La performance organizzativa, la vigilanza sugli ordini professionali, la tutela dei dati personali

Nella prospettiva di una cultura dell’amministrazione volta a collocare il cittadino fruitore del servizio giustizia al centro del sistema, individuando azioni di miglioramento in grado di garantire risultati immediati in termini di semplificazione, efficacia ed economicità, è in corso di svolgimento il ciclo della performance 2019, adottato secondo le previsioni della normativa di riferimento.

L’Amministrazione ha, infatti, emesso tempestivamente la Direttiva generale per l’attività amministrativa e la gestione entro il 30 gennaio 2019 e, a tale documento, ha fatto seguito, il 5 marzo, l’adozione del Piano della Performance 2019-2021.

L’Organismo Indipendente di Valutazione della performance (d’ora in avanti O.I.V.) ha svolto, nel corso del 2019, le prescritte attività di monitoraggio strategico, predisponendo sia il monitoraggio annuale degli obiettivi di nota integrativa per il triennio 2018–2020, sia il primo monitoraggio semestrale degli obiettivi di nota integrativa per il triennio 2019-2021.

Per una completa ricognizione degli obiettivi di risultato che l’Amministrazione sta perseguendo, nei referti semestrali è stata confermata la scelta, effettuata per la prima volta nel corso del 2018, di valutare non soltanto il raggiungimento degli obiettivi strategici, ma anche degli obiettivi operativi di I e II livello, connessi alla ulteriore valutazione della performance individuale dei dirigenti di livello generale e non generale. Da tale attività di monitoraggio è emerso un buon livello di raggiungimento dei predetti obiettivi.

Nel corso del 2019, inoltre, ha trovato la sua prima applicazione il nuovo Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance (di seguito SMVP), di cui l’Amministrazione si è dotata con il D.M. del 10 maggio 2018 e relativamente al quale si sta, peraltro, provvedendo al prescritto aggiornamento annuale.

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Nello scorso mese di aprile, l’Amministrazione ha anche concluso i lavori del tavolo tecnico per la revisione del manuale operativo per il controllo di gestione: la nuova versione di esso, sviluppato con il supporto metodologico dell’O.I.V. e attualmente in corso di approvazione, oltre a prevedere le modalità operative di svolgimento di quest’attività, disciplina il raccordo tra il sistema dei controlli interni previsti dal d.lgs. n. 286/99 e il ciclo della performance definito dal d.lgs. n. 150/09.

Ritenendosi essenziale l’aspetto della valutazione esterna, ossia l’aspetto della partecipazione dei cittadini e degli utenti al processo di valutazione, l’O.I.V. ha predisposto con cadenza semestrale una specifica relazione per il Ministro, finalizzata ad evidenziare gli esiti della ricognizione del livello di soddisfazione degli utenti interni ed esterni, svolta nell’ambito delle attività di valutazione della performance individuale dei dirigenti di livello non generale. Nella medesima relazione sono state organicamente esposte tutte le segnalazioni esterne ricevute dall’O.I.V.

Nel corso del 2019, l’Organismo Indipendente di Valutazione della performance ha, comunque, proceduto ad una revisione delle modalità di ricognizione del livello di soddisfazione degli utenti esterni, al fine di rendere tale accertamento meno generico, mediante il diretto riferimento ad attività e servizi gestiti dagli uffici dell’Amministrazione. Le risultanze di tale valutazione sono in corso di esame da parte dello stesso O.I.V., all’esito del quale verranno adottate tutte le misure idonee a consentire un miglioramento dell’azione amministrativa, al fine di assicurare una prossima valutazione di maggiore efficienza da parte dei medesimi utenti.

In ambito contabile, tramite il portale della Ragioneria Generale dello Stato, l’O.I.V. ha svolto gli adempimenti connessi al ciclo della programmazione economico-finanziaria di competenza ed, in particolare, la validazione delle Note integrative al Bilancio (la cui struttura risulta particolarmente innovata a seguito dell’inserimento delle azioni di bilancio quale elemento per la sintetizzazione dei dati contabili finanziari da associare agli obiettivi proposti dai Centri di responsabilità amministrativa) e le rilevazioni previste dalla contabilità economica, sia in fase di preventivo, che di consuntivo.

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L’O.I.V. ha, inoltre, predisposto, ai sensi della legge 244 del 2007, la Relazione sullo Stato della Spesa per l’anno 2018 nella quale, grazie al contributo dei referenti dei centri di responsabilità amministrativa, sono esposti gli obiettivi conseguiti dal Ministero e le risorse utilizzate nel periodo di riferimento.

Nel corso del 2019, sono state, inoltre, avviate le attività di misurazione e valutazione della performance individuale relative all’anno 2018. Per la gestione di tali attività l’O.I.V., in collaborazione con la Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati, ha sviluppato una piattaforma informatica di ausilio nei processi di definizione, monitoraggio e rendicontazione degli obiettivi, nella prospettiva di semplificare gli adempimenti e di integrare in modo più efficace il processo di valutazione e le attività di programmazione. La piattaforma, denominata “valutazione risultati” consente di predisporre on line il prospetto per la valutazione dei risultati nonché la possibilità di visualizzare ed effettuare il download dei prospetti relativi agli anni precedenti. L’accesso alla piattaforma è riservato al personale di Giustizia abilitato, avviene accedendo tramite utenza ADN ed è raggiungile dalla rete ministeriale utilizzando i browser Google Chrome o Internet Explorer 11.

I servizi per il controllo di gestione presenti nelle diverse articolazioni dipartimentali possono accedere alla piattaforma mediante un profilo di visualizzazione dei dati che consente di raccogliere le informazioni relative allo stato di avanzamento dei progetti dei dirigenti dell’amministrazione, così da poter fornire agli organi di vertice una visione delle attività svolte e dei risultati ottenuti.

L’O.I.V., dopo aver concluso le attività relative al ciclo 2018, ha provveduto all’invio ai Capi Dipartimento della documentazione utile ai fini della validazione. Il completamento delle attività di validazione da parte dei Capi Dipartimento è avvenuto nel mese di novembre 2019, consentendo la predisposizione della “Relazione-Proposta di valutazione per l’anno 2018 della performance dei dirigenti di livello non generale”. Anche per quanto attiene alla valutazione della performance individuale 2018 dei dirigenti di livello generale, l’O.I.V. ha proceduto alla predisposizione della

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“Relazione-Proposta di valutazione per l’anno 2018 della performance dei dirigenti di livello generale”.

Si evidenzia infine che, nel corso del 2019, l’Amministrazione ha avviato per la prima volta in modo sistematico e in coerenza con la metodologia contenuta nel Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance (d’ora in avanti SMVP), la valutazione della performance individuale del personale dipendente non dirigente. Al fine di supportare l’avvio di tali attività e la diffusione di una cultura della valutazione, l’O.I.V., in collaborazione con l’Ufficio II - Formazione della Direzione Generale del Personale e della Formazione del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi, ha svolto specifici incontri formativi presso tutti i Distretti di Corte d’appello aventi ad oggetto gli aspetti strategici della valutazione. A ciascun incontro ha fatto seguito un’ulteriore giornata di formazione dedicata agli aspetti operativi della valutazione (obiettivi, risultati, comportamenti, colloquio di valutazione), svolta da formatori esperti.

In ordine all’attività di vigilanza e controllo sugli Ordini professionali, giova preliminarmente osservarsi che tale attività, storicamente declinata in termini sanzionatori, è, invece intesa, da questo Ministero, anche in termini di forma di protezione e collaborazione. Il Ministero si è fatto carico, a tal proposito, del compito di monitorare l’impatto delle riforme che verranno eventualmente varate in materia, al fine di predisporre, ove necessario, gli opportuni correttivi.

Quanto all’attività svolta nell’anno appena trascorso, in relazione al settore del notariato, è stato adottato il decreto ministeriale di nomina dei vincitori e di assegnazione delle sedi, in relazione al concorso, per esame, a 500 posti di notaio indetto con d.d. 21 aprile 2016; in relazione al concorso indetto con d.d. 2 ottobre 2017, è, invece, in corso l’attività istruttoria necessaria a consentire alla commissione esaminatrice, all’esito delle prove orali conclusesi nello scorso mese di luglio, di approvare la graduatoria; in relazione al concorso indetto con d.d. 16.11.2018, infine, sono attualmente in corso le operazioni di correzione degli elaborati scritti da parte della commissione.

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In rigorosa osservanza di quanto disposto dalla legge 30 aprile 1976, n. 197, anche nel corso del 2019 sono stati banditi tre concorsi per trasferimento dei notai in esercizio e sono stati emessi i conseguenti decreti di trasferimento. Sono stati, inoltre, emessi numerosi decreti di dispensa dalle funzioni notarili per raggiunti limiti di età e di dispensa a domanda.

Anche al fine di ovviare alla ristrettezza delle risorse messe a disposizione dell’Amministrazione e per incrementare l’efficienza e la celerità dei procedimenti amministrativi, si è implementato l’utilizzo dei sistemi telematici con particolare riguardo alle modalità di presentazione della domanda di partecipazione al concorso; è stato a tal fine approntato un complesso programma informatico, da un gruppo di lavoro appositamente istituito con il coordinamento della D.G.S.I.A. e con il personale messo a disposizione dall’Ufficio di Gabinetto.

Infine, è opportuno evidenziare che si è proseguito lo sviluppo del programma informatico volto a velocizzare le procedure che riguardano i trasferimenti e la nomina dei notai: l’utilizzo di tali applicativi ha reso possibile l’espletamento delle procedure di trasferimento in tempi notevolmente più rapidi rispetto al passato, pur a fronte di un più limitato utilizzo di personale.

Quanto al settore delle libere professioni, giova ricordare che il Ministero della giustizia esercita la vigilanza e l’alta vigilanza su 17 Ordini e Collegi professionali. Tale attività si concretizza in interventi volti a verificare il regolare funzionamento degli Ordini e Collegi nelle loro articolazioni, costituite dai Consigli nazionali e territoriali.

Qualora siano rilevate disfunzioni, ovvero in caso di gravi e ripetute violazioni di legge, ovvero ancora in caso di impossibilità di funzionare degli organi in questione, compete al Ministero l’esercizio del potere di scioglimento e commissariamento degli Ordini e Collegi locali o nazionali, in base a quanto disposto dal d.lgs.lgt. 23 novembre 1944, n. 382 e dalle leggi disciplinanti i singoli ordinamenti professionali.

Nel corso del 2019 si sono svolte diverse sessioni elettorali, di rinnovo e suppletive, sia a livello locale sia a livello nazionale, in relazione alle quali si è

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proceduto, a seconda del sistema elettorale proprio di ciascun Ordine professionale, all’indizione o alla ricezione dei risultati delle elezioni, fatto salvo il controllo di legalità sulle operazioni che non di rado compete all’amministrazione.

Si deve, tuttavia, confermare una linea di tendenza, già riscontrata nel corso degli anni precedenti, di accentuata litigiosità all’interno degli Ordini, che ha comportato un significativo aggravio dell’attività istruttoria di competenza del Ministero, nell’esercizio dei poteri di vigilanza.

È stata inoltre curata, in collaborazione con l’Ufficio legislativo, l’attività prodromica all’adozione, da parte del Ministro della giustizia, del decreto di approvazione di quelle modifiche regolamentari adottate dagli Ordini professionali che rientrano nella competenza dell’Amministrazione vigilante (ad esempio nella materia della formazione professionale o in quella elettorale).

Ulteriore e rilevante materia attribuita alla competenza del settore è costituita dal riconoscimento dei titoli professionali acquisiti all’estero, disciplinata dal d.lgs. 9 novembre 2007, n. 206, attività che si articola in una complessa istruttoria, la quale ha richiesto l’indizione di una conferenza di servizi cui partecipano i rappresentanti dei ministeri e dei consigli nazionali interessati; all’esito della stessa, la richiesta di riconoscimento è accolta, ovvero rigettata, con decreto adottato dal Direttore generale della giustizia civile.

Con l’emanazione del d.lgs. 28 gennaio 2016, n. 15 “Attuazione della direttiva 2013/55/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, recante modifica della direttiva 2005/36/CE, relativa al riconoscimento delle qualifiche professionali e del regolamento (UE) n. 1024/2012, relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno («Regolamento IMI»)”, sono state introdotte rilevanti modifiche al testo normativo base in materia, costituito dal d.lgs. 9 novembre 2007, n. 206. Segnatamente, alla Direzione generale della giustizia civile è stata attribuita la competenza in materia, a mezzo del reparto internazionale dell’Ufficio, che costituisce, altresì, Centro di assistenza per il riconoscimento delle qualifiche professionali, in relazione ai riconoscimenti di competenza del Ministero

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della giustizia, ai sensi dell’art. 6, comma 5, del d.lgs. n. 206 del 2007. In tale veste, il Ministero, nel corso del 2019, ha fornito ai cittadini e ai centri di assistenza degli altri Stati membri l’aiuto necessario in materia di riconoscimento delle qualifiche professionali interessate dal decreto citato nonché le informazioni eventualmente richieste sulla legislazione nazionale che disciplina le professioni e il loro esercizio, compresa la legislazione sociale ed eventuali norme deontologiche; assiste, se del caso, i cittadini per l’ottenimento dei diritti attribuiti loro dal decreto in questione, eventualmente cooperando con il centro di assistenza dello Stato membro di origine, nonché con le autorità competenti. Allo scopo, nella sezione dedicata del sito web del Ministero della giustizia, sono presenti tutte le informazioni utili, nonché i moduli utilizzabili per la presentazione delle domande.

Nell’ambito della vigilanza esercitata nei confronti degli Ordini professionali posti nella sua sfera di competenza, particolare rilevanza assumono i compiti spettanti al Ministero della giustizia rispetto alla professione forense. Anche per il 2019 il Ministero ha affrontato la complessa organizzazione necessaria per lo svolgimento dell’esame per l’abilitazione all’esercizio della professione forense che comprende ogni fase: dall’emanazione del bando, alla nomina della Commissione centrale e di quelle istituite presso le sedi di Corte d’Appello, alla formulazione delle tracce delle prove d’esame, al supporto tecnico alla Direzione generale degli affari giuridici e legali per ciò che concerne la gestione dell’elevato numero di ricorsi instaurati dai candidati che non hanno superato le prove d’esame, all’eventuale esecuzione delle pronunce dei giudici amministrativi, di primo o secondo grado, che accolgano i ricorsi dei candidati. Anche con riferimento a tale ambito, si continua ad utilizzare proficuamente il sistema informatico realizzato in collaborazione con la D.G.S.I.A., che permette la presentazione on line della domanda di ammissione all’esame da parte degli interessati e la successiva gestione dei dati da parte del personale amministrativo in servizio presso le Corti di appello.

Nel mese di novembre 2019, si sono altresì tenute le prove scritte dell’esame per il patrocinio davanti alla Corte di cassazione e alle altre giurisdizioni superiori, con

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conseguente attività di nomina della commissione d’esame e di organizzazione dell’esame stesso.

In relazione ai concorsi e agli esami di cui si è detto, sono stati gestiti i fondi per le attività che comportano spese. In particolare, sono state esaminate le numerosissime istanze di rimborso spese presentate dai componenti delle commissioni esaminatrici, adottando i relativi ordini di pagamento e sono state raccolte le richieste di fondi da parte delle Corti di appello per l’organizzazione dell’esame di abilitazione all’esercizio della professione forense, con relativa ricezione di tutta la documentazione a supporto, valutazione della medesima e adozione degli ordini di accreditamento dei fondi spettanti.

Sempre in un’ottica di fattiva collaborazione con gli ordini professionali occorre segnalare che in data 23 luglio 2019 è stato istituito il Nucleo di Monitoraggio Centrale per la corretta applicazione della disciplina in tema di equo compenso attraverso la sottoscrizione del relativo protocollo.

L’obiettivo del Protocollo siglato tra CNF e Ministero della Giustizia è quello di garantire l’applicazione “virtuosa” della normativa in materia di equo compenso attraverso una capillare attività di monitoraggio per scongiurare il verificarsi o il reiterarsi di abusi di posizione contrattuale.

Il Protocollo prevede un sistema di raccolta dati e segnalazione dei comportamenti di soggetti pubblici o privati che contrattano con i professionisti che non rispettano le fonti sopra richiamate ovvero di sollecitazione dei grandi committenti ad adeguare le prassi contrattuali al rispetto della disciplina vigente.

Sulla base degli intenti manifestati nel richiamato documento sono stati, quindi, istituiti i nuclei locali di monitoraggio presso ciascun COA, i quali costituiscono gli elementi fondamentali della rete sul territorio per garantire l’emersione di tutti i comportamenti contrattuali in violazione della disciplina in questione.

Il 13 novembre scorso si è tenuta la prima riunione operativa, nel corso della quale i componenti del nucleo hanno discusso delle preliminari scelte di metodo sulla base delle quali impostare l’attività del costituito organismo. Sono state nell’occasione

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analizzate le prime 29 segnalazioni pervenute sullo “share point” destinato alla raccolta del dato oggetto di monitoraggio.

L’istituzione di tale organismo esprime la volontà di dare un segnale forte e chiaro di trasparenza e legalità, trattandosi di progetto destinato a coinvolgere anche altri ordini professionali, nell’auspicio che esso possa diventare un modello di riferimento per garantire tutela e dignità professionale anche ad altre categorie.

È inoltre istituito presso questo Ministero anche un tavolo tecnico che prevede la partecipazione di rappresentanti del CNF e del MIUR avente oggetto la riforma dell’accesso alla professione di avvocato, attraverso una rimodulazione, in chiave professionalizzante, del percorso universitario ed un potenziamento delle Scuole forensi, sì da rendere sdrammatizzare l’esame di abilitazione all’esercizio della professione forense, valorizzando il percorso svolto in precedenza.

Oltre a ciò, con Decreto del Ministro della Giustizia del 23 dicembre 2019 è stato istituito un Tavolo Tecnico sulle procedure stragiudiziali in ambito civile e commerciale che vedrà la partecipazione di Presidenti delle associazioni rappresentative degli organismi di mediazione, di Presidenti dei Consigli dell’ordine forense, di dirigenti delle strutture giudiziarie, di rappresentanti della SSM, di esponenti del mondo accademico e delle associazioni imprenditoriali. Tale iniziativa trova il proprio fondamento nell'esigenza di un'approfondita ricognizione sistematica delle procedure stragiudiziali esistenti e di un loro possibile incremento al fine di contribuire alla deflazione del contenzioso giudiziario ed al potenziamento dell’accesso alla giustizia per tutti i cittadini. In tal modo verrà avviato un confronto con le organizzazioni e le associazioni di organismi professionali e privati di categoria, al fine di raccoglierne le istanze e di condividere il progetto di implementazione delle procedure stragiudiziali, in modo da consolidare il sistema italiano di ADR elaborando modelli innovativi e buone prassi e propugnandone la diffusione su tutto il territorio nazionale nonché elaborando eventuali proposte di riforma. Altro scopo di tale attività è quello di promuovere un percorso professionalizzante, in modo da consentire la

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formazione di un’alta qualificazione in ADR, tale da contribuire alla costruzione di un sistema italiano che si ponga come modello di riferimento in Europa.

Sin dal primo mandato governativo è stata poi avviata la stagione del confronto istituzionale con i notai, coinvolgendo tutte le rappresentanze sul terreno della elaborazione e condivisione, quanto più allargata possibile, delle proposte di riforma delle procedure che li riguardano.

Il primo tangibile segno dello spirito di leale collaborazione cui il Ministero della giustizia ha improntato la propria azione di indirizzo politico-amministrativo sul versante delle procedure di interesse notarile si è colto nell’istituzione di un Tavolo Tecnico incaricato di predisporre uno schema di progetto di riforma dell’accesso e dell’esercizio della professione notarile nonché di semplificazione delle procedure di competenza dei notai, tenuto conto dell’esigenza di effettuare un'approfondita ricognizione delle istanze riformatrici complessivamente riferite al vigente assetto della professione notarile.

Tale iniziativa è stata avviata nella piena consapevolezza che le istanze riformatrici provenienti dal Consiglio Nazionale del Notariato meritassero, nel metodo, piena condivisione in quanto funzionali al perseguimento della semplificazione delle procedure, con positive ricadute anche per il sistema “giustizia”, mirando esse ad assicurare il duplice beneficio della deflazione del contenzioso e della crescita economica.

I lavori del tavolo –aperti anche alle associazioni maggiormente rappresentative degli interessi di categoria e di recente prorogati dopo che la nuova compagine governativa ha visto la luce- sono in fase di ultimazione. Dopo il momento della ricognizione organica della materia notarile, finalizzata all’aggiornamento ed alla razionalizzazione del sistema, si potrà addivenire alla formulazione di proposte di riforma condivise da tutte le componenti ivi rappresentate.

Quanto, infine, all’attività di tutela dei dati personali, con decreto in data 15 ottobre 2019, è stato istituito il registro delle attività di trattamento del Ministero della giustizia (titolare del trattamento). Si tratta di un’operazione che, nel corso dell’anno

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passato, ha avuto un momento fondamentale nell’istituzione del registro che le pubbliche amministrazioni devono necessariamente tenere, che ha richiesto un lungo e laborioso monitoraggio dei flussi informativi, cui hanno collaborato tutte le articolazioni ministeriali.

Nel corso del 2019, è stato pubblicato sul sito istituzionale del Ministero il registro del titolare, tenuto in formato elettronico, che è, comunque, soggetto a modifiche, sulla base delle variazioni e delle innovazioni che si dovessero registrare nell’amministrazione attiva. La tenuta del registro, che, su richiesta, può essere