Il controllo di gestione nelle agenzie formative: il caso della Fo.ri.um.

Università di Pisa

Dipartimento di Economia e Management

Corso di laurea magistrale in Strategia, Management e

Controllo

TESI DI LAUREA

Il controllo di gestione nelle agenzie formative: il caso

della Fo.ri.um.

RELATORE

Prof. Stefano PETRUCCI

CANDIDATO

Michela ZIBORDI

Indice

Introduzione ... pag. 5 1. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE IMPRESE DI SERVIZI

1.1 Il sistema di erogazione dei servizi ... pag. 7 1.1.1. Elementi del sistema di erogazione dei servizi ... pag. 9 1.2 Le imprese di servizi ... pag. 11 1.3 Tipologie di servizi ... pag. 13 1.4 Le misure di performance ... pag. 14 1.4.1 Indicatori di performance in relazione alle tipologie di servizi ... pag. 17 2. FO.RI.UM

2.1 Storia e descrizione attività ... pag. 22 2.2 Settore della formazione ... pag. 29 2.2.1 Mercato degli enti di formazione ... pag. 30 3. TEORIA PROGETTO FORMATIVO

3.1 Requisiti e modalità per l'accreditamento ... pag. 31 3.1.1 Procedura di accreditamento ... pag. 32 3.2 Modalità di gestione dei progetti formativi ... pag. 35 3.2.1 Progettazione ... pag. 36 3.2.2 Rendicontazione spese ... pag. 37 a - Rendicontazione a costi reali e forfettizzazione costi indiretti ... pag. 38 b - Rendicontazione a costi standard ... pag. 42 3.2.3 Monitoraggio ... pag. 44 3.2.4 Rendiconto ... pag. 45 a - Controllo del rendiconto... pag. 48 4. PROGETTO CRE.SC.O.

4.1 Avviso provinciale. ... pag. 50 4.2 Formulario ... pag. 52 5. BUDGETING

5.1 Introduzione ... pag. 59 5.2 Budget di progetto ... pag. 61 5.2.1 Redazione del budget di progetto ... pag. 63 5.3 Centri di spesa ... pag. 70 5.4 Scostamenti ... pag. 73 6. CONCLUSIONI

6.1 Risultati del progetto Cre.Sc.O. ... pag. 80 6.2 Conclusione ... pag. 82

INTRODUZIONE

In un momento storico come quello che si sta vivendo, caratterizzato da un mercato del lavoro incapace di soddisfare la domanda di occupazione, il possesso di conoscenze, competenze e abilità è un solido punto di partenza per intercettare le occasioni lavorative. L'istruzione e la formazione sono risorse sulle quali si deve quindi puntare per migliorare il proprio bagaglio di conoscenze e di esperienze ed essere più competitivi sul mercato del lavoro.

Con questo obiettivo si sono sviluppate, negli ultimi decenni, numerose agenzie di formazione che, con risorse private o tramite finanziamenti pubblici, si occupano di organizzare, gestire e monitorare corsi e attività di formazione professionale per aziende, per privati o per enti pubblici.

Io stessa, dopo aver conseguito la laurea triennale, ho avuto occasione di partecipare ad un bando finanziato dalla Regione Emilia-Romagna che mi ha permesso di svolgere un tirocinio all'estero, la cui parte organizzativa e burocratica è stata curata da un'agenzia formativa di Modena. Pertanto, quando mi è stata data la possibilità di impostare la tesi di laurea sull'attività di un'agenzia formativa, la Fo.ri.um. di Santa Croce sull'Arno, mi è sembrato oltremodo interessante e istruttivo avere la possibilità di scoprire e imparare il funzionamento e la gestione di progetti formativi.

Lo scopo di questa tesi è quindi illustrare come un ente di formazione gestisce un progetto formativo finanziato dalla pubblica amministrazione, partendo dalla partecipazione al bando pubblico, la redazione del budget di progetto, l'organizzazione delle attività, fino all'analisi finale degli scostamenti.

dare una veloce illustrazione del controllo di gestione nelle imprese di servizi e delle caratteristiche e particolarità di tali imprese, che le differenziano dalle imprese industriali.

Nella seconda parte viene descritta l'attività svolta da Fo.ri.um., oltre che la procedura per ottenere l'accreditamento presso la Regione Toscana nel rispetto del DGR 1407/16 e la modalità di gestione dei progetti formativi secondo il DGR 635/15.

Nella terza e ultima parte, individuata ai capitoli 4 e 5, verrà analizzato un progetto formativo organizzato e gestito da Fo.ri.um., in partenariato con altri soggetti, denominato Cre.Sc.O. L'analisi comincerà con illustrare la documentazione che occorre presentare all'Amministrazione Pubblica per partecipare al bando da essa pubblicato e si concluderà con la redazione del budget e l'analisi degli scostamenti.

1. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE IMPRESE DI SERVIZI

1.1 IL SISTEMA DI EROGAZIONE DEI SERVIZI

1

L'e ogazio e di u se vizio o se vu tio può esse e defi ita o e l'o ga izzazio e

sistematica e coerente di tutti gli elementi, fisici e umani, dell'interazione

cliente-impresa, volta a realizzare una prestazione di servizi di cui siano state determinate le

ca atte istiche co e ciali e i livelli di ualità .2

Un servizio acquista valore nel momento in cui esiste il servizio; il valore si viene a creare nel momento in cui sussistono due condizioni: primo, che l'impresa disponga di personale e materiali per offrire il servizio e secondo, che il cliente avverta l'esigenza del servizio e, relazionandosi con l'impresa, la soddisfi.

Per semplificare, l'erogazione di un servizio può essere vista come il seguente sistema3.

Figura 1.1 – Sistema di servizio

Nella figura 1.1 ci sono tre elementi: due persone e un servizio che deriva dall'interazione tra i due soggetti. La persona 1 viene considerata la beneficiaria del

1 Eiglier P., Langeard E., Servuction. Le marketing des services, McGraw-Hill, Parigi 1987 (traduzione italiana, Il marketing

servizio e la persona 2 colei che eroga il servizio. Gli elementi sono tra loro collegati a sinonimo dei rapporti reciproci che li legano. Ci sono da sottolineare tre punti:

 Partecipazione del beneficiario. É al soggetto 2 che spetta l'erogazione del servizio, ma anche la persona 1 svolge un ruolo attivo; è lo scambio di informazioni tra i due soggetti che genera la produzione del servizio. Anche la qualità del servizio offerto dipende, in via partecipativa, dalla precisione e dall'accuratezza con cui la persona 1 comunica all'erogatore le caratteristiche che deve avere un servizio perché il suo bisogno sia soddisfatto.

 Impatto del servizio. Il servizio che deriva dall'incontro dei due soggetti incide sui soggetti stessi e sul rapporto tra i due. Il servizio sarà valutato positivo o negativo dal beneficiario e questo inciderà non solo su di lui ma anche sulle future relazioni con l'erogatore. Allo stesso modo, la persona 2 valuterà il servizio offerto sulla base dell'impegno e di disturbo richiesto che influiranno sulle sue relazioni con il beneficiario.

 Qualità del servizio. Uno stesso servizio potrebbe essere valutato in modo opposto dal beneficiario e dall'erogatore. La qualità di un servizio dipende anche dalla situazione e dalle condizioni psicologiche delle parti. Pertanto uno stesso servizio prodotto dalle stesse persone potrebbe non avere qualità costante. U ese pio di uesto siste a di se vizio pot e e esse e dato da u a pe so a he chiede un'informazione ad un amico.

Il siste a ase può esse e eso più o plesso dall'aggiu ta dell'ele e to p odotto in quanto aumenterebbero le variabili in grado di influire sulla qualità del servizio reso. É l'esempio di una persona che chiede un passaggio ad un amico ed il prodotto è rappresentato dal mezzo di trasporto utilizzato.

La relazione tra le persone è caratterizzata da continue richieste di servizi, effettuate anche in modo inconsapevole, che assumono però valenza economica, oggetto di a alisi e di isu azio i, el o e to i ui vie e i se ita la va ia ile de a o . I questo caso il soggetto beneficiario è disposto a pagare un corrispettivo per accedere al servizio e l'erogatore si perfeziona e specializza nell'attività da erogare.

Obiettivo dell'erogazione del servizio è il raggiungimento delle attese del cliente e la soddisfazione dei suoi bisogni. Diventa pertanto fondamentale l'offerta di un servizio di qualità.

La problematica relativa alla qualità dei servizi è l'impossibilità di misurarla e o t olla la p i a he il se vizio sia eso. Questo pe h o possi ile o se va e u servizio: infatti la fabbricazione e il consumo sono simultanei.

È possibile definire un servizio 'di buona qualità' quando, in una data situazione, il servizio è in grado di soddisfare il cliente. Caratteristica della qualità del servizio è la relatività: uno stesso servizio può essere valutato diversamente da due soggetti con attese e stili di vita diversi; così come uno stesso soggetto può valutare diversamente uno stesso servizio usufruito in contesti diversi. Per esempio un dirigente che pernotta in un albergo per lavoro e nello stesso albergo in vacanza con la famiglia.

1.1.1 ELEMENTI DEL SISTEMA DI EROGAZIONE DEI SERVIZI

Il cliente. Si tratta del consumatore coinvolto nella produzione del servizio e la sua

presenza è fondamentale: senza il cliente il servizio non esiste. Per esempio, se il treno parte con posti vuoti o se la camera d'albergo non è occupata, non c'è servizio, c'è solo la potenzialità di servizio. Il fatto che il cliente sia parte integrante del processo

di un servizio.

Il supporto fisico. Riguarda il supporto materiale che viene usato per l'erogazione del

servizio. Con questo termine ci si riferisce sia al materiale necessario al servizio, come ad esempio oggetti o macchine messe a disposizione (mobili della camera d'albergo, un lettino in spiaggia, una lavagna e i banchi,...), sia all'ambiente all'interno del quale il servizio viene svolto, cioè da tutto ciò che circonda gli strumenti (l'edificio, la spiaggia, l'aula,...).

Il personale di contatto. Si tratta del personale che lavora a contatto diretto con il

cliente. È l'unico elemento che può non esistere e in tale eventualità l'erogazione del servizio viene effettuata dal cliente in autonomia, come ad esempio l'utilizzo dei servizi di uno sportello Bancomat.

Il servizio. È il risultato dell'interazione tra gli elementi precedenti.

Il sistema di organizzazione interna. Rappresenta la parte dell'erogazione del servizio

invisibile al cliente. In una parola è il management. È costituito dalle funzioni tipiche di gestione della finanza, del marketing, del personale,... Influisce direttamente sul supporto fisico e sul personale di contatto.

Gli altri clienti. Un servizio può essere erogato a più clienti contemporaneamente: ci

sono numerosi clienti nello stesso istante in banca, al supermercato, in classe. È inevitabile che si instaurino rapporti anche tra i diversi clienti; in tal modo la qualità del servizio reso a un cliente può essere influenzata dal comportamento di un altro cliente.

In una classe, ad esempio, se un alunno disturba, la soddisfazione degli altri partecipanti verrà ridotta; o se al supermercato un cliente impiega molto tempo alla cassa, il cliente successivo potrebbe non essere soddisfatto a causa della lentezza del servizio.

1.2 LE IMPRESE DI SERVIZI

4

È possibile definire le imprese di servizi come quelle realtà aziendali che erogano attività più o meno intangibili per le quali è richiesta l'interazione con il cliente. Ciò non significa che non ci sia la presenza di beni materiali, ma questi assumono carattere accessorio. Secondo Normann, 1984 e Eiglier, 1987 i servizi si caratterizzano per:

 intangibilità, sono principalmente un insieme di attività, l'eventuale componente fisica è di supporto al servizio;

 depe i ilità, o possi ile i agazzi a e il se vizio;  contestualità, coincidenza tra produzione e consumo.

La diversa combinazione di queste tre caratteristiche comporta livelli di standardizzazione del servizio diversi e, conseguentemente, utilizzo di sistemi di gestione e di costing diversi.

Le imprese di servizi si differenziano tra loro per una serie di variabili (grado di interazione con il cliente, modalità di erogazione, standardizzazione del servizio,...) e di conseguenza, anche il sistema di costing varia. Le particolarità delle imprese di servizi comportano l'inadeguatezza nell'utilizzo dei tradizionali sistemi di costing a beneficio dei metodi più sofisticati come l'Activity Based Costing.

Il se vizio può esse e defi ito o e u i sie e di attività assistite o e o da p odotti, he as e dalle dive se esige ze del lie te 5_{: più si conoscono le esigenze del cliente,}

più aumenta la probabilità di fornirgli un servizio a lui soddisfacente.

Un aspetto che caratterizza il servizio è il fatto che il cliente affida qualcosa di proprio affinché sia oggetto di cura e/o venga migliorato. Può essere un bene (per una riparazione), il proprio corpo (per assistenza sanitaria o estetica), il bisogno intellettuale (per l'istruzione), il desiderio di evasione (per una vacanza). In tutte le tipologie di servizio è fondamentale che ci sia interazione tra il personale che lavora a contatto con il cliente (front-line _{e t a uello he lavo a i uffi io, diet o le ui te back-office).}

Fase progettuale

Con la progettazione del servizio vengono definiti le caratteristiche del servizio stesso, le infrastrutture necessarie, le attività, la comunicazione, le verifiche. L'obiettivo della p og a azio e li ita e la va ia ilità dell'e ogazio e del se vizio, i odo tale he i livelli di performance dei processi siano sotto controllo, ma che allo stesso tempo mantengano un grado di flessibilità indispensabile e necessario per gestire situazioni pa ti ola i 6_{. La progettazione del servizio è meno precisa rispetto a quella di un}

prodotto a causa della variabilità e imprevedibilità dovuta alla componente umana, che caratterizza sia il lato dell'offerta sia quello della domanda.

I principi che vengono suggeriti da Barbarino e Leonardi, da seguire in fase di programmazione sono: coinvolgere il cliente, definire le specifiche del servizio sulla base

5 Barbarino F.C., Leonardi E., Servizi di qualità. Modelli, norme ISO 9000 e strumenti operativi per progettare, gestire e

migliorare il servizio nelle imprese, nel settore pubblico e nel no profit, Il sole 24 ore Media Impresa spa, Milano 1997

6 Barbarino F.C., Leonardi E., Servizi di qualità. Modelli, norme ISO 9000 e strumenti operativi per progettare, gestire e

delle richieste del cliente e o solo sulla p op ia espe ie za, testa e il se vizio sul a po ovve o fa lo p ova e al lie te pe i eve e feed a k sulle eve tuali odifi he da apportare.

1.3 TIPOLOGIE DI SERVIZI

Fitzgerald et all7 hanno classificato i servizi in tre tipologie: servizi professionali, al dettaglio e di massa. Ovviamente non tutte le aziende possono trovare un netto collocamento in una di queste categorie; possono infatti esistere situazioni ibride, senza considerare che qualsiasi impresa può fare scelte strategiche che, nel tempo, la possono collocare in situazioni intermedie.

Servizi professionali – Le imprese che erogano tali servizi sono organizzazioni ad alto

contatto con i clienti e sono caratterizzate da una forte personalizzazione del servizio; il processo di erogazione deve quindi essere in grado di adattarsi alle esigenze del singolo cliente. L'enfasi è posta sul processo, cioè su come viene erogato il servizio piuttosto che sul servizio stesso. Es. le agenzie di consulenza.

Servizi di massa – Sono caratterizzati da un basso grado di personalizzazione del servizio

ed il contatto con il cliente è limitato. L'attività principale riguarda il back-office e il personale addetto al rapporto con il cliente dispone di discrezionalità limitata. Il punto focale dell'attività è il servizio, si dicono infatti product-oriented. Es. servizi di trasporto (treno, autobus,...), alberghi, teatri.

Servizi al dettaglio – Si collocano in una posizione intermedia rispetto le altre due

tipologie. Il servizio deriva da una combinazione equilibrata di attività di front-office e back-office, fra l'utilizzo di personale e di attrezzature. L'orientamento è tanto al servizio quanto al processo di erogazione. Es. agenzie di noleggio auto, banche.

Figura 1.3 - Lo schema di classificazione dei servizi

1.4 LE MISURE DI PERFORMANCE

8

Fitzgerald et all individua una serie di indicatori di performance finanziaria e non, che possa essere di supporto alla strategia nelle scelte derivanti da un certo ambiente competitivo. Per essere un'impresa di successo è bene che tali indicatori siano

8 Fitzgerald L., Johnston R., Brignall S., Silvestro R., Voss C., Performance management in service business, CIMA, 1998 (traduzione italiana Misurare la performance nelle imprese di servizi, Egea, Milano 1998).

strettamente connessi all'ambiente competitivo in cui si opera e alla strategia stabilita. Oggi giorno le imprese di servizi competono su fattori diversi dal prezzo, quali ad esempio la qualità, la soddisfazione del cliente e l'innovazione. Questa tendenza ha comportato un cambio di direzione da indicatori di performance interni (come l'efficienza) a indicatori esterni basati sul rapporto con il mercato (come la soddisfazione dei clienti).

Le dimensioni di performance che vengono individuate da Fitzgerald et all sono classificate in sei categorie:

 risultato competitivo  risultato finanziario  qualità del servizio  flessibilità

 grado di utilizzo delle risorse  innovazione

A loro volta queste dimensioni possono essere ricondotte a due tipologie: il successo della strategia ovvero i risultati e gli obiettivi raggiunti (indicatori di competitività e finanziari) ed il successo competitivo ovvero gli elementi che permettono di raggiungere determinati risultati.

Tabella 1.1 – Gli indicatori di performance articolati secondo sei dimensioni

Dimensioni di performance Tipologia di indicatori

Risultati conseguiti

Competitività

Risultati Finanziari

- quota di mercato

- grado di crescita delle vendite - indicatori relativi alla clientela

- redditività - grado di liquidità

- composizione del capitale - indicatori di mercato finanziario

Fattori

determinanti del successo

competitivo

Qualità del servizio

Flessibilità

Utilizzo delle risorse

Innovazione - affidabilità - capacità di risposta - estetica/immagine - ordine/pulizia - comfort - cordialità - comunicazione - cortesia - competenza - facilità di accesso - sicurezza - disponibilità - di volume

- nella velocità di distribuzione - nella realizzazione delle specifiche

- produttività - efficienza

- risultati conseguiti in innovazioni di processo - risultati conseguiti in innovazioni specifiche

La scelta degli indicatori di performance deve essere fatta considerando gli obiettivi strategici stabiliti, l'ambiente competitivo in cui si opera e la tipologia di servizio da offrire. È comunque importante trovare un equilibrio tra gli indicatori per non

soffermarsi solo un aspetto che potrebbe metterne in ombra un altro. Ad esempio, promuovere la qualità può avere ripercussioni sulla redditività nel breve termine, ma nel lungo periodo può portare alla fidelizzazione del cliente o alla crescita della quota di mercato.

È semplice intuire come la tendenza degli imprenditori sia quella di focalizzarsi p i ipal e te su i di ato i ha d o e il g ado di economicità piuttosto che su i di ato i soft he isu a o aspetti i ta gi ili o e la soddisfazio e del lie te, nonostante il fatto che siano proprio questi ultimi ad essere fonte di vantaggio competitivo.

1.4.1 INDICATORI DI PERFORMANCE IN RELAZIONE ALLA TIPOLOGIA DI

SERVIZIO

La scelta degli indicatori di performance è fatta tenendo in considerazione la classificazione dei servizi.

Per ciò che riguarda gli indicatori di competitività e quelli economico-finanziari non esistono grosse differenziazioni tra le diverse tipologie di servizi se non per l'indicatore di redditività che risente della diversa allocazione dei costi. È infatti più semplice l'attribuzione dei costi alle singole attività nei servizi professionali essendo più facile attribuire i costi in modo diretto, rispetto ai servizi di massa in cui è alta la quota di costi indiretti. In quest'ultimo caso può essere utile l'utilizzo della metodologia Activity Based

Costing per allocare i costi indiretti in maniera più precisa rispetto ai sistemi tradizionali

valutando sempre che i benefici attesi siano superiori ai costi stimati.

in ogni fase del processo di erogazione mentre i servizi di massa tendono a concentrarsi sulla misurazione degli output e a ricorrere a indagini campionarie sulla soddisfazione del cliente dato che il processo di erogazione del servizio non dipende dalla soddisfazione del singolo cliente quanto dagli andamenti di lungo periodo della soddisfazione. La qualità viene valutata utilizzando le informazioni derivanti da sistemi di controllo interno o attraverso questionari e indagini presso la clientela.

Relativamente alla flessibilità, difficile da misurare direttamente e per la quale si preferisce misurare le sue determinanti o i risultati, gli indicatori utilizzati dalle imprese professionali e da quelle di servizi di massa sono differenti. Per i servizi professionali è importante essere flessibili nel breve termine in modo da soddisfare le esigenze di ogni cliente, mentre per le imprese di massa adattarsi ai cambiamenti delle richieste dei clienti può essere oneroso e richiedere modifiche sostanziali del servizio offerto pertanto la flessibilità può essere raggiunta solo nel medio/lungo termine.

Pe dete i a ti si o side a o uegli aspetti dell'attività e uei fatto i he posso o dare una misura della presenza di flessibilità ad esempio, in un'impresa di consulenza un percorso formativo comune permette la rotazione del lavoro e la trasferibilità del personale il che garantisce un certo livello di flessibilità di volume (capacità di far fronte a livelli di domanda variabili nel tempo), pertanto, il numero di ore di formazione e il costo di formazione pro-capite saranno monitorati. Oppure, la flessibilità ottenuta ricorrendo a personale part-time e full-time per sopperire alla richiesta nei picchi di domanda può essere misurata osservando il rapporto tra personale a tempo parziale e a tempo pieno.

Gli indicatori di flessibilità non sono quindi in grado di misurare la flessibilità stessa, ad esempio i tempi di attesa del cliente non misurano la flessibilità ma possono dare una

misura della capacità di gestire il volume di domanda. I meccanismi che vengono utilizzati per garantire una certa flessibilità possono essere riassunti secondo la Tabella 1.2.

Tabella 1.2 – Meccanismi di flessibilità secondo tipologia di impresa di servizio

Servizi professionali Servizi di massa

 pianificazione del lavoro  sistemi di prenotazione

 formazione comune del personale

 sistemi di gestione delle code  personale part-time

 ampliamento dell'orario di attività  leve di prezzo per ridurre la variabilità

della domanda * i servizi al dettaglio si pongono nel mezzo

Con riguardo all'utilizzo delle risorse i servizi professionali tendono a focalizzarsi sulle risorse umane mentre i servizi di massa si concentrano anche sulle altre risorse (fisiche, finanziarie,...) o sui costi totali.

Può risultare difficile determinare il grado di utilizzo delle risorse in imprese di servizi a causa dell'eterogeneità dei servizi e della contestualità tra produzione e consumo. Un indicatore per la misurazione dell'utilizzo delle risorse può essere il rapporto tra input e output i quali possono essere espressi in termini monetari, in unità o numero di clienti (posti a sedere disponibili/ posti a sedere occupati, ore uomo disponibili/ ore uomo pagate, costo totale/numero di passeggeri...)

Per la gestione delle risorse, invece, uno degli strumenti utilizzato è il budget che permette di determinare il grado di utilizzo di risorse umane, fisiche, finanziarie per un certo livello di attività prevista.

complesso.

La valutazione dell'innovazione in senso stretto può essere fatta facendo riferimento alle performance economico-finanziarie, di competitività, di qualità, di flessibilità e di impiego delle risorse. Occorre quindi chiedersi, per ognuna di queste dimensioni, se l'innovazione ha migliorato la situazione precedente ad essa. L'innovazione potrebbe infatti aumentare il livello di redditività, raggiungere una quota di mercato relativa più elevata, aumentare il consumo del servizio, migliorare la facilità d'uso o realizzare un servizio superiore rispetto la concorrenza.

Il processo di innovazione viene invece misurato utilizzando tre dimensioni: il costo (quanto è costato realizzare un nuovo servizio?), l'efficacia (quanto è efficacie il processo di innovazione?) e la velocità (quanto tempo occorre per realizzare un nuovo servizio?).

Tabella 1.3 – Le misure del processo di innovazione

Dimensione Esempio

Costo

 costo di sviluppo medio per servizio  costo di sviluppo di ogni singolo servizio

 % di fatturato spesa per la realizzazione di nuovi servizi

Efficacia  numero di nuovi servizi realizzati

 % di nuovi servizi che si sono rivelati di successo

Velocità

 tempo trascorso tra la fase di ideazione e la fase di lancio

 tempo trascorso tra la fase di ideazione e quella di realizzazione del prototipo

 tempo trascorso tra la fase di realizzazione del prototipo e quella di lancio

 tempo necessario per fare proprie nuove idee proveniente dall'ambiente esterno

servizio erogato, le imprese devono comunque combinare un'azione di controllo

feedforward realizzata attraverso la redazione del budget, la definizione di obiettivi e di

piani, e un'azione di feedback attraverso l'utilizzo dell'analisi degli scostamenti e degli indicatori di performance.

2. FO.RI.UM.

2.1 STORIA E DESCRIZIONE ATTIVITA'

Fo.ri.um. è una società cooperativa, con sede a Santa Croce sull'Arno, che opera nel campo della FOrmazione delle RIsorse UMane. Fin dal 2000 si occupa di organizzare, gestire e monitorare corsi e attività di formazione professionale per aziende, privati o enti pubblici che vogliono aumentare le competenze del proprio personale. I settori di attività in cui opera sono molteplici: conciario, calzaturiero, artigiano, alberghiero, edile, ristorazione, educativo e sociale, informatico, servizi alle imprese, turistico e ambientale.

Fo.ri.um. nasce dall'idea di tre socie fondatrici. Durante la laurea in Scienze della Formazione svolgono un periodo di tirocinio formativo presso il Centro di Formazione Professionale della Provincia di Pisa: è qui che per la prima volta si trovano a coordinare progetti formativi. All'epoca però si trattava di progetti a gestione diretta: era la Provincia che gestiva e organizzava direttamente l'attività formativa, senza passare per nessuna agenzia. Dopo la laurea vengono assunte con un incarico di prestazione occasionale per due anni. La sorte ha giocato poi a loro favore: nel 1999la riforma della programmazione europea determina la cessazione dei progetti a gestione diretta e di conseguenza la nascita delle agenzie di formazione. Giovani e piene d'iniziativa decidono di fondarne una propria e di chiamarla Fo.ri.um. Grazie all'esperienza presso il centro di formazione provinciale e alla poca concorrenza del momento, data la novità dell'offerta, hanno modo di crescere e diventare l'agenzia importante e affermata quale è oggi Fo.ri.um.

L'obiettivo di Fo.ri.um. è quello di aumentare la competitività lavorativa delle persone: analizzando le richieste del mercato, è in grado di soddisfare i bisogni formativi del territorio attraverso formazione, qualificazione e aggiornamento delle conoscenze. Inoltre, persegue lo scopo di potenziare la competitività di imprese e enti locali, attraverso consulenza e assistenza, sfruttando le opportunità derivanti dai finanziamenti europei, regionali e provinciali.

I servizi che eroga possono essere così riassunti:

 Consulenza: sui sistemi di accreditamento delle sedi formative, su bandi pubblici europei, nazionali e regionali e su altri temi connessi alle evoluzioni delle normative/bandi pubblici di riferimento.

 Progettazione e organizzazione di corsi e di programmi didattici personalizzati a finanziamento privato e pubblico con annessa predisposizione dei formulari.

 Selezione ed orientamento professionale degli iscritti, anche con test attitudinali e colloqui individuali, per assegnare ad ogni corso le persone più adatte ad affrontarlo, in base alle precedenti esperienze lavorative e alle attitudini individuali.

 Orientamento professionale, counseling orientativo, bilancio di competenze,

coordinamento didattico e formativo dei corsi, reperimento di docenti, esperti e

tecnici; organizzazione lezioni, seminari, visite guidate; assistenza didattica; organizzazione esami di qualifica e di specializzazione.

 Organizzazione di stage e tirocini formativi, per la predisposizione di percorsi operativi personalizzati in aziende private, enti pubblici, organizzazioni varie, anche all’este o.

 Attività di ricerca e studi di settore, per individuare le esigenze delle aziende locali e per fornire strumenti formativi idonei a ricoprire la richiesta di determinate figure professionali.

 Gestione amministrativa, trattamento e archiviazione dei dati, segreteria relativa alle varie attività formative ed educative, rendicontazione dei corsi finanziati.

La scelta della tipologia di corso da offrire dipende fortemente dalle necessità del territorio in cui Fo.ri.um. opera.

Con sede a Santa Croce sull'Arno, Fo.ri.um. si trova nel distretto del cuoio, un'area di 330 Km² tra le province di Pisa e Firenze, che rappresenta una delle realtà più importanti, sia a livello nazionale che internazionale, della lavorazione conciaria. In questo distretto lavorano circa 600 aziende che rappresentano il 35% della produzione nazionale di pelli e il 98% della produzione nazionale di cuoio da suola. Accanto a ciò si sono venute a creare negli anni attività collegate in modo diretto o indiretto che riguardano i prodotti chimici, le macchine per la concia, le manifatture dell'abbigliamento, della pelletteria e delle calzature.9

Per lo sviluppo e la crescita del distretto è importante puntare sulla formazione continua e la qualificazione del personale.

Fo.ri.um., grazie ai finanziamenti della Regione Toscana, è in grado di offrire corsi gratuiti relazionati con le esigenze del territorio, come ad esempio:

 CERTIFICA - PELLE: Co pete ze pe la co cia della pelle : corso con lo scopo di

fornire competenze idonee all'inserimento lavorativo nel settore conciario.

Attraverso lezioni in classe e tirocinio, i partecipanti saranno in grado di operare nelle prime fasi del processo conciario, utilizzando le macchine e i prodotti chimici necessari.

 T.O.Pi.C. CORSO I.F.T.S. – Specializzazione in Tecnico per la realizzazione a tigia ale di p odotti del ade i Italy : corso con lo scopo di formare professionisti

nella progettazione delle materie prime e del prodotto pelle e calzatura. Sia con lezioni teoriche, sia con stage in azienda, i partecipanti saranno in grado di ottimizzare i processi di produzione agendo sui materiali, sulle tecnologie e sugli strumenti, tenendo in considerazione gli standard qualitativi, d'immagini e di costo del prodotto.

 MO.DA. & CO. - otivazio e, didattica e co pete ze : questo progetto ha lo

scopo di fornire opportunità agli studenti degli istituti professionali del territorio, affiancando la preparazione didattica con la formazione pratica della lavorazione della pelle attraverso la collaborazione con aziende del settore.

Oltre a corsi relazionati con il settore conciario, Fo.ri.um.offre anche  corsi gratuiti volti all'integrazione e alla crescita personale,  corsi relativi alla sicurezza sul lavoro,

 corsi di formazione riconosciuta che permettono di conseguire una Qualifica professionale certificata dalla Provincia e dalla Regione Toscana in svariati settori: te ologia dell’i fo azio e, a i ist azio e e gestio e azie dale, comunicazione e sviluppo risorse umane, sicurezza e ambiente e molti altri, anche in settori specifici.

Un esempio della varietà dei corsi offerti:

 KAZI – Developing Intercultural Competence i the Wo kplace : nell'ambito della

progettazione europea, il progetto vuole sviluppare competenze interculturali sul posto di lavoro tra i lavoratori stranieri, i loro colleghi e i datori di lavoro, in modo da ridurre le possibilità di conflitto, risolvere le incomprensioni e creare benessere sul luogo di lavoro.

 E-CAL: e- oa hi g et app e tissage des la gues : il progetto, svolto nell'ambito della progettazione europea, ha lo scopo di sviluppare una metodologia e una guida che possa facilitare ed insegnare come utilizzare i mezzi disponibili online per l'apprendimento di una seconda lingua.

 Co BuS – Co atte e il ullis o : è un progetto che ha l'obiettivo di aumentare la consapevolezza di studenti, insegnanti e genitori della necessità di vincere il bullismo, fornendo loro metodologie in aula, su smartphone e online, strumenti e attività.

 La Sicurezza online.it : è una piattaforma e-learning che permette al dipendente di seguire corsi sulla sicurezza sul lavoro, venendo seguito da tutor specializzati, senza dover spostarsi presso strutture esterne e nell'arco di tempo che ritiene più opportuno.

 F.A.R.M. Fo azio e e Assiste za pe Realizza e iMp ese : corso pensato per formare nuovi imprenditori e per guidarli nella fase di avvio della propria attività. I partecipanti saranno anche affiancati nella fase di start-up.

 Corsi riconosciuti per la Potatura, per Addetti alla pulizia delle piscine o per la Conduzione di macchine motrici.

Ogni qualvolta Fo.ri.um partecipa ad un bando promosso dall'Amministrazione Pu li a, ve de u pa hetto o pleto : dal se vizio di o ga izzazio e alla gestio e del corso.

Il contributo che riceve rappresenta l'unica voce di ricavo nel conto economico dell'agenzia. Poiché l'Amministrazione eroga fondi pubblici, è tenuta ad effettuare controlli periodici, sia durante l'esecuzione del corso che al suo termine, sull'attività svolta e le spese sostenute; il corrispettivo finale sarà esattamente l'ammontare rendicontato nel limite del massimale stabilito nel bando.

I corsi offerti da Fo.ri.um. sono principalmente a titolo gratuito, in quanto totalmente finanziati da enti pubblici: nell'ultimo anno hanno rappresentato ben il 95% del fatturato. Obiettivo dei prossimi anni è però quello di ridurre questa percentuale a favore dei corsi a pagamento. Questo per limitare la dipendenza dai bandi pubblici, il cui accesso si rivela sempre più complesso, sia per una aumentata concorrenza sia per possibili riduzioni dei finanziamenti pubblici.

Nell'organizzare i corsi e le attività di formazione professionale Fo.ri.um. spesso lavora in partnership con altri soggetti al fine di offrire un servizio completo e soddisfacente sotto ogni punto di vista. I partner italiani possono essere istituti di scuola secondaria superiore, centri di formazione o associazioni e consorzi di settori particolari. Alcuni esempi sono:

Associazione Conciatori - S. Croce s/Arno Associazione Pratika - Arezzo

Dipartimento di Ingegneria Chimica - Pisa Formatica Srl _{– Pisa}

I.P.S.I.A. - A. Pacinotti - Pontedera I.P.S.S.A.R. - G. Matteotti - Pisa I.T.I.S - L. da Vinci - Pisa

Labostudio Srl - S. Croce s/Arno

Po.Te.Co. Polo Tecnologico – S. Croce s/Arno Servindustria - Pistoia

Ricorre invece a partner stranieri quando si occupa di progetti europei, in quanto si può presentare risposta ad un bando europeo solamente in presenza di una collaborazione con almeno tre soggetti provenienti da tre Stati comunitari differenti. I partner stranieri con cui l'Agenzia ha collaborato finora sono:

Cardet _{– Cipro}

Danmar Computers LLC – Polonia E-Learning concepts _{– Austria}

Eurospeak Language Schools Ltd – Inghilterra Folkuniversitetet _{– Svezia}

IDEC – Grecia Kmop _{– Grecia}

Petra Patrimonia – Corsica Santurban _{– Spagna} Upit & Gie – Romania

S opo e si i dividua il apofila dell'asso iazio e he sa à il soggetto che si rapporterà con la Pubblica Amministrazione e si occuperà della gestione del progetto.

2.2 UNO SGUARDO AL SETTORE DELLA FORMAZIONE

L'ambiente in cui il settore degli enti di formazione si deve inserire, è sintetizzato nella Relazio e di o ito aggio del setto e dell’ist uzio e e della fo azio e

realizzata dalla Commissione Europea.

La ifo a della scuola del 5 e l'i t oduzio e di u siste a azio ale di valutazio e delle scuole sono in fase di attuazione e potrebbero migliorare i risultati scolastici. Pur

mantenendosi al di sopra della media UE, il tasso di abbandono scolastico sta

costantemente diminuendo. [...] L'Italia ha il più basso tasso d'istruzione terziaria dell'UE

per i giovani di età compresa tra i 30 e i 34 anni. Il sistema d'istruzione superiore è

sottofinanziato e caratterizzato dall'invecchiamento e dalla diminuzione del personale

docente. La transizione dall'istruzione al mercato del lavoro è difficile, anche per le

persone altamente qualificate. In tale contesto si verifica il cosiddetto fenomeno della

"fuga di ce velli".

Volendo essere più precisi e dettagliati, il tasso di occupazione dei giovani diplomati di scuola superiore è stato nel 2015 il 40,7%, il secondo più basso dell'UE. Questo è dovuto anche al fatto che in Italia non viene molto utilizzata la prassi dell'alternanza scuola-lavoro (solo 10,4% nell'anno scolastico 2014/2015) anche se negli ultimi anni c'è stato un cambiamento positivo: la riforma del 2015 ha reso obbligatorio questa forma di apprendimento per i ragazzi del triennio della scuola superiore. Si tratta sicuramente di

giovani e di rispondere alle esigenze del mercato del lavoro.

Cambiamenti sono anche avvenuti nell'ambito dei tirocini professionali, una volta utilizzati solo per i giovani dai 18 ai 29 anni ed oggi estesi anche ai lavoratori adulti in esubero.

Con riguardo sempre alle necessità degli adulti, l'Italia deve migliorare i sistemi di apprendimento permanente: nel 2015 la media nazionale era del 7,3% contro la media europea del 10,7%.

2.2.1 MERCATO DEGLI ENTI DI FORMAZIONE

Secondo uno studio relativo alla Situazio e sulla fo azio e i Italia a cura dell’osse vato io ExpoT ai i g, gli operatori del sistema della formazione sono circa 30.000 di cui 6.000 accreditati presso le Regioni. Il 64% dei corsi di formazione è erogato utilizzando fondi pubblici e sulla base della tipologia di formazione il mercato è così ripartito:

 20% formazione professionale

 75% formazione del personale e aziendale  5% formazione sulla sicurezza

La maggior parte degli enti di formazione sono micro-imprese ed il fatturato medio annuo è di circa 500.000 euro che viene così suddiviso:

 20% < 100.000 euro  35% < 300.000 euro  40% < 50.000 euro  5% < 10.000.000 euro

3. TEORIA DEL PROGETTO FORMATIVO

3.1 REQUISITI E MODALITÀ PER L’ACCREDITAMENTO DEGLI

ORGANISMI FORMATIVI E MODALITÀ DI VERIFICA

I finanziamenti pubblici con finalità formative provengono dall'Unione Europea e vengono gestiti dall'Organismo Intermedio, tipicamente la Regione o la Provincia. Per poter beneficiare di tali finanziamenti occorre che i soggetti attuatori, cioè coloro che pongono in essere il progetto, siano accreditati presso la Regione. Le procedure di accreditamento sono diverse da regione a regione; per la Toscana queste sono disciplinate secondo il DGR 1407/16 "Re uisiti e odalità pe l’acc edita e to degli

organismi formativi e modalità di verifica". Questo decreto regionale è il più recente

aggiornamento del DGR 968/07 che nel corso degli anni ha subito diverse modifiche.

L'obiettivo del nuovo disciplinare è quello di aumentare la selettività delle strutture formative e la sostenibilità e trasparenza delle procedure. Le agenzie formative vengono pertanto valutate non solo sulla base di requisiti di carattere formale, ma anche su indicatori di performance che siano da stimolo per migliorare le proprie prestazioni e servizi, data la possibilità per gli utenti di valutare tali indicatori nella scelta dell'agenzia formativa presso la quale iscriversi.

Una volta ottenuto l'accreditamento, la permanenza all'interno del sistema dipende oltre che da requisiti tecnici, anche dalla qualità delle attività erogate, dall'adozione di comportamenti corretti e dai risultati di efficienza e efficacia ottenuti.

3.1.1 PROCEDURA DI ACCREDITAMENTO

La procedura di accreditamento ha lo scopo di individuare le strutture formative, con sede sul territorio toscano, abilitate ad erogare attività formative finanziate da risorse pubbliche.

L'accreditamento viene concesso per svolgere:

- Formazione post età dell'obbligo e formazione superiore, cioè formazione finalizzata all'inserimento e al reinserimento lavorativo, formazione tecnico superiore integrata e alta formazione post laurea.

- Formazione continua, cioè aggiornamento delle competenze, qualificazioni e riqualificazione professionali, formazione per apprendisti e disoccupati con finalità di inserimento del mondo del lavoro.

Nel caso di formazione per il diritto-dovere dell'istruzione e per la formazione professionale, occorrono ulteriori requisiti rispetto a quelli previsti dal disciplinare in questione.

Gli organismi che richiedono l'accreditamento possono essere pubblici o privati e devono, obbligatoriamente, avere come finalità statutaria la formazione.

Il disciplinare definisce 11 requisiti minimi, articolati in 4 criteri, per richiedere l'accreditamento presso la Regione Toscana. Per ciascuno dei requisiti, oltre al contenuto dello stesso, sono individuate anche:

 tipologie di evidenze minime, in altre parole la documentazione o la situazione che dimostri la presenza del requisito,

 modalità minime di verifica documentale e verifica diretta, ovvero le modalità con cui le evidenze al punto precedente vengono verificate, attraverso la documentazione o accertamento diretto,

 indicazioni minime per il mantenimento, in altre parole ciò che l'organismo deve fare per dimostrare il mantenimento nel tempo del requisito.

Tabella 3.1 – Requisiti minimi

Criterio Requisito minimo

I. La struttura organizzativa ed amministrativa

I.1 - Natu a e fi alità statuta ia dell’o ga is o I.2 - Situazione economico-_{fi a zia ia dell’o ga is o}

I.3 - Caratteristiche minime relative alle risorse professionali impiegate

I.4 - Organizzazione dei processi di progettazione, realizzazione e valutazione dei servizi erogati

II. La struttura logistica II.1 - Disponibilità e adeguatezza locali, arredi e attrezzature III. Le relazioni III.1 - Sistema di relazioni con il contesto locale

IV. Le performance

IV.1 - Livello di efficienza progettuale IV.2 - Livello di abbandono

IV.3 - Livello successo formativo IV.4 - Soddisfazione utenza

IV.5 - Valutazione esiti occupazionali (Fonte: supplemento al BURT n.2 del 11.1.2017)

Una volta ottenuto l'accreditamento, l'organismo permane nel sistema se dimostra che i requisiti non cambiano nel tempo, se dimostra di mantenersi sui livelli minimi di qualità fissati dal siste a e se o esau is e il o te editi .

Al momento dell'accreditamento infatti, viene assegnato a ciascun organismo un monte crediti di 25 punti e, ogni anno, in fase di controllo, l'organismo formativo può ottenere punti aggiuntivi in presenza di condizioni premianti o punti in deduzione in caso di irregolarità o infrazioni, fino ad un massimo di 40 punti o fino a giungere a 0 punti, nel qual caso, si procede alla revoca dell'accreditamento.

decurtazione dei punti. Queste non conformità devono essere recuperate nei tempi e nelle modalità previste dall'amministrazione regionale e, nel caso in cui ciò non avvenga, si determina la sospensione dell'accreditamento.

L'Amministrazione controlla quanto dichiarato dall'organismo formativo e la continua presenza dei requisiti attraverso:

 Controlli periodici on desk riguardanti le autocertificazioni, i requisiti di efficacia/efficienza relativi alle attività rendicontate nell'anno solare precedente e il mantenimento dei requisiti di accreditamento.

 Verifiche attinenti la corretta gestione delle attività formative.

 Audit periodici in loco con la finalità di verificare il mantenimento dei requisiti minimi previsti dal disciplinare.

In ogni caso, fra il terzo e il quinto anno dalla concessione dell'accreditamento o dall'ultima revisione effettuata, l'organismo viene sottoposto ad un audit specifico per la verifica completa della situazione.

Il DGR 1407/16 _{i t odu e il siste a di valutazio e degli o ga is i fo ativi} a editati ; lo s opo e de e o sapevole l'utente delle performance dei vari organismi, così da disporre di elementi utili alla scelta delle attività formative da seguire e, allo stesso tempo, promuovere una crescita complessiva del sistema delle agenzie formative.

Il modello di valutazione individua due sotto-indicatori:

 un indice di accreditamento, riguardante la situazione economico-finanziaria, le risorse professionali, la dotazione logistica e le relazioni con il territorio.

efficacia raggiunti.

Ogni anno, vengono elaborati i dati raccolti e viene stilata una graduatoria sulla base del punteggio decrescente. L'indicatore è calcolato come media ponderata dei due sotto-indicatori.

In relazione alla valutazione delle performance, il raggiungimento di determinati livelli pe ette l'otte i e to di pu ti he va o ad i e e ta e il o te editi ; i pa ti ola e, ad ese pio, pe valuta e il livello di effi ie za p ogettuale , io se l'e te stato in grado di ben prevedere le spese da sostenere, si effettua il rapporto tra l'importo complessivo rendicontato e l'importo complessivo approvato dell'attività finanziata. Se tale rapporto è superiore a 0,93 si avranno crediti altrimenti, con rapporto inferiore a 0,85 verrà attribuito un debito.

3.2 MODALITA' DI GESTIONE DEI PROGETTI FORMATIVI

L'iter dei progetti formativi comincia con la pubblicazione, da parte dell'Organismo Intermedio che gestisce i fondi, dell'avviso pubblico contenente la descrizione e le finalità del progetto da porre in essere e le modalità con cui presentare domanda.

Per potersi candidare occorre innanzitutto possedere le caratteristiche richieste dall'avviso ed essere accreditati presso la Regione. I soggetti attuatori possono essere singole entità o associazioni temporanee di imprese o di scopo (ATI/ATS) debitamente accreditate per lo svolgimento di attività formative. Si ricorre a forme di associazione qualora i singoli soggetti non possiedano tutte le abilità, competenze e capacità richieste dalla natura del progetto. Nel caso di ATI/ATS viene individuato un soggetto

generale del progetto e della sua rendicontazione. Le associazioni temporanee possono già essere costituite o possono costituirsi una volta ottenuto il finanziamento, ma devono dichiarare l'intenzione di associarsi e individuare il capofila al momento della presentazione del progetto.

3.2.1 PROGETTAZIONE

Una volta individuati i soggetti operanti all'interno del progetto, occorre elaborare e redigere l'attività per poterla formalizzare e presentare all'Amministrazione.

All'interno dei progetti si individuano due tipologie di attività:

 attività caratteristica: sono quelle prestazioni o servizi che sono funzionali al raggiungimento delle finalità per cui il finanziamento è erogato. Per ciò che riguarda le attività formative queste riguardano la progettazione, la docenza, l'orientamento, il tutoraggio, la direzione, il coordinamento e la gestione amministrativa del progetto;

 attività di supporto: si riferiscono ai servizi ausiliari allo svolgimento delle attività caratteristiche.

Quando un'attività o una parte di essa, non può essere realizzata direttamente dal soggetto attuatore è possibile che venga affidata a soggetti terzi. Le casistiche riguardano:

 ipotesi di delega p op ia e te detta, ua do i te essa le attività caratteristiche;

 ipotesi di a uisizio e di fo itu e e se vizi st u e tali e a esso i , uando riguarda le attività di supporto.

avvenire solo dopo aver ottenuto autorizzazione da parte dell'Amministrazione; per questo motivo, la necessità di delega deve essere chiaramente indicata in fase di candidatura al finanziamento. Vi è divieto nella delega di attività di direzione, coordinamento, gestione amministrativa e tutoraggio che l'attuatore è quindi obbligato a gestire in proprio, cioè utilizzando personale dipendente o mediante il ricorso a prestazioni professionali individuali.

La delega a terzi è pertanto ammessa unicamente per le attività di progettazione e docenza/orientamento.

Il ricorso a terzi per l'acquisizione di forniture e servizi aventi carattere accessorio ispetto alle fi alità dell’ope azio e u a asisti a dive sa dalla delega.

In questi casi non è pertanto necessaria una preventiva autorizzazione da parte dell’A i ist azio e. U ese pio so o:

• il oleggio di att ezzatu e;

• l’o ga izzazio e di convegni, mostre e altre manifestazioni;

• l’a uisto di ate iale didatti o, di a elle ia, di ate iale di o su o; • le attività di o sule za a i ist ativa e o ta ile.

Il contratto tra il soggetto attuatore e il soggetto terzo deve essere preciso nell'oggetto, nei contenuti, nelle modalità di esecuzione e nel valore. Il soggetto attuatore rimane, comunque, l'unico soggetto responsabile nei confronti dell'Amministrazione.

3.2.2 RENDICONTAZIONE SPESE

essere:

 a costi reali (sia i costi diretti sia indiretti);

 a costi diretti e forfait dei costi indiretti in % dei costi diretti;

 a costi unitari standard, applicando tabelle stabilite da DGR 240/11.

a - RENDICONTAZIONE A COSTI REALI E A FORFETIZZAZIONE DEI COSTI INDIRETTI

Per i progetti che prevedono la rendicontazione a costi reali o la forfetizzazione dei costi indiretti, deve essere predisposto il PED, Piano Economico di Dettaglio, che rappresenta lo schema di riferimento sia in fase di candidatura sia in quella di rendicontazione. Si tratta di una specie di Conto Economico in cui vengono distinti:

· RICAVI – contrassegnati dalla lettera A;

· COSTI DIRETTI – contrassegnati dalla lettera B; · COSTI INDIRETTI – contrassegnati dalla lettera C.

I ricavi sono rappresentati dal contributo pubblico e dall'eventuale cofinanziamento privato.

I costi diretti sono quei costi che sono direttamente attribuibili al progetto o che posso o esse e i putati di etta e te e i odo do u e tato a u ’u ità he o po e il progetto. Nel caso in cui più progetti siano riconducibili allo stesso costo, il soggetto attuatore deve dimostrare la diretta connessione, anche se in quota parte, attraverso appropriati criteri di imputazione.

Il PED suddivide i costi diretti in 4 macro voci: - PREPARAZIONE

- REALIZZAZIONE - DIFFUSIONE

- DIREZIONE PROGETTO E CONTROLLO INTERNO

Nello specifico le prime tre macro voci fanno riferimento ai momenti di sviluppo del progetto e ai relativi costi: fase preparativa del progetto, fase di erogazione del servizio e i costi relativi alle fasi successive il termine del progetto, legati alla diffusione dei risultati.

L'ultima macro voce comprende invece, i costi che riguardano trasversalmente tutte le fasi di realizzazione del progetto.

I costi indiretti comprendono quei costi che non è possibile attribuire in maniera diretta alle attività del progetto. Si tratta dei costi che il soggetto attuatore sostiene per le attività generali quali, ad esempio, le utenze o i servizi non direttamente relazionati con il progetto (pulizia, manutenzione, amministrazione ordinaria,...).

Nel caso di rendicontazione con forfetizzazione dei costi indiretti, questa componente viene determinata sulla base della percentuale dei costi diretti previsti e non è richiesta l'esibizione di documenti giustificativi di tali costi; la percentuale prevista è stabilita nel DGR 240/11.

Nel caso invece, di rendicontazione a costi reali, i costi indiretti non possono superare il 10% del costo totale del progetto. Sia per costi diretti sia per quelli indiretti sono richiesti i documenti giustificativi di spesa.

convenzione e la polizza fideiussoria a garanzia dell'anticipo.

 successivi rimborsi delle spese certificate comprovate da giustificativi di spesa, caricate sul Sistema Informativo e validate dal soggetto attuatore.

L'amministrazione successivamente controlla la coerenza e completezza amministrativo-contabile (importo coerente, giustificativi di spesa validi,...) e la regolarità della realizzazione dell'operazione in relazione con quanto stabilito nella convenzione. Il rimborso è concesso fino ad un massimo del 90% del totale del finanziamento considerando l'anticipo.

 saldo finale, dopo la comunicazione della conclusione del progetto e la consegna del rendiconto. L'amministrazione controlla che il rendiconto soddisfi i criteri di ammissibilità e successivamente, autorizza il pagamento del saldo finale.

E' possibile apportare modifiche al PED in corso di progetto purché questo avvenga nei limiti del 20% in incremento del valore della macrovoce (B.1 preparazione, B.2 realizzazione, B.3 diffusione, B.4 direzione progetto e controllo interno).

Nel caso di incrementi superiori a tale limite è obbligatoria la preventiva autorizzazione da parte dell'Amministrazione che la concede in casi eccezionali e in presenza di motivata richiesta.

La modifica delle voci del Piano finanziario avviene caricando nella Piattaforma online il nuovo PED e può essere fatta entro il 70% della durata del progetto (calcolata in giorni solari dalla data di avvio del progetto fino alla conclusione prevista nella convenzione). La valorizzazione di una voce di spesa non prevista a preventivo è subordinata sempre ad autorizzazione.

della percentuale dei costi indiretti forfettari applicabile al progetto.

Nel caso di progetti con rendicontazione a costi reali non sono ammesse deroghe alla percentuale massima prevista per la componente C costi indiretti (max 10% del costo totale del progetto).

Criteri generali di ammissibilità dei costi

Affinché le spese sostenute per la realizzazione del progetto formativo siano rimborsabili da parte dell'Amministrazione, devono essere:

a) riferibili al periodo compreso tra la data di avvio e quella di conclusione del progetto e sostenute fino alla verifica del rendiconto;

b) imputabili allo specifico progetto approvato dall'Amministrazione competente; c) correttamente classificate e riferite a voci di spesa previste a preventivo;

d) effettivamente sostenute, ovvero corrispondenti a pagamenti effettuati dal soggetto attuatore e giustificate da fatture, quietanze o da documenti di valore probatorio e uivale te, egola e te egist ati ella o ta ilità dell’e te;

e) ricomprese nei parametri fissati (10% dei costi indiretti sul totale, ...); f) ammissibili secondo le vigenti normative comunitarie, nazionali e regionali.

Rispetto alla condizione di cui al punto a), fanno eccezione le spese per progettazione e indagini preliminari, e le spese pe l’eve tuale ostituzio e dell’ATI/ATS, he posso o isali e fi o alla data di pu li azio e dell’avviso, e le spese elative agli ade pi e ti amministrativi e contabili necessari alla predisposizione e presentazione del rendiconto finale entro i 60 giorni successivi alla fine dell'intervento.

b - RENDICONTAZIONE A COSTI STANDARD

Per questa tipologia di rendicontazione occorre quantificare il costo totale previsto in u 'apposita s heda p eve tivo ; o vie e ui di, utilizzato il PED o e ei p e ede ti casi.

Il costo viene quantificato, non sulla base dei giustificativi di spesa o una % dei costi diretti, ma considerando la tipologia del progetto, il numero degli allievi e le ore previste pe le uali ve go o i dividuate u ità di osto sta da d dal DGR / .

La regione Toscana ha individuato due tipologie di unità di costo standard (UCS): • UCS - Spese strutturali per la Realizzazione del Progetto (UCS - SRP)

• UCS - Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (UCS - SFA)

Le Spese strutturali per la realizzazione del progetto (SRP), vengono definite come tutte le spese che sono direttamente e strutturalmente relazionate con la realizzazione del progetto. Si considerano, cioè, tutti quei costi che sono stati sostenuti durante la preparazione, lo svolgimento e la conclusione del corso e tutte le attività ausiliarie ad esso. In sintesi, questi costi dipendono dalle ore di formazione previste e non dal numero di partecipanti.

Le Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (SFA), invece, sono quei costi che permettono di misurare l'andamento del progetto sulla base della frequenza degli allievi, cioè in base al numero di partecipanti e alle ore di formazione

La formula per calcolare il costo del progetto a preventivo è la seguente: (A x C)+(B x C x D)

dove

A = Unità di costo standard (UCS) - Spese strutturali per la realizzazione del progetto (SRP)

B = Unità di costo standard (UCS) - Spese collegate alla Frequenza degli Allievi (UCS - SFA)

C = Ore di formazione previste D = Allievi previsti

Le UCS da assumere come parametri orari di costo sono indicate negli avvisi pubblici. Le o e di fo azio e da o side a e pe l’i dividuazio e dell’UCS da appli a e e pe il

al olo del osto so o es lusiva e te uelle i p ese za e i aula .

Il costo così definito si riferisce al finanziamento pubblico assegnabile al progetto. Una volta che il progetto è approvato, tale importo rappresenta il massimo contributo erogabile.

Durante lo svolgimento del corso vengono misurate le ore di formazione svolte e, sulla base di queste, viene erogato il contributo intermedio.

Al termine del progetto, l'importo totale del contributo è stabilito sulla base delle ore effettivamente svolte e dal numero degli allievi formati.

In linea generale, il contributo viene erogato:

 anticipo del 40% del finanziamento pubblico calcolato in base ai costi standard e alle ore di formazione previste. L'anticipo viene concesso dopo aver presentato la stipula della convenzione e una polizza fideiussoria a garanzia dell'anticipo.

finanziamento, considerando l'anticipo. La spesa rimborsabile è calcolata sulla base dell'avanzamento delle attività. Affinché il rimborso sia concesso, il soggetto attuatore deve fornire i registri didattici in cui risultino le ore di formazione svolte e il numero di partecipanti.



saldo finale dopo la comunicazione della conclusione e la presentazione della documentazione di chiusura del progetto. L'amministrazione controlla i documenti presentati ed autorizza il pagamento del saldo finale.

3.2.3 MONITORAGGIO

I beneficiari di un finanziamento pubblico devono comunicare periodicamente i dati relativi al monitoraggio finanziario e fisico del progetto: ciò avviene accedendo al Sistema Informativo relativo al proprio progetto e aggiornando le informazioni durante le varie fasi del progetto. Nel SI sono presenti le informazioni relative al dettaglio di progetti e attività (PED, registri didattici, time card, giustificativi di spesa,...) e permette di supportare la fase di rendicontazione e liquidazione.

Gli aggiornamenti da apportare nel sistema avvengono:

 nella fase di avvio: si inseriscono la previsione di spesa, la data di scadenza per l'iscrizione, la data di inizio dell'attività, i dati anagrafici dei partecipanti e altre informazioni di carattere organizzativo;

 in itinere: entro 10 giorni successivi alla scadenza della rilevazione trimestrale (al 31.03, al 30.06, al 30.09, al 31.12):

 per i progetti a costi standard vengono inserite e validate le ore di formazione svolte e le scansioni del registro delle attività;

inseriti e validati i documenti giustificativi dei pagamenti effettuati per lo svolgimento dell'attività.

 in itinere: per i progetti con rendicontazione delle spese (a costi reali e a forfetizzazione dei costi indiretti) vengono inserite eventuali modifiche del Piano Economico di Dettaglio (PED);

 al termine: vengono inserite le informazioni relative alle ore svolte e il numero di allievi formati e, per i progetti a rendicontazione delle spese, tutti i documenti relativi ai pagamenti effettuati per il progetto.

L'inserimento dei dati nel SI in modo continuativo e corretto, è condizione fondamentale per ottenere l'erogazione del finanziamento.

Per i progetti a rendicontazione delle spese è obbligatorio inserire tempestivamente i dati finanziari pena il mancato riconoscimento delle spese sostenute e, nei casi più gravi, la revoca del progetto.

Nel caso di ATS i singoli partner caricano sul SI i propri giustificativi di spesa e documenti; è però compito della capofila gestire la comunicazione trimestrale all'Amministrazione e controllare che la documentazione richiesta sia presente e ciò che è stato caricato sia corretto.

3.2.4 RENDICONTO

Il rendiconto rappresenta la sintesi dello svolgimento del progetto e contiene tutti i documenti relativi ad esso:

ordine di fornitura;

 documenti che descrivono le prestazioni o forniture e ne attestano e quantificano il costo: notula/ parcella, con descrizione dell'attività e del periodo di svolgimento, o prospetto paga (cedolino), rilasciata dai collaboratori esterni non soggetti ad IVA e dai collaboratori interni; fattura con descrizione dell'attività svolta/fornitura effettuata e del periodo in cui è stata svolta/effettuata, rilasciata dai collaboratori esterni soggetti ad IVA o dai fornitori;

 documenti che attestano il pagamento delle prestazioni o delle forniture: ricevuta di bonifico bancario; estratto conto dei pagamenti relativi al progetto effettuati tramite banca; dichiarazione di quietanza sottoscritta dall'interessato (per i contanti); ricevuta di pagamento effettuato con carta di pagamento elettronico.

Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto, il rendiconto deve essere consegnato all'Amministrazione erogante e, come specificato nel DGR 635, deve contenere:

 il PED validato, utilizzando il format presente sul Sistema Informativo debitamente compilato e sottoscritto dal legale rappresentante del soggetto attuatore; nella scheda devono essere indicate tutte le spese relative al progetto. Per ciascuna voce di costo dovrà essere allegata una tabella-elenco contenente:

· tipologia ed estremi del documento che ha dato origine alla spesa;

· tipologia ed estremi del documento che descrive la prestazione/fornitura e la spesa;

· tipologia ed estremi del documento che attesta il pagamento e il relativo importo.

 copia della documentazione al punto precedente organizzata e ordinata in fascicoli distinti per voce di costo;

 copia dei registri didattici;

 documentazione attestante lo svolgimento delle funzioni da parte delle risorse professionali incaricate (relazioni, time card);

 copia conforme della documentazione obbligatoria relativa alla gestione dell'intervento (verbali di selezione/esame, documentazione relativa alle procedure di affidamento a terzi, ecc.);

 relazione finale dettagliata, firmata dal legale rappresentante, direttore o coordinatore sulle attività svolte e i risultati conseguiti rispetto a quanto previsto dal progetto; nella relazione dovranno essere evidenziate anche eventuali difficoltà incontrate e modalità di superamento adottate;

 dichiarazione di eventuali entrate generate dal progetto, che devono essere decurtate dal finanziamento dovuto.

Nel caso di spese che si sosterranno in data successiva alla presentazione del rendiconto a ausa di s ade ze defi ite pe legge ad ese pio le spese elative all’INAIL e al pagamento di oneri e contributi previdenziali), il soggetto attuatore esporrà a e di o to l’i po to sti ato di tali spese, o p ospetto esplicativo delle modalità di al olo ed i vie à su essiva e te la do u e tazio e o p ova te l’effettivo pagamento.

In linea generale, nel caso in cui si verifichino parziali inutilizzazioni dei finanziamenti pubblici erogati per la realizzazione dell'attività finanziata, il soggetto attuatore deve

o ispo de te i po to. La estituzio e o es lude he a seguito dell’esa e del e di o to da pa te dell’A i ist azio e possano essere richiesti ulteriori rimborsi per il mancato riconoscimento di spese effettivamente sostenute dal soggetto attuatore.

a - CONTROLLO RENDICONTO

Alla consegna del rendiconto l'Amministrazione erogante svolge un controllo sullo stesso ai fini dell'emissione del rimborso finale. Tale controllo avviene in due fasi.

Prima fase - Il controllo riguarda i seguenti aspetti:

 completezza e correttezza formale della documentazione presentata;

 aggiornamento del sistema informativo con i dati di attuazione del progetto;  ammissibilità della spesa in base ai documenti presentati in copia conforme; per i

progetti con forfetizzazione di costi indiretti, il controllo di ammissibilità della spesa riguarda solo i costi diretti;

 la presenza di autorizzazioni concesse in fase di realizzazione;

 l'assolvimento degli obblighi derivanti dai verbali dei controlli avvenuti durante la realizzazione;

 rispetto dei massimali di variazione del PED.

L'Amministrazione potrebbe richiedere eventuali chiarimenti e/o documenti aggiuntivi che il soggetto attuatore deve far pervenire entro 15 giorni dalla richiesta, pena il non riconoscimento della relativa spesa.

Dopo aver svolto i controlli L'Amministrazione comunica i risultati definitivi della verifica del rendiconto e il soggetto attuatore accetta formalmente i risultati richiedendo l'erogazione del saldo. L'amministrazione dispone quindi lo svincolo della garanzia fideiussoria ed il pagamento del saldo.