Cruscotti gestionali per il monitoraggio e controllo delle Oda

Di seguito, sono descritti e successivamente rappresentati, i Cruscotti gestionali relativi al monitoraggio e controllo delle Oda, realizzati dalla Funzione Information & Comunication Technology sotto la supervisione della Funzione Supporto Divisione Corporate:

 Il cruscotto Numero e Valore Contratti, il quale mappa le seguenti tipologie di contratti: Contratti a Progetto, Contratti Quadro, Forniture, Incarichi Professionali, Lavori, Servizi e Specifiche d’Ordine;

 Il cruscotto Numero e Valore Contratti DECO nell’anno il quale mappa le seguenti tipologie di contratti: Contratti a Progetto, Contratti Quadro, Forniture, Incarichi Professionali, Lavori, Servizi e Specifiche d’Ordine;

 Il cruscotto Numero e Valore Contratti per Procedura d’acquisto (nel quale sono state escluse le specifiche d’ordine) il quale mappa le seguenti procedure d’acquisto: Affidamenti diretti a Nucleco SPA, Collaborazioni a Progetto, Gare, Incarichi Professionali, Prescritti e Varianti;

 Il Report Numero e Valore Contratti per Procedura d’acquisto, il quale dettaglia minuziosamente le seguenti procedure d’acquisto: Gara indetta mediante avviso da sistema di qualificazione, Gara indetta mediante pubblicazione di Bando, Procedura che non prevede l’indizione di gara e gara non gestita in eProcurement (in quest’ultima rientrano tutti gli iter, come le gare a lotti che vengono gestite in Sap.  Il Report Affidamenti diretti a Nucleco, il quale evidenzia tutti i contratti affidati alla controllata Nucleco secondo l’art. 218 comma 4 lett. b del Codice degli Appalti;

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10 Conclusioni e Sviluppi Futuri

Lo Studio svolto, ha richiesto una mia partecipazione attiva nel laboratorio della Funzione Information & Technology per circa 5 mesi. Tale periodo mi ha dato la possibilità di poter mettere in pratica le conoscenze acquisite durante il periodo lavorativo nella Funzione Acquisti e Appalti, precisamente nell’area Coordinamento, Committenza e Programmazione (Sogin Spa), così da seguire in prima persona l’evoluzione del processo di Business intelligence, dallo studio del problema fino alla sua completa realizzazione.

Il motivo che mi ha portato alla scelta di questo progetto, è principalmente l’interesse che ho verso le tematiche che riguardano la business intelligence in genere e il fatto che essa venisse applicata ad un contesto quale gli Acquisti di particolare importanza aziendale per SoginSpa, in cui lavoro. Il percorso evolutivo di questo studio è iniziato con l’analisi del problema, ricercando informazioni sul tema dell’innovazione tecnologica in ambito informativo ed informatico, verificando anche cosa fosse già stato fatto al riguardo e cosa fosse presente in letteratura.

Lo Studio è iniziato dall’esigenza, da parte di Sogin Spa, di realizzare cruscotti e report gestionali per valutare le performance qualitative oltre che quantitative del Processo

Acquisti, che rappresenta il processo core dell’azienda.

La novità consiste nella presa di coscienza che una strategia aziendale, per quanto valida sotto il profilo della creazione del valore, ha concrete difficoltà nell’essere realmente implementata e tradotta in termini operativi.

La tesi che si è sostenuta e si sostiene è che il controllo della Performance Aziendale si sta evolvendo, ai meccanismi tradizionali di valutazione economica si devono affiancare nuove modalità di reportistica e monitoraggio di tutti i fattori critici di successo aziendali.

Il controllo della Performance Aziendale è lo strumento indispensabile per l'implementazione di un piano strategico e nel breve periodo degli obiettivi strategici operativi.

Questa sempre più crescente esigenza ha contribuito a far sviluppare sul mercato nuovi applicativi in grado di sostenere in modo sempre più tempestivo ed efficiente la richiesta di informazioni di tipo direzionale.

Tuttavia, con ciò non si vuole sostenere che l’apparato concettuale di riferimento sia ormai obsoleto, ma semplicemente che i sistemi di pianificazione e controllo, concettualizzati dalla dottrina in materia, si debbano aprire ai nuovi strumenti gestionali ed

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alla tecnologia dell’informazione, in quanto il flusso tempestivo e selettivo di informazioni costituisce l’ingrediente più significativo per la corretta presa di decisioni in azienda.

La Business Intelligence rappresenta in questo contesto un valido supporto tecnologico, poiché rende disponibili al processo decisionale strumenti evolutivi di analisi, interpretazione e simulazione delle informazioni aziendali.

Gli steps iniziali del presente Studio sono stati l’analisi generale della architettura di un ambiente di Business Intelligence, le principali funzionalità e applicazioni, presenti nel vasto mondo dell’Informatica, le quali sono state collegate sinergicamente agli Indicatori di Performance Aziendali (KPI).

Successivamente siamo passati alla scomposizione, step by step, del Processo degli Acquisti

in Sogin Spa, avvalendoci delle procedure e istruzioni operative Aziendali insieme al Codice

degli Appalti PARTE III Contratti Pubblici di lavori, servizi, forniture nei Settori Speciali). .

Dall’analisi minuziosa sul processo degli Acquisti in concomitanza alla presenza dello strumento di eProcurement, sono emerse delle criticità nella gestione del flusso di approvvigionamento e nella conseguente estrazione e redazione di Report e Cruscotti di monitoraggio Aziendale.

Da qui è iniziato la fase di progettazione dei Cruscotti e Report,nel mondo del Business Intelligence, studiando il dominio applicativo, le varie operazioni ed applicazioni servite dal SAP BI.

Si sono realizzati due sezioni di Cruscotti e Report di monitoraggio e controllo delle

Performance aziendali degli Acquisti:

1. Cruscotti gestionali per il monitoraggio e controllo delle Richieste d’acquisto (RDA):

1.1 Il cruscotto manageriale, Quadro d’insieme, per tenere sotto controllo globalmente l’andamento della Azienda Sogin Spa, è stato creato con Business object.

1.2 Il cruscotto più dettagliato, RdA e stato di lavorazione, per monitorare e mappare le RdA prodotte nel mese sia in volume economico (€) che in volume quantitativo;

1.3 Il cruscotto Analisi per selezionare un range temporale su cui focalizzare l’analisi delle Rda;

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1.4 Il cruscotto Specifiche d’ordine, nella quale sono mappate le specifiche d’ordine che fanno capo ai contratti quadro;

1.5 Il cruscotto Tempi di Attraversamento, per mappare i tempi di attraversamento, stimati dalla Funzione Acquisti e Appalti, divisi per tipologia d’acquisto e per fascia di importo.

1.6 Il cruscotto Carico di lavoro Buyer, per gestire, efficientemente, il carico di lavoro ore/uomo delle risorse appartenenti alla Funzione Acuisti e Appalti per il raggiungimento degli obiettivi di realizzazione attività di Smantellamento e quindi allineamento con la Pianificazione e Programmazione degli Acquisti.

2. Cruscotti gestionali per il monitoraggio e controllo degli Ordini d’acquisto (ODA):

2.1 Il cruscotto Numero e Valore Contratti, il quale mappa le seguenti tipologie di contratti: Contratti a Progetto, Contratti Quadro, Forniture, Incarichi Professionali, Lavori, Servizi e Specifiche d’Ordine;

2.2 Il cruscotto Numero e Valore Contratti DECO nell’anno il quale mappa le seguenti tipologie di contratti: Contratti a Progetto, Contratti Quadro, Forniture, Incarichi Professionali, Lavori, Servizi e Specifiche d’Ordine; 2.3 Il cruscotto Numero e Valore Contratti per Procedura d’acquisto (nel

quale sono state escluse le specifiche d’ordine) il quale mappa le seguenti procedure d’acquisto: Affidamenti diretti a Nucleco SPA, Collaborazioni a Progetto, Gare, Incarichi Professionali, Prescritti e Varianti;

2.4 Il Report Numero e Valore Contratti per Procedura d’acquisto, il quale dettaglia minuziosamente le seguenti procedure d’acquisto: Gara indetta mediante avviso da sistema di qualificazione, Gara indetta mediante pubblicazione di Bando, Procedura che non prevede l’indizione di gara e gara non gestita in eProcurement (in quest’ultima rientrano tutti gli iter, come le gare a lotti che vengono gestite in Sap.

2.5 Il Report Affidamenti diretti a Nucleco, il quale evidenzia tutti i contratti affidati alla controllata Nucleco secondo l’art. 218 comma 4 lett. b del Codice degli Appalti;

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Le ultime fasi del percorso seguito hanno riguardato la preparazione di report di navigazione e consultazione degli indici calcolati.

Negli Sviluppi Futuri , alcuni dei prossimi passi da implementare riguardano l’inserimento nel Business Intelligence, precisamente nei cruscotti relativi al MONITORAGGIO e CONTROLLO RDA ed al MONITORAGGIO e CONTROLLO ODA, del Budget e l’ampliamento del cruscotto TEMPI DI ATTRAVERSAMENTO.

Il budget redatto e approvato entro il 31 ottobre di ogni anno per l’esercizio futuro, ad oggi è caricato e gestito all’interno del tool informativo ed informatico (presente in SAP) denominato Piano di Committenza, il quale è stato implementato per la prima volta il 22 Ottobre 2014. L’obiettivo futuro dovrà mirare al collegamento del budget, presente nel suddetto Piano di Committenza, con le RDA e le ODA monitorate nei cruscotti e report creati nell’ambiente del Business Intelligence.

Il cruscotto Tempi di Attraversamento dovrà mappare il tempo di attraversamento partendo dalla nascita del fabbisogno, Richiesta di Committenza (RDC), essa rappresenterà una prima e generale stima degli acquisti alla sua trasformazione in Richiesta d’acquisto (RDA) la quale ha ottenuto tutte le autorizzazioni per avviare l’iter d’acquisto. Si dovranno quindi calcolare i seguenti scostamenti temporali: RDA(effettivo) e RDC (pianificato), RDO (richiesta di offerta effettiva) e ODA (aggiudicazione provvisoria/in attesa delle verifiche e controlli dell’ex art. 38 del Codice degli Appalti) e infine tra ODA (aggiudicazione definitiva) e ODA(aggiudicazione provvisoria). Tali scostamenti temporali dovranno essere implementati sia a livello di pianificazione temporale che di tempistica effettiva.

Questo Studio si è dimostrato un buon esempio del fatto che un modello di Business Intelligence può essere applicato, ottenendo ottimi risultati, in contesti che vanno al di là dei casi standard.

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