La fase di preparazione

Durante la fase di preparazione dovranno essere definiti gli obiettivi, gli scopi e la pianificazione del progetto; andrà organizzato il team di lavoro, esaminate le necessità hardware per dimensionare il sistema e soprattutto dovrà essere condotta un’analisi dell’ambiente esistente, ossia della struttura organizzativa e dei processi in essere dell’azienda, ponendo particolare attenzione ai vincoli ed alle attività critiche.

45_{Bancroft N., Seip H., Sprengel A., Implementing SAP R/3: how to introduce a large system into a large}

organization, II edizione, Manning Pubblications Company, Greenwich USA, 1996;

Hiquet B., Kelly F., SAP R/3 Implementation Guide: a manager’s guide to understanding SAP, MacMillan Technical Publishing, Indianapolis USA, 1998.

PREPARAZIONE REALIZZAZIONE AVVIAMENTO

descrizione del progetto

creazione del team

gestione delle risorse

definizione degli standard

set-up dell’ambiente

analisi AS-IS

analisi degli User requirements analisi TO-BE customizzazione test documentazione test utente training utente Creazione dell’ambiente di produzione migrazione dati

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- descrizione del progetto

Inizialmente è di fondamentale importanza definire quali sono gli scopi e gli obiettivi del progetto di implementazione; questi saranno utilizzati come guida nelle scelte e potranno essere utilizzati come standard sui quali

misurare la riuscita del progetto stesso. Per poter compilare la descrizione del progetto, è necessario porsi alcune domande, quali:

 quali motivi spingono ad installare il software ERP di SAP?;

 perché si dovrebbe abbandonare la situazione attuale?;

 quale importanza strategica può avere il progetto di implementazione per l’azienda?;

 l’azienda è pronta a cambiare, ad innovarsi, a migliorare il suo valore? La definizione di obiettivi chiari e dettagliati genera dei benefici, che si rifletteranno nell’intero processo di sviluppo del sistema ERP:

 il project manager e tutto il suo team avranno ben chiare le motivazioni del progetto; presupposto per tenere sotto controllo tutte le fasi del progetto stesso;

 sarà più agevole stimare la portata del progetto e la quantità di risorse da destinarvi;

 sarà possibile verificare se gli obiettivi sono realistici e, pertanto, raggiungibili;

 sarà possibile identificare una data di consegna del progetto.

- creazione del Team di progetto

Un team di progetto adeguato, dovrebbe essere formato garantendo la presenza dei seguenti ruoli chiave:

 project manager aziendale: ruolo svolto da una persona interna all’azienda committente, ha la visione a lungo termine degli obiettivi e degli scopi del progetto; è colui che determina le priorità di intervento ed è coinvolto nella risoluzione di problemi;

 project manager: si occupa della gestione del progetto di sviluppo, scegliendo e coordinando le risorse, tenendo sotto controllo i costi e

82 aggiornando continuamente il vertice aziendale sullo stato di

avanzamento del progetto;

 responsabile di modulo: ha pieno controllo della propria business area ed è in continuo contatto con il project manager. Ne troviamo uno per ogni modulo che l’azienda decide di implementare a sistema ed è responsabile, nel proprio ambito di competenza, del coordinamento della attività di customizing e del raggiungimento degli obiettivi;

 customizzatore: è colui che opera effettivamente sul sistema, aggiornando le tabelle di customizzazione del software; effettua l’analisi sui processi aziendali, scomponendoli in sottoprocessi, sino all’individuazione e soluzione del singolo problema;

 key user: è una persona interna all’azienda committente che lavora in stretto contatto con il responsabile di modulo ed il suo team. Ha il compito di fornire, a tutti i consulenti SAP, tutti i dati e la

documentazione necessaria all’implementazione e di promuovere le richieste degli utenti finali. Può anche partecipare al customizing ed affiancare i docenti durante i corsi di formazione; sotto la sua

responsabilità finiscono il buon contenuto della documentazione per gli utenti e la buona riuscita delle attività formative;

 programmatore abap: lo sviluppatore abap ha il compito di creare programmi ad hoc per il cliente e programmi di conversione dati e report statistici. Può far parte di un team di soli programmatori, o inserito nella squadra di customizzazione, alle dipendenze del responsabile di modulo.

- schedulazione/gestione delle risorse

Lo scopo di questa attività è quello di definire il piano di risorse per il progetto, tenendo conto di quelle interne ed esterne che, eventualmente, prenderanno parte al progetto; la stima dei tempi di utilizzo e la

schedulazione delle risorse è un passaggio piuttosto delicato, soprattutto nelle prime fasi del progetto; per questo è utile dividere lo sviluppo in più moduli o

83 fasi, cosicché il controllo dello stato di avanzamento dei lavori risulti più semplice.

- definizione degli standard di documentazione

Ogni decisione, analisi, soluzione ai problemi, nonché ogni modifica, deve essere rigorosamente documentata; generalmente, tra i documenti prodotti in un progetto di implementazione di un software gestionale ERP, troviamo:

 verbali di riunione;

 schedulazione delle risorse;

 documentazione interna al team;

 analisi dei processi AS-IS e TO-BE;

 documentazione delle impostazioni di customizing;

 analisi funzionale dei programmi ed analisi tecnica degli stessi;

 documentazione per l’utente finale.

- set-up dell’ambiente

In questa fase vengono determinati i requisiti tecnici necessari per l’installazione dell’ERP, definiti a livello desktop, server e database. Lo scopo di questa fase è quello di definire e installare la connessione remota a SAP, attraverso tre passi che si esplicano nella:

 decisione del provider con cui stabilire la connessione;

 configurazione della procedura di connessione all’interno del sistema;

 definizione degli aspetti di sicurezza della rete.

Dopodiché è necessario definire ed installare l’insieme delle periferiche necessarie per rendere efficace ed efficiente il lavoro del team di progetto come, ad esempio, stampanti, modem, telefoni, fax, ecc.; tutti questi strumenti, se ben allocati, favoriscono la comunicazione e velocizzano

l’implementazione di tutto il progetto, massimizzando al contempo i risultati ottenuti.