Open Access Requests All Access Requests Roles Available Failed Requests Users with Unmitigated Risk Roles with Unmitigated Risk Frequentely Used Roles APP ANALITICHE Requqests by Stage Requests With Escape Path Firefighter Logon Review Critical Profile Assignment Critical Role Assignment Role Analytics Unassigned Roles User Accounts Available Violations Performed Role Assignment Efficiency Frequentely Used Actions
Accounts Payable
Manager
Future Payables Cash Discount Forecast Cash Discount Utilization Aging Analysis Days Payable Outstanding Analysis Invoice Processing Time Vendor Payment Analysis Vendor Payment Analysis (open payments) Overdue Payables APP ANALITICHE121 - SAP Fiori a supporto della Gestione del Ciclo Attivo: Accounts
Receivable Manager
Questa serie di App analitiche fornisce dati e informazioni real time sulle fatture attive da incassare e le relative posizioni creditorie aperte. Sono forniti anche tutta una serie di indicatori di performance nell’ambito dell’incasso crediti e gestione del ciclo attivo. È possibile effettuare previsioni in merito alla liquidità aziendale grazie all’informativa che riguarda i crediti scaduti con la loro possiblità di recupero.
- SAP Fiori a supporto della Chiusura Finanziaria: Financial Close
Manager
Queste App, coadiuvate dalle altre soluzioni proposte da SAP per la finanza aziendale, supportano la chiusura finanziaria e permettono di effettuare analisi qualitative sui risultati e sul processo di chiusura dell’esercizio amministrativo- contabile.
Accounts
Receivable
Manager
Overdue Receivables Days Sales Outstanding Future Receivables Days Beyond Terms Open Disputes Dunning Level Distribution Credit Limit Utilization Promises to Pay Collection Progress Total Receivables APP ANALITICHEFinancial Close
Manager
Financial Close Progress Financial Close Progress (due today) Financial Close Tasks with Errors Financial Closed Delaied Tasks Financial Closed Overall Delay Financial Closed History APP ANALITICHE122 - SAP Fiori a supporto dei Senior Executive Manager
Per questa figura aziendale è rivolta un’applicazione specifica, denominata “Board Risk Report”, la quale permette di identificare, visualizzare ed analizzare i rischi, creando una “mappa dei rischi aziendali”. Questi poi possono essere analizzati per il loro potenziale impatto, in modo tale da poterli affrontare pianificando controlli periodici o azioni di risposta una volta che essi si siano manifestati in azienda.
La nuova App permette anche di:
identificare nuovi rischi che possono emergere da cambiamenti di strategia od operazioni delicate sull’ambiente competitivo;
identificare rischi che richiedono un’intervento immediato, emersi a seguito di modifiche a norme di legge;
monitorare i rischi che richiedono una particolare attenzione, ma che non richiedono un’intervento immediato come quelli precedenti.
- Sap Fiori a supporto dei dipendenti: Employee
SENIOR EXECUTIVE
Board Risk ReportEMPLOYEE
APP TRANSAZIONALI My Travel Requests My Travel and Expenses APP TRANSAZIONALI
123 Le applicazioni rivolte ai dipendenti dell’azienda sono:
My Travel Requests
La potenza della funzionalità SAP Travel Management72 viene portata su dispositivo mobile consentendo a chi sta viaggiando per lavoro di gestire in modo rapido, veloce ed in tempo reale le richieste di trasferta. Tramite SAP “My Travel Requests” è possibile:
creare una nuova richiesta di trasferta;
inviare le richieste appena create al proprio superiore gerarchico/responsabile per l’approvazione;
visualizzare in dettaglio le richieste inviate;
modificare e di conseguenza ripresentare le richieste esistenti;
eliminare richieste di trasferta. My Travel and Expenses
Questa applicazione rende più rapida l’immissione a sistema delle note spese, a cui seguiranno i rimborsi. Le funzionalità sono molteplici e tutte rivolte alla semplificazione del lavoro del dipendente in trasferta:
creare, modificare, inviare le note spese;
creare un report con le spese sostenute durante la trasferta;
memorizzare le ricevute e gli scontrini fiscali tramite la fotocamera del proprio dispositivo mobile;
visualizzare da un elenco spese, quali sono soggette a rimborso da parte dell’azienda;
assegnare le spese sostenute ai vari centri di costo a seconda della tipologia selezionata.
72 SAP ha sviluppato una serie di soluzioni che riguardano i viaggi di trasferta con l’obiettivo di
razionalizzarli, ossia renderli meno costosi. Il Software Sap include la prenotazione dei viaggi on-line, la riduzione dei passaggi necessari per inserire a sistema le note spese in modo tale da ridurre le spese di rimborso ed infine una sezione, denominata “Expense Management”, che consente di controllare, in tempo relae, le spese sostenute dai dipendenti in trasferta.
124 - Sap Fiori a supporto dei Manager
Le applicazioni rivolte ai Manager aziendali, nell’ambito della Finanza, sono: Approve Travel Requests & Approve Travel Expenses
La funzionalità SAP Travel Management viene trasferita sul dispositivo mobile del manager che può, velocemente e facilmente, approvare o declinare in tempo reale le richieste di trasferta inviateli dai dipendenti tramite l’App “My Travel Requests”. Tramite l’utilizzo di “Approve Travel Expenses”, il manager può analizzare le richieste pendenti e visualizzare in dettaglio uno storico delle trasferte che sono state approvate o rifiutate, inoltre viene fornito un report che presenta tutte le spese di trasferta sostenute, con la possibilità di estrapolare un report specifico per dipendente. Vi è la possibilità di inserire un budget di spesa per ciascun collaboratore in trasferta, questo semplifica il controllo dei costi dato che, in caso di superamento della soglia di spesa, il manager sarà avvisato automaticamente con uno stato di allerta.
Tramite questa applicazione il manager riceve le note spese dei dipendenti e di conseguenza le può approvare o meno, tutto in tempo reale.
My Spend
Fornisce in tempo reale un quadro dettagliato delle spese sostenute per progetto o funzione per i quali il manager è preposto. L’utilità di questa App si manifesta in
MANAGER
My Spend Approve Travel Expenses Approve Travel Requests Track Supplier Invoices Access Approver My Unusual Items My Projects Correction Request Manage Budget Net Margin Results Profit Analysis Margin Analysis APP ANALITICHE APP TRANSAZIONALI125 un’ottica di controllo di gestione e rispetto dei budget : il manager può controllare i costi attuali sostenuti in una specifica area aziendale potendo così intervenire se emergono eventuali scostamenti da quanto è stato pianificato.
My Unusual Item
Consente di effettuare un controllo nelle voci di spesa per trovare quelle che possono essere messe in discussione, ossia imputate ad altri centri di costo o progetti. Per il funzionamento è necessario stabilire in via preliminare un serie di regole e modelli in modo tale che le voci di spesa discutibili siano incanalate nella casella di posta del manager che potrà così approvarle, imputandole al centro di costo, oppure contestarle, con adeguata motivazione da rilasciare nella sessione “commenti”.
Access Approver
Il responsabile degli accessi a sistema può approvare o respingere le richieste di accesso inviateli.
Tramite l’applicazione si possono associare ai ruoli i rischi legati all’accesso. Se più utenti richiedono di accedere simultaneamente ad un ruolo specifico, il responsabile avrà la facoltà di approvare le richieste o selezionare un solo utente, fornendo una comunicazione a riguardo al dipendente la cui richiesta è stata declinata.
My Projects
Con l’applicazione transazionale in questione è possibile visualizzare e modificare i dati anagrafici dei progetti, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Le informazioni di dettaglio del progetto e relative alle spese possono essere acquisite in maniera semplificate, inoltre è possibile:
visualizzare i dati anagrafici di un ordine interno;
bloccare, sbloccare e completare un ordine interno;
cambiare responsabile o centro di costo di riferimento;
ottenere un elenco di persone chiave per l’ordine interno sulla base dei dati anagrafici;
126 Correction Requests
I manager possono prendere visione dei documenti di controllo per assicurarsi che i costi inseriti ed imputati ai vari centri siano corretti. In caso contrario, l’applicazione consente di effettuare le opportune correzioni.
Track Supplier Invoices
I manager possono, con due semplici passaggi, scoprire lo stato delle fatture passive da imputare al centro di costo dei quali sono responsabili.
L’applicazione consente di visualizzare le informazioni di dettaglio per ogni partita aperta, scoprire l’ammontare dei saldi debitori e visualizzare lo stato dei pagamenti .
Margin Analysis
App analitica che permette di prendere visione dei margini, costi e ricavi aziendali. Attraverso la stessa è possibile individuare anomalie di costo e percorsi da seguire per massimizzare i margini di risultato.
L’applicazione fornisce dati budgetari ed effettivi, per completare l’analisi degli scostamenti, e permette di effettuare confronti nel tempo, fornendo dati degli esercizi precedenti.
- Sap Fiori a supporto del Controller Aziendale
Il Controllo di Gestione è un “meccanismo operativo” attraverso il quale la gestione di un’azienda risulta guidata verso obiettivi prefissati. Ciò che è sottoposto a monitoraggio, pertanto, non è l’operato aziendale in sé, bensì, i risultati che questo produce. Tale tipologia di controllo presuppone, innanzitutto, che vengano resi misurabili e valutabili gli obiettivi aziendali e che questi vengano riferiti a dei responsabili di unità organizzative, i quali saranno valutati in base al grado di raggiungimento degli stessi. Gli obiettivi, in genere, sono espressi in forma quantitativa.
Il Controllo di Gestione consente quindi di dominare le dinamiche gestionali e governare in modo razionale il cambiamento.
Le applicazioni di SAP Fiori, dedicate al supporto del Controller, nella verifica del raggiungimento degli obiettivi di gestione, sono le seguenti:
127 - Sap Fiori a supporto della Contabilità Generale: General Ledger
Accountant
La collezione di applicazioni rivolta all’addetto alla contabilità generale comprende:
Open & Close Fiscal Period
Permette di impostare la data di apertura e di chiusura dell’esercizio
amministrativo-contabile. Questa operazione risulterà poi fondamentale per la redazione del bilancio e il connesso adempimento agli obblighi di legge.
CONTROLLER
APP INFORMATIVE / FACT SHEET Activity Type Cost Element Group Statistical Key Figure Controlling Document Cost Center Group
Cost Center Cost Element
Profit Center Internal Order Customer Accounting Document
G/L
ACCOUNTANT
Fixe Asset G/L Accounting Document G/L AccountOpen & Close Fiscal Period Display G/L Account Line Items Display G/L Account Balances Display Financial Statement Manage Journal Entries Post General Journal Entry Display Chart of Account
APP INFORMATIVE / FACT SHEET
128 Display Chart of Account
Tramite Sap Fiori è possibile accedere al piano dei conti aziendale73.
Una volta effettuato l’accesso, è possibile cercare il conto di cui si ha bisogno digitandone il numero di riferimento o il nome attribuito.
In ottica finanziaria è possibile visualizzare i conti che hanno generato variazioni di liquidità, potendo anche analizzare il rediconto finanziario74 ed il prospetto dei profitti e delle perdite.
Post General Journal Entry & Manage Journal Entry
L’applicazione “Post General Journal Entry” trasferisce su “mobile” la gestione della Contabilità Generale. Oltre a selezionare i conti necessari per completare la scrittura è possibile inserire il calcolo automatico delle imposte e specificare ulteriori oggetti di contabilizzazione: centri di costo, centri di profitto, ordini o materiali.
Può essere aggiunta, per ciascun’operazione, una nota che contenga la descrizione dell’evento che ha generato il movimento contabile.
Attraverso l’App “Manage Journal Entry” si impostano filtri e criteri di
selezione attraverso i quali è possibile trovare rapidamente le scritture contabili registrate a sistema, selezionare centri di costo o profitto sui quali sono state imputate voci di costo/ricavo, controllare le imposte da versare e le note poste in essere con l’applicazione precedentemente descritta.
Display Financial Statement
Consente la visualizzazione dei prospetti di Stato Patrimoniale e Conto
Economico dell’esercizio in corso e di quelli passati, potendo anche effettuare dei confronti temporali. Cliccando su ciascuna posta si può accedere allo storico per comprendere quali movimenti hanno generato il valore di bilancio.
73
Documento contenente tutti i conti utilizzati da un’azienda per effettuare le rilevazioni contabili in partita doppia.
74
Il rendiconto finanziario è un documento di bilancio, obbligatorio per le aziende che lo redigono in conformità dei principi contabili internazionali IAS/IFRS, che riassume tutti i flussi di cassa che sono avvenuti in un determinato periodo : le fonti, che hanno incrementato i fondi liquidi disponibili per la società e gli impieghi, che hanno comportato un decremento delle stesse liquidità.
129 Display G/L Account Balances
Tramite questa applicazione transazionale è possibile creare dei prospetti di analisi derivanti dai dati inseriti in Contabilità Generale.
Una volta selezionato l’oggetto di analisi, è possibile fare comparazioni fino a due esercizi precedenti.
Oggetto dei prospetti può essere, ad esempio, la posizione debitoria/creditoria verso una specifica azienda cliente/fornitrice.
Display G/L Account Line Items
Per ogni voce di contabilità generale, selezionata tramite un criterio chiave, è possibile: verificare il saldo, visualizzare l’utente che ha effettuato le
registrazioni, esportare i risultati della ricerca su foglio excel. Display Vendor Balances
L’applicazione consente di visualizzare debiti, crediti, relativi saldi ancora da pagare/incassare con riferimento a codice compagnia, periodo fiscale o azienda fornitrice. Inoltre si possono effettuare comparazioni su debiti e crediti fino a due esercizi fiscali precedenti.
Revise Payment Proposal
Tramite questa applicazione transazionale è possibile ottenere una tabella
analitica contente le proposte di pagamento ordinate per: beneficiario, metodo di pagamento, importo crescente o decrescente.
Inoltre possono essere effettuate modifiche sui pagamenti che non sono ancora stati processati dalla banca.
Schedule Payment Proposal
L’applicazione rende possibile la pianificazione delle proposte di pagamento direttamente su dispositivo mobile , dopo aver ricevuto un avviso circa le fatture che sono scadute e dovrebbero essere saldate.
È possibile controllare che tutte le informazioni necessarie per completare i pagamenti siano correttamente inserite nel Sistema Informativo Aziendale. Nel caso contrario, si può intervenire sulle anagrafiche fornitori per aggiornarle.
130 Display Customer Balances
Tramite l’applicazione in questione è possibile ricevere informazioni complete circa i saldi attivi/creditori nei confronti dei clienti.
È possibile effettuare comparazioni temporali fino a 2 esercizi precedenti. Create Customer Correspondence
Viene agevolata la comunicazione con la clientela, creando un canale di corrispondenza diretta attraverso il quale inviare offerte,fatture, ordini aperti, informazioni sui pagamenti.
Clear Incoming Payment & Manage Dispute Cases
Da una lista analitica di pagamenti da ricevere su fatture attive, è possibile spuntare ed eliminare manualmente quelli ricevuti.
L’operazione in questione può essere impostata in modalità automatica : una volta completato correttamente il processo di pagamento, questo viene cancellato dalla lista.
Nei casi di mancati pagamenti a scadenza, da parte dei clienti che hanno ottenuto una dilazione, si possono aprire ed analizzare controversie attraverso
l’applicazione “Manage Dispute Cases”. Process Collection Worklist
Nell’ambito dei crediti verso clienti, lo specialista dedicato alla raccolta di dati in merito alle riscossioni, può ottenere un’elenco dei crediti a breve scadenza, al fine anche di allertare il cliente all’imminente pagamento.
I crediti in questione possono essere ordinati secondo la priorità di riscossione data dall’azienda : sicuramente risulteranno più urgenti e rischiosi quei crediti di grosso importo o per i quali è stata concessa una lunga dilazione di pagamento.
Process Receivables
Fortemente collegata con l’applicazione precedente, rende possibile creare una lista di crediti scaduti al fine di conttatare i clienti morosi per sollecitarli al pagamento.
L’utente può visualizzare la posizione di ogni singolo cliente, inserendo a
sistema il relativo codice identificativo, aprendo una controversia o allungando la dilazione di pagamento a seguito di una nuova negoziazione dei termini.
131
3.4.2 SAP Fiori a supporto delle Risorse Umane: le App
- SAP Fiori per i Dipendenti Aziendali: Employee
Dal punto di vista del supporto alle Risorse Umane, le applicazioni dedicate al personale dell’azienda sono:
My Leave Requests
L’applicazione in questione semplifica il processo di richiesta di ferie e permessi che viene eseguito attraverso la visualizzazione grafica di un calendario e con la possibilità di inserire nelle note le motivazioni da inviare alla figura aziendale demandata alla loro approvazione.
È possibile anche visualizzare uno storico delle ferie sostenute. My Timesheet
La compilazione dell’orario di lavoro viene trasferita su dispositivo mobile facilitando soprattutto il lavoro di quei dipendenti che si trovano in trasferta o comunque lavorano fuori dai locali d’azienda.
I benefici ottenuti si manifestano prevalentemente in un risparmio di tempo per la compilazione e nella comodità di poter aggiornare e rilasciare il time sheet
sempre e ovunque.
My Paystubs
Questa applicazione, molto utile dal lato dei dipendenti aziendali, permette di visualizzare in dettaglio la busta paga mensile in tutte le sue componenti.