CENTRI DI SPESA

Dato che il progetto è posto in essere da un'ATS ad ogni soggetto dell'associazione viene concesso un budget di spesa.

Il primo PED che viene realizzato, non essendoci ancora garanzia di ottenere il finanziamento, è redatto dal soggetto capofila sentendo sommariamente i soggetti partner e definendo la previsione di costo sulla base dell'esperienza passata. Una volta ottenuto il finanziamento i soggetti partner stabiliscono con precisione l'ammontare di spesa concesso ad ognuno.

Il budget che viene stabilito è tendenzialmente rigido, ciò significa che al partner non è permesso superare l'ammontare ottenuto, in modo da limitare la manovrabilità e

ridurre gli errori di mala definizione dei costi. Ogni qual volta si aggiungono costi, bisogna ridurli in qualche altra voce perché il tetto massimo del finanziamento concesso non può essere superato pena il non rimborso. Se i partner avessero grandi capacità di modifica del proprio budget sarebbe molto difficile gestire l'insieme.

È una situazione simile a quella che si può incontrare in azienda: il soggetto partner è un centro di responsabilità e il soggetto capofila l'alta direzione.

Un centro di responsabilità è un'unità organizzativa autonoma alla quale sono assegnate dal vertice risorse per il conseguimento di determinati obiettivi di efficienza e/o efficacia13.

I centri di responsabilità possono assumere diverse tipologie sulla base della responsabilità sulla quale vengono controllati. I soggetti partner possono essere definiti come centri di spesa data l'impossibilità di misurare in termini quantitativi l'attività svolta e, quindi, di non poter determinare a priori le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi.14

Il controllo di questi centri viene effettuato attraverso il confronto tra la spesa preventivata e quella effettivamente sostenuta. Misurare la quantità della produzione ottenuta non è però facile, per questo motivo i centri di spesa vengono responsabilizzati anche sui livelli di qualità del servizio offerto.15

All'interno del progetto Cre.Sc.O. - Operatore elettrico hanno operato 4 soggetti: Cope i o s l, P atika Asso iazio e ultu ale, Istituto Te i o I dust iale Statale L. Da

Vi i e Fo. i.u . s. .

Ognuno di questi ha svolto determinate mansioni quali:

 Fo.ri.um.: in qualità di soggetto capofila del progetto ha curato i rapporti con l'amministrazione, la gestione finanziaria del progetto, la gestione delle attività di direzione, progettazione, coordinamento, tutoraggio, amministrazione, monitoraggio e diffusione dei risultati.

 Copernico: ha svolto il ruolo di progettazione, tutoraggio e orientamento, valutazione delle competenze e rendicontazione. Ha inoltre direttamente incaricato alcuni docenti.

 Pratika: si è occupata del reperimento dei docenti, della messa a livello delle competenze di base, di una quota parte della progettazione, del coordinamento, dell’a i ist azio e e e di o tazio e, valutazio e e o ito aggio a uisizio e competenze di base e orientamento.

 Da Vinci: è stata incaricato della direzione del corso, coordinamento, docenza, preparazione stage aziendali, informazione e pubblicità, amministrazione, tecnici, rendicontazione, diffusione

Og u o di uesti e t i vie e espo sa ilizzato sul aggiu gi e to di dete i ati obiettivi che possono essere di carattere economico (contenimento dei costi), ma anche di più ampio respiro come ad esempio la soddisfazione del cliente o le condizioni di efficacia e di qualità nello svolgimento dell'attività.

La redazione del budget può svolgere, in presenza di molteplici soggetti, una funzione di coordinamento. È infatti, necessario, che non si crei una situazione di frammentazione della gestione, ma che tutti i soggetti coinvolti conoscano quali sono gli obiettivi e si

adoperino per raggiungerli.

Il coordinamento si manifesta innanzitutto, nel momento in cui vengono stabilite le attività he ias u e t o deve o pie e e di o segue za, l'allo azio e delle iso se. La necessità di redigere un budget che sia in linea con gli obiettivi strategici del progetto impone ai soggetti di effettuare una contrattazione circa gli obiettivi e le risorse affidate a ciascuno. Affinché la contrattazione sia efficace occorre che si instauri un dialogo tra le parti. É bene quindi creare situazioni di incontro in modo che si ei lo spi ito di s uad a he pe ette di svi ola si dalla i hiesta di iso se aggiu tive pe le attività di propria competenza e di vedere il progetto nella sua ottica comunitaria dove l'obiettivo finale è la soddisfazione dei partecipanti.

5.3 SCOSTAMENTI

Il Ped che viene utilizzato è un conto economico settoriale con classificazione dei costi per natura e può essere visto come il risultato di un'analisi per aggregato parziale, con al centro dell'analisi la linea di prodotto. Il _{p ogetto app ese ta i fatti u p odotto} dell'ente di formazione ed è possibile pertanto analizzarlo sotto tale ottica.

Lo scopo di tale analisi è comprendere come il progetto contribuisca alla redditività complessiva dell'ente.

I costi di progetto vengono suddivisi in diretti e indiretti. Per allocare i costi indiretti all'oggetto di costo occorre individuare una base di riparto, ovvero, una causale di allocamento che li renda diretti al prodotto finale. Ad esempio, il costo relativo al personale amministrativo (che gestisce più attività contemporaneamente) può essere

progetto (se è possibile tenere traccia di ciò) o considerando il costo settimanale del personale e suddividendolo ai diversi progetti sulla base della percentuale di tempo dedicata a ciascuno.

La particolarità nel valutare la redditività dei progetti finanziati da ente pubblico è che l'ammontare del finanziamento ottenuto corrisponde al quantitativo di spesa sostenuto dall'agenzia formativa, non c'è quindi la presenza di utile finale. La differenza tra ricavi e costi è sempre zero. L'eventuale sostenimento dei costi inferiore al finanziamento concesso (come è successo nel progetto Cre.Sc.O. _{– ope ato e elett i o ) rappresenta} un risparmio per l'ente pubblico e non un guadagno per l'ente formativo.

Qual è quindi, il vantaggio di erogare un servizio di questo tipo? La redditività del progetto è intrinseca nei costi sostenuti e deriva dalle voci di spesa inserite nel e di o to: tutte le spese soste ute ve go o ope te dal o t i uto pu li o, l'e te di fo azio e di fatto o utilizza ezzi p op i pe p odu e il p ogetto. Il va taggio risiede quindi nella retribuzione che percepisce il personale dipendente dell'agenzia formativa.

Nel corso della gestione intervengono diversi fattori che possono modificare le spese definite a budget e questi possono essere interni al progetto perciò controllabili oppure esterni e quindi non controllabili.

Più in generale si può dire che le cause di scostamento derivino da:

 fattori di mercato come le dinamiche macro-economiche che riguardano il costo del lavoro o il costo del denaro o l'andamento del mercato di sbocco o del mercato degli approvvigionamenti;

 fattori gestionali relazionate con scelte commerciali o piani di investimento. Con riguardo al progetto Cre.Sc.O. _{– operatore elettrico , gli scostamenti sono di natura} per lo più interna inerenti una più corretta definizione dell'ammontare delle spese. Nel dettaglio questo è ciò che è avvenuto.

Andando a vedere semplicemente il costo totale si può notare come ci sia stato un miglioramento in termini di minor costi: trattandosi di progetto finanziato l'ammontare totale dei costi deve sempre essere inferiore al finanziamento previsto.

Spostando l'attenzione sulle macrovoci B e C (i ricavi sono nulli quindi non li

Preventivo Consuntivo Scostamento A RICAVI………... 133.000,00 133.000,00 0,00 B COSTI DIRETTI E INDIRETTI DI PROGETTO 132.525,00 132.225,29 299,71 B1 PREPARAZIONE……….4.870,00 5.905,00 -1.035,00

B 1.2 IDEAZIONE E PROGETTAZIONE INTERVENTO………..4.120,00 4.120,00 0,00 B 1.4 SELEZIONE E INFORMAZIONE PARTECIPANTI………750,00 750,00 0,00 B 1.5 ELABORAZIONE MATERIALE DIDATTICO……….. - 1.035,00 -1.035,00

B2 REALIZZAZIONE………..111.718,00 107.962,34 3.755,66

B 2.1 DOCENZA………..65.058,96 56.483,61 8.575,35 B 2.2 TUTORAGGIO……….16.500,00 14.355,00 2.145,00 B 2.3 PERSONALE TECNICO AMMINISTRATIVO……….7.774,40 16.491,21 -8.716,81 B 2.4 SPESE PER I PARTECIPANTI………2.750,00 1.664,57 1.085,43 B 2.5 COMMISSIONI DI ESAME………1.250,00 630,00 620,00 B 2.6 MATERIALI………..6.234,64 9.161,81 -2.927,17 B 2.8 IMMOBILI………..4.000,00 300,00 3.700,00 B 2.9 ATTREZZATURE………..500,00 - 500,00 B 2.10COSTI PER SERVIZI LEGALI E FINANZIARI………..3.250,00 2.428,00 822,00 B 2.11RENDICONTAZIONE………..4.400,00 6.448,14 -2.048,14

B3 DIFFUSIONE………..1.015,00 1.015,00 0,00 B4 DIREZIONE PROGETTO E VALUTAZIONE……….14.922,00 17.342,95 -2.420,95

C COSTI INDIRETTI DI STRUTTURA……….………..475,00 475,00 0,00 COSTO TOTALE B + C ………133.000,00 132.700,29 299,71

In particolare lo scostamento dei costi di progetto è dato da una variazione positiva (meno costi) nella fase di realizzazione controbilanciata da variazioni negative (più costi) in fase di preparazione e direzione progetto; i costi della fase di diffusione non hanno subito alcuna variazione.

Occorre ora analizzare cosa ha comportato tali modifiche.

Per ciò che riguarda i costi di Preparazione il maggior costo di 1.035€ è dato da una spesa aggiuntiva per materiali didattici che inizialmente non doveva essere sostenuta. Si era infatti previsto di acquistare i libri di testo, ma poi è stato scelto di utilizzare il materiale prodotto da uno dei partner.

I costi relativi alla Realizzazione hanno invece subito, nel complesso, un miglioramento o u i o osto di . , €.

Verranno però analizzate le singole macrovoci per rendere il tutto più comprensibile.

DOCENZA e TUTORAGGIO

Preventivo Consuntivo Scostamento

PREPARAZIONE……….4.870,00 5.905,00 -1.035,00

INDAGINI PRELIMINARI………. -

IDEAZIONE E PROGETTAZIONE INTERVENTO………..4.120,00 4.120,00 0,00

Preparazione stage aziendali………..520,00 520,00 0,00 Progettista esterno…………...………..3.600,00 3.600,00 0,00

INFORMAZIONE E PUBBLICITA'………. -

SELEZIONE E INFORMAZIONE PARTECIPANTI………750,00 750,00 0,00

Informazione/accoglienza partecipanti………750,00 750,00 0,00

ELABORAZIONE MATERIALE DIDATTICO……….. - 1.035,00 -1.035,00

Questa vo e ha avuto u ispa io di osto di . , €. Se si osse va la ta ella si ota o e i sia stato u o s a io t a l'utilizzo di do e ti i te i ed este i: so o state infatti svolte maggiori ore da parte dei soggetti interni piuttosto che da quelli esterni (+ 337 ore per i docenti interni, -414 ore per i docenti esterni). La presenza anche di riduzione nei costi orari ha permesso che il differenziale tra lo scostamento negativo dei do e ti i te i fosse asso ito dalla va iazio e positiva dei do e ti este i.

Per ciò che riguarda gli orientatori invece, il risparmio di costo è derivato dalla combinazione minor costo orario e riduzione delle ore per gli orientatori esterni mentre per quelli interni nonostante l'aumento delle ore, la riduzione del costo ha comportato comunque scostamento positivo.

Per il tutoraggio lo scostamento positivo deriva semplicemente, da una riduzione del numero delle ore.

Preventivo Consuntivo Scostamento

costo ore costo ore

DOCENZA………... 65.058,96 56.557,56 8.501,40

Do e ti ju io i te i……….37,97 165 6.265,05 35,00 502 17.570,00 -11.304,95

Do e ti ju io fas ia B este i………35,00 893 31.255,00 34,97 600 20.983,66 10.271,34

Do e ti se io fas ia A este i………..38,44 412 15.838,91 33,49 291 9.732,00 6.106,91

30,00 115 3.450,00 25,20 126 3.175,00 275,00

30,00 275 8.250,00 22,50 215 4.845,02 3.404,98

TUTORAGGIO…………....…………. 16.500,00 14.355,00 2.145,00

Tuto i te i………15,00 250 3.750,00 15,00 159 2.385,00 1.365,00

Tuto este i………..15,00 850 12.750,00 15,00 798 11.970,00 780,00

PERSONALE TECN.-AMMIN... 16.574,40 29.389,35 -12.814,95

Pe so ale a i ist ativo este o………..25,00 120 3.000,00 3.000,00

Pe so ale a i ist ativo i te o………16,00 220 3.520,00 15,73 411 6.458,46 -2.938,46

17,92 70 1.254,40 17,33 579 10.032,75 -8.778,35

RENDICONTAZIONE………...…… 4.400,00 6.450,00 -2.050,00

19,00 100 1.900,00 15,76 279 4.398,14 -2.498,14

25,00 100 2.500,00 25,00 82 2.050,00 450,00

O ie tato i i te i……….

O ie tato i este i………

Pe so ale te . p ofes. I te o…...

Re di o tato e i te o……….

Osservando i successivi valori che compongono i costi della realizzazione del progetto si osse va o e le Spese pe i pa te ipa ti a ia o pe esso u o te i e to dei costi per tutte le sottovoci: significativa è la riduzione delle spese per le visite didattiche che da so o passate a €.

A he i p eve tivi delle vo i o issio e d'esa e e osti pe i se vizi legali so o risultati superiori a quando effettivamente sostenuto, al contrario invece dei costi per materiali che invece sono stati superiori al previsto.

Con riguardo a immobili e attrezzature c'è stato un significativo scostamento positivo dato he la uota di i o ili stata solo di € o t o i . € a p eve tivo osì come l'utilizzo di attrezzature non è avvenuto.

La a ovo e di ezio e p ogetto e valutazio e ha avuto el o plesso, u o scostamento negativo di 2.420,95€. Andando ad analizzare i valori si nota come ci sia stato un forte cambiamento per ciò che concerne i direttori e i valutatori: in entrambi i

Preventivo Consuntivo Scostamento SPESE PER I PARTECIPANTI………2.750,00 1.664,57 1.085,43 Assi u azio e pa te ipa ti……….1.250,00 980,07 269,93 Viaggi allievi……… 1.000,00 621,50 378,50 Visite didatti he………..500,00 63,00 437,00 COMMISSIONI DI ESAME………1.250,00 630,00 620,00 MATERIALI………..6.234,64 9.161,81 -2.927,17 Mate iale didatti o i dividuale……….800,00 474,59 325,41 Mate iale d'uso pe ese itazio i……….4.434,64 7.833,59 -3.398,95 I du e ti p otettivi………..1.000,00 853,63 146,37 IMMOBILI………..4.000,00 300,00 3.700,00 Lo azio e/a o ta e to di i o ili………..4.000,00 300,00 3.700,00 ATTREZZATURE………..500,00 - 500,00 Noleggio/leasi g/a o ta e to di att ezzatu e………..500,00 500,00 COSTI PER SERVIZI LEGALI E FINANZIARI... 3.250,00 2.428,00 822,00

casi in sede consuntiva, non si è ricorsi al personale esterno. Il che ha comportato minori costi da un lato e maggiori costi dall'altro. Inoltre, l'aumento di ore di direzione interna è stato anche accompagnato ad un aumento del costo orario.

Per il coordinamento invece lo scostamento positivo dei coordinatori esterni dovuto ad u a iduzio e del u e o di o e stato asso ito dalla va iazio e egativa dei coordinatori interni dovuta ad un aumento delle ore, anche se con leggero miglioramento su ciò che riguarda il costo orario.

Preventivo Consuntivo Scostamenti

costo ore costo ore