, né per richiamo né tanto meno esplicitamente, per i sindaci.
Dalla lettura coordinata e consequenziale delle norme sembra potersi rilevare a grandi linee che i sindaci:
1. operano in una società dove esiste un adeguato sistema organizzativo generale (perché è obbligo degli amministratori approntarlo e dei sindaci verificarlo);
2. svolgono un’attività di natura tipicamente professionale e quindi per il tipo di incarico e per la diligenza richiesta sono "avveduti controllori" e "oggettivamente periti";
3. hanno a loro favore obblighi informativi "passivi", cioè da parte degli organi sociali e aziendali nei loro confronti, ma anche "attivi" identificabili con il potere (leggi dovere) di chiedere informazioni e ciò anche, si badi bene, relativamente ad altre società eventualmente controllate.
Se a ciò si aggiungono i citati "poteri/doveri di reazione" alle irregolarità non vi dovrebbe essere più alcun dubbio che i sindaci sono chiamati, nello spirito della normativa, a svolgere un ruolo di controllo estremamente più forte e stringente che nel passato e, quindi, se la norma non ripete per i sindaci il precetto dell’art. 2381 è probabilmente solo perché, nel quadro delineato, risulta ampiamente superfluo.
Il collegio sindacale: la rilevanza delle informazioni
(segue)
Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dei Revisori Contabili, Norme di comportamento del collegio sindacale (2010) – Pubblicate come supplemento al fasc. VI/2010 della rivista “Il controllo nelle società e negli enti”, Giuffrè Editore.
Rivista “Il controllo nelle società e negli enti”, Giuffrè Editore
www.ilcontrollonellesocietaeneglienti.it
Commentario alla riforma delle società, diretto da P. Marchetti, L. A.
Bianchi, G. Ghezzi, M. Notari, Collegio sindacale e controllo contabile , 2005, IV volume.
Commentario al D.Lgs. 39/2010, a cura di F. Vella, Giappichelli Editore, Torino, 2012
C. Sottoriva, La riforma della redazione del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato. Una prima lettura della Direttiva 2013/34/UE del 26 giugno 2013 , Giuffrè Editore, 2014
RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI
Rivista il controllo nelle società e negli enti
Rivista “Il controllo nelle società e negli enti”, Giuffrè Editore
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