Le funzioni del sistema informativo

Le principali funzioni di un sistema informativo sono sostanzialmente le stesse in tutte le aziende, qualsiasi tipo di attività esse svolgono.

Nelle aziende di modeste dimensioni si procede spesso manualmente o utilizzando strumenti e macchine semplici, alla raccolta dei dati che vengono prodotti con l’attività aziendale, alla loro classificazione e rilevazione, se non altro per motivi contabili e fiscali.

In un sistema informativo più evoluto i dati e le informazioni raccolte sono utilizzati per le seguenti funzioni:

• Pianificare e programmare l’attività futura dell’azienda, in particolare pianificare e programmare le attività logistiche. Essendo questa, tra l’altro, un’attività molto dinamica, i dati e le informazioni necessarie devono essere reperiti con tempestività, per rimodulare, se

necessario, i piani e i programmi predisposti. Le risposte alle variabili domande della clientela devono essere fornite in tempi rapidi, e possono talvolta comportare addirittura la ridefinizione dei tempi di consegna, dei livelli si stock nei magazzini, dei mezzi di trasporto, e così via.

• Coordinare e collegare sia le attività interne dell’azienda sia le attività esterne. Quando si fa riferimento al concetto di “sistema” è implicito che si imposti un flusso e una rete di “comunicazioni” costante e capillare, che consenta di collegare diversi organi e le operazioni, sia all’interno dell’azienda sia con i soggetti esterni (clienti, fornitori).

• Controllare e monitorare costantemente l’attività che si svolge. In genere questa funzione viene trascurata, e affrontata non in modo ben pianificato e strutturato. Come vedremo nel prossimo paragrafo, questa funzione è strettamente collegata alla funzione di pianificazione e programmazione, e consente di monitorare l’andamento operativo dell’azienda rispetto ai piani e i programmi (budget) predisposti, al fine di verificare gli “scostamenti” e rivedere quanto previsto, per adattarlo alle mutate condizioni verificatesi.

• Svolgere la quotidiana attività operativa in modo efficiente ed efficace da parte degli operatori.

Un sistema informativo in azienda ha dunque il compito di razionalizzare ed armonizzare le operazioni di supporto logistico, fornendo gli strumenti per pianificare, eseguire e controllare le attività assicurandone la piena integrazione a livello di gestione dei materiali, manutenzione, controllo

configurazione, contabilità analitica, documentazione tecnica e supporto alle decisioni.

Assicura la quantificazione dei fabbisogni degli articoli in magazzino, permette il corretto dimensionamento delle scorte ed il controllo dinamico della loro consistenza, consentendo la completa automazione delle attività connesse al ciclo di gestione dei materiali e la loro gestione contabile nel rispetto delle norme vigenti. Consente, inoltre, la gestione di sistemi di immagazzinamento completamente automatizzati fornendo in tempo reale tutte le informazioni necessarie alle attività di immagazzinamento, prelievo e distribuzione dei materiali. Attraverso le risorse che lavorano per integrare i dati ricevuti è possibile effettuare l’analisi dei processi coinvolti con elaborazioni puntuali e statistiche, per determinare se si è raggiunto o meno determinati obiettivi prefissati.

CAPITOLO 4

4. Il caso aziendale IKEA tra storia ed attualità

Ingvar Kamprad (Fig. 9), fondatore di IKEA, il colosso dell’arredamento più famoso del mondo, seppe come nessuno leggere i cambiamenti che stavano scuotendo la società europea a cavallo fra gli anni Cinquanta e Sessanta, riuscendo a coglierne le potenzialità meglio di chiunque altro. IKEA nacque come azienda di vendite per corrispondenza, specializzata in oggetti piccoli e a basso costo come portafogli, penne, cartoline e addobbi natalizi, calze da donna, e molti altri articoli di piccole dimensioni. Fu soltanto a partire dal 1953 che l’azienda fondata da Kamprad incluse i mobili nel suo catalogo. Kamprad aveva girato le fiere del mobile più importanti a livello internazionale, fra cui la Fiera Campionaria di Milano, in un periodo che possiamo definire “d’oro” per il design italiano. I pezzi firmati da Sottsass, Zanuso, Magistretti erano effettivamente bellissimi e colpirono molto pure Kamprad. Tuttavia, l’allora giovane imprenditore fece un’altra costatazione che sarebbe stata fondamentale per la nascita della filosofia IKEA: quei mobili, belli ed esclusivi, erano destinati ad arredare le case di pochissimi fortunati, quelli che potevano per l’appunto sostenere il costo di pezzi così di nicchia. La realtà delle case italiane, come lo stesso Kamprad ebbe occasione di vedere, era ben altra. A quei tempi, il mercato del mobile era radicalmente diverso da come lo conosciamo oggi. Arredare casa era un’operazione lunga e costosa. Un singolo mobile doveva durare decenni ed era pertanto un acquisto importante, da ponderare seriamente, non uno sfizio: quel tavolo o quell’armadio erano una fetta importante del reddito

familiare e sarebbero rimasti lì, sotto gli occhi dell’intera famiglia, per moltissimi anni. Proprio allora, Ingvar Kamprad ebbe l’idea di creare dei mobili belli, secondo i canoni estetici e funzionali propri del design scandinavo, ma a basso costo.

Ed è questa a tutt’oggi la filosofia IKEA, che può essere riassunta in due parole: design democratico. Ingvar Kamprad, con la sua azienda, riuscì nell’impresa di togliere ansia e pathos all’operazione di arredare casa. I suoi mobili, belli ma a basso costo, non erano concepiti (né presentati al pubblico) come oggetti destinati a durare una vita. Scegliere e acquistare il mobilio per la propria casa diventava così un’operazione molto più leggera e divertente, e a chi importava se quel mobile non era destinato a durare moltissimo? Costava poco, tutti se lo potevano permettere e il giorno in cui si sarebbe rotto, le mode o i gusti personali fossero cambiati o, semplicemente, si fossero stancati di vederlo lì, sarebbe stato sufficiente tornare nello store IKEA e sceglierne un altro.

Negli anni Cinquanta, iniziò l’espansione di IKEA. Nel 1953, fu inaugurato, nell’ex falegnameria di Almblad ad Älmhult, il primo showroom dedicato interamente ai mobili, con la possibilità di ammirare, toccare e provare, tutti i pezzi a disposizione ancora prima di acquistarli. All’epoca, questa possibilità era rivoluzionaria. La produzione di mobili era prevalentemente artigianale: i mobili venivano confezionati su richiesta e poi consegnati direttamente a casa del cliente. Seguirono, nel giro di pochi anni, un nuovo negozio di 6.700 metri quadrati, molto simile agli store IKEA che conosciamo oggi e lo store di Ljungby, nel sud della Svezia, non molto distante dalla città natale di Ingvar Kamprad.

Ma la vera rivoluzione IKEA doveva ancora esserci. Nel 1960, Kamprad fece un viaggio negli Stati Uniti, nel corso del quale si dedicò a studiare nuove modalità di vendita ancora poco diffuse nel vecchio continente. In particolare, fu molto colpito dalla modalità di vendita cash & carry, in cui i clienti sceglievano da soli la propria merce, la portavano alla cassa, pagavano e portavano via con sé quanto acquistato. Nel 1965, Kamprad inaugurò uno store IKEA di 45.800 metri quadrati (Fig. 10) a Kungens Kurva, vicino a Stoccolma, quello che tutt’oggi è il flagship store del marchio: l’IKEA più grande e importante del mondo. In questa nuova realtà ebbe la possibilità di mettere in pratica alcune idee importate dall’America, dandoci però il twist Scandinavo proprio della sua visione. Intanto, prese atto del fatto che la macchina stava diventando un bene sempre più diffuso fra le famiglie svedesi, che cominciavano a godere dei benefici di un boom economico senza precedenti nella storia del paese. Questo diede la possibilità a Kamprad di posizionare il suo store relativamente lontano dai centri abitati, in zone in cui il metro quadrato era decisamente più economico. La disponibilità di terreno a basso costo gli consentì pure di dotare il suo negozio di un ampio parcheggio per le macchine. L’idea era spingere le famiglie a recarsi in auto all’IKEA, e una

volta lì, portare via con sé la merce acquistata.

Ma com’era possibile portare via un letto, un divano o un armadio in una piccola auto familiare? E qui arriva la vera rivoluzione IKEA: i pacchi piatti. Ingvar Kamprad capì che trasportare i mobili interi era un’operazione complicata e dispendiosa.

Decise così di vendere i suoi mobili completamente smontati e imballati in dei pacchi ultrapiatti, semplici da trasportare persino in una macchina familiare. Per facilitare ulteriormente l’operazione e incoraggiare le persone a portare via con sé gli acquisti effettuati, ebbe l’idea di fornire, a un prezzo stracciato, pure i portapacchi da fissare ai tettucci delle automobili. I vantaggi di questa modalità di vendita erano innumerevoli. In primo luogo c’erano i vantaggi per l’azienda, che avrebbe così risparmiato sulla mano d’opera necessaria per produrre mobili finiti, limitandosi a fabbricare o ad acquistare i singoli pezzi occorrenti per costruire il mobile. Inoltre, avrebbe risparmiato sulla consegna della merce, in quanto l’acquirente avrebbe provveduto da sé a portare a casa quanto acquistato. Un ulteriore vantaggio era costituito dal fatto che i mobili, sotto forma di pacchi piatti, erano facili da immagazzinare, con la possibilità di avere un numero maggiore di pezzi a disposizione, direttamente nel magazzino dello store.

Ma pure i vantaggi per i clienti erano svariati. Innanzitutto, i prezzi diminuirono ulteriormente, dato il risparmio dell’azienda a monte, che le consentiva di praticare un prezzo finale imbattibile. In secondo luogo, alla gente piaceva l’idea di poter portare subito con sé i propri acquisti, senza dover aspettare per giorni, se non addirittura per settimane, l’arrivo dell’agognato mobile. Fu la nascita del concetto di “gratificazione istantanea” che guida a tutt’oggi l’intera gestione di IKEA: si parte dal presupposto che il cliente che acquista un tavolino da caffè oppure un’intera cucina voglia avere immediatamente a disposizione quanto

acquistato. Infine, alle persone piaceva l’idea di montare da sé i propri mobili.

"Questo sistema del “duplice vantaggio” diventò una delle linee guida del sistema IKEA: ogni vantaggio per l’azienda deve essere destinato a creare un vantaggio di qualche tipo pure per il cliente, che in questo modo percepisce l’azienda come una figura che lavora in funzione dei suoi bisogni, di semplificargli la vita e di permettergli di avere mobili belli e funzionali a dei prezzi imbattibili.

Proseguendo, negli anni 60-70 anni IKEA vede l’apertura di nuovi negozi fuori dalla Svezia e la creazione di sempre nuove idee geniali.

Negli anni’80 IKEA si espande esponenzialmente in nuovi mercati, come gli USA, l'Italia, la Francia e il Regno Unito.

Gli anni 90 vedono la crescita esponenziale di IKEA; nel 1999 conta oltre 150 punti vendita in 29 paesi su 4 continenti. Vengono creati articoli per il bagno e per la cucina.

Dal 1943, anno di fondazione di IKEA, la ricerca dell’ottimizzazione è stata il filo conduttore che ha caratterizzato la crescita dell’azienda svedese; da quando poi nel 1951 l’azienda si è concentrata esclusivamente sulla produzione e distribuzione di mobili è diventata parte integrante della

filosofia aziendale.

In questo processo di sviluppo la filosofia svedese, basata su essenzialità e funzionalità, è ravvisabile in una moltitudine di scelte, soluzioni e innovazioni, packaging compreso, che ne hanno decretato il successo.

Oggi questi aspetti sono irrinunciabili tanto che ogni prodotto viene creato valutandone la funzionalità, l’efficienza distributiva e l’incidenza dei costi. Non solo; la supply chain, dalla materia prima al componente finito, deve essere più corta possibile al fine di ridurre i costi, facilitare “le relazioni” tra le diverse fasi e quindi accorciare anche il lead time.10

IKEA, infatti, classifica i propri fornitori in base alle performance prodotte, collaborando con loro per riuscire a ridurre i tempi e ottimizzando i processi.

Quando questi raggiungono livelli di risposta tali per cui la produzione “segue” gli ordini, viene presa in considerazione la possibilità di far

10  _{Lead time: nei sistemi logistici rappresenta il tempo intercorrente tra l’ordine e il}

momento di soddisfacimento della richiesta («tempo di risposta» o «tempo di attraversamento»).    

dialogare il fornitore direttamente con i punti vendita, by-passando i centri distributivi.

Da giugno 2012 il Gruppo IKEA ha pubblicato una nuova strategia per la sostenibilità 2020 (IKEA Group Sustainability Strategy for 2020), promuovendo il concetto di People & Planet Positive.[8] People & Planet Positive si incentra su tre aree: ispirare milioni di persone a vivere una vita più sostenibile in casa, raggiungere l'indipendenza sul piano dell'energia e delle risorse e creare una vita quotidiana migliore per le persone e le comunità.

L'azienda ha introdotto un codice di condotta chiamato IWAY, acronimo di "the IKEA Way on Purchaising Products and Services"; istituito nel 2000, questo codice richiede ad ogni ufficio di IKEA nel mondo di ricercare fornitori di beni e servizi che applichino il prezzo più basso, ma che tengano conto di persone e ambiente. I requisiti minimi richiesti si possono così riassumere:

• Il rispetto per l'ambiente, con controlli periodici rispetto alla

prevenzione all'inquinamento (emissioni in aria, uso di sostanze chimiche, ecc.);

• Le condizioni di lavoro (la salute e la sicurezza dei lavoratori, il rispetto

delle prescrizioni sulle strutture e i luoghi di lavoro);

• La prevenzione degli incendi;

• Il rispetto dei diritti dei lavoratori (salari, orario di lavoro, benefit,

libertà di associazione a sindacati e organizzazioni di lavoratori, rifiuto e prevenzione del lavoro minorile, del lavoro coatto e forzato);

• La prevenzione delle discriminazioni, di molestie, abusi e azioni

Attualmente IKEA conta oltre 403 punti vendita in 49 diversi paesi (Fig. 11), su quattro continenti che gestiscono e coordinano i flussi delle oltre 10.000 referenze a catalogo, molte delle quali prodotte dall’altra parte del mondo. Il 31% dei prodotti proviene, infatti, dall’Asia (il 18% dalla sola Cina) e nella quasi totalità dei casi utilizza il trasporto marittimo per raggiungere le diverse destinazioni. Prodotti, scatole e cartoni, al motto di “air out, product in”, oltre ad essere disegnati per ottimizzare l’handling e lo stoccaggio, vengono ideati per sfruttare al meglio lo spazio dei container trasportati dalle navi. Non è quindi così assurdo pensare che il design della cucina, dell’armadio o del divano appena acquistati è in qualche modo legato quello di un anonimo container.

Fig. 11- Mappa indicante in verde i paesi in cui IKEA è presente

Se solitamente i prodotti IKEA vengono trasportati prevalentemente via mare, una volta giunti ai centri distributivi sono poi destinati ad essere

trasferiti su strada o ferrovia. A tale proposito, in linea con gli obiettivi di ottimizzazione e risparmio dei costi (si parla di un differenziale di 10€ al m3 rispetto alla gomma) ma anche per il rispetto dell’ambiente che caratterizza il popolo scandinavo, IKEA ha costituito nel 2001 IKEA rail AB, operatore ferroviario che si occupa di trasportare i materiali e i prodotti dalle aree di produzione in Svezia, Belgio, Olanda e Germania verso i magazzini centrali.

Una volta raggiunti gli oltre 200 punti vendita i prodotti vengono stoccati in immensi ambienti-magazzini di cui una parte è accessibile ai clienti che provvedono autonomamente al picking degli oggetti di piccole dimensioni mentre la restante parte è riservata allo staff.

Qui i dipendenti IKEA individuano gli articoli più complessi ed ingombranti scelti dal cliente e li portano in un’apposita area di carico adiacente ai parcheggi dove non di rado vetture improvvisate furgoncini vengono stipate all’inverosimile.

Lo spreco di spazio, di tempo, di materiali non è concepito in IKEA e ogni fase aziendale, dalla pianificazione, alla progettazione, alla produzione e alla logistica è pensato in questi termini. In effetti, l’ottimizzazione delle unità di carico ha permesso significative e strategiche economie lungo la Supply Chain oltre alla possibilità di “coinvolgere” i clienti finali nell’ultima fase del trasporto.

Un altro fattore fondamentale nella cultura aziendale di IKEA è la marcata identità svedese dell’azienda; a cominciare dai colori del famosissimo marchio IKEA, giallo e blu, a richiamare quelli della bandiera svedese, ai nomi dei diversi articoli in vendita, al design dei singoli mobili ispirato a quello della tradizione scandinava per non parlare dei prodotti gastronomici in vendita o del menu del ristorante con le celeberrime polpette di carne svedese accompagnate rigorosamente con salsa di mirtilli, tipica di quelle latitudini.

Lo stesso nome IKEA (Fig.12) è un concentrato di Svezia.

Kamprad lo scelse unendo le iniziali del suo nome e del suo cognome (Ingvar Kamprad), e quelle della fattoria in cui è cresciuto (Elmtaryd) e del paese in cui è nato (Agunnaryd).

Fig. 12 - Il marchio IKEA