Capitolo 6 - ANALISI DELLE INTERFERENZE
6.5 APPROFONDIMENTO “UFFICIO RICAMBI – UFFICIO ACQUISTI”
Inizialmente vi era un unico magazzino, comprendente sia le scorte necessarie alla produzione sia quelle gestite dall’Ufficio Ricambi. Questa configurazione, che a prima vista sembra semplice ed agevolante, è stata invece causa di molto disordine nella gestione nelle scorte e nel loro riordino. Infatti, il raggruppamento in un unico magazzino impediva di capire, qualora si riscontrassero pezzi mancanti, se questi fossero da associare alla sede (produzione) oppure al reparto Ricambi. Si è dunque deciso di dividere il magazzino in due diversi magazzini più piccoli, uno dedicato alla sede e uno dedicato ai pezzi di ricambio. A questo punto la questione era: come si interfacciano i due magazzini? In altre parole: come si relazionano Ufficio Acquisti e l’Ufficio Ricambi? A causa della confusione che poteva nascere da questa suddivisione sono state definite delle procedure specifiche. La situazione è riassumibile così:
o La sede può prelevare merce dal magazzino ricambi esclusivamente in due casi particolari:
▪ Un ritardo non tempestivamente segnalato che causerebbe un fermo linea autorizza l’Ufficio Acquisti, in accordo con il responsabile dell’Ufficio Ricambi, a prelevare i pezzi in questione, sempre che questo non causi l’impossibilità per il secondo di fornire ai clienti i componenti richiesti nei tempi e nelle quantità corrette.
▪ Se per un qualche motivo la sede si ritrova senza alcuni pezzi di un certo componente e deve ottenerli al più presto onde evitare un fermo linea, il prelievo è allora giustificato e autorizzato a patto che il numero di pezzi da prelevare sia esiguo.
o L’Ufficio Ricambi può procedere se necessario, a causa delle dimensioni inferiori del proprio magazzino, al prelievo di componenti dal magazzino della sede (incaricato si asservire la produzione). Dato però che la sede gode di priorità rispetto ai ricambi, tale prelievo può avvenire – secondo procedura – solo dopo una verifica condotta dall’Ufficio Ricambi, supportato eventualmente dall’Ufficio Acquisti, allo scopo di assicurarsi che la merce da prelevare non risulti già impegnata dal programma di produzione.
Quest’ultimo punto è particolarmente importante. Infatti, spesso per mancanza di tempo, tale verifica non avviene e la sede – di fatto l’Ufficio Acquisti – si trova costretto a gestire un’emergenza per evitare un fermo linea.
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Il responsabile dell’Ufficio Ricambi si interfaccia direttamente con gli operatori dell’Ufficio Acquisti per motivi diversi, che di seguito si espongono.
Ufficio Ricambi – Operatore 1
Le diverse casistiche che possono verificarsi vengono in certi casi affrontate congiuntamente. La decisione che ne deriva può variare a seconda dei casi. Può essere che la sede autorizzi semplicemente l’Ufficio Ricambi a effettuare il prelievo. Nel caso ciò non sia fattibile, sede e ricambi organizzano l’invio di un ordine che tenga conto della necessità di riordino dei ricambi e se necessario anche della sede (generando di fatto un ordine cumulato). Può accadere che nel corso del tempo per certi componenti si verifichino molto spesso casi che necessitano di un’analisi e gestione dell’urgenza. Sede e Ricambi possono allora concordare, a titolo esemplificativo, una scorta minima al magazzino ricambi da destinare ai componenti in questione; o in alternativa alzare la scorta minima relativa a quei componenti nella sede, di modo attenuare o possibilmente eliminare i potenziali problemi derivanti dal prelievo in sede da parte dell’Ufficio Ricambi.
Ufficio Ricambi – Operatore 2
In questo caso il tema trattato è l’organizzazione degli ordini di conto lavoro. Data la priorità di cui gode la Produzione, i Ricambi risultano spesso in ritardo su questo fronte rispetto alle necessità.
Ufficio Ricambi – Operatore 3
La questione qui è inerente ai ritardi di fornitura. Quando l’Operatore 3 prende visione degli allarmi lanciati per ritardi nella fornitura si preoccupa di comunicare i codici in questione al responsabile dell’Ufficio Ricambi. Il responsabile, presa visione degli stessi, verifica l’eventuale presenza di ordini aperti per i rispettivi codici. Qualora risultassero presenti dei PO aperti, deve farsi carico di contattare i clienti che avevano richiesto tali codici e di segnalare il ritardo.
L’Ufficio Ricambi può anche servirsi delle lavorazioni interne all’azienda, ad esempio il reparto verniciatura. In questo caso non vi sono particolari complicazioni, in quanto la sede ha visione anche delle lavorazioni interne programmate per l’Ufficio Ricambi. Ciò è fondamentale, in quanto in caso contrario non potrebbe programmare le sue lavorazioni interne.
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L’input è in ogni caso dato dall’analisi delle RDA giornaliere. Dico in ogni caso perché di fatto l’analisi delle RDA può derivare dall’Ufficio Acquisti, come nel caso mappato precedentemente, ma anche dall’Ufficio Ricambi stesso. A complicare un po’ le cose c’è il fatto che l’input all’emissione ordine da parte dell’Ufficio Acquisti e da parte dell’Ufficio Ricambi non sono mutuamente esclusivi. Infatti, per motivi che non è stato possibile definire nel dettaglio, le due RDA risultano non perfettamente allineate, ed entrambe sono quindi necessarie. Indipendentemente dall’RDA specifico, il processo è così schematizzabile:
Analisi RDA → Definizione codici da ordinare, quantità e scadenza → Invio del PO
Ufficio Ricambi – Operatore 4
La relazione tra Ufficio Ricambi ed Operatore 4 riguarda proprio la fase di invio del relativo PO. Non vi sono considerazioni particolari al riguardo in quanto si tratta di un semplice invio ordine, per il quale però, unico accorgimento, bisogna specificare il riferimento ai Ricambi. La comunicazione tra Operatore 4 e responsabile dell’Ufficio Ricambi si estende anche al caso in cui quest’ultimo abbia necessità di aggiornare a scheda articolo il prezzo, ad esempio, di un certo componente. Trattando quantità esigue per codice, il relativo prezzo risulta maggiore e potenzialmente soggetto a revisioni più frequenti. Quando ciò si verifica, la necessità di aggiornare la scheda articolo viene vista come un’urgenza e si procede secondo due alternative:
a. Il responsabile dell’Ufficio Ricambi procede in autonomia ad aggiornare la scheda articolo;
b. Il responsabile dell’Ufficio Ricambi, in assenza di tempo, delega di urgenza il compito all’Operatore 4, il quale è dunque obbligato a sospendere il proseguo della scaletta definita a partire dal mansionario. È importante un’ultima precisazione. Il Sistema Informativo gestisce i dati di giacenza dei due magazzini, sede e ricambi, in due possibili modi diversi. Nel caso delle RDA giornaliere il sistema considera separatamente le due giacenze. Invece, quando si fa girare l’MRP le due disponibilità vengono elaborate. Gli operatori, nello specifico l’Operatore 1, sono tenuti a ricordarsi ogni volta della diversa gestione secondo le de casistiche per non causare errori. Questa modalità di gestione nasconde di fatto un rischio latente, che può eventualmente tradursi in emergenze da gestire – quantità in surplus o mancanti. Se il criterio di gestione dei due magazzini fosse univoco, la gestione risulterebbe da questo punto di vista assai più lineare.
Fine approfondimento
L’approfondimento aveva lo scopo di chiarire le dinamiche che intercorrono tra Ufficio Acquisti e Ufficio Ricambi. I relativi problemi, ad ogni modo, sono stati affrontati con il medesimo livello di priorità degli altri discussi precedentemente.
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