Innovare il SI e dopo tanti sforzi trovarsi con un software poco sfruttato ha come primo risultato la convinzione di aver commesso un errore nell’analisi del progetto, nella scelta di investimento monetario e nell'impegno di tempo da parte del personale aziendale. Una situazione simile comporta all’interno di un’azienda lo sviluppo e il radicarsi di meccanismi di sfiducia nell’evoluzione tecnologica, portando spesso ad un’involuzione rispetto alle ICT.
Questo succede quando vengono acquistati software anche molto evoluti, senza analizzare e progettare la loro introduzione, con la convinzione che solo l’acquisto del programma possa risolvere problemi informativi e/o organizzativi. In questi casi, analizzando bene la situazione interna all'azienda, ci si accorge che è proprio l’organizzazione che ha bisogno di essere rivista prima dell’introduzione di un nuovo SI.
E’ altresì improbabile che un’azienda che cerca di rimanere al passo con la tecnologia maggiormente utilizzata nel settore in cui è posizionata, possa sopravvivere, se non cerca di migliorare la propria struttura informativa, c’è sempre un rischio di deficit informativo che penalizza efficienza e produttività.
6.2 Progettare il cambiamento
Progettare il cambiamento significa sentire la reale esigenza dell’azienda ad un’evoluzione tecnologica, capire che un investimento di questo tipo deve essere valutato in tutte le sue componenti, di costi, spesso occulti, e di tempo. Un investimento in ICT significa un cambiamento spesso radicale per tutta l’organizzazione.
L’introduzione di strumenti evoluti a livello di IT deve avere un approccio estremamente contestuale all’ambiente socio-organizzativo, per non vanificare gli sforzi economici fatti. Nella PMI spesso non è definito in modo preciso il ruolo delle diverse persone, ma è molto definito il ruolo sociale all’interno dell’organizzazione delle persone. Persone con ruoli organizzativi simili possono avere ruoli sociali differenti ed impattare a livello di potere decisionale in modo estremamente diverso, diventa quindi fondamentale un’analisi tecnologica comprensiva dello studio dell’impianto sociale organizzativo interno all'azienda. Ad esempio non è raro che in aziende di piccole dimensioni il fattore parentale sia un fattore organizzativo sociale da non sottovalutare. Meccanismi di potere, dati dalla parentela, possono deviare un intero progetto di ICT; in alcuni casi in un’azienda può essere
64 tutto in discussione ma non l’autorità (più o meno meritata) di alcune persone, che possono spingere o a volte anche ostacolare un progetto di sistema informativo.
6.3 Le persone devono cambiare
Per una vera riorganizzazione occorrono nuovi strumenti, ma soprattutto persone pronte a recepire un nuovo modo di lavorare, più efficiente, più produttivo. Nelle PMI il cambiamento di un SI destabilizza l’ambiente, crea insicurezza e provoca situazioni di tensione e di possibile ostruzionismo. Spesso il personale delle aziende coinvolte in un progetto di cambiamento del SI, vuole sapere se il nuovo sistema viene introdotto per una riduzione del personale o se il sistema informativo traccerà le performance dei dipendenti. Non c’è cosa più sbagliata che lasciare questi dubbi o alimentare paure immotivate. Le persone che partecipano al cambiamento devono comprendere la necessità e l’opportunità che un nuovo SI può dare a tutti i livelli, solo così attiveranno un cambiamento nell’approccio, diventando proattivi per il progetto.
Il project manager e la proprietà devono chiarire al massimo ogni aspetto che ha portato l’azienda ad una decisione così importante. Il personale di un’azienda sa dove ci sono mancanze, punti di debolezza nell’organizzazione, sprechi di risorse e inefficienze. Se viene compreso che un SI evoluto può aiutare l’azienda e le persone stesse, allora il personale diventerà il primo alleato al cambiamento.
6.4 Le personalizzazioni dei software
L’introduzione ERP nella PMI da parte di aziende di software induce spesso ad un uso improprio della personalizzazione del software stesso.
Le motivazioni di questa tendenza sono essenzialmente due:
• conoscenza superficiale del software da parte del fornitore: se l’azienda fornitrice distribuisce un software molto complesso può non essere coperta a livello consulenziale su tutti i moduli distribuiti, ad esempio il consulente che analizza i processi aziendali può avere competenze informatiche e non gestionali, in questo caso l’analista avrà una mancanza di potere sul cliente, che imporrà la propria visione dei moduli e dell’operatività, costringendo a personalizzare eccessivamente;
• tendenza del cliente ad avere un nuovo SI che rispecchi le caratteristiche del precedente, senza sfruttare le novità e le logiche che il nuovo sistema può introdurre.
65 Una personalizzazione può essere apprezzata dall’imprenditore e dal personale dell’azienda perché rassicura ed induce a pensare che in fondo il sistema informativo può piegarsi alle proprie specifiche esigenze e al modo di lavorare delle persone, ritenuto il migliore dalle stesse.
Gestire questo processo in modo corretto è di vitale importanza per le aziende di software per preservare il proprio business e per mantenere rapporti duraturi con i propri clienti. Accontentare il cliente nel breve periodo non vuol dire introdurre in modo corretto un SI; analizzare e realizzare una personalizzazione complessa (redditizia per l’azienda di software) invece di riportare un’esigenza complessa allo standard del programma intervenendo con piccoli interventi di personalizzazione (molto costosi per l’azienda di software a livello di analisi delle procedure e poco redditizi), non è un comportamento lungimirante.
La ricerca della “personalizzazione selvaggia”, porta ad avere per ogni cliente un programma personalizzato, difficile da gestire nel momento in cui vengono introdotte nuove release, costringendo l'azienda di software ad un lavoro eccessivo per riallineare i propri clienti.
Quello che può dare nel breve periodo un rapporto preferenziale con il cliente e una reddittività maggiore, si trasformerà in un secondo tempo in un limite. Minor standardizzazione significa minori clienti facilmente gestibili.
6.5 I dati vanno gestiti
Un nuovo sistema informativo porta ad annullare i tempi di produzione dei dati e ad avere, in tempo reale, tutte le informazioni necessarie a disposizione di tutti. I prodotti di BI permettono di vedere i dati di tutti i comparti aziendali, cosa impossibile prima.
Questa nuova condizione deve però essere gestita, i dati devono essere distribuiti in modo coerente con l’organizzazione interna all'azienda, non tutti gli utenti devono avere accesso a tutti i dati o a parte di essi.
Al tempo stesso la necessità di informazioni è aumentata in modo esponenziale, quindi anche le aziende e il proprio personale hanno bisogno di maggiori informazioni in modo tempestivo. Gestire i flussi informativi all’interno e all’esterno dell'azienda è un'attività divenuta vitale anche per le PMI: persone prima impiegate nel produrre dati adesso gestiscono i flussi di informazioni prodotti dai nuovi SI.
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