Il direttore generale rappresenta il livello più alto della struttura gestionale dell'ente e ad esso spettano mansioni di collegamento tra la sfera gestionale e la struttura politica. Le competenze che vengono espressamente conferite a questa figura sono:
1) attuazione degli indirizzi e degli obiettivi stabiliti dagli organi di governo; 2) sovrintendenza alla gestione dell'ente;
3) perseguimento di livelli ottimali di efficacia e di efficienza;
4) sovrintendenza e coordinamento dei dirigenti, e i assenza di essi, dei responsabili di servizi;
5) predisposizione della proposta di piano esecutivo di gestione; 6) predisposizione della proposta di piano dettagliato degli obiettivi;
4 Pandissi, g, Alcune riflessioni critiche sulle figure di vertice dell'organizzazione amministrativa di comuni e province: segretario comunale e direttore generale in www.giusti.it cfr. anche Olivieri,L direttore generale,segretario comunale,dirigenti e responsabili di servizi-un rapporto conflittuale
7) gestione unitaria o coordinata di servizi tra diversi enti , nell'ipotesi di servizio di direzione generale gestito in convenzione. 5
Per quanto riguarda l'attività di concretizzazione degli obiettivi stabiliti, c'è da dire che il direttore generale è il collaboratore più importante del sindaco e anche del presidente della provincia, e quindi rappresenta la congiunzione tra attività politica ed attività di gestione e, dovrà agire secondo le disposizioni stabilite dal sindaco o dal presidente della provincia. L'unico organo a cui il direttore può fare riferimento, è costituito dal capo dell'amministrazione locale il quale si occupa appunto della nomina di questa figura ed instaura con essa un rapporto fiduciario. Riguardo all'incremento dell'efficacia e dell'efficienza e all'attività di monitoraggio alla gestione dell'ente, è opportuno chiarire che, relativamente all'aspetto qualitativo dei pubblici servizi,devono essere ben delineate le fasi di:
a) input (rappresentato dalle varie tipologie di risorse che si utilizzano); b) il processo (riguardante i vari schemi di erogazione );
c)l'output ( che è rappresentato dal prodotto, la prestazione, servizio reso); d) l'outcome (che si concretizza nell'effetto prodotto sulla popolazione obiettivo).
I criteri per rilevare l'aspetto qualitativo nella somministrazione di un servizio pubblico possono essere sintetizzati in:
- efficacia;- efficienza;- equità (è un criterio relativo alla verifica di eventuale presenza di discriminazioni per l'accesso al servizio);- sensibilità o soddisfazione; - appropriatezza ( capacità che il servizio reso ha di soddisfare i bisogni degli utenti);
- accessibilità (cioè come le risorse sono ripartite e se esse risultano compatibili con gli obiettivi).
L'analisi relativa all'efficienza si traduce nel valutare il tipo di impiego degli input per arrivare all'ottenimento degli output; ossia l'efficienza è data dal rapporto tra prestazioni erogate e risorse impiegate.In modo più approfondito, per efficienza possiamo intendere sia, la capacità di ottimizzare il prodotto che si può ottenere partendo da un certo livello di risorse, sia la competenza nello sfruttare al minimo le risorse per la realizzazione di output caratterizzati da livelli di qualità e di quantità ben definiti. Un primo aspetto che deve essere interpretato è quello relativo alla misurazione delle risorse utilizzate; quindi è necessario ricondurre in qualche modo gli input ad una metodologia di misurazione comune, come per esempio il costo di produzione il quale una volta rapportato agli output darà il costo per unità di prodotto che è un indicatore di efficienza molto utilizzato.
Andando più nel particolare è possibile effettuare una classificazione tra efficienza tecnica o produttiva ed efficienza comportamentistica o gestionale. L'efficienza di tipo produttivo viene misurata in proporzione all'uso corretto dei fattori produttivi. La somministrazione di un servizio si può definire efficiente quando si è in grado di produrre un output non minore rispetto a l'output che si doveva realizzare tramite una gestione equilibrata dei mezzi a disposizione ed utilizzando una quantità di input non superiore a quella necessaria.
L'efficienza di tipo gestionale si raggiunge solamente mantenendo la gestione del servizio in un criterio o di massimizzazione del profitto oppure di minimizzazione dei costi, con la più consona combinazione di input e output. Esistono diverse metodologie di misurazione dell'efficienza tra cui:
• indicatori di produttività; • contabilità analitica;
• stima econometrica.
Gli indicatori di produttività che possono essere utilizzati per verificare l'efficienza possono riguardare, il rapporto input/output, il rapporto risorse utilizzate/risorse disponibili e anche la produttività dei singoli fattori di produzione ( per la quale si può parlare di output finali e output intermedi).
La misurazione dell'efficienza attraverso questi indicatori può manifestare l'inconveniente secondo il quale spesso gli input e gli output non vengono quantificati scrupolosamente anche per la tipologia di prodotti che la pubblica amministrazione produce. Il concetto di efficacia invece è legato al grado di realizzazione degli obiettivi predeterminati cioè il rapporto tra obiettivi e risultati e quindi riguarda la valutazione dell'outcome.
Analizzare l'efficacia di un'attività significa quindi valutare il risultato dal punto di vista qualitativo e nell'ottica del soddisfacimento dei bisogni. Tra gli strumenti che possono essere utilizzati per il miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'operato della pubblica amministrazione sono:
- un'analisi periodica (con cadenza mensile) volta ad allineare i vari sistemi e sub-sistemi con gli standard di miglioramento, ed avente natura sia verticale che orizzontale, proprio per verificare i fatti avvenuti in relazione alla gestione dei suddetti sistemi e per verificare anche i vari provvedimenti apportati dai singoli per poter rimanere su standard prestabiliti;
- la messa in atto continua di programmi di miglioramenti degli standard di efficacia ed efficienza tramite un uso più marcato dei servizi tecnologici, tramite l'avviamento di “gruppi di marcia”e anche provvedendo ad una preparazione adeguata del personale;6
- l'individuazione anche a livello di pubblica amministrazione di strumenti di marketing mediante i quali è possibile rispondere nella maniera più adeguata ai bisogni dell'utente-cliente.
Le tipologie di marketing a cui fare riferimento sono essenzialmente tre: 1) marketing conoscitivo la cui finalità principale è l'individuazione
dei bisogni e delle aspettative dell'utente mediante strumenti scientifici e quindi articolando due fasi essenziali che sono la raccolta dei dati e la loro elaborazione cercando di individuare gruppi di utenti con esigenze analoghe;
2) marketing strategico che si occupa di definire i programmi da concretizzare per arrivare a soddisfare la domanda dell'utente;
3) marketing operativo che invece fa riferimento all'informazione e alla comunicazione, quest'ultima riguarda sia un aspetto esterno sia interno.
L'utente/cliente deve essere considerato come un soggetto attivo e di conseguenza devono essere colti in modo costante i vari bisogni ed i relativi mutamenti per poter così essere tradotti in azioni positive. La pubblica amministrazione deve quindi tutelare una corretta comunicazione con l'utente in modo sia da permettere a quest'ultimo di conoscere meglio le modalità di somministrazione del servizio , sia un utilizzo più consono dello stesso.
Per quanto riguarda la proposta di un piano esecutivo di gestione, di un piano dettagliato degli obiettivi e la definizione e l'attribuzione degli incarichi di tipo dirigenziale, c'è da dire che nel '95 è stato introdotto all'interno dell'ordinamento degli enti locali il P.E.G.
Questo è un mezzo che deve essere adottato necessariamente dalle province e dai comuni con una popolazione di almeno 15.000 abitanti; tramite esso vengono determinati ed impartiti ai responsabili di servizi, gli obiettivi da conseguire ed anche le varie tipologie di risorse.
Il P.E.G., una volta predisposto grazie ad una interazione tra politico e dirigente, relativa al riconoscimento degli obiettivi e all'adeguatezza delle risorse, viene approvato dalla giunta.
Le leggi 142/90 e 127/97, hanno consentito l'attribuzione alla figura del direttore generale, della messa a punto del piano degli obiettivi e della proposta del piano esecutivo di gestione.
Tra le varie competenze attribuite al direttore generale ci sono anche la funzione di sovrintendenza all'adempimento delle funzioni da parte dei dirigenti, ed anche l'organizzazione della loro attività. L'attività di sovrintendenza si concretizza in un'attività finalizzata ad orientare in modo uniforme, l'operato dei vari soggetti presenti nell'ente, verso un unica direzione. L'attività di coordinamento invece è volta a salvaguardare l'equa valutazione di tutti i gli interessi, garantendo anche un buon livello di efficienza perseguendo anche eventuali chiarimenti riguardanti i possibili conflitti che possono presentarsi tra i dirigenti