La logistica gioca un ruolo fondamentale nella gestione di un volume di merci così elevato e dislocato in tutti gli angoli del pianeta. Circa un terzo del valore di un articolo IKEA è dato proprio dai costi per portarlo dal fabbricante allo store.
IKEA è un’azienda dalla solida struttura verticale, che controlla in tutto o in parte buona parte dei suoi fornitori. Per far arrivare i prodotti negli store, l’azienda impiega 32 centrali dislocate in quindici paesi diversi. Sono proprio queste centrali quelle che hanno il compito di fare arrivare in maniera tempestiva i diversi articoli in ogni negozio.
La rapidità della consegna al punto vendita degli oggetti presenti sul catalogo è fondamentale per garantire la presenza in loco della merce e onorare il principio della “gratificazione istantanea”. Questo principio, fondamentale nella filosofia di Ingvar Kamprad, può essere garantito soltanto da una logistica efficiente. La maggior parte degli store IKEA si trova relativamente lontano dai centri abitati, in luoghi scelti per servire un bacino di potenziali clienti provenienti da più città. Occupano un grande spazio e in genere non fanno parte di centri commerciali: chi si reca all’IKEA lo fa con la precisa intenzione di andare lì e da nessun’altra parte.
Intere famiglie affollano il parcheggio e lo showroom del negozio con l’intenzione di trascorrere lì buona parte della propria giornata. Del resto, tutto è stato concepito per soddisfare i bisogni di una famiglia per un’intera giornata: aree per i bambini, bar, ristoranti, servizi ampi, comodi ed efficienti. Inoltre, passeggiare per i negozio IKEA è un’esperienza tutto sommato piacevole.
Gli articoli sono stati disposti in maniera coerente e attrattiva, il percorso è libero, così come la possibilità di toccare e provare, senza bisogno di intermediari, mobili e oggetti. Tuttavia, questa atmosfera rilassante e alla mano è tutt’altro che casuale: già nella visione originario di Ingvar Kamprad c’era la spinta a rendere ogni cosa in negozio funzionale e piacevole per i clienti. Ogni negozio IKEA nel mondo si divide in quattro aree. Lo showroom, che è la zona dedicata all’esposizione dei mobili, il locale di vendita, le linee di cassa e il magazzino.
Lo showroom comprende stanze arredate di tutto punto, fino a sembrare addirittura abitate, che riproducono i diversi ambienti di una casa, ed è lì dove i clienti possono ammirare i mobili in un contesto ideale, toccarli e provarli. Per l’azienda è importante che già all’inizio del percorso i clienti trovino ambienti arredati con un elevato numero di prodotti, in grado di soddisfare tutti i gusti e dare così ai potenziali acquirenti l’idea che lì troveranno sicuramente qualcosa di loro gusto. I mobili più venduti, o quelli la cui vendita si vuole potenziare, magari perché garantiscono un elevato margine di profitto, vengono posizionati in spazi ben visibili lungo il percorso, in modo tale da intercettare il maggior numero di persone, mentre quelli che vendono meno vengono relegati in posizioni meno frequentate lungo il percorso.
IKEA organizza con cura i propri percorsi espositivi: nessun oggetto è posizionato a caso in uno store IKEA.
IKEA Italia si organizza con la presenza di tre magazzini:
• Il centro di distribuzione ad alta flusso di Piacenza (Italia) che fornisce prodotti che rappresentano la maggior parte delle vendite; • Il centro di distribuzione a basso flusso di Dortmund (Germania); • Spedizioni dirette dalla fabbricazione che vorrebbero aumentare
percentualmente di volume.
C'è un altro tipo di magazzino: il centro di distribuzione del cliente, quel magazzino che consegna direttamente i prodotti nelle case dei clienti. Le operazioni di distribuzione non vengono eseguite da IKEA ma subappaltate da magazzini.
Ogni giorno, da 8 a 10 camion arrivano a IKEA Aubonne e vengono scaricati tra le ore 5.00 e le 10.00 (non è previsto il riempimento dell'area di stoccaggio durante il giorno).
I codici a barre dei pallet sono scansionati per verificare i riferimenti e le quantità della merce consegnata. Se c'è qualche problema, i gestori IKEA di Zürich sono avvertiti e sia i depositi che i fornitori ricevono le informazioni. Poi, i prodotti vanno al servizio self-service, riempiti e disposti secondo regole ben precise all’interno del punto vendita o all'uscita di merce (per i più grandi).
Poiché la capacità è limitata, il negozio funziona secondo un sistema di flusso che riduce al minimo lo stoccaggio. Ogni negozio IKEA dispone di un gestore logistico che utilizza un proprio sistema per controllare il livello di inventario.
I controlli delle scorte vengono effettuati ogni giorno (da 100 a 150 riferimenti vengono controllati al giorno). Ogni riferimento deve essere controllato almeno una volta all'anno, per avere sempre ben chiara la visione di una possibile perdita di ricavi dovuta a perdite, rotture, e furti.
Queste verifiche sono attualmente eseguite manualmente con un cosiddetto ‘RDT’.12 Questi controlli di riserva vengono effettuati prima di ogni scarico del camion.
Il controllo inventariale può essere richiesto in modo eccezionale (con tempistiche non dettate dal sistema) qualsiasi momento e su qualsiasi articolo, nel momento in cui l’operatore ritiene che la quantità a stock è nettamente differente da quella realmente in vendita.
IKEA monitora costantemente anche le informazioni riguardanti le vendite e le visite.
Ciascun punto vendita può visualizzare in tempo reale i dati che tengono traccia delle vendite per negozio, per reparto e ora del giorno ed il relativo confronto con gli altri negozi nel resto del Paese. Inoltre, l’analisi del traffico della clientela è resa possibile da un sensore posizionato sulla porta di ingresso di ciascun punto vendita che misura il numero delle visite effettuate.