L’attività ispettiva e disciplinare

La qualità dei servizi dell’amministrazione della giustizia, lato sensu intesa, è intimamente connessa al complesso apparato di controlli che presidiano, dall’interno, il suo regolare funzionamento.

I meccanismi di verifica della regolarità nella gestione delle attività amministrative e giurisdizionali degli uffici giudiziari e dell’osservanza, da parte dei magistrati appartenenti all’ordine giudiziario, dei doveri deontologici previsti dalla legge sono assicurati, per la parte di competenza di questo dicastero, rispettivamente dall’Ispettorato generale e dal Gabinetto del Ministro, quali uffici di «diretta collaborazione» del Ministro della Giustizia, tenuto conto del dettato legislativo di cui al d.lgs. n. 165 del 2001 nonché, sotto il profilo dell’amministrazione attiva, dalla Direzione Generale dei magistrati incardinata presso il Dipartimento dell'organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi.

Nel corso dell’anno 2019, nell’ottica di promuovere e di migliorare costantemente gli assetti organizzativi degli uffici di diretta collaborazione in argomento, si è proceduto all’adozione di iniziative di innovazione, snellimento e ottimizzazione delle procedure, ciò nella consapevolezza che il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dell’azione amministrativa passi attraverso una concezione trasversale e dinamica della Pubblica Amministrazione, in cui l’adozione di modelli virtuosi ridonda positivamente i suoi effetti sull’intera filiera dei controlli e delle prestazioni, sino a riflettersi positivamente a valle dell’articolato percorso di

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verifica, producendo un innalzamento del livello di qualità dell’intera macchina della giustizia.

L’attività svolta dall’Ispettorato Generale nel 2019 si colloca, dunque, all’interno di un più ampio processo di innovazione e modernizzazione che ha subìto, nell’ultimo biennio, una forte accelerazione nella prospettiva di rendere la funzione ispettiva più efficiente e duttile a fronte delle costanti evoluzioni del pianeta giustizia. Tale processo si articola in diversi aspetti che trovano il loro fulcro principalmente nella informatizzazione del servizio ispettivo. In questa direzione, passi estremamente significativi, nel senso del costante consolidamento e dello sviluppo ulteriore, sono stati compiuti verso l’obiettivo di rendere possibile la conduzione delle verifiche ispettive ordinarie «da remoto», ovvero da una postazione dalla quale l’ispettore può visionare, estrarre e comparare tutti i dati di interesse, tramite l’accesso diretto ai sistemi informatici in uso presso le diverse sedi giudiziarie, in modo da consentire una valutazione trasversale dei dati, delle performance e delle buone prassi degli uffici giudiziari.

Sotto questo profilo, la realizzazione e implementazione del cd. «pacchetto ispettori» -strumento di estrazione dei dati che, da un lato, favorisce il miglioramento della programmazione dell’attività dei singoli uffici giudiziari e, dall’altro, assicura la tempestiva individuazione dei settori in sofferenza e l’ottimizzazione dei tempi di raccolta dei dati ai fini ispettivi- costituisce un vero e proprio punto di svolta rispetto alle tradizionali modalità di verifica ispettiva. Tale strumento tecnologico consente, infatti, di acquisire un cospicuo numero di informazioni direttamente dal sistema informatico dell’Ufficio destinatario della futura ispezione, rendendo le verifiche in loco più veloci e molto meno onerose per l’Amministrazione.

Ed è proprio in ossequio al principio di efficienza ed economicità della pubblica amministrazione che si è raggiunta, attraverso una articolata riorganizzazione e ridefinizione dell’attività ispettiva, una significativa riduzione dei costi delle singole missioni, a fronte di un loro aumento, con conseguente riduzione degli intervalli di tempo tra un’ispezione e l’altra e un correlato aumento delle attività ispettive.

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Uno degli effetti più evidenti è certamente costituito dall’inserimento, nell’ambito di ciascun turno ispettivo, anche delle verifiche degli organismi di mediazione, preventivamente individuati dalla Direzione Generale della Giustizia Civile, titolare del potere di controllo su tali enti. Al riguardo giova evidenziare che l’ampliamento dell’attività di controllo agli organismi di mediazione, svolta contestualmente all’ispezione ordinaria, è avvenuta senza estendere il tempo di permanenza in ispezione e senza alcun costo aggiuntivo a carico dell’amministrazione. Parallelamente anche gli Uffici amministrativi interni dell’Ispettorato sono stati coinvolti nel processo di ammodernamento. Quasi tutta l’attività interna è stata, infatti, digitalizzata e, ordinariamente, i documenti ispettivi vengono trasmessi e lavorati tramite supporto digitale. Proprio in ragione di tale elevata automazione si è resa possibile la pubblicazione sui siti istituzionali dedicati delle relazioni ispettive terminate nei mesi precedenti.

Nel corso dell’anno 2019, è inoltre proseguita, consolidandosi nei risultati, l’attività di revisione e semplificazione delle richieste standardizzate, con l’obiettivo specifico di limitare l’impegno degli Uffici in fase preispettiva e, al contempo, assicurare una sempre maggiore corrispondenza tra i dati acquisiti e la struttura della relazione ispettiva, evitando l’acquisizione dei dati non funzionali alle esigenze di accertamento. A tal proposito va segnalato come sia stato esteso anche alla raccolta dei dati relativi ai ritardi nel deposito delle sentenze civili di primo grado e di quelle emesse dalla Corte di Appello il c.d. «pacchetto ispettori», in considerazione degli ottimi esiti della sperimentazione già condotta nel corso dell’anno 2018.

Analogamente, è stata rafforzata nel corso del 2019 l’attività di remotizzazione della raccolta dei dati da parte di questo Ufficio, in fase pre-ispettiva, razionalizzando la rilevazione dei flussi degli affari del settore civile in primo grado e demandandola al «datawarehouse» della giustizia civile (cd. DWGC) in luogo dei singoli uffici giudiziari.

L’analisi tracciata delle coordinate entro le quali si è orientata la rotta dell’innovazione dell’attività ispettiva, svolta in stretta coerenza e sintonia con i

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propositi enunciati dal Ministro della Giustizia nei suoi atti programmatici, dà conto anche del definitivo superamento di essa quale momento di mero controllo di regolarità dell’attività degli uffici per divenire, nel corso dell’anno 2019, momento di verifica trasparente delle performance del complesso apparato giudiziario.

L’azione dell’Ispettorato si è, infatti, da un lato, focalizzata sulle attività più strettamente correlate alle linee di intervento strategiche dell’amministrazione della giustizia nel suo complesso, dall’altro, ha inteso perseguire obiettivi ulteriori rispetto a quelli degli anni passati. In particolare, le verifiche ispettive sono divenute sempre più lo strumento per mettere a fuoco le criticità organizzative e funzionali degli Uffici giudiziari e indirizzare la dirigenza amministrativa e i capi degli Uffici verso l’adozione di più virtuosi moduli organizzativi, assumendo l’Ispettorato Generale una posizione collaborativa e di supporto tecnico qualificato per la risoluzione dei problemi evidenziati o segnalati dagli uffici.

Deve sottolinearsi che, all'esito dell'attività ispettiva ordinaria svolta nell'anno 2019 sono stati riscontrati casi di irregolarità che hanno dato origine, oltre che a moltissime istruzioni e regolarizzazioni immediate, a raccomandazioni scritte e, nei casi più significativi, a prescrizioni agli uffici, ai sensi dell'art. 10 della legge n. 1311 del 1962. In relazione a dette raccomandazioni e prescrizioni sono state, quindi, aperte procedure di monitoraggio delle attività di regolarizzazione poste in essere dagli uffici, riferite a quelle impartite nell'anno o all'esito di precedenti ispezioni. Tale attività, che sempre più si caratterizza per i suoi connotati di stimolo e impulso diretto ad elevare la qualità dei servizi interessati, riveste una particolare importanza sia sotto il profilo della rimozione delle singole criticità, sia sul più generale piano del miglioramento della funzionalità ed efficienza degli Uffici giudiziari.

A conferma della funzione di stimolo sopra enucleata, si rappresenta che, alla data del 31 ottobre 2019, si è proceduto, all’esito del monitoraggio, all’archiviazione del 90% delle procedure di prescrizione aperte, per avvenuta regolarizzazione da parte degli uffici (nell’83,87% dei casi) o mancata incolpevole regolarizzazione (nella misura del 3%).

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In conclusione, il processo di trasformazione in atto -dettato soprattutto da un mutamento in termini culturali dell’approccio all’attività ispettiva, divenuta sempre più un ausilio agli uffici coinvolti- ha consentito di raggiungere un elevato avanzamento del processo di modernizzazione e di conseguire risultati importanti ed efficaci. Tali trasformazioni impongono maggior impegno e determinazione da parte di questo Ministero al fine di proseguire nel processo in corso, in vista del definitivo adeguamento ai moderni standard di qualità ed efficienza voluti dall’Unione Europea.

In linea con le priorità contenute nell’atto di indirizzo del Ministro per l’anno 2019 è stata inoltre attuata una completa revisione dell’assetto organizzativo del Servizio per i Rapporti con il Consiglio Superiore della Magistratura che, nell’ambito dell’ufficio di Gabinetto, è chiamato a curare le attività di predisposizione e gestione dei flussi documentali finalizzate all’esercizio delle attribuzioni del Ministro della Giustizia in materia ispettiva e disciplinare.

La spinta riformatrice nel funzionamento del servizio -già avviata negli ultimi mesi dell’anno 2018- è finalizzata al conseguimento di un serio ed effettivo innalzamento dei livelli di efficienza ed efficacia dell’attività amministrativa svolta.

Per garantire risultati immediati in termini di semplificazione delle procedure disciplinari, massima attenzione è stata prestata ad esposti, segnalazioni e informative pervenute, portata all’esame del Gabinetto del Ministro, che ha proceduto con immediatezza all’esame, alla valutazione e alla conseguente archiviazione di quelle manifestamente infondate. Tale modus operandi ha diminuito il numero dei fascicoli formati consentendo, tuttavia, di attuare per essi un’istruttoria più accurata sui fatti di possibile rilievo disciplinare. Nel corso dell’anno 2019 sono stati infatti archiviati in maniera diretta ben n. 3853 tra esposti, informative e segnalazioni che non presentavano alcun profilo di astratto rilievo disciplinare, così da assicurare una più puntuale disamina di quelli meritevoli di attività istruttoria.

Sotto il profilo telematico si è inoltre provveduto all’implementazione del programma informatico “Astrea” per la gestione dei fascicoli disciplinari, già in uso a partire dall’anno 2016, avviando per gli anni 2019/2020 un intervento finalizzato al

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salvataggio della data di scadenza dei termini dell’azione disciplinare al fine di consentire un monitoraggio del fascicolo e impedire la decadenza dell’azione.

Il servizio ha inoltre attuato un processo di dematerializzazione procedendo allo scarto della documentazione cartacea concernente gli “Atti Vari CSM” (anno 2018), i “Conferimenti Uffici Direttivi” e le “Dimissioni” (anno 2018). E’ stato avviato, altresì, lo scarto della documentazione cartacea contenuta nei fascicoli creati negli anni 2010/2014 a seguito di Ispezioni Ordinarie, trattandosi di atti remoti (le verifiche ispettive sono, di fatto, eseguite ogni quattro anni) e conservati solo in copia (gli originali sono custoditi presso l’archivio dell’Ispettorato Generale).

Si rileva, infine, che i documenti originali analogici sono stati convertiti in informatici, preservandone il valore giuridico, probatorio e archivistico, poiché ogni singolo atto è stato protocollato, scansionato e custodito digitalmente in un sistema di gestione sicuro (protocollo informatico “Calliope” e software “Astrea”), per garantire una conservazione essenziale e permanente dell’attività amministrativa esercitata.

Il Servizio, al fine di ottimizzare la classificazione degli atti e facilitarne la ricerca sul protocollo informatico “Calliope”, ha incorporato l’attività di protocollazione, archiviazione documentale e conservazione dei fascicoli, in precedenza assegnata all’Ufficio servizio di gestione documentale. La fusione ha contribuito in maniera positiva a migliorare la gestione dei processi di lavoro, ottimizzando i tempi di lavorazione degli atti (con riduzione del numero delle protocollazioni in “entrata” e degli “identificativi”) e facilitando la ricerca dei fascicoli. Infine il Servizio, in linea con le più avanzate politiche di digitalizzazione, ha proseguito quanto già intrapreso nell’anno precedente, attuando una condivisione telematica delle comunicazioni e delle informazioni con le altre articolazioni del Gabinetto e del Ministero della Giustizia.

4.4. La nuova attività di monitoraggio specifico in materia di ingiusta