Le funzioni del segretario comunale e provinciale

Le funzioni del segretario comunale e provinciale possono essere raggruppate attorno a tre nodi essenziali:

1. funzioni giuridico-formali, relative all’incarico originario dell’organo quale consulente giuridico e garante della legittimità;

2. funzioni gestionali riguardanti la funzione dirigenziale del segretario, anch’essa sempre presente in ogni congettura organizzativa tramite funzione di sovrintendenza e coordinamento degli uffici;

3. altre funzioni, più marginali, che non gli competerebbero se non per precipuo incarico affidatogli

Riguardo alle funzioni giuridico-formali in generale, l’articolo 97, comma 2 del TU comprende l’enumerazione delle nuove funzioni del segretario comunale e provinciale, che possono essere suddivise in:

1. funzione di collaborazione; 2. funzione di assistenza; 3. funzione referente;

4. funzione di verbalizzazione; 5. funzione rogatoria;

6. funzione certificativi;

7. funzione consultiva di prestazione dei pareri di regolarità tecnico-contabile. Riguardo alle funzioni di collaborazione e di assistenza, la norma afferma che il segretario si occupa di mansioni di collaborazione e funzioni di assistenza giuridico- amministrativa nei confronti degli organi dell’ente, in ordine alla conformità dell’azione amministrativa alle leggi, allo statuto ed ai regolamenti. Il termine di collaborazione non ha uno specifico significato tecnico-giuridico, e questo ne rende vaghi i confini e problematica l’esatta individuazione della attinente competenza del segretario. Si può ragionevolmente dedurre che la collaborazione racchiuda in sé un ruolo attivo e propositivo che richiede la partecipazione del segretario alla maturazione delle scelte degli organi dell’ente; da questi sembrerebbero rimanere esclusi i dirigenti verso i quali il segretario non può collaborare, essendo loro sovraordinato.

Il termine di assistenza, può essere recepito in un significato più ampio della semplice consulenza. Le funzioni di collaborazione ed assistenza possono essere esercitate “con qualsiasi forma , pure quella scritta”. La funzione di collaborazione, come quella di assistenza, si inserisce nel più ampio discorso, che va tracciando un nuovo concetto di azione amministrativa, non più rilegata all’attuazione di singoli atti, ma osservata nella sua totalità e volta al raggiungimento degli obiettivi di cura del pubblico interesse.

Per questa ragione il fulcro dell’attività del segretario si sposta dal controllo di legittimità dei singoli atti alla tutela della legittimità di tutta l’azione amministrativa nel suo insieme. Alla caratteristica del segretario quale garante

della legittimità possono essere ricondotte anche le attività di partecipazione con incarichi consultivi, referenti e di assistenza alle riunioni del Consiglio e della Giunta.

La partecipazione del segretario alle riunioni della Giunta e del Consiglio è uno dei ruoli tradizionali, tipici del ruolo di “notaio” o “cancelliere” dell’ente e della sua attività, precedentemente alla legge 142/1990, la quale attribuisce al segretario una funzione più incisiva rispetto alle sedute degli organi collegiali esplicitandogli funzioni consultive , referenti e di assistenza sugli argomenti che vengono proposti all’ordine del giorno delle riunioni stesse, apportando, egli anche pareri verbali sugli argomenti trattati, ai fini sempre di garantire gli aspetti giuridici per un efficace raggiungimento del fine pubblico.

Tra l’altro al segretario comunale è attribuita anche una funzione “rogante” per i contratti dell’ente, oppure può procedere anche alla levata di protesti cambiari, nei comuni ove è assente la presenza di un notaio.

Con la legge 127/1997,art.97 del TU 2000, dove non venga nominato un direttore generale, le funzioni di direttore generale possono essere attribuite al segretario, come del resto, nei comuni con popolazione inferiore ai 15000 abitanti, per i quali, non potendo sostenere un incarico a costi sproporzionati, possono, ove sia necessario, anche convenzionarsi tra loro per essere coordinati dalla figura del segretario.

La legge attualmente contempla tre possibilità che possono essere utilizzate dall’ente pubblico:

1. il segretario viene nominato nelle funzioni di direttore generale; 2. non viene dato nessun incarico di direttore generale;

3. viene nominato un direttore generale “esterno” che svolge le sue mansioni in coesistenza con il segretario .

Nel primo caso in cui il segretario viene incaricato di svolgere funzioni di direttore generale oltre alla generica funzione direttiva di sovrintendere e coordinare l’attività di dirigenti, sono attribuite al direttore generale l’attuazione degli obiettivi, la sovrintendenza alla gestione dell’ente, la predisposizione del piano dettagliato degli obiettivi, la proposta di piano esecutivo di gestione. In questo caso al segretario comunale, nominato direttore generale, viene attribuita una indennità specifica in aggiunta alla retribuzione, secondo la capacità di spesa dell’ente.

Nel secondo caso in assenza dalla nomina del direttore generale ( caso che riguarda i comuni più piccoli) le funzioni di sovrintendenza e coordinamento degli altri dirigenti spettano al segretario come pure ala predisposizione del piano delle risorse ed degli obiettivi .

Nel terzo caso in cui venga nominato il direttore generale deve essere contemplato nel provvedimento di nomina i rapporti tra il segretario e il direttore generale, nella rispettiva distinzione e autonomia di ruoli, così come deve essere previsto dalle norme statutarie e regolamentari dell’ente.

In questo caso và sottolineato che la nomina del direttore generale è un atto riservato esclusivamente alla competenza del sindaco o del presidente della Provincia tanto è vero che tale incarico è legato alla durata del mandato fiduciario e dura in carica per la durata del mandato del sindaco o del presidente della Provincia che lo hanno nominato, mentre il segretario rimane nelle sue funzioni indipendentemente da tali scadenze di mandato.

Durante l’incarico, è al direttore generale che rispondono i dirigenti dell’ente in quanto responsabile dell’attività gestionale in ordine al raggiungimento degli obiettivi dell’ente stesso, mentre il segretario è considerato come garante della legittimità, economicità ed efficacia dell’azione amministrativa.

A differenza della legge precedente, con cui il segretario veniva nominato dal prefetto scegliendo all’interno dei ruoli provinciali o nazionali, con l’emanazione della legge 127/1997 è attribuito al capo dell’amministrazione il compito di nominare il segretario tra gli iscritti all’albo ( invece per la scelta del direttore generale non vi sono limiti, nel senso che l’incarico può essere assegnato a persone di provata capacità ed esperienza).

La nomina del segretario da parte del capo dell’amministrazione decade con la cessazione del mandato , salvo un possibile reincarico da parte dell’amministrazione successiva. Il segretario nominato dal capo dell’amministrazione può essere revocato con provvedimento motivato, nel caso di violazione di doveri d’ufficio.

La presenza contestuale del segretario e del direttore generale all'interno dell'ente, presuppone ruoli distinti e autonomi ma l'azione di entrambi deve essere sempre caratterizzata da una indispensabile collaborazione e uno spirito di complementarietà rivolte a raggiungere gli obiettivi dell'ente.

Ciò comporta la necessità che il direttore generale utilizzi costantemente la consulenza giuridico-amministrative del segretario, e il segretario deve astenersi da valutazioni più direttamente di competenza del direttore, nei confronti del capo dell'amministrazione.

Anche nei confronti della struttura dell'ente, il rapporto intercorrente tra segretario e il direttore generale deve essere ben distinto in quanto è il direttore generale preposto all'attività e al coordinamento della dirigenza , mentre il segretario non ha forma di dipendenza dal direttore generale; in assenza di dirigenza, il segretario può essere investito dal capo dell'amministrazione di specifiche funzioni dirigenziali oltre a quelle di segretario dell'ente, diminuendo in questo caso il ruolo del direttore generale a vantaggio del segretario, perchè

entrambi sono così chiamati a rispondere del raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall'amministrazione.

In casi particolari si può verificare che più comuni, con popolazione che nel complesso raggiunge la soglia di 15.000 abitanti, possono fare una convenzione per gestire in forma associata la mansione di direttore generale, in presenza quindi di un segretario per ogni comune convenzionato.

In una situazione di questo genere i rapporti tra direttore generale e enti dovranno essere stabiliti all'interno della convenzione, mentre la legge impone la differenziazione nella disciplina dei rapporti tra comune e comune e quindi tra direttore e segretari dei singoli enti, secondo gli statuti e i regolamenti interni ad ogni ente.

Può verificarsi l'ipotesi che più comuni con popolazione superiore a 15.000 abitanti , decidano di affidarsi in convenzione per il servizio di segretario generale, ad un unico segretario e dispongano al proprio interno ciascuno di un direttore generale; in tal caso, in sede di nomina dei direttori generali, i sindaci dei rispettivi comuni disciplinano i rapporti con l'unico segretario generale.

Un caso più semplice è rappresentato dalla situazione in cui più comuni si convenzionano in associazione sia per il servizio di segreteria che quello di direttore generale rapportandosi ad un unico soggetto delle due figure; sarà individuato un sindaco a cui verrà attribuita la nomine e le procedure di affidamento della gestione senza necessità quindi di dover disciplinare i rapporti tra le due cariche.

In un quadro attualizzato delle amministrazioni comunali e provinciali del centro nord, a quasi undici anni di distanza dalla legge 127/97 (Bassanini 2), nel 46% dei casi la funzione di direttore generale è affidata ai segretari generali, quindi figura unica apicale con funzioni di gestione e controllo dell'ente. Con un

risultato contrastante: non è infatti ancora evidente il tipo di correlazione nella scelta, cioè se sono gli enti migliori a dotarsi di un city manager per una più incisiva certificazione della professionalità dell'ente, oppure se è la presenza del city manager che fa trarre un beneficio in efficienza all'ente locale che lo nomina. Da questi dati ne scaturisce sicuramente una diversa lettura, quella del segretario generale con funzioni di direttore per una efficienza più rivolta alla procedura amministrativa, quella del city manager per una efficienza più orientata al servizio e al prodotto/risultato per i cittadini.

Per cui risulta necessario, nella scelta che gli enti intendono adottare, poter disporre di un albo nazionale in cui figurino iscritti soggetti con professionalità manageriali maturate attraverso esperienze e specializzazioni, al fine di poter costituire un aiuto per gli amministratori dell'ente pubblico nella individuazione del profilo di manager più adatto al proprio ente.

BIBLIOGRAFIA:

-Barusso E. “Il direttore generale-nomina e revoca, competenze e responsabilità”, Milano 1998

-Balducci M. “organizzazione e management dell'ente locale”, Milano 1999

-Riva M.E., Sileri F.,Silvestro C. “le figure di vertice degli enti locali”, Napoli 2003

SITOGRAFIA:

− Forum P.A. “La figura del direttore generale degli enti locali a dieci anni

dalla sua istituzione”

− Forum P.A. “I city manager visti da vicino” − www.citymanagement.it