6. eProcurement per la gestione informatizzata del processo di approvvigionamento
6.17 Inserimento OdA da SAP (Buyer)
Lo step di “Inserimento n. ODA da SAP” consente di indicare il numero del contratto registrato su SAP.
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7 Integrazione con il sistema documentale Sogindoc
Il sistema di eProcurement si integra con il sistema documentale SoginDoc (sistema di protocollo in Sogin Spa) nel seguente modo:
Il sistema predispone, già all’inizio dell’iter, un fascicolo in SoginDoc associato al codice di gara (numero di fabbisogno) che accoglierà tutti i documenti generati in automatico o inseriti dall’ufficio del protocollo.
In alcune fasi, più avanti dettagliate, il sistema predispone le bozze in uscita per i documenti da inviare ai fornitori. L’ufficio del protocollo avrà il compito semplificato in quanto troverà le suddette bozze, già correttamente inserite nel giusto fascicolo e con tutte le informazioni (titolo, destinatario, ecc.) già inserite dal sistema di eProcurement.
L’ufficio del protocollo dovrà aver cura di inserire tutta la posta in entrata relativa alle gare nei fascicoli predisposti dal sistema. Il fascicolo sarà poi successivamente utilizzato anche per contenere tutta la documentazione relativa al successivo ordine (accettazione, fatture, ecc.).
In particolare, alla fine dell’iter della gara tramite un apposito task tutti i documenti generati dal sistema sono automaticamente caricati su SoginDoc all’interno del corrispondente fascicolo.
Infine, il sistema nello step conclusivo dell’iter di committenza (fase “Inserimento OdA SAP”) creerà una sola registrazione in SoginDoc con titolo composto da “Documenti
eProcurement ” + CIG + Oggetto contenente tutti gli allegati prodotti nel sistema.
Nello stesso documento il protocollista aggiungerà la scansione di tutti i documenti firmati e l’elenco degli allegati suddetto potrà fungere da guida/promemoria per questa attività
7.1 Gli Aspetti Critici dell’eProcurement
Il sistema informatico “eProcurement” è stato progettato per supportare tutte le attività di approvvigionamento di beni e servizi di Sogin.
Il sistema consente la gestione degli iter di gara e la generazione della documentazione necessaria per ogni pratica relativa agli acquisti.
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A partire dal 1 Gennaio 2013 il sistema è entrato in esercizio, anche se in concomitanza alla fase di collaudo dello stesso.
Durante la fase di esecuzione del sistema di eProcurement sono emerse alcune criticità sia nella gestione del sistema che nell’integrazione dello stesso con gli altri sistemi informatici ed informativi già esistenti.
Di seguito, vengono elencate le criticità emerse nel sistema di eProcurement:
1. Assenza di integrazione con SAP, che è al momento parziale in quanto limitata al solo recepimento quotidiano delle RdA rilasciate.
2. Assenza di un legame stretto con l’anagrafica fornitori presente in Sap; 3. Debole recupero da SAP delle informazioni relative agli OdA rilasciati;
4. Non rintracciabilità di alcuni iter gestiti fuori il sistema d’interesse tra cui le gare a lotti;
5. Difficoltà di compilazione, da parte dei Buyer, di alcuni campi che risultano “LIBERI” e quindi incoerenti su ciò che è invece presente in Sap;
6. Difficoltà di implementazione di Reportistica avanzata per il Top Management; 7. Difficoltà di implementazione di Reportistica operativa e dedicata per la Funzione
Acquisti;
8. Assenza di un monitoraggio “real time” degli iter di approvvigionamento; 9. Difficoltà del sistema ad adattarsi ai cambiamenti aziendali e normativi richiesti. 10. Sistema informativo fortemente dedicato, specializzato e troppo oneroso da gestire
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8 Progettazione Cruscotti e Report per l’implementazione nel
Business Intelligence
Il lavoro di Tesi presentato, nasce dall’esigenza di ottenere cruscotti e report gestionali per valutare le performance qualitative oltre che quantitative del processo Acquisti in Sogin
Spa.
La progettazione e realizzazione di cruscotti e di report, nel mondo del Business Intelligence, è del tutto nuova poiché applicata ad un contesto aziendale, l’Azienda Sogin Spa, molto complesso e delicato per il settore, il decommissioning nucleare, in cui essa è inserita.
Prima di tutto si è effettuata un’analisi minuziosa sul processo degli Acquisti, in concomitanza alla presenza dello strumento aziendale di eProcurement, da cui sono emerse delle criticità, trattate nel capitolo precedente.
La novità di tale lavoro consiste nella presa di coscienza che una strategia aziendale, per quanto valida sotto il profilo della creazione del valore, ha concrete difficoltà nell’essere realmente implementata e tradotta in termini operativi.
Il controllo della Performance Aziendale si sta evolvendo, ai meccanismi tradizionali di valutazione economica si devono affiancare nuove modalità di reportistica e monitoraggio di tutti i fattori critici di successo aziendali. Il controllo della Performance Aziendale è lo strumento indispensabile per l'implementazione di un piano strategico e nel breve periodo degli obiettivi strategici operativi.
Risulta fondamentale, prima di affrontare le progettazione, nell’ambiente Business Intelligence, dei Cruscotti e dei Report trattare, a grandi linee, la struttura del Piano
Regolatorio, redatto dall’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas.
Tale Piano Regolatorio, a cui Sogin Spa è soggetta, mette in evidenza gli indici di performance da considerare all’interno dei Report e Cruscotti realizzati.
Nel Piano Regolatorio è descritto la classificazione economica dei costi sostenuti dalla Sogin Spa, per lo svolgimento delle attività, il sistema di riconoscimento dei costi ed eventuali premi per il raggiungimento degli obiettivi prefissati ad inizio dello stesso Piano Regolatorio.9
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Si evidenzia che il decreto legislativo n. 79 del 16 marzo 1999, oltre a prevedere la costituzione di Sogin Spa, ha disposto che la stessa si attenga agli indirizzi strategici- operativi formulati dal Ministero dell’Industria (ora Ministero delle Attività Produttive) e ha affidato all’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas il compito di quantificare gli oneri nucleari,
Il piano viene elaborato a fronte dell’art. 11.1 comma b) dell’Allegato A della delibera 194/2013 che richiede che entro il 31 ottobre di ogni anno sia presentato <<un programma dettagliato dei costi esterni commisurati all’avanzamento, dei costi obbligatori, dei costi commisurabili e dei costi di utilità pluriennale, inclusivo dei costi a preventivo per l’anno successivo>>. Il Piano Regolatorio ha introdotto il sistema premiante10 a milestone ed ha introdotto per la prima volta i costi denominati commisurabili.
I costi commisurabili vengono remunerati attraverso un sistema di ricavi basato sul raggiungimento di obiettivi di avanzamento prefissati dall’AEEG, su un numero di task, particolarmente significative, denominate <<task driver>>. Il focus della pianificazione è quindi incentrato sul rispetto delle milestone e degli obiettivi sulle task driver, in quanto a maggiore impatto sul conto economico aziendale.
8.1 Classificazione dei costi nel nuovo Sistema Regolatorio 2013-2014
Di seguito, si riporta la classificazione del Sistema Regolatorio , vigente in Sogin Spa:
1. Costi commisurabili all’avanzamento: costi esterni per le consulenze, prestazioni professionali e consulenze di ingegneria, costi esterni per contratti di somministrazione di lavoro a tempo determinato o occasionale relativi ad attività di smantellamento.
Sono altresì inclusi:
consulenze legali attribuibili a specifici contratti e/o questioni direttamente legate alle attività commisurate;
consulenze per radioprotezione e fisica sanitaria; consulenze per garanzia della qualità;
costi per le verifiche di legge e la pubblicazione di bandi, ecc. per contratti relativi ad attività commiserate;
10 L’’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas oltre al sistema premiante, ha introdotto il sistema basato sulle
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costi per supporto ingegneria e sicurezza nei cantieri; costi esterni per l’energia elettrica di sito;
costi esterni di funzionamento della Scuola Italiana di Radioprotezione, Sicurezza e Ambiente di Caorso;
costi esterni di mensa per il personale classificato Commisurabile; Personale:
Costi di personale interno legati all’andamento delle attività:
Personale per progettazione, servizi specialistici di ingegneria, ingegneria ambiente, radioprotezione e licensing: è il personale che effettua le attività di progettazione, servizi specialistici e assistenza di progettazione per i lavori di sito, per tutte le questioni di carattere ambientale convenzionale e relative alle prescrizioni VIA, personale che segue le attività relative all’ottenimento delle autorizzazioni.
Personale per gli acquisti: è il personale addetto alle procedure per l’emissione dei contratti, dai bandi di gara fino alla formalizzazione dei contratti a seguito delle verifiche di legge. Questo personale si occupa anche della qualifica dei fornitori e della gestione dei relativi albi.
Personale per la sorveglianza dei lavori: è il personale di sito non rientrante fra quello obbligatorio addetto alla gestione e sorveglianza dei lavori in sito come i program manager, i project manager, i task manager, i project engineer, i responsabili di contratto, gli assistenti di cantiere e i direttori dei lavori, gli addetti alla garanzia della qualità e alla sorveglianza di radioprotezione delle attività di smantellamento
Personale per la sistemazione del combustibile irraggiato: è il personale che segue le attività per la sistemazione del combustibile irraggiato sia dal punto di vista gestionale, tecnico e contrattuale.
Personale che segue le attività per la “responsabilità solidale” come previsto dalle disposizioni di legge vigenti.
Personale di servizio e docente della Scuola Italiana di Radioprotezione, Sicurezza e Ambiente di Caorso.
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2. Costi generali effficientabili: costi esterni per i servizi vari di sito e i costi di coordinamento e servizi (escluso quanto compreso nei costi obbligatori e legati al volume delle attività di smantellamento), in particolare:
Aree verdi
Arredi e attrezzature uffici
Assicurazioni non comprese fra i costi obbligatori, in particolare: - Responsabilità civile patrimoniale certificati “Merloni”
- Polizze per attrezzature mobili (autogru, ambulanze, mezzi di trasporto materiali)
Cancelleria Canoni e affitti
Collaboratori a progetto (esclusi quelli relativi ad attività commisurate) Combustibile per autotrazione
Combustibile per riscaldamento
Consulenze e patrocini legali (escluse quelle relativi ad attività commisurabili)
Consulenze e certificazioni (non incluse nei costi commisurabili) Contributi consortili
Costi di viaggi e rimborsi spese Derattizzazione
Disinfestazione Acquedotto e gas
Emolumenti per consiglio di amministrazione, organi sociali e vertice aziendale
Farmaci e prodotti vari infermeria Fotocopiatrici
Giornali, libri e riviste Imposte e tasse
Informatica
Manutenzione ordinaria e straordinaria dei servizi (inclusi i servizi di centrali e impianti)
Lavori di stampa Noleggi
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Servizi di mensa, ristorazione e ticket per il personale classificato efficientabile
Servizi diversi (facchinaggio non connesso al trasporto di materiale radioattivo, etc…pulizie)
Smaltimento rifiuti speciali non derivanti da attività di smantellamento e gestione impianto
Spese di rappresentanza e oneri promozionali Manutenzioni di servizi di sito
Spese postali e telegrafiche Spese di viaggio e rimborsi spese Telefonia
Vestiario contrattuale e calzature Visite di controllo e collaudi ISPESL Varie
Personale:
Personale per le funzioni di staff: rientra tutto il restante personale di sede che svolge attività per la commessa nucleare (secondo i criteri della separazione contabile), nonché il personale di sito non obbligatorio addetto ai servizi (amministrazione, gestione personale, ecc.).
3. Costi Obbligatori:
Protezione fisica: costi esterni derivanti dai piani di protezione fisica e dalle prescrizioni di legge in materia per i siti, inclusi i costi per la manutenzione e la gestione degli impianti di protezione fisica
Vigilanza dei siti e della sede: costi esterni per i contratti di vigilanza dei siti e della sede, come richiesto dai piani di protezione fisica e dalla necessità di protezione del patrimonio aziendale
Assicurazioni: costi relativi alle assicurazioni previste dalla legge per le attività conseguenti allo smantellamento, in particolare:
- Responsabilità civile nucleare - Responsabilità civile inquinamento - “All risks” danni diretti e materiali
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Formazione: costi per l’erogazione della formazione richiesta dalle disposizioni vigenti
Gestione sito: costi esterni relativi alle attività di gestone e sorveglianza degli impianti sulla base delle leggi, prescrizioni e piani di emergenza vigenti, alla sorveglianza radiologica ambientale, al mantenimento della conformità legislativa in campo ambientale convenzionale, alla sorveglianza medica e radiologica dei lavoratori. Includono in particolare i costi per:
- Analisi sui carichi non legati a prescrizioni VIA
- Analisi previste per il mantenimento del sito ad esclusione di quelle legate alle prescrizioni VIA
- Fornitura dispositivi di protezione individuale (DPI) - Fornitura gas tecnici
- Forniture prodotti chimici, reagenti ed altri materiali di esercizio - Servizi vari (lavanderia e facchinaggio relativo al trasporto di
materiale radioattivo)
- Gasolio per diesel d’emergenza
- Costi mensa per il personale classificato obbligatorio - Smaltimento di rifiuti speciali da gestione impianto
- Costi per l’attività di manutenzione ordinaria e straordinaria di impianti e centrali, ad esclusione dei costi relativi alla manutenzione ordinaria e straordinaria dei siti.
Personale:
Costi di personale obbligatorio: costi relativi al personale obbligatorio a fronte dei regolamenti di esercizio, dei piani di emergenza, dei piani di protezione fisica, dei decreti relativi alla security e delle disposizioni di legge in tema di sicurezza sul lavoro nelle unità produttive e nei cantieri. Si tratta di personale di sito e di sede.
4. Costi ad attività pluriennali: costi sostenuti per la realizzazione di beni non destinati ad essere smantellati e per i quali è prevedibile un utilizzo anche oltre il termine del programma nucleare, ovvero hanno una vita utile inferiore alla durata delle attività di smantellamento. Sono compresi in questa categoria anche:
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I laboratori presenti nelle centrali e negli impianti (come, ad esempio, laboratori di dosimetria e di analisi ambientale, stazioni di gestione e controllo materiali) non destinati allo smantellamento e relative attrezzature
Le attrezzature che sono utilizzate in laboratori destinati allo smantellamento, ma che possono essere successivamente utilizzate in altri laboratori
I costi per strumenti di misura
I costi per software gestionali e i collegamenti con le prefetture e la forza pubblica (rete geografica di security)
I costi per le apparecchiature e installazioni di security per la sede e per i siti.
5. Costi Commisurati all’avanzamento: Attività commisurate all’avanzamento: costi esterni relativi a contratti per la realizzazione fisica delle attività di smantellamento, ivi compresi la realizzazione di depositi provvisori.