livello application server: macchina che gestisce le procedure; 3) livello database server: sistema che gestisce gli archivi.

La procedura viene caricata sul Client, che provvede ad effettuare i primi controlli di merito sui dati inseriti e al passaggio degli stessi all’Application Server; questo invia una richiesta, detta “query”, dei record interessati dalla procedura al sistema che gestisce gli archivi; il database server provvede alla ricerca negli archivi dei dati richiesti e li restituisce all’Application Server, che provvede all’elaborazione dei dati e al loro invio alla macchina Client; la sequenza si chiude semplicemente con la visualizzazione dei risultati.

architettura client/server

Alla luce delle caratteristiche appena illustrate, possiamo affermare che, con l’adozione di un sistema informativo gestionale ERP, si tende a migliorare la qualità complessiva dell’azienda, ottenendo importanti risvolti, quali:

75

 semplificazione del processo di elaborazione e comunicazione delle informazioni;

 riduzione del tempo di risposta dell’azienda alle richieste degli utenti. Gli ERP impattano positivamente sui processi gestionali dell’azienda anche perché richiedono, per la loro implementazione, un’attenta analisi delle attività svolte, al fine di individuare ed eliminare le situazioni di inefficienza che scaturiscono dalle attività che non generano più valore. La conseguenza è l’ottenimento di processi più semplici, meno complessi e con indubbi vantaggi anche sotto il profilo economico.

Il Sistema Informativo Aziendale diventa uno strumento attivo di creazione di valore, non verrà più considerato come un costo fisso, come un male necessario, ma potrà essere misurato in termini di quota di cooperazione al raggiungimento degli obiettivi organizzativi.44

2.3 L’implementazione di un sistema Enterprise Resource Planning 2.3.1 Punti di forza e aspetti critici dei sistemi ERP

I sistemi ERP supportano la gestione aziendale sotto diversi aspetti, tra i quali l’integrazione delle attività svolte e la facilitazione della comunicazione tra le unità aziendali, contribuendo ad aumentare la tempestività e la qualità delle decisioni. Per quanto riguarda il primo aspetto, tutti i sistemi integrati ERP sono in grado di coordinare e correlare sistematicamente le operazioni elementari svolte in azienda, generando quelle che vengono definite attività, cioè il primo processo di aggregazione rispetto alla categoria dei processi. In aggiunta, possiamo affermare che i sistemi ERP offrono la possibilità, attraverso la definizione di relazioni di tipo informatico, di creare catene di processi, intesi come una serie di attività collegate fra loro nel tempo e nello spazio, e che vengono poste in essere avvalendosi delle risorse aziendali disponibili.

44

Si veda Tronchetti Provera M., “L’impatto dei sistemi informativi nel successo delle imprese” in Amigoni F., Beretta S., “Information technology e creazione di valore. Analisi del fenomeno SAP”, Milano, Egea, 1998.

76 Anche il processo di comunicazione delle informazioni è agevolato

dall’introduzione di un sistema ERP, in quanto gli utenti possono attingere da esso informazioni su qualsiasi processo aziendale. I database comuni rendono poi disponibili informazioni aggiornate in tempo reale a tutta la struttura, fornendo al contempo risposte tempestive ai bisogni dell’utente e incrementando la

trasparenza ad ogni livello dell’organizzazione.

Per concludere quelli che possiamo identificare come i punti di forza di un sistema informativo integrato, basato su software ERP, dobbiamo evidenziare il miglioramento dei processi decisionali; la disponibilità di dati univoci e certi nell’origine, genera una maggiore tranquillità nel momento della scelta e migliora la qualità del lavoro.

Ai vantaggi considerevoli che abbiamo appena illustrato, possiamo

accompagnare una serie di rischi, legati all’implementazione di un software ERP nel Sistema Informativo Aziendale.

Innanzitutto bisogna considerare la delicatezza della fase di selezione del

software, detta appunto “software selection”, nella quale è necessaria un’attenta valutazione dei pacchetti applicativi offerti dal mercato, con l’obiettivo di

scegliere quello più consono alle esigenze dell’azienda; gli aspetti principali su cui le aziende focalizzano l’attenzione nella scelta dell’ ERP sono:

 solidità dell’azienda fornitrice e garanzia di un’adeguata assistenza per l’implementazione del pacchetto e la manutenzione dello stesso;

 capacità di customizzazione/personalizzazione del prodotto da parte della software house;

 tempo di implementazione, di solito compreso tra i diciotto e i ventisei mesi;

 costo totale del progetto di implementazione.

Per un’azienda è particolarmente difficoltoso valutare l’investimento in un sistema ERP in quanto, a fronte di costi monetari certi, troviamo dei ritorni possibili, ma difficili da stimare; i benefici collegati all’investimento in un sistema integrato ERP, sono riferibili principalmente a profili qualitativi, più

77 difficili da valutare, da parte del management, rispetto ad aspetti di natura

quantitativa.

Un altro momento critico nel processo di adozione di un sistema ERP, il quale configura un ulteriore fattore di rischio, è la formazione degli utenti finali, che diverranno gli utilizzatori del sistema. Uno dei principali problemi riscontrato dalle aziende, durante un progetto di implementazione, non è di natura

tecnologica, bensì di cultura aziendale; per il successo di un progetto di

implementazione di un sistema informativo integrato ERP, è necessario il pieno coinvolgimento di tutte le risorse umane che devono comprendere le opportunità offerte da questi strumenti, onde evitare problemi come la resistenza al

cambiamento da parte del personale.

Considerando tutti i punti di forza ed i rischi legati al sistema ERP, possiamo affermare che, la sua implementazione all’interno di un organizzazione, può essere una soluzione ideale quando l’azienda desidera:

 rendere le funzioni interdipendenti e maggiormente integrate fra loro;

 aumentare la correttezza dei dati trattati dal Sistema Informativo;

 avere a disposizione dati misurabili e ben identificabili;

 avere maggior controllo sulle attività;

 rispondere all’inadeguatezza del sistema informativo precedente.

Inoltre, le imprese odierne, si trovano sempre più frequentemente a dover affrontare l’evoluzione dei mercati e delle tecnologie; i sistemi ERP sembrano essere una risposta quasi obbligata quando si comprende l’importanza strategica di:

 trarre vantaggio dall’evoluzione tecnologica;

 impostare una strategia di miglioramento continuo del software e dei processi;

 affrontare una prospettiva internazionale;

 sviluppare livelli crescenti di integrazione con clienti e fornitori;

78 Nonostante le potenzialità offerte da un sistema informativo integrato, basato su software Enterprise Resource Planning di SAP, molte imprese, soprattutto quelle di dimensioni minori, trovano difficoltà nel comprendere, in modo pieno, le cadute gestionali, organizzative e finanziarie di tali sistemi, rimanendo ancorati a soluzioni tecnologiche obsolete, poco efficienti e non adatte a supportare i

processi decisionali

2.3.2 Il processo di implementazione di un software ERP nel Sistema Informativo Aziendale

Il contesto operativo moderno, connotato da contingenza ambientale, genera incertezza con conseguente aumento delle esigenze informative; tutto ciò rende necessario l’investimento in un software gestionale, in grado di trattare in modo tempestivo quelle informazioni che permetteranno all’azienda di rispondere al cambiamento, riducendo al contempo l’incertezza nel processo decisionale. L’investimento in un sistema gestionale integrato ha un impatto economico- finanziario notevole, per cui il processo decisionale collegato si esplica in cinque fasi di delicata importanza: