Per questa tipologia di rendicontazione occorre quantificare il costo totale previsto in u 'apposita s heda p eve tivo ; o vie e ui di, utilizzato il PED o e ei p e ede ti casi.
Il costo viene quantificato, non sulla base dei giustificativi di spesa o una % dei costi diretti, ma considerando la tipologia del progetto, il numero degli allievi e le ore previste pe le uali ve go o i dividuate u ità di osto sta da d dal DGR / .
La regione Toscana ha individuato due tipologie di unità di costo standard (UCS): • UCS - Spese strutturali per la Realizzazione del Progetto (UCS - SRP)
• UCS - Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (UCS - SFA)
Le Spese strutturali per la realizzazione del progetto (SRP), vengono definite come tutte le spese che sono direttamente e strutturalmente relazionate con la realizzazione del progetto. Si considerano, cioè, tutti quei costi che sono stati sostenuti durante la preparazione, lo svolgimento e la conclusione del corso e tutte le attività ausiliarie ad esso. In sintesi, questi costi dipendono dalle ore di formazione previste e non dal numero di partecipanti.
Le Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (SFA), invece, sono quei costi che permettono di misurare l'andamento del progetto sulla base della frequenza degli allievi, cioè in base al numero di partecipanti e alle ore di formazione
La formula per calcolare il costo del progetto a preventivo è la seguente: (A x C)+(B x C x D)
dove
A = Unità di costo standard (UCS) - Spese strutturali per la realizzazione del progetto (SRP)
B = Unità di costo standard (UCS) - Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (UCS - SFA)
C = Ore di formazione previste D = Allievi previsti
Le UCS da assumere come parametri orari di costo sono indicate negli avvisi pubblici. Le o e di fo azio e da o side a e pe l’i dividuazio e dell’UCS da appli a e e pe il
al olo del osto so o es lusiva e te uelle i p ese za e i aula .
Il costo così definito si riferisce al finanziamento pubblico assegnabile al progetto. Una volta che il progetto è approvato, tale importo rappresenta il massimo contributo erogabile.
Durante lo svolgimento del corso vengono misurate le ore di formazione svolte e, sulla base di queste, viene erogato il contributo intermedio.
Al termine del progetto, l'importo totale del contributo è stabilito sulla base delle ore effettivamente svolte e dal numero degli allievi formati.
In linea generale, il contributo viene erogato:
anticipo del 40% del finanziamento pubblico calcolato in base ai costi standard e alle ore di formazione previste. L'anticipo viene concesso dopo aver presentato la stipula della convenzione e una polizza fideiussoria a garanzia dell'anticipo.
finanziamento, considerando l'anticipo. La spesa rimborsabile è calcolata sulla base dell'avanzamento delle attività. Affinché il rimborso sia concesso, il soggetto attuatore deve fornire i registri didattici in cui risultino le ore di formazione svolte e il numero di partecipanti.
saldo finale dopo la comunicazione della conclusione e la presentazione della documentazione di chiusura del progetto. L'amministrazione controlla i documenti presentati ed autorizza il pagamento del saldo finale.3.2.3 MONITORAGGIO
I beneficiari di un finanziamento pubblico devono comunicare periodicamente i dati relativi al monitoraggio finanziario e fisico del progetto: ciò avviene accedendo al Sistema Informativo relativo al proprio progetto e aggiornando le informazioni durante le varie fasi del progetto. Nel SI sono presenti le informazioni relative al dettaglio di progetti e attività (PED, registri didattici, time card, giustificativi di spesa,...) e permette di supportare la fase di rendicontazione e liquidazione.
Gli aggiornamenti da apportare nel sistema avvengono:
nella fase di avvio: si inseriscono la previsione di spesa, la data di scadenza per l'iscrizione, la data di inizio dell'attività, i dati anagrafici dei partecipanti e altre informazioni di carattere organizzativo;
in itinere: entro 10 giorni successivi alla scadenza della rilevazione trimestrale (al 31.03, al 30.06, al 30.09, al 31.12):
per i progetti a costi standard vengono inserite e validate le ore di formazione svolte e le scansioni del registro delle attività;
inseriti e validati i documenti giustificativi dei pagamenti effettuati per lo svolgimento dell'attività.
in itinere: per i progetti con rendicontazione delle spese (a costi reali e a forfetizzazione dei costi indiretti) vengono inserite eventuali modifiche del Piano Economico di Dettaglio (PED);
al termine: vengono inserite le informazioni relative alle ore svolte e il numero di allievi formati e, per i progetti a rendicontazione delle spese, tutti i documenti relativi ai pagamenti effettuati per il progetto.
L'inserimento dei dati nel SI in modo continuativo e corretto, è condizione fondamentale per ottenere l'erogazione del finanziamento.
Per i progetti a rendicontazione delle spese è obbligatorio inserire tempestivamente i dati finanziari pena il mancato riconoscimento delle spese sostenute e, nei casi più gravi, la revoca del progetto.
Nel caso di ATS i singoli partner caricano sul SI i propri giustificativi di spesa e documenti; è però compito della capofila gestire la comunicazione trimestrale all'Amministrazione e controllare che la documentazione richiesta sia presente e ciò che è stato caricato sia corretto.
3.2.4 RENDICONTO
Il rendiconto rappresenta la sintesi dello svolgimento del progetto e contiene tutti i documenti relativi ad esso:
ordine di fornitura;
documenti che descrivono le prestazioni o forniture e ne attestano e quantificano il costo: notula/ parcella, con descrizione dell'attività e del periodo di svolgimento, o prospetto paga (cedolino), rilasciata dai collaboratori esterni non soggetti ad IVA e dai collaboratori interni; fattura con descrizione dell'attività svolta/fornitura effettuata e del periodo in cui è stata svolta/effettuata, rilasciata dai collaboratori esterni soggetti ad IVA o dai fornitori;
documenti che attestano il pagamento delle prestazioni o delle forniture: ricevuta di bonifico bancario; estratto conto dei pagamenti relativi al progetto effettuati tramite banca; dichiarazione di quietanza sottoscritta dall'interessato (per i contanti); ricevuta di pagamento effettuato con carta di pagamento elettronico.
Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto, il rendiconto deve essere consegnato all'Amministrazione erogante e, come specificato nel DGR 635, deve contenere:
il PED validato, utilizzando il format presente sul Sistema Informativo debitamente compilato e sottoscritto dal legale rappresentante del soggetto attuatore; nella scheda devono essere indicate tutte le spese relative al progetto. Per ciascuna voce di costo dovrà essere allegata una tabella-elenco contenente:
· tipologia ed estremi del documento che ha dato origine alla spesa;
· tipologia ed estremi del documento che descrive la prestazione/fornitura e la spesa;
· tipologia ed estremi del documento che attesta il pagamento e il relativo importo.
copia della documentazione al punto precedente organizzata e ordinata in fascicoli distinti per voce di costo;
copia dei registri didattici;
documentazione attestante lo svolgimento delle funzioni da parte delle risorse professionali incaricate (relazioni, time card);
copia conforme della documentazione obbligatoria relativa alla gestione dell'intervento (verbali di selezione/esame, documentazione relativa alle procedure di affidamento a terzi, ecc.);
relazione finale dettagliata, firmata dal legale rappresentante, direttore o coordinatore sulle attività svolte e i risultati conseguiti rispetto a quanto previsto dal progetto; nella relazione dovranno essere evidenziate anche eventuali difficoltà incontrate e modalità di superamento adottate;
dichiarazione di eventuali entrate generate dal progetto, che devono essere decurtate dal finanziamento dovuto.
Nel caso di spese che si sosterranno in data successiva alla presentazione del rendiconto a ausa di s ade ze defi ite pe legge ad ese pio le spese elative all’INAIL e al pagamento di oneri e contributi previdenziali), il soggetto attuatore esporrà a e di o to l’i po to sti ato di tali spese, o p ospetto esplicativo delle modalità di al olo ed i vie à su essiva e te la do u e tazio e o p ova te l’effettivo pagamento.
In linea generale, nel caso in cui si verifichino parziali inutilizzazioni dei finanziamenti pubblici erogati per la realizzazione dell'attività finanziata, il soggetto attuatore deve
o ispo de te i po to. La estituzio e o es lude he a seguito dell’esa e del e di o to da pa te dell’A i ist azio e possano essere richiesti ulteriori rimborsi per il mancato riconoscimento di spese effettivamente sostenute dal soggetto attuatore.