4.1 Piano operativo, approvazione
L’iter interno di approvazione del Piano Operativo (PO) prevede necessariamente l’approva- zione da parte del Consiglio di Amministrazione alla presenza dei membri del Collegio Sindacale.
Il Consiglio di Amministrazione potrà approvarlo nei limiti previsti dallo statuto (o dall’atto costitutivo) per la parte di sua competenza; lo statuto e l’atto costitutivo stabiliscono le deleghe al C.d.A da parte dell’assemblea dei soci, nei casi dubbi si pronuncerà il collegio dei sindaci revisori, il cui compito è proprio quello di attestare la correttezza formale delle delibere del C.d.A e dell’Assemblea ed i cui membri hanno il diritto dovere di partecipare a tutte le riunioni e di verifi- carne i verbali dandone attestazione scritta in sede di discussione del bilancio (relazione dei sindaci
revisori) ed assumendosene la responsabilità civile ed eventualmente penale 16.
L’approvazione del Piano Operativo sarà quindi documentata nei libri dei verbali del C.d.A., dell’Assemblea e del Collegio Sindacale nell’ambito delle rispettive competenze.
Nel caso che alcune delle attività previste dal piano esulino da quanto previsto dall’atto costi- tutivo o dallo Statuto e quindi sia necessaria la loro modifica, o ancora richiedano un incremento del capitale sociale (non delegato all’Assemblea Ordinaria o al C.d.A. nell’atto costitutivo), dovrà esse- re convocata l’Assemblea Straordinaria dei soci.
4.2 La contabilità dei costi
Tutti i costi sostenuti devono essere documentati e registrati in contabilità. I pagamenti posso- no avvenire per contanti (fino a 20 milioni), assegno bancario, assegno circolare, bonifico, ricevuta bancaria; la cambiale è un titolo di credito e come tale oneroso, si cerca di evitarla anche per i paga- menti rateali.
L’unica documentazione ammessa è la fattura redatta nei tempi e nei modi previsti dalle nor- mative fiscali vigenti, in alcuni casi è ammessa la ricevuta fiscale (non valida ai fini della detrazio- ne dell’IVA).
Il fornitore è obbligato alla redazione della fattura all’atto del pagamento; la mancata emissio- ne della fattura solleva l’acquirente dall’obbligo del pagamento, oppure lo obbliga all’emissione di autofattura.
In agricoltura è frequente il caso di piccoli imprenditori che, non raggiungendo il fatturato mini- mo stabilito dalla legge, sono esonerati dall’obbligo di fatturazione. In tal caso la cooperativa emet- terà autofattura, congiuntamente al pagamento.
Sulla fattura devono essere obbligatoriamente e chiaramente indicati: 1. La data di emissione,
2. Il nome ed il cognome del fornitore (la ragione sociale se persona giuridica), 3. Il domicilio fiscale,
4. Il numero di partita IVA (o il codice fiscale nei casi previsti),
5. La descrizione della fornitura in modo esauriente ed analitico per stabilire la corretta applicazione del- l’aliquota IVA,
6. Le quantità, il prezzo, il valore al netto di IVA, l’aliquota IVA applicata, l’IVA addebitata, 7. Il nome ed il cognome del cliente (la ragione sociale se persona giuridica),
8. Il domicilio fiscale,
9. Il numero di partita IVA (o il codice fiscale nei casi previsti), 10. I termini ed i modi di pagamento pattuiti,
La bolla di accompagnamento non è più obbligatoria a fini fiscali. Gli anticipi e le caparre su ordinazioni devono essere fatturate, anche a tutela dell’acquirente in caso di contestazione.
Si possono avere due tipi di fatturazione:
A. Immediata o accompagnatoria emessa al momento della spedizione o della consegna delle merci B. Differita o riepilogativa emessa a fine mese nel caso di forniture ricorrenti; in tal caso il fornitore emet-
terà bolla di accompagnamento da far sottoscrivere all’acquirente all’atto di ogni consegna da far vale- re nel caso di reclami e/o contestazioni.
Le fatture dovranno essere registrate entro i termini previsti (decorrenti dalla data di ricevi- mento) e comunque entro la data del pagamento. Le fatture saranno registrate sul prima nota o diret- tamente sul giornale e mastro con le procedure meccanizzate.
1. Registrazione della fattura:
1.1. La registrazione comporta le seguenti operazioni preliminari:
1.1.1. identificazione del fornitore e verifica od acquisizione dei dati fiscali in relazione all’obbligo di redigere l’elenco dei fornitori a fine esercizio;
1.1.2. identificazione dei conti sui quali movimentare gli importi e dei relativi codici; 1.2. si procederà quindi alle registrazioni contabili:
1.2.1. registrazione dell’imponibile (al netto di IVA) in DARE del conto economico di competenza in base al piano dei conti,
1.2.2. registrazione dell’IVA pagata in DARE del conto IVA su acquisti,
1.2.3. registrazione del valore complessivo in AVERE del conto Debiti v/fornitori, sottoconto “ditta Pinco Pallino”,
1.2.4. ai soli fini IVA saranno annotati: identificazione del fornitore, costo complessivo, imponibili ed imposte distinti per le diverse aliquote IVA.
2. Pagamento della fattura, anche in relazione alle consuete dilazioni commerciali:
2.1. registrazione dell’importo del pagamento in AVERE del rispettivo conto per il quale si effettua il pagamento:
2.1.1. Cassa se in contanti (non ammesso ai fini della rendicontazione delle spese del P.O.); 2.1.2. Banche, se tramite assegno, ricevuta bancaria o bonifico;
2.1.3. Cambiali passive se con emissione di cambiale (ai fini del P.O. sono ammesse in sede di ren- dicontazione solo le cambiali pagate, non quelle sottoscritte);
2.2. registrazione dell’importo del pagamento in DARE del conto Debiti v/fornitori, sottoconto “ditta Pinco Pallino”.
Nelle aziende nelle quali viene tenuto il carico e scarico di magazzino (nella partita doppia con il sistema del reddito le movimentazioni del magazzino non danno luogo a registrazioni contabili), per ogni fattura saranno realizzate le seguenti operazioni di carico:
a) ogni prodotto viene identificato con un codice (nei sistemi più avanzati un codice a barre)
b) si registra la quantità a carico nell’unità di misura utilizzata (attenzione agli errori!), n. pezzi, Kg, ql, litri, ettolitri,
c) si registra il valore al netto di IVA (il prezzo è calcolato dal sistema) Le operazioni si scarico saranno invece le seguenti:
I. identificazione del codice (anche con il lettore ottico); II. registrazione della quantità scaricata;
III. la valorizzazione viene invece attribuita dall’elaboratore in base al metodo prescelto FIFO, LIFO,
media ponderata.
4.3 Deroga alla fatturazione diretta. Normativa sulla produzione commercializzata
Ai sensi della circolare MiRAAF n.6 del 18 aprile 1997, “nell’ambito della commercializzazio- ne diretta, può essere consentita una deroga alla fatturazione diretta da parte della O.P. quando ricor- rano precise circostanze idonee a far rilevare comunque una precisa e documentabile azione di con- centrazione dell’offerta e di politica unitaria di vendita” e “potrà essere consentita solo ai soci delle O.P. che abbiano natura giuridica di società cooperative di produzione, condizionamento e trasforma- zione prodotti “.Tale facoltà è accordata quando siano rispettate le seguenti condizioni minime:
a) “gli associati alle O.P. siano organizzati in strutture definite come persona giuridica che già esercita un’efficace concentrazione di prodotto e di valorizzazione dell’offerta;
b) venga costituito un ufficio commerciale presso la struttura principale della O.P;
c) il personale adibito a tale funzione sia alle dirette dipendenze della O.P. ovvero, qualora l’attività di commercializzazione si sviluppi presso le sedi degli associati, detto personale, per agire in nome e per conto della O.P., sia appositamente delegato con un’apposita procura;
d) tutte le operazioni di vendita siano acquisite agli atti dell’ufficio commerciale dell’organizzazione dei produttori;
e) le transazioni risultino da ogni singola transazione di vendita;
f) l’insieme delle fatture di vendita siano iscritte tra i conti d’ordine e nel registro di carico e scarico. g) In ogni caso, la contrattazione e le condizioni di vendita, devono comunque essere definite dall’ufficio
commerciale delle organizzazioni dei produttori.”
In estrema sintesi, si sottolinea come i requisiti posti dalla circolare facciano riferimento a due aspetti:
1. la natura giuridica di società cooperative di produzione, condizionamento e trasformazione; 2. la precisa e documentabile azione di concentrazione dell’offerta e di politica unitaria di vendita;
Il primo requisito è oggettivamente documentato dall’atto costitutivo o dallo statuto della socie- tà cooperativa da delegare;
Il secondo requisito è oggettivamente valutato quando:
• la O.P. annota le vendite delegate a terzi e fattura alle cooperative delegate i costi commerciali soste-
• esistono accordi commerciali in forma scritta tra O.P. e cooperative delegate17e/o contratti scritti di for- nitura tra O.P. e distributori (industrie, grossisti, grande distribuzione) che dimostrano l’esistenza di
un’unica rete commerciale coordinata per i prodotti considerati18.
4.4 La contabilità degli investimenti
La registrazione contabile degli investimenti risulta più complessa interessando anche il regi- stro dei beni ammortizzabili, inoltre gli investimenti in immobilizzazioni devono essere chiaramen- te indicati nella nota integrativa.
Analogamente a quanto avviene per le spese, la documentazione è costituita dalla fattura di acquisto (v. par. 4.2.); nel caso di lavori edili, di impianti o di manutenzioni straordinarie, non è necessaria una fatturazione analitica dei materiali utilizzati forniti da chi esegue l’opera, mentre è consigliabile l’identificazione precisa, da parte del fornitore, del fabbricato o dei beni cui si riferi- scono, per evitare contestazioni.
Per esemplificare, si presenta il caso delle registrazioni conseguenti alla realizzazione di un nuovo impianto di celle frigorifere:
1. registrazione della fattura
1.1. registrazione dell’imponibile (al netto dell’IVA detraibile) in DARE delle Immobilizzazioni Materiali, sottoconto impianti sottoconto “celle frigorifere”
1.2. registrazione dell’Iva pagata in DARE del conto IVA su acquisti
1.3. registrazione del valore complessivo in AVERE del conto Debiti v/fornitori, sottoconto “ditta Pinco Pallino”
1.4. ai soli fini Iva saranno annotati: identificazione del fornitore, costo complessivo, imponibili ed imposte distinti per le diverse aliquote di imposta IVA e di percentuali di detraibilità.
2. pagamento della fattura, anche in relazione alle consuete dilazioni commerciali:
2.1. registrazione dell’importo del pagamento in AVERE del rispettivo conto per il quale si effettua il pagamento:
2.1.1. Cassa se in contanti;
2.1.2. Banche, sottoconto cassa rurale di…. Se tramite assegno, ricevuta bancaria o bonifico;
2.1.3. “Cambiali p assive se con emissione di cambiale.
2.2. registrazione dell’importo del pagamento in DARE del conto Debiti v/fornitori, sottoconto “ditta Pinco Pallino”.
3. iscrizione nel libro dei beni ammortizzabili:
3.1. si destina una pagina per ogni bene o categoria di beni soggetti alla stessa aliquota per ogni eser- cizio nel quale è stato effettuato l’acquisto;
3.2. si identifica il bene iscritto con descrizione e riferimento alla fattura di acquisto; 3.3. si iscrive al costo di acquisto al netto dell’IVA detraibile.
4. ammortamento annuale, al termine di ogni esercizio per ogni pagina: 4.1. si calcola il totale gli importi a valore storico (solo nel primo esercizio);
4.2. si indica la percentuale di ammortamento;
17 Nei verbali dei due consigli di amministrazione dovrebbero sempre risultare sia gli accordi scritti, sia verbali dei rapporti contrattuali tra coop ed O.P. di rilevante interesse economico.
18 Si sottolinea che la prassi di fatturare il solo saldo dei servizi reciproci tra cooperative soggetti ad un’identica aliquota IVA, anche se irri- levante ai fini delle imposte, non è una pratica fiscalmente ortodossa.
4.3. si calcola e si scrive l’accantonamento dell’esercizio;
4.4. si calcola e si scrive il totale accantonato(comprensivo degli esercizi precedenti) da riportare al rispettivo fondo di ammortamento;
4.5. si calcola e si scrive il residuo da ammortizzare.
Esempio:
Beni o categoria di beni:Furgone uso trasporto merci targa AB123CD
Data Descrizione Valore % Accantonamento Totale Residuo da
dell’esercizio accantonato ammortizzare
15.09.1995 Fatt. n 465 25.000.000 31.12.1995 25 6.250.000 6.250.000 18.750.000 31.12.1996 25 6.250.000 13.500.000 13.500.000 31.12.1997 25 6.250.000 18.750.000 6.250.000 31.12.199819 12.5 3.125.000 21.875.000 3.125.000 31.12.199920 12.5 3.125.000 25.000.000 0
5. Registrazione a chiusura dell’esercizio: ogni importo come sopra determinato viene quindi registrato: 5.1. in DARE del conto ammortamenti sottoconto automezzi,
5.2. in Avere del conto fondo ammortamenti automezzi.
Il finanziamento con mutuo da luogo ad alcune scritture aggiuntive dovendosi registrare a cre-
dito sul conto intestato al rispettivo C/C bancario (in Dare), ed a debito (in Avere) sul conto “debiti v/so banche entro l’esercizio successivo” l’importo capitale delle rate (non si registrano inizialmen- te gli interessi) dell’esercizio nel quale si contrae il mutuo e del successivo, e sul conto “debiti v/so banche oltre l’esercizio successivo” l’importo capitale delle ulteriori rate.
Il pagamento della rata comporta la separata registrazione del versamento in conto capitale e in conto interessi:
• il capitale sarà registrato in Avere del conto intestato al rispettivo C/C bancario e in Dare sul conto
“debiti v/so banche entro l’esercizio successivo”;
• gli interessi saranno registrati in Avere del conto intestato al rispettivo C/C bancario e in Dare sul conto
economico “Interessi ed altri oneri finanziari”.
Le rate a cavallo di due esercizi comportano un rateo passivo a chiusura; ad esempio una rata semestrale di tre milioni con decorrenza 1.10 e pagamento l’1.4 comporta la maturazione di un costo relativo ai soli interessi nel corrente esercizio per 3/6, che sarà registrato in avere.
19 Ammortamento dimezzato. 20 Ammortamento del residuo.