Il Valore della Reportistica

L’obiettivo di un sistema di reportistica all’interno dei sistemi informativi di una grande azienda è generalmente quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell’organizzazione all’interno della quale è sviluppato. Tale base informativa ha l’obiettivo di essere la più aggiornata e corretta secondo un’univoca prassi organizzativa e perciò non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative. In particolare, i sistemi di

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reportistica vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di Data Warehouse e BI. In tali contesti si hanno:

• Coerenza e consolidamento dei dati • Velocità nell’accesso alle informazioni • Supporto per l’analisi dei dati

Col crescere dei dati accumulati a disposizione delle organizzazioni, i vantaggi di un’elaborazione centralizzata dei documenti si rivelano nei tempi di esecuzione dei singoli documenti di reportistica. La particolare configurazione hardware delle macchine su cui vengono, a livello fisico, ospitate le risorse permette l’ottimizzazione delle richieste al sistema e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni sul sistema individualmente.

La standardizzazione dei documenti consente inoltre, secondo l’approccio all’informazione come bene aziendale, una miglior distribuzione delle conoscenze ed una visione dell’attività più conforme e concorde fra le varie funzioni dell’organizzazione. Un report, una volta elaborato e generato, viene validato dalle strutture preposte e distribuito, tramite aggiornamenti periodici, agli utenti autorizzati che ne diventano i fruitori.

Il primo passo tra le procedure a supporto di un processo decisionale è costituito, dunque, dai report. In passato erano in formato statico, di solito si trattava di script realizzati in diversi linguaggi di programmazione atti a catturare informazioni da un database transazionale, in grado di attuare delle elaborazioni su tali dati e di presentare i risultati in forma tabellare. La loro logica e il loro formato di output veniva definito durante la fase di programmazione e non poteva essere più modificato. Dunque, lanciando lo script si aveva sempre lo stesso soggetto di indagine, l’unico cambiamento consisteva nei valori che venivano esaminati di volta in volta, perché si presentavano sempre in forma aggiornata. Così facendo l’utente non aveva alcuna possibilità di interagire con l’analisi se non rivolgendosi al programmatore che aveva realizzato lo script, richiedendone eventuali modifiche. Anche in questo caso si evidenzia un passo in avanti nella gestione dell’informazione e del suo utilizzo, ma alcuni problemi persistevano. Simili soluzioni tuttavia presentavano problemi legati alla ridondanza e all’incoerenza dei dati, soprattutto derivanti dalla loro eterogeneità, e alla mancanza di strumenti utili per analisi efficaci e flessibili a supporto alle decisioni. Da quando si è intuito che per estrapolare informazioni strategiche, fondamentali per analisi di business, sarebbe stato più utile predisporre di un sistema informativo avanzato, sono nati una serie di strumenti che riescono a superare tali limiti in modo da facilitare e automatizzare la creazione della reportistica. Essi si

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riforniscono dai dati presenti nel Data Warehouse o nei cubi OLAP, spesso creati con questo obiettivo.

Il principale software usato per il cruscotto manageriale è stato Business Objects Xcelsius, un prodotto di SAP, azienda di software e soluzioni informatiche per il business.

Xcelsius è un software per la visualizzazione di dati che consente di creare modelli dinamici e interattivi che possono essere aggiunti ai cruscotti o esportati per la consegna in diversi formati, quali PowerPoint, PDF, Outlook e Web (mediante HTML). L’esportazione del documento . xlf di Xcelsius crea quindi un nuovo documento che rimarrà interattivo grazie alla tecnologia Adobe Flash Player. Per questo i terminali che non supportano Adobe Flash Player (ad esempio iPad e iPhone) non possono visualizzare cruscotti interattivi progettati con Xcelsius.

Il software è costituito da varie sezioni:

· un foglio di calcolo Excel (spreadsheet) dotato di tutte le funzioni che si avrebbero utilizzando Excel in modo indipendente. I dati e le formule possono essere importati da un file già esistente o immessi direttamente nel foglio di calcolo incorporato, per poi essere eventualmente modificati in base alle necessità senza reimportare il foglio di calcolo;

· l’area di disegno ( canvas) su cui si costruisce la parte grafica visibile all’utente finale.

Per progettare un modello visivo dei dati occorre posizionare i componenti nell'area di disegno tramite l’uso del “drag and drop” e collegarli ai dati contenuti nel foglio di calcolo tramite i riferimenti delle celle di Excel.

Esistono svariati tipi di componenti, quali quadranti, indicatori, grafici, mappe, elenchi di scelta e dispositivi di scorrimento. Tali componenti possono essere configurati per visualizzare e scrivere i dati direttamente dal foglio di calcolo, in modo che risultino utilizzabili da altri componenti, o per accettare dati immessi da utenti quando il modello è in esecuzione.

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dati e la connessione Live Office che permette al cruscotto l’input di dati non statici, ma soggetti agli stessi aggiornamenti fatti sui report.

Di seguito si riportano i principali componenti grafici di Xcelsius:

I chart:

grafici a torta, a barre, a linee singole o multiple compaiono nei cruscotti per dare una visione dettagliata dei dati.

I selector:

selezionano i dati in modo che l’utente veda solo le categorie di dati che gli interessano. La maggior parte dei selectors è associata a una tabella sorgente di celle del foglio elettronico e, a seconda delle etichette che gli vengono assegnate, cerca nella tabella e ricopia nelle celle di destinazione solo le righe o le colonne che corrispondono ai criteri di ricerca.

I gauge:

molto amati dai manager, questi tachimetri permettono di avere un’idea dello stato di avanzamento di una certa attività o del raggiungimento di un certo obiettivo dal valore prefissato.

Gli slider: permettono di far variare in modo

interattivo grafici e tachimetri incrementando o decrementando i dati in ingresso di una quantità definita dal costruttore del cruscotto. Naturalmente, più piccolo è l’incremento, più “fluido” sarà il movimento di gauge e chart. Il valore della cella a cui sono collegati, varierà facendo scorrere il cursore dello slider e, impostando questa cella come fonte dati nei chart o nei tachimetri, questi verranno resi dinamici.

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