SINTESI DEI DATI RILEVATI

Si vuole a questo punto riassumere quanto emerso, Figura 6.9 – Sintesi dati emersi dalla rilevazione, e porvi un commento.

I punti da evidenziare sono:

1. Su dieci giorni di lavoro l’Ufficio Acquisti ha lavorato complessivamente più di quattro giorni e mezzo oltre l’orario d’ufficio. Interessante notare che nonostante ciò, non tutte le attività previste dalle relative scalette hanno potuto essere affrontate;

2. Su dieci giorni di lavoro complessivamente l’Ufficio Acquisti ne ha impiegati più di sei e mezzo per gestire interferenze, fra urgenze e attività extra di varia natura.

Al termine di questa analisi, ci si è concentrati sulle interferenze emerse. L’obiettivo era raccoglierle tutte in un unico elenco, razionalizzarle togliendo doppioni ed aggregando in un’unica voce casi analoghi, per poi far emergere quelle più frequenti.

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Si è fatto questo passaggio semplicemente riportando per ogni voce il relativo tempo (in minuti) risultante come somma fra le diverse rilevazioni. Come già accaduto in precedenza, evidenziate quantitativamente le urgenze e le attività extra più incidenti, assieme agli operatori, alla direzione e al responsabile Lean si è stabilito quali interferenze affrontare per prime e quali leve di intervento utilizzare, come viene spiegato a seguire.

Ad ogni interferenza è stato quindi assegnato un tempo e una descrizione. Quest’ultima non è stata un’informazione posta semplicemente a complemento in quanto ha permesso di classificare le interferenze in tre categorie: eliminabili (E), parzialmente eliminabili (PE) e non eliminabili (NE). Si sono considerate eliminabili le interferenze per cui l’implementazione di una corretta soluzione avrebbe potuto annullarne la frequenza, parzialmente eliminabili quelle per cui la frequenza si sarebbe potuta abbassare ma non annullare. Non eliminabili erano invece quelle per cui non si è ritenuto possibile ideare una soluzione praticabile al momento. La priorità di intervento è stata direttamente correlata al valore assoluto del tempo complessivamente impiegato nel gestire un tipo di interferenza piuttosto che un’altra. Nello specifico, si sono posti degli obiettivi precisi:

• Cercare una possibile soluzione alle cause emerse;

• Calcolare il tempo che ciascun operatore risparmierebbe se venissero eliminate tutte le relative interferenze;

• Calcolare il tempo che ciascun operatore risparmierebbe se venissero eliminate tutte le attività non appartenenti alla scaletta operativa definite come prioritarie. Fra queste, non compaiono le interferenze considerate non eliminabili, in quanto non affrontabili.

La formula impiegata nel calcolo del tempo risparmiabile è la seguente: Tempo Totale Recuperabile = ∑ tE + 0.5*∑ tPE

Dove “∑” indica la sommatoria dei singoli tempi, “tE” il tempo di un’attività eliminabile completamente e “tPE” il tempo di un’attività eliminabile solo parzialmente. La scelta di ponderare il tempo parzialmente eliminabile con un fattore pari a 0.5 si deve al responsabile Lean. Di seguito i dettagli dell’analisi.

6.3.1 OPERATORE 1

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Come si vede in figura, alcune attività extra si sono considerate attività extra accettate. Per queste non si è previsto quindi alcun intervento in quanto non di routine, ma programmate oppure assolutamente necessarie in quella data occasione. Discorso analogo per le urgenze denominate urgenza giustificata. Attenzione però al fatto che anche per questi due casi esiste la possibilità di intervenire. Semplicemente l’essere giustificate fa sì che sia le urgenze sia le attività extra così denominate non risultino come prioritarie, indipendentemente dal tempo associato. Sono quindi due casi particolari. Si faccia attenzione al fatto che questo discorso, fatto nel caso dell’Operatore 1, ha valenza invece generale per tutti gli operatori e non verrà ripetuto. Stando a quanto riportato in Figura 6.10, per l’Operatore 1 le inteferenze considerate prioritarie sono due e il Tempo Totale Recuperabile dalle Prioritarie si è calcolato essere pari a meno di un’ora di lavoro. Invece nella ideale ipotesi di intervenire su tutte le interferenze che lo permettono, il Tempo Totale Recuerabile si è calcolato essere di quasi sei ore.

Le voci ad avere priorità sono risultate: Lettura delle mail (in numero ingestibile) e Ordini urgenti - non urgenti (mancanza di un criterio fa si che si perda un sacco di tempo). Per entrambe si è presentata una soluzione, relativamente: Analizzare e filtrare le mail e Ideare un criterio adatto di selezione.

6.3.2 OPERATORE 2

In Figura 6.11 si riportano le interferenze rilevate dall’operatore 2.

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Stando a quanto riportato in Figura 6.11, per l’Operatore 2 le inteferenze considerate prioritarie sono anch’esse due mentre il Tempo Totale Recuperabile dalle Prioritarie si è calcolato essere pari a poco più di tre ore, quindi maggiore rispetto al precedente. Nell’ ipotesi, invece, di poter intervenire su tutte le interferenze che lo permettono, il Tempo Totale Recuerabile si è calcolato essere di cinque ore e mezza.

Le voci ad avere priorità sono risultate: Lettura delle mail (in numero ingestibile) e Gestione del codice xxx (a causa di un prelievo dei ricambi non giustificato). Per entrambe si è presentata una soluzione, relativamente: Analizzare e filtrare le mail e Seguire la procedura di verifica che anticipa il prelievo.

6.3.3 OPERATORE 3

In Figura 6.12 si mostrano le interferenze relative all’Operatore 3.

In questo caso è una sola l’interferenza ad essere defefinita prioritaria. Il Tempo Totale Recuperabile dalle Prioritarie, che ci si aspetta a questo punto essere approssimativamente basso, si è calcolato essere pari a meno di un’ora, come accaduto nel caso dell’Operatore 1. Ipotizzando di intervenire su tutte le interferenze escluse le

Figura 6.11 – Sintesi interferenze dell’Operatore 2

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non eliminabili, il Tempo Totale Recuerabile si è calcolato essere di cinque ore e mezza.

L’unica voce prioritaria è Lettura delle mail (in numero ingestibile), per la quale analogamente a prima si è posta come soluzione Analizzare e filtrare le mail.

6.3.4 OPERATORE 4

In Figura 6.13 si riportano le interferenze rilevate dall’Operatore 4.

Stando a quanto riportato in Figura 6.13, per l’Operatore 4 le inteferenze considerate prioritarie sono tre – numero maggiore rispetto ai tre casi precedenti - e il Tempo Totale Recuperabile dalle Prioritarie si è calcolato essere pari quasi a due ore e mezza. Invece nella ideale ipotesi di intervenire su tutte le interferenze che lo permettono, il Tempo Totale Recuerabile si è calcolato essere di praticamente quattro ore.

Le voci ad avere priorità sono risultate: Lettura delle mail (in numero ingestibile), Organizzazione del trasporto (di competenza della Logistica) e Inventario vernici (non di competenza dell’Ufficio Acquisti). Per tutte e tre si è pensata una soluzione, relativamente: Analizzare e filtrare le mail, Analisi del parco fornitori e suddividerli in categorie in funzione degli accordi presi sul trasporto e Codificare le vernici e ove possibile gestirle a kanban.

In generale, visti nel dettaglio i casi dei quattro operatori, si può affermare quanto segue:

• Le interferenze risultate prioritarie dai dieci giorni di rilevazione sono ▪ Lettura delle mail e telefonate,

▪ Distinzione ordini urgenti e non (RDA),

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▪ Gestione delle emergenze dovute a prelievi senza verifica da parte dell’Ufficio Ricambi,

▪ Inventario vernici,

▪ Organizzazione del trasporto;

• Per tutte si è concordato una possibilità di intervento, rispettivamente ▪ Analizzare e filtrare le mail,

▪ Inserire un criterio nella scheda Intranet che permetta di fare tale distinzione,

▪ Assicurarsi il rispetto delle procedure, ▪ Stabilire gestione dei trasporti,

▪ Codifica delle vernici e gestione a kanban;

• Sommando il Totale Recuperabile dalle Prioritarie di tutti e quattro gli operatori si ottiene un Totale Recuperabile dalle Prioritarie Complessivo pari a poco più di sette ore (7,25 h).

ed essendo il costo orario pari 50 euro/ora (dato preso in accordo con il responsabile Lean) il risparmio conseguibile sarebbe di 50 euro/allora * 7,25 ore/dieci giorni = 362.5 euro ogni dieci giorni.

Sapendo che l’Ufficio Acquisti lavora circa 200 giorni/anno il risparmio conseguibile in un anno sarebbe di 362.5 euro/10 gg *20 decine gg/anno = 7250 euro.

Ipotizzando invece di intervenire su tutte le interferenze rilevate che lo permettano si ottiene il Tempo Complessivo Recuperabile pari a alla somma dei Tempi totali recuperabili dei singoli operatori, riscontrabili nelle figure 6.10, 6.11, 6.12 e 6.13. Questo risulta essere pari a ventuno ore (21 h), con un conseguente risparmio potenziale di 1050 euro in dieci giorni e 21000 euro in un anno lavorativo.

Visti i risultati ottenuti, era chiaro a questo punto che riuscire a intervenire anche solo parzialmente sarebbe risultato conveniente.

Per questo motivo si è tenuta un’altra riunione per discutere nel dettaglio di come proseguire. In questa riunione, si sono riprese con il team dell’Ufficio Acquisti assieme al responsabile Lean tutte le interferenze prioritarie riscontrate e assieme si è discusso nel dettaglio delle possibili soluzioni, già introdotte all’interno di questo capitolo.