Di seguito quattro casi di introduzione e/o sostituzione di SI, nei primi la sostituzione del sistema ha avuto successo, nell'ultimo diverse condizioni hanno portato al fallimento e all’abbandono dell’intero progetto.
7.1 CASO 1: CNR ITIA
Direttore dell’ Istituto di ricerca: Tullio Tolio Resp. Amministrativo: Davide Ceresa
La macroanalisi svolta nell’istituto attraverso diversi incontri con il personale amministrativo e con i ricercatori, ha dato le linee guida per portare alla semplificazione del sistema informativo.
L’introduzione di nuove logiche gestionali, dettate dalla direzione del CNR, ha dato stimolo ad un’analisi approfondita delle problematiche relative alla gestione dei flussi amministrativi, evidenziando l’esigenza di razionalizzare e snellire l’attuale gestione; l'intervento proposto si pone come obiettivi la diminuzione dei costi di gestione, l'ottimizzazione del personale, il raggiungimento di obiettivi informativi per tutti gli utenti del SI quali il personale amministrativo, i ricercatori e non ultimo il Direttore.
Il sistema studiato mira a dare risposte immediate a carattere consuntivo e prospettico, esaltando le nuove richieste di un sistema capace di analizzare i dati a livello previsionale, quindi non solo a livello di analisi del quadro finale di una gestione.
Macro obiettivi del nuovo sistema informativo:
• Semplificazione delle procedure amministrativo/contabili, proponendo gestioni analizzate per le specifiche esigenze del CNR ITIA.
• Creazione di un database unico a supporto dell’amministrazione, ma fruibile dalla direzione in modo pratico e veloce, tramite l’utilizzo di un prodotto di business intelligence.
• Diminuzione dei tempi di risposta ad esigenze informative sui progetti. L'esigenza di avere in tempo reale la situazione di un progetto, precedentemente assolta in modo autonomo dai ricercatori con sistemi propri, verrà sostituita dal nuovo SI.
• Strumenti di previsione e pianificazioni pluriennali per analizzare la capacità finanziaria dell’istituto, la capacità di risorse umane e mezzi messi a confronto con dati consuntivi in tempo reale.
• In base alle logiche di “SIGLA”, programma dei CNR per gestire la parte economico finanziaria a livello nazionale. Creare collegamenti per una comune gestione di alcune
67 informazioni, presenti a livello generale in SIGLA, da gestire a livello parziale per il CNR ITIA
• Razionalizzare i costi di gestione.
Motivi del successo
Il Direttore ha dato molta importanza all’analisi preliminare che si è svolta nei tempi corretti per un progetto che ha analizzato il sistema informativo di tutti i reparti interessati della pubblica amministrazione legata al CNR.
Il progetto si è sviluppato in tre steps, all'interno dei quali sono stati ripetuti tutti i processi di implementazione di un software:
Analisi di dettaglio.
Project Management.
Formazione.
Installazione, set up e configurazione del sistema.
Riunioni e SAL (Stato Avanzamento Lavori).
Test e collaudo.
Step 1 - Gestione Progetti CNR
Questo modulo è stato il primo ad essere implementato, parte fondamentale della gestione dell’istituto e del database analizzato, il successo del progetto più ambizioso ha dato motivazione e stimolo allo sviluppo dei moduli successivi.
Gestione Ordini
Sviluppato contestualmente alla Gestione progetti CNR, è il modulo che coinvolgeva il responsabile amministrativo e il suo gruppo.
Step 2 - Gestione Missioni
Le missioni, come gli ordini, sono inserite nel contesto della gestione dei progetti, ma, essendo uffici diversi, è stato fatto un intervento successivo rispetto alla gestione ordini.
Step 3 - Rendicontazione
Ultimo modulo implementato e ultimo processo nella gestione dei progetti di un istituto di ricerca e la gestione rendicontazione. Si tratta di un modulo riassuntivo che deve avere il supporto di tutte le informazioni derivanti dai precedenti moduli, e dal gestionale del personale, installato in precedenza (Gestione presenze + Work Flow).
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Figura 10 - Schema dell’analisi di dettaglio del modulo rendicontazioni
Il responsabile contabile, grazie alla sua assidua e interessata partecipazione al progetto, è diventato il Project Manager interno, ha dato il massimo contributo durante l’analisi, test e messa in produzione del sistema, gestendo le tensioni e le possibili contestazioni interne.
Rispetto all'entità del progetto i tempi di realizzazione si sono rivelati adeguati; questo è stato possibile grazie ad un’analisi accurata del progetto, che ha portato ad una corretta stima dei costi ma soprattutto ad una corretta valutazione delle tempistiche senza la necessità di una riprogrammazione delle stesse.
Infine, il coinvolgimento e la partecipazione di tutto il personale utilizzatore, ha creato le migliori condizioni per i test e la messa in produzione del sistema.
Risultati
I risultati ottenuti sono stati eccellenti a tutti i livelli, sia personali che aziendali.
Il personale operativo, mantenendo le stesse funzioni, ha modificato le proprie procedure e le attività lavorative ed è ora in grado di gestire, archiviare e reperire dati e informazioni in un unico sistema senza mai dover duplicare dati, allegati e informazioni.
Strumenti abusati in precedenza quali Access, Outlook, Excel, chiavette USB, Power point, sono stati riportati all’utilizzo a loro più consono.
69 Il progetto ha utilizzato un sistema completamente Custom per la gestione dell’Istituto, un programma HR standard, un programma di Document management standard e un sistema di BI standard per la gestione delle informazioni del DataBase.
7.2 CASO 2: Fondazione PROGETTO ARCA
La Fondazione Progetto ARCA è una Onlus che opera nel territorio Milanese. La sua attività è volta all'aiuto, tramite centri di accoglienza, a persone senza dimora con problemi di dipendenza, a famiglie e adulti indigenti, ad anziani in difficoltà, a profughi e ai richiedenti asilo politico.
Sistemi introdotti:
- Sostituzione dell’ERP per la contabilità generale e il controllo di gestione.
- Introduzione di un nuovo sistema ERP per la gestione logistica dei diversi magazzini, mensa, farmacia, negozi, precedentemente gestito con metodi personali realizzati dagli stessi responsabili di settore.
- Introduzione di un nuovo sistema di gestione del personale.
- Introduzione di un nuovo sistema di business intelligence che raccoglie in modo automatico le informazioni derivanti dai sistemi precedenti
A differenza del precedente caso l’analisi non è stata accuratissima date le tempistiche di implementazione molto strette. Il progetto è stato studiato per intervenire in primo luogo nei processi che presentavano maggiore difficoltà di gestione:
Step 1: Gestione del personale. Step 2: Gestione dei magazzini.
Step 3: Gestione contabilità e controllo di gestione. Step 4: Business intelligence.