Analisi della tecnologia RFID: applicazione ed opportunita nel campo logistico di IKEA sostenuto dal sistema informativo aziendale.

UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PISA

DIPARTIMENTO DI ECONOMIA E MANAGEMENT

CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN STRATEGIA, MANAGEMENT E CONTROLLO

TESI DI LAUREA MAGISTRALE

ANALISI DELLA TECNOLOGIA RFID: APPLICAZIONE ED OPPORTUNITA’ NEL CAMPO LOGISTICO DI IKEA SOSTENUTO DAL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

RELATORE: PROF. STEFANO SARTINI

“Tieni sempre presente che la tua ferma convinzione di

riuscire è più importante di qualsiasi altra cosa”

Abramo Lincoln

INDICE

Premessa………...8

Presentazione della tesi………...………..….…..11

CAPITOLO 1

1. Inquadramento ai sistemi informativi aziendali

1.2 Il sistema informativo: funzioni e requisiti………...15

1.3 Le componenti del sistema informativo………...…18

1.3.1 Le procedure e i processi………....…...……20

1.3.2 Tipologie di sistemi di elaborazione………….…….……...…21

1.4 I diversi modelli di sistema informativo….………..………23

1.5 I sistemi Enterprise Resource Planning……….……...…….28

CAPITOLO 2

2. Attività logistica

2.2 Le attività operative aziendali come sono supportate dal S.I…………40

2.3 Organizzazione del magazzino………..43

2.4 Cosa si intende per logistica: definizione e settori………45

CAPITOLO 3

3. Il sistema informativo a supporto del sistema logistico

3.1 La necessità di un sistema informatico a supporto della logistica……52

3.2 Le funzioni del sistema informativo……….53

CAPITOLO 4

4. Il caso IKEA cenni storici e magazzino

4.2 IKEA ed il suo biglietto da visita………..…66

4.3 Il magazzino IKEA: organizzazione e logistica………...72

4.4 Tecnologia GS1 primo passo verso tecnologie all’avanguardia……...75

CAPITOLO 5

5. La tecnologia RFID

5.2 La composizione del dispositivo di tecnologia RFID………...85

5.3 RFID nella storia……….…..88

5.4 Confronto tra i tag RFID attivi e passivi ……….……90

5.4.1 Hardware……….….94

5.4.2 Software………..….95

5.5 La distinzione dei Tag per frequenza………...…….96

CAPITOLO 6

6. RFID in IKEA

6.1 Implementazione del sistema RFID il tracciamento della merce nei

magazzini IKEA………103

6.2 RFID versus barcode………...………111

6.3 Costi industriali dei Tag………..……120

6.4 Criticità ed opportunità dello sviluppo………121

6.4.1 Freni all’adozione……….……123

6.5 Diversi livelli di applicazione di RFID in IKEA……….……125

6.6 I Vantaggi di applicare la tecnologia RFID in IKEA…………..……128

Conclusione……….….138

Bibliografia………..143

Premessa

La tesi di laurea è un momento importante nella carriera di tutti gli studenti perché rappresenta il momento finale del percorso universitario. La tesi dovrebbe offrire la prova del fatto che il laureando è in grado di produrre un contributo scientifico o professionale su un argomento che riguarda una delle discipline studiate all’Università e che è in grado di farlo con un certo livello di autonomia.

Nel mio caso, il caso di una studentessa “madre-lavoratrice”, la tesi assume una valenza ancora maggiore, visto l’impegno che il lavoro e la famiglia sottraggono quotidianamente al desiderio di concludere il mio percorso di formazione universitaria.

Grazie alla mia laurea triennale in Economia e Legislazione dei sistemi Logistici e l’esperienza maturata tra un master di primo livello svolto a Verona e vari stage e tirocini, svolti in campo logistico, quattro anni fa sono stata assunta da IKEA, l’azienda multinazionale nota in tutto il mondo per la vendita di mobili, complementi d’arredo e altra oggettistica per la casa.

Ed è per questo motivo che la scelta dell’argomento della mia tesi è caduto sulla “Analisi della tecnologia RFID: applicazione ed opportunità nel campo logistico di IKEA, sostenuto dal sistema informativo aziendale”. La mia formazione universitaria ed extra universitaria acquisita sino ad oggi è sempre stata rivolta essenzialmente all’ambito della logistica nelle sue più ampie, anche se certo non più di tanto approfondite, accezioni per cui ho trovato stimolante iniziare la stesura di questo elaborato cercando di

analizzare un sistema informativo aziendale quale supporto del sistema logistico della stessa, del Supply Chain Management, dell’attività logistica in entrata e che cosa rappresenti dapprima da un punto di visto generale di ogni azienda del settore della grande distribuzione per poi entrare nello specifico dell’azienda multinazionale IKEA.

Devo dire che ho trovato grande difficoltà ad ottenere da parte della stessa l’accesso a dati ed informazioni dettagliate circa quanto mi sarebbe occorso per la stesura di un lavoro più accurato e attualizzato. Del resto è noto come una multinazionale come il colosso IKEA, costituisca di fatto un’entità sovranazionale per cui è facile intuire, come ciò rappresenti in questo senso un limite invalicabile. Nonostante questo, dopo qualche breve cenno circa la storia di IKEA, ho cercato di approfondire la più moderna tecnologia RFID e le applicazioni nel campo logistico, nell’ottica di confrontare l’attuale sistema informativo aziendale di IKEA con quello che potrebbe rappresentarne l’evoluzione.

Uno studio e un approfondimento che potrebbero rappresentare un progetto innovativo da attuare nella prospettiva di ottenere un miglioramento per l’azienda e, in ultima analisi, anche per il lavoro che quotidianamente sono chiamata a svolgere.

Presentazione della tesi

Negli ultimi anni, in ambito aziendale, si è assistito a un notevole aumento della complessità a tutti i livelli.

L’attuale contesto di business è caratterizzato da macro fenomeni quali crisi economica, globalizzazione dei mercati, orientamento al cliente e la velocità di decisione e così anche l’evoluzione del contesto aziendale ha subito una brusca accelerazione che ha causato un peggioramento delle condizioni finanziarie e riduzione di fatturati e profitti nella maggior parte delle imprese. Il mercato odierno è caratterizzato da una certa dose di incertezza e turbolenza in cui le aziende attuali si trovano costrette di volta in volta a creare nuove strategie competitive ed innovative allo scopo di fronteggiare le innumerevoli sfide che si possono loro presentare davanti, dimostrando così che solo attraverso una forte capacità di adattamento e sfruttamento delle opportunità è possibile rispondere in modo adeguato ai bisogni e necessità del cliente.

Per il concepimento di prestazioni sempre più elevate, i moderni contesti aziendali, sono caratterizzati da alta complessità tecnologica, applicativa ed organizzativa dei Sistemi Informativi (SI), che consentano una maggiore sincronia tra tutte le diverse attività, funzioni e processi della singola impresa.

Per governare l’azienda in questo mercato in continuo cambiamento è necessario quindi, aumentare la velocità decisionale sia a livello direzionale che a livello operativo, ciò richiede semplicità e rapidità di funzionamento

forte tempestività nel reperimento e nella distribuzione delle informazioni necessarie. Ed è per questo motivo che l’azienda deve avere moderni sistemi di lettura che permettano a chi prende decisioni, di concepire prestazioni sempre più elevate.

Oggi più di ieri è dunque fondamentale poter acquisire, disporre e saper gestire le informazioni e i dati sempre più affidabili, tempestivi e attendibili, per generare uno strumento fondamentale sia per fronteggiare i possibili rischi che per realizzare un’efficace gestione d’impresa.

Solo chi possiede i nuovi strumenti ed una buona organizzazione in grado di gestirli, potrà sopravvivere e tornare a competere sul mercato: chi non ne dispone è destinato a dover soccombere.

Per raggiungere gli obiettivi elencati precedentemente il sistema aziendale dovrà disporre oltre che di sistemi informativi tradizionali dei più moderni Sistemi Gestionali Integrati (cosiddetti Enterprise Resource Planning o più semplicemente ERP), in grado di creare un modello di lavoro che rispecchi l’impresa consentendo l’integrazione delle informazioni fra le diverse unità aziendali, determinando il controllo totale e un aumento dell’efficienza. Dopo avere trattato l’argomento dei sistemi informativi, il volume continuerà con introdurre l’azienda IKEA, nota azienda operante a livello mondiale nel settore di arredamento, e dove lavoro da quattro anni.

Descriverò brevemente il sistema logistico di entrata della merce in azienda, dove ho modo di seguire giornalmente le procedure, per poi focalizzare l’attenzione sulla possibile applicazione della nuova tecnologia RFID.

Una tecnologia già utilizzata in altri campi e settori, che potrebbe apportare non pochi benefici a livello aziendale, analizzerò più nel dettaglio (dopo una breve introduzione e descrizione) quelli che possono essere i punti

critici e le opportunità generati dall’applicazione del sistema descritto nell’organizzazione del colosso IKEA.

CAPITOLO 1

1. Inquadramento ai sistemi informativi aziendali

Per sistema informativo aziendale si intende l’insieme di strumenti, risorse e procedure che consentono la gestione delle informazioni aziendali.

Entrando nel dettaglio ne fanno parte: l’insieme di dati e informazioni, sia interni che esterni raccolti dall’azienda, tutte le procedure che hanno il compito di acquisire ordinare ed elaborare i dati; ogni tecnologia predisposta alla raccolta, al trattamento e l’archiviazione delle informazioni; l’insieme di regole e principi sul quale si basa e sviluppa la mission aziendale e per ultimo (ma non per importanza) l’insieme di persone che presidiano il tutto.

Possiamo dunque comparare il sistema informativo aziendale ad un vero e proprio “sistema nervoso” dell'azienda stessa. Le tecnologie informatiche offrono oggi grandi potenzialità (informatizzazione del sistema informativo aziendale): consentono alle aziende di controllare, pianificare e gestire in modo integrato tutte le attività; consentono di elaborare velocemente una maggiore quantità di dati ed informazioni di quanto fosse possibile in passato.

Perciò ogni azienda necessita e dispone, oggi più che mai, del proprio Sistema Informativo anche se non viene definito in maniera esplicita. È infatti essenziale per il funzionamento e la gestione dell’azienda; è radicato e integrato con il sistema organizzativo e comprende le risorse umane.

Per evitare inconvenienti facilmente intuibili e rendere il processo aziendale fluido e completo, tutte le figure che interessano l’azienda e che vengono da essa codificate, dovranno essere inscritte in un apposito archivio che assolva a tutti quei compiti che, normalmente ad esso si riferiscono: raccolta dei dati, facilità di accesso, tempestiva consultazione, immediata identificazione dell’oggetto richiamato.

Le risorse aziendali, che consentono di attivare tutti i processi sviluppati dall’azienda per perseguire il proprio fine, sono pertanto costituite dai soggetti, dai mezzi finanziari ed economici, nonché dalle informazioni, utilizzati e coordinati a sistema all’interno dell’organizzazione aziendale.

1.2. Il sistema informativo: funzioni e i requisiti

In ogni azienda, qualsiasi tipo di attività venga svolta, le principali funzioni di un sistema informativo sono sostanzialmente le stesse.

I dati e le informazioni che vengono continuamente raccolti sono utilizzati per le seguenti funzioni:

1. Pianificare e programmare le attività future, soprattutto quelle inerenti alla sfera logistica. Essendo dinamica per caratteristica, questa attività richiede dati e informazioni disponibili e reperibili con tempestività, per essere in grado di rimodulare, se necessario, i piani e i programmi prestabiliti. Le domande variabili dei clienti richiedono risposte veloci e precise, che talvolta comportano la ridefinizione dei tempi di consegna, quantità, modalità di trasporto e che incidono sui livelli di stock a magazzino e sulla organizzazione in generale.

2. Coordinare e collegare sia le attività interne all’azienda sia quelle esterne. Solo il fatto che ci si riferisca a “sistema”, vuol dire che è implicito un costante flusso di informazioni che si sviluppi in una rete di informazione che consenta di collegare gli organi interni con i soggetti esterni quali clienti, fornitori.

3. Controllare e monitorare in modo costante le attività che vengono svolte per avere costantemente chiaro l’andamento operativo, al fine di verificare gli scostamenti rispetto ai programmi pianificati ed implementare, in caso di necessità, azioni correttive.

4. Svolgere la quotidiana attività operativa in modo efficace ed efficiente da parte degli operatori tutti.

Un buon sistema informativo permette alle risorse che operano ad ogni livello in azienda di prendere adeguate decisioni, che siano in linea con gli obiettivi aziendali, ed incisive sia sul piano tecnico che sul piano operativo e strategico.

Essenzialmente un Sistema Informativo deve soddisfare le esigenze conoscitive interne ed esterne all’azienda con efficacia, cioè la capacità di ottenere il miglior risultato a parità di risorse o l’utilizzo del minor quantitativo di risorse a parità di risultati, ed efficienza cioè sia in grado di ottenere il giudizio qualitativo del risultato in rapporto tra risultato ottenuto e obiettivo prefissato.

Più in particolare, possiamo considerare i cosiddetti requisiti di efficacia di un S.I.:

• Selettività: la capacità di produrre solo le informazioni utili e necessarie per prendere le decisioni. In quest’ottica i responsabili dei centri decisionali non necessitano di una mole gigantesca di dati, ma di dati precisi e ben selezionati. La selettività misura pertanto le informazioni dal punto di vista qualitativo, che devono essere rilevanti per ciascun centro decisionale.

• Tempestività: attiene al tempo che il SI impiega per produrre le informazioni necessarie al destinatario. La tempestività è ritenuta un elemento essenziale per ogni informazione che deve essere disponibile in breve tempo in modo da avere una percezione diretta degli accadimenti aziendali e pertanto avere un controllo sull’intera gestione. I fattori che maggiormente influiscono su questo elemento sono il tempo di aggiornamento degli archivi e il tempo che occorre per accedere alle informazioni.

• Affidabilità: capacità del SI di produrre informazioni corrette ed esenti da errori. Infatti è necessario che le informazioni risultino accurate, precise e corrispondenti alla realtà. Occorre pertanto, una corretta rilevazione dei dati e verifiche idonee in tutte le fasi del processo di elaborazione.

• Flessibilità: capacità di adeguarsi sia alle esigenze informative dei destinatari, che ai mutamenti dei fabbisogni informativi e per ultimo all’evolversi incessante delle tecnologie.

• Accettabilità: attiene al giudizio che dà l'utente, che deve essere “accettato” da tutti i soggetti coinvolti nell’utilizzo dello stesso. Un

requisito collegato al tipo di percezione che gli utenti manifestano nei confronti della validità delle conoscenze fornite.

• Economicità: che considera l'aspetto economico, cioè i costi sostenuti per la produzione delle informazioni. Variano in base alla struttura del SI e al conseguimento dei requisiti di efficacia. Incidono notevolmente le caratteristiche proprie delle apparecchiature utilizzate ma anche dei software implementati. Ciò che comunque incide maggiormente sui costi sono sicuramente le risorse umane impiegate nelle varie fasi del processo del trattamento dei dati.

1.3. Le componenti del Sistema Informativo

Ciò che costituisce un Sistema Informativo è un insieme di diversi elementi che interagiscono tra di loro per conseguire l'obiettivo di produrre informazioni. Tali elementi sono: il patrimonio dei dati, le informazioni, le persone, gli strumenti, e i procedimenti (Fig.1).

1) Dati: sono la componete essenziale del sistema.

2) Informazioni: l’insieme di dati già elaborati e collegati strettamente tra loro da una precisa finalità.

3) Persone: coloro i quali, opportunamente registrati, si occupano di raccogliere e catalogare i dati di interesse. Essi sono i destinatari delle informazioni già manipolate.

4) Strumenti: al giorno d’oggi si tratta di mezzi altamente tecnologici in grado di far viaggiare le informazioni tra fornitori e acquirenti, tra

diverse aziende e tra punti diversi della stessa azienda. In questa categoria troviamo anche tutte quelle infrastrutture in grado di trasformare i dati in informazioni.

5) Procedimenti: è l’insieme delle procedure attraversi le quali vengono raccolti ed elaborati i dati. Saranno le persone di competenza che saranno chiamate a sceglier la modalità per elaborare i dati per ogni singola finalità, considerato che ogni azienda ha una propria esigenza da soddisfare.

Nel seguito ci dedicheremo a commentare, in particolare, le procedure e il patrimonio dei dati.

1.3.1. Le procedure e i processi

Occorre fare una distinzione preliminare tra Procedure e Processi.

Un processo è un insieme di attività, collegate da relazioni di sequenzialità o complementarietà, volte al raggiungimento di un determinato obiettivo. In un’impresa si svolgono moltissimi processi, dalla raccolta degli ordini della clientela all’emissione di ordini ai fornitori alla contabilizzazione delle entrate ed uscite dal magazzino, solo per citarne alcuni.

Per i processi più importanti o più critici vengono stabilite le norme e le modalità con cui si devono svolgere le attività che li costituiscono. L’insieme delle regole che consentono di eseguire e portare a termine un processo è detto procedura.

Le procedure possono essere specificate soltanto per processi aziendali molto strutturati e, quindi, per i processi di produzione delle informazioni ed elaborazione dati che caratterizzano i S.I.

Una tecnica di ristrutturazione dei processi, finalizzata alla loro automazione, è il BPR, ovvero Business Process Reengineering: quando un processo deve essere automatizzato, infatti, non ci si può limitare a sostituire il lavoro manuale con l’elaboratore ma occorre ripensare radicalmente il processo in funzione della tecnologia disponibile, ristrutturarlo e ripensarlo eliminando eventuali anomalie della procedura e i giri viziosi che i dati o le informazioni compiono. Solo dopo aver effettuato questo tipo di attività, senza prendere necessariamente come riferimento la procedura manuale, si può pensare di automatizzarlo, sfruttando al meglio la tecnologia disponibile.

Ricapitolando, i processi strutturati possono essere eseguiti seguendo

opportune procedure, le procedure formalizzate e formalizzabili possono essere automatizzate, cioè tradotte in un linguaggio di programmazione comprensibile dal calcolatore, ovvero in un programma.

Una procedura automatizzata è un insieme di programmi che implementano le varie fasi della procedura: ci saranno programmi per l’acquisizione di dati, programmi elaborativi e programmi che comunicano l’output.

Le procedure informatiche hanno tutte la stessa struttura ma possono essere molto differenti tra loro perché eseguite in modi molto diversi.

Nelle aziende si distinguono due macro categorie di procedure, procedure on-line real-time (OL/RT) e procedure batch e questa distinzione è legata ai diversi sistemi di elaborazione che le implementano.

1.3.2. Tipologie di sistemi di elaborazione

Possiamo distinguere quattro tipi di sistemi di elaborazione (l'operazione unitaria che può essere svolta da un programma su un elaboratore viene chiamata transazione):

1) Sistemi real-time,

Un sistema elaborativo real-time è un sistema in grado di seguire eventi dell’ambiente esterno nel momento in cui si verificano.

L’ingresso dei dati, in questi casi è richiesto in un tempo così breve da rendere significativo il feedback che elabora.

2) Sistemi on-line,

I sistemi on-line sono caratterizzati dall’esistenza di un collegamento diretto tra il sistema di elaborazione e la fonte dei dati. Per questo motivo

un sistema real-time è sempre anche on-line e non il viceversa: vi possono essere sistemi che acquisiscono i dati alla fonte (on-line) ma non li elaborano immediatamente perché non richiesto (non real-time).

3) Sistemi batch,

I sistemi batch sono sistemi elaborativi che lavorano a lotti, batch appunto. I dati vengono accumulati in gruppi omogenei che verranno elaborati solo dopo aver raggiunto una certa dimensione.

Questo tipo di trattamento dei dati prevede il funzionamento del sistema off-line, ossia senza collegamento diretto tra la fonte dei dati e il sistema di elaborazione.

Il lavoro in modo batch è utilizzato dalle imprese che delegano a terzi l'elaborazione dei loro dati interni, non avendo una struttura interna in grado di effettuare tale operazione, oltre che da tutte le imprese nel momento in cui si tratta di produrre dati di sintesi, che, per loro natura, si ottengono dalla elaborazione di un insieme di opportuni dati elementari relativi, ad esempio, a un determinato intervallo di tempo

4) Sistemi batch a distanza,

I sistemi batch a distanza sono un’evoluzione dei sistemi batch in cui il lancio di un lavoro batch viene affidato agli utenti e ai responsabili periferici del S.I., nell’ottica di un generale piano di decentramento delle attività aziendali.

Potremmo dire che è un modo di trattare i dati “batch on-line” perché l’utente periferico cura direttamente (on-line) l’immissione nell’elaboratore di lavori batch. Questi sistemi non sono real-time perché l’elaborazione può non essere immediata.

1.4. I diversi modelli di sistemi nformativo

Il primo modello fa riferimento ad una scomposizione in relazione alle attività che vengono supportate dal Sistema Informativo di riferimento. Questo concetto si basa sul presupposto che le aziende sono divise al loro interno da un susseguirsi dinamico di attività che vengono svolte sinergicamente e che il S.I. sia strutturato in funzione di esse.

Anche se sono numerosi i criteri adottati per classificare le attività interne, analizziamo di seguito due modelli: il modello di Anthony ed il modello di Simon.

Dall’autore R.N. Anthony l’azienda può essere vista come un insieme di attività organizzate secondo una serie di cicli di pianificazione e controllo attraverso i quali vengono definiti gli obbiettivi, raccolti e verificati i risultati ed infine poste in essere azioni correttive.

Questi cicli possono essere ben suddivisi in tre attività, che secondo Antony, vengono svolte dai tre livelli organizzativi presenti in azienda che si sviluppano gerarchicamente in uno schema a piramide come in (Fig.2)

Fig. 2 - I tre livelli di programmazione e controllo secondo Anthony

Quindi schematicamente avremo che:

1. Vertice strategico à Attività strategiche à Pianificazione strategica

2. Direzioni funzionali à Attività tattiche à Controllo direzionale

3. Personale esecutivo à Attività operative à Controllo operativo

Le attività strategiche comprendono tutte quelle attività idonee a pianificare la strategia d’azienda, nel dettaglio, quelle inerenti al processo decisionale basato al raggiungimento degli obiettivi di medio lungo-periodo, sull’acquisizione di risorse idonee al loro conseguimento, sulle politiche da adottare nell’uso di tali risorse. È richiesto, oltre all’attitudine di analisi, uno spiccato intuito per ben eseguire le attività di pianificazione strategica che sono rivolte verso l’esterno e difficilmente strutturabili.

Le attività direzionali sono dirette più verso l’interno l’azienda, attraverso azioni ripetitive e sistematiche.

Le attività operative riguardano tutte quelle attività “correnti “ destinate a fissare gli obiettivi a livello esecutivo, verificando in tempo reale che non vi siano grandi scostamenti dal modo prefissato. In questa determinata area si stabiliscono i singoli compiti che devono essere svolti in un’ottica di efficienza ed efficacia.

Le attività strategiche richiedono:

-­‐ Informazioni (prevalentemente) esterne, come analisi di mercato, valutazione di costi o della disponibilità di risorse, ecc.;

-­‐ Dati prospettici, poiché la pianificazione strategica è rivolta al futuro;

-­‐ Dati stimati e in buona misura approssimati;

-­‐ Dati non omogenei con il resto del sistema perché in formati diversi o provenienti da fonti diverse;

-­‐ Dati interni opportunamente elaborati la cui richiesta può essere del tutto imprevedibile e non ripetitiva e per tale motivo il supporto informativo per le attività strategiche deve essere molto flessibile.

Il fabbisogno informativo delle attività tattiche sarà costituito, invece, da:

-­‐ Informazioni interne all’azienda; -­‐ Dati omogenei e congruenti tra loro; -­‐ Dati sintetici e arrotondati;

Il S.I. per le attività di programmazione e controllo dovrà essere in grado di:

-­‐ Segnalare tempestivamente eccezioni o anomalie;

-­‐ Produrre informazioni “su richiesta”, cioè informazioni ad hoc per un determinato problema.

Le attività di programmazione e controllo lavorano con dati prodotti in modo routinario ma devono reagire prontamente ad ogni evento eccezionale e, quindi, possono aver bisogno di dati e informazioni non previsti.

Infine il fabbisogno informativo delle Attività Operative sarà costituito da:

-­‐ Dati esatti; -­‐ Dati analitici

-­‐ Dati forniti in tempo reale.

Il supporto informativo per questo tipo di attività deve essere stabile e immodificabile nel tempo: non è richiesta flessibilità perché la produzione delle informazioni è rigidamente programmata. 1

Anche se ben articolato il modello appena descritto, trova dei limiti nella sua attuazione nella realtà. Infatti, è realmente molto difficile poter dividere le informazioni in modo categorico e netto nelle tre macro aree precedentemente descritte. Infatti, il sistema informativo si adatta ad ogni

1  _{S.Nicoloso  Sistemi  Informativi  Aziendali,  A.A  2005-­‐2006}

specifica realtà, è quindi rappresentazione delle relazioni e dei fabbisogni informativi propri del contesto a cui si riferisce e nel quale si sviluppa. Questo determina che la prevalenza delle informazioni necessarie siano di tipo, per esempio, operativo piuttosto che strategiche.

Il secondo modello si riferisce a quello sviluppato da Simon, che utilizza un criterio differente, per la classificazione delle attività aziendali, basato sul diverso grado di programmabilità (Fig.3).

Fig. 3 - Modello di Simon

Le attività completamente strutturabili sono quelle ripetitive e di routine, che possono essere, dunque eseguite, senza ogni volta ridefinire la modalità di svolgimento.

Le attività difficilmente strutturabili sono costituite da processi decisionali applicati a problemi ogni volta diversi, di natura mutabile, complessi e sfuggenti; oppure così di tale importanza da richiedere un processo informativo ad hoc.

Le attività mediamente strutturabili, sono, come si può intuire, processi decisionali strutturabili solo in parte ed hanno un minimo grado di discrezionalità decisionale.

È possibile trarre una conclusione dall’analisi dei due modelli appena analizzati, ed è che il S.I. aziendale deve essere suddiviso in tre supporti informativi distinti che creano la base adeguata al supporto delle decisioni in ogni campo specifico e che possiamo dunque sintetizzare con:

• S.I. Operativo a disposizione delle attività operative e completamente strutturate

• S.I. per il controllo direzionale per supportare decisioni di programmazione e controllo o attività mediamente strutturate • S.I. per il supporto alle decisioni per attività di tipo strategico o

difficilmente strutturate.

1.5 I sistemi Enterprise Resource Planning

Con i sistemi nformativi appena descritti, l’informazione risulta essere frazionata, adatta a soddisfare, cioè, le esigenze della singola funzione aziendale, questo crea un rallentamento nel flusso informativo all’interno dell’organizzazione.

I sistemi informativi di tipo tradizionale, ai quali viene assegnato il nome di sistemi legacy, presentano certi limiti spesso avvertiti dalle imprese e

riconducibili frequentemente alla scarsa comunicatività esistente tra le diverse aree aziendali.2

Per capire l’evoluzione che i Sistemi Informatici hanno avuto nel tempo, dobbiamo partire dando un cenno di sistemi legacy. (Fig. 4) Con questo termine si indicano i sistemi IT che utilizzano tecnologie meno recenti (di solito si tratta di sistemi informatici con architettura hardware centralizzata, ovvero con un mainframe) e per questo motivo sono molto difficili da interfacciare con i sistemi più recenti.

Fig. 4 - Lo schema di un sistema Legacy System

2 _{L’implementazione e la valutazione dei sistemi ERP, A. Tron; Opera “Gestione}

Sono diverse le caratteristiche fondamentali di un Legacy System:

• È un sistema fondamentale per l’operatività dell’organizzazione; inoltre spesso è pesantemente utilizzato (migliaia di transazioni al giorno) essendo mission-critical e dovendo quindi rimanere

operativo al 100% e 24 ore su 24.

• Su di esso l’organizzazione ha pesantemente investito nel corso degli anni, e quindi non può essere semplicemente accantonato così com’è.

• E’ enorme (centinaia di migliaia o milioni di linee di codice, distribuite su migliaia di programmi).

• Spesso il suo primo nucleo risale ad oltre un decennio fa ed è quindi progettato secondo vecchie concezioni.

• È scritto in linguaggio di vecchia generazione.

• Non è ben documentato ed è difficile da comprendere, in quanto, quasi sempre, la documentazione non è aggiornata con le modifiche che sono state via via apportate al software.

• Il sistema può essere considerato come un repository di anni di esperienza e pratiche aziendali non esplicitamente documentate, ma presenti “immerse” nel codice stesso del legacy.

Alla luce di tutto questo può sorgere una domanda: allora per quale motivo il sistema legacy è ancora attivo e non è andato col tempo a scomparire? Il sistema è rimasto in certe situazioni saldo al sistema organizzativo aziendale perché quasi l’80 % del personale ICT continua a progettare e produrre sulla vecchia architettura mainframe, in quanto il sistema

rappresenta un investimento così cospicuo che la sua dismissione (anche se fosse tecnicamente possibile) non sarebbe economicamente giustificabile dal management dell’azienda. Questo significa che qualsiasi nuova applicazione sia necessario sviluppare, essa viene realizzata tramite un programma su mainframe, e solo successivamente essa viene offerta attraverso un paradigma più moderno.

Le motivazioni principali di ciò sono:

• I mainframe sono considerati ancora più robusti dei server (d’altronde per sostituire un mainframe attualmente sarebbero richiesti pool di macchine/server di fascia alta, ed i rispettivi sistemi operativi ancora non sono così “sicuri” come quelli su mainframe); • Sul totale del personale ICT (all’incirca 400 persone) solo una

piccola percentuale è esperta nelle nuove tecnologie e metodologie mentre il restante personale è costituito da sistemisti e programmatori che basano il proprio lavoro su datati sistemi e procedure.

La loro architettura è infatti, progettata per soddisfare le esigenze della singola funzione, essi utilizzano spesso linguaggi differenti, risultano basati su specifici standard e procedure e risiedono sui rapporti incompatibili tra loro e non comunicanti. L'effetto derivante è quello di frazionare l’informazione e di richiedere successive e costose operazioni di reinserimento rallentando e rendendo difficoltoso il flusso informativo all'interno dell'organizzazione.

Tutto ciò è conseguente al fatto che, fino al momento, i sistemi informativi delle imprese si sono sviluppati in modo incrementale, ossia per

componenti non hanno fatto altro che formare i vari sottosistemi operativi dedicati alla gestione delle transazioni, sia esterne che interne, che l’impresa pone normalmente in essere in conseguenza dello svolgimento delle attività di gestione. I collegamenti tra loro sono garantiti da interfacce che provvedono a regolare la comunicazione ed il flusso dei dati e delle informazioni tra una componente e l'altra. Tale impostazione non ha tardato a mostrare lacune di carattere strutturale quale quella dei dati frammentati e l'assenza di una base dati integrata ed ottimizzata; fattori questi che possono avere un impatto negativo sulle efficienze e sulle prestazioni operative dell'azienda.

Per oltrepassare tali limiti sono nati i sistemi di gestione integrata volti a superare la semplice nozione di coordinamento tra parti distinte; in tali sistemi l’integrazione avviene sia sul versante tecnologico, in quanto si attua la connessione tra diverse applicazioni automatizzate con i relativi problemi di comunicazione e di interfaccia, sia sul versante sistemico, in quanto si richiede il collegamento tra attività funzionalmente e organizzativamente distinte, con le conseguenti esigenze di armonizzazione dei criteri generali di disegno e gestione della catena logico-produttiva. Attraverso il coordinamento dei principali processi operativi aziendali un sistema ERP ha l'obiettivo di integrare i dati e le informazioni ad ogni livello aziendale. In questo modo il management potrà avere informazioni più puntuali e continuamente aggiornate per lo svolgimento delle proprie attività operative e decisionali.

Il conseguimento di tali obiettivi impone all'azienda il passaggio da una struttura organizzativa gerarchico-funzionale ad una per processi che induca una nuova cultura aziendale del business. Alla base dell'organizzazione per processi vi è però una grande disponibilità di informazioni, viste non come patrimonio esclusivo delle singole funzioni aziendali ma come patrimonio globale dell'azienda.

I sistemi informativi ERP (Enterprise Resource Planning) vengono progettati per la realizzazione di questo obiettivo, ovvero, automatizzare ed integrare la maggior parte dei processi di business dell'azienda.

Si tratta di sistemi che permettono l'integrazione dei processi di business e l'accesso “unico” ai dati aziendali; inoltre, le imprese che implementano i sistemi ERP hanno l’opportunità di ridisegnare processi di business utilizzando le “best practices”3 presenti nel sistema informativo stesso. Nel corso degli ultimi anni molte aziende hanno intrapreso rilevanti progetti di cambiamento legati all'implementazione di sistemi informativi integrati, questo perché hanno ritenuto che puntare su un tipo di organizzazione basata su processi, e quindi orientata alla gestione e al mantenimento della clientela, supportata da un efficiente sistema integrato, potesse essere un ottimo indirizzo per assumere una posizione competitiva rispetto ai concorrenti.

In altre parole, e sistemi ERP hanno l'obiettivo di supportare un cambiamento verso strutture organizzative piatte, per processi, con informazioni tempestive e disponibili a tutti i livelli dell'organizzazione.

Il concetto di impresa estesa (extended enterprise) rappresenta il paradigma del cambiamento relativamente alla composizione dei processi reso possibile dall’evoluzione dell’IT e delle comunicazioni, per quanto riguarda la piattaforma tecnologica, e da nuovi moduli applicativi rivolti anche a soggetti esterni all’impresa: con i termine extended-ERP o ERP II

3  _{Per best practices si intendono le esperienze, le procedure o le azioni più} significative, o comunque quelle che hanno permesso di ottenere i migliori risultati, relativamente a svariati contesti e obiettivi preposti. A seconda dell'àmbito, le migliori

prassi possono essere definite come raccolta di esempi, procedure, esperienze passate

che vengono opportunamente formalizzati in regole o piani che possono essere seguiti e ripetuti.

il sistema identifica il sistema informatico aziendale che consente di collaborare con partners, clienti e consumatori finali e fornitori.

Gli strumenti a disposizione per consentire all’impresa di “estendersi” fanno parte dell’e-business, dal Business to Business (B2B), al Business to Consumer (B2C), il Consumer Relationship Management (CRM),4 il Supply Chain Managemnt (SCM), gestiti con applicativi di altri produttori oppure moduli dello stesso ERP aziendale, come le altre procedure rivolte alla gestione dei processi interni. Accanto alla necessità di gestire le reti del valore nella quale l’azienda è ora inserita, sono aumentate le esigenze di ottenere informazioni a livello direzionale e strategico fornite dalla Business Intelligence.

Con i sistemi MRP, invece, l’integrazione si è ampliata alla determinazione dei fabbisogni di risorse necessari per alimentare i piani di produzione ottenendo uno strumento capace di tenere sotto controllo contemporaneamente la produzione, i fornitori ed i terzisti, e consentire una linea di gestione dei materiali. II risultato derivante è duplice: la massimizzazione del livello di servizio al mercato e la minimizzazione degli immobilizzi in scorte (utile in questi casi era l'allestimento del master production schedule che conteneva al suo interno una previsione generale di produzione). 5

Da quando in azienda è entrata la metodologia MRP II, l’integrazione ha subito un’espansione dalla gestione dei materiali a tutti i cicli operativi

4  _{IL CRM si occupa generalmente della gestione postvendita del cliente, delle attività di}

marketing e di fidelizzazione: può utilizzare a questo scopo call centre e siti internet, aprire nuovi canali informativi attraverso le nuove tecnologie e ampliare così la clientela. Le informazioni raccolte sono uno dei ritorno più preziosi delle attività gestite per mezzo del CRM, e possono essere messe a disposizione per analisi legate strettamente ai prodotti venduti, oppure a livello strategico, allo scopo di intraprendere nuove opportunità di business.

5 Grando A., “Commercio elettronico e progettazione logistica. Una relazione sottovalutata”, Milano Egea 2000

principali. I sistemi appena menzionati verificano prima di tutto la fattibilità produttiva per poi provvedere a lanciare i programmi di acquisto da fornitori e quindi gli ordini interni di produzione, questo sistema viene chiamato “pull” ovvero tirare, in quanto il cliente sarà attratto verso il prodotto 6: partendo dagli obiettivi di evasione degli ordini da clienti. Sul versante Amministrativo l'integrazione è stata ricercata mediante il collegamento dei sottosistemi della contabilità e la correlazione tra la contabilità analitica e la contabilità generale, creando così un unico piano dei conti. Un aspetto in comune di tutte queste soluzioni applicative è stato di creare un concetto di integrazione che superi la semplice nozione di coordinamento tra parti distinte, tipica dei Software precedentemente in uso.

Attualmente uno degli aspetti di maggior rilievo delle dinamiche aziendali è il rapporto tra impresa e ambiente, infatti è proprio l’ambiente che determina da una parte la direzione che deve essere presa e dall’altra, la capacità di accogliere consensi indispensabili per il proseguimento.

Proprio poiché la comunicazione rappresenta un elemento di fondamentale importanza per la vita dell’impresa, si è assistito alla realizzazione di Sistemi Informativi sempre più efficienti basati su soluzioni tecnologicamente avanzate ed innovative, che hanno dato vita all’attività di l’Information Tecnology (IT) che ha come oggetto proprio lo studio di queste soluzioni.

L’obiettivo comune è di perseguire risultati positivi su:

6  _{Si   distingue   dalla  strategia   “push”  che   invece   rappresenta   la   promozione   del}  

prodotto  che  avviene  facendo  leva  sui  grossisti,  sui  dettaglianti  e  sui  rivenditori  o   la  forza  vendita  in  genere.  In  questo  modo  il  prodotto  verrà  spinto  (push)  verso  il   cliente  finale.  

• Riduzione costi e distanze;

• Contenere i costi di comunicazione.

Internet in primo luogo, ha fatto segnare un passo avanti in questa direzione, dal momento che determina una sempre più semplice capacità di ottenere e trasmettere informazioni in tempo reale a costi contenuti.

Parallelamente si assiste ad una rivoluzione anche a livello gestionale infatti si assiste al superamento del flusso informativo unidirezionale7 per passare a un sistema a struttura reticolare in cui l’azienda stessa diviene il Sistema Informativo, che interagisce attivamente con l’esterno.

Nella catena del valore di Porter8 il Sistema Informativo è raffigurato come un flusso che attraversa in modo sequenziale l’intero processo, dal fronte dell’offerta fino a quello della domanda. Le attività che il modello di Porter propone sono quelle generalmente presenti in tutte le imprese: naturalmente, poi, ogni impresa può costruire la propria specifica catena del valore, individuando le attività specifiche che contribuiscono alla generazione del valore aggiunto contenuto nel suo output. Come possiamo notare dalla rappresentazione (Fig. 5) vi è una netta separazione tra attività primarie (approvvigionamento, logistica, produzione, marketing/vendita e servizi) e attività di supporto di cui il Sistema Informativo fa parte.

Per questo motivo nella passata concezione non poteva essere considerato come una fonte autonoma di creazione di valore.

7  _{Secondo   la   logica   del   flusso   informativo   unidirezionale   le   informazioni   si}  

muovono   esclusivamente   dall’ambiente   esterno,   verso   l’azienda,   senza   un   vero   e   proprio   scambio   di   informazioni.   Il   soggetto   in   questo   caso   era   passivo   e   subiva   l’intero  processo.  

Fig. 5 - La catena del valore di Porter

Muore così la concezione che il Sistema Informativo si muove lungo una linea retta, prende vita, la nuova concezione di Sistema Informativo inteso come elemento di raccordo fra le attività primarie. Nuove interfacce permettono di collegare e regolare la comunicazione e il flusso dei dati e delle informazioni tra una componente e l’altra. Per far fronte al problema di frammentazione dei dati e l’assenza di una base integrata ed ottimizzata di dati, sono nati i sistemi di gestione integrata volti a superare la semplice nozione di coordinamento tra parti distinti.

Nascono così gli ERP (Enterprise Resource Planning) come soluzioni informatiche integrate formate da applicazioni che automatizzano e integrano la maggior parte dei processi di business dell’azienda creando “rete” tra le varie funzioni e accesso unico ai dati aziendali.

CAPITOLO 2

2. Attività logistica

2.1. Attività logistiche in entrata

Un'azienda vive grazie alla presenza continua di flussi di beni e servizi che vengono acquistati, trasformati e venduti realizzando un semplice meccanismo: produrre per vendere. I flussi sono composti da beni materiali e da informazioni utilizzate per modellare l'organizzazione dell'impresa sul mercato.

I flussi di materiali, conosciuti anche come input, comprendono quelle risorse che supporteranno il ciclo produttivo in un arco temporale. Gli input sono formati da:

• Risorse finanziarie (capitali, crediti esigibili e non, finanziamenti, titoli azionari, flussi di moneta),

• Risorse umane (personale formato da operai, amministratori deputati alla gestione dei processi operativi e gestionali come project manager), • Risorse materiali (materie prime, semilavorati, macchinari),

• Risorse immateriali (kow how, brevetti, industrial design, marchio, licenze)

Ciascuno di essi ha una funzione essenziale nell'intera filiera produttiva. L'interconnessione di ogni input consente il funzionamento perfetto del processo, che si avvale anche delle informazioni per poter migliorare i risultati.

Le informazioni sono rappresentate da una serie di dati la cui elaborazione ha la funzione di definire il rapporto dell'impresa con il mercato esterno,

potendo in tal caso valutare l'impatto dell'attività nel settore concorrenziale di riferimento. Le informazioni reperite all'interno dell'azienda (nei vari settori) definiranno scelte strategiche per rivalutare la produzione di beni o servizi.

Per tal ragione la logistica in entrata svolge un ruolo cruciale nella gestione dei flussi, potendo organizzarli secondo una strategia ed usufruendo delle migliori tecnologie che permetteranno di amministrare al meglio ciascuna informazione.

2.2. Le attività operative aziendali come vengono supportate dal S.I.

Come abbiamo avuto modo di dire l’azienda è un tipico sistema dinamico, composto da un insieme di parti ed elementi interdipendenti che danno vita a diverse attività operative svolte da funzioni aziendali. Perché quest’ultime possano essere gestite occorre che l’azienda sviluppi dei S.I proprio per il supporto alle diverse attività.

In una visione d’insieme dunque, il S.I. attua una funzione di svolgimento di attività esecutive e successivamente, anche per il controllo operativo. Dunque ogni S.I. fa riferimento ad attività operative specifiche svolte internamente, e che possono essere classificati in tre macro aree:

- Attività organizzative - Attività di rilevazione - Attività di gestione

Entrando nello specifico il Sistema informativo della logistica, si sviluppa come sottoinsieme delle attività di gestione. È strettamente collegato al tipo di produzione fatta in azienda e dal tipo di distribuzione che viene adottato.

E’ costituito da tre sotto sistemi:

1. Sottosistema degli acquisti:

Comprende tutto l’insieme di procedure che vanno dalla ricerca del fornitore, all’emissione degli ordini fino al controllo delle consegne. Viene costantemente aggiornato un Data Base ne quale vengono riportati i fornitori utilizzati, specificando per ognuno il grado di affidabilità, in modo da avere un quadro d’insieme ed eliminare il rapporto con quei fornitori che consegnano la merce in ritardo o con bassi livelli qualitativi.

2. Sottosistema per la gestione del magazzino:

È costituito da tutte quelle procedure che permettono la gestione del magazzino a quantità e la definizione dei parametri di gestione delle scorte. Nel primo caso rientrano tutte quelle procedure che danno informazione sulla giacenza in termini quantitativi (cioè la quantità del determinato articolo tenuto in giacenza) mentre le altre fanno sì di avere sempre aggiornati i valori dei parametri usati per gestire gli articoli in scorta (cioè il livello di riordino, il lotto di sicurezza).

3. Sottosistema informativo dei trasporti:

È l’insieme delle procedure che permettono di produrre ed avere le informazioni necessarie per selezionare i trasportatori idonei nonché per il controllo delle consegne e dei trasferimenti effettuati.

Per una logistica in entrata che sia contemporaneamente efficace ed efficiente (ossia riesca a raggiungere gli obiettivi prefissati ottimizzando i processi organizzativi) è necessario basarsi su tecnologie innovative che

consentano di ridurre i costi e le tempistiche riuscendo a creare un modello unico dove i flussi di beni e le informazioni convergano in un solo punto. In tal modo si avrà una visione univoca degli input presenti in magazzino e di quelli necessari per mantenere attiva la produzione.

Le tecnologie hanno l'obiettivo di creare una gestione automatizzata ed integrata del magazzino, potendo ridimensionare l'intera organizzazione al fine di migliorare le operazioni che avvengono nella Supply Chain.

In molti prediligono l'utilizzo di software che consentano di monitorare i flussi in entrata e le giacenze in maniera automatica e dettagliata. Nel caso delle risorse materiali è importante sapere di cosa ha bisogno l'azienda per il prosieguo dell'attività, e per farlo è necessario l'immediatezza delle informazioni. Anche i rapporti con i fornitori e gli order picking warehouse (ovvero gli ordini che avvengono nel magazzino) possono essere ottimizzati mediante tecnologie informatiche, mentre le singole unità organizzative vengono riunite in una visione integrata che possa garantire un collegamento completo dall'approvvigionamento fino alla distribuzione. Poiché tutto parte dagli input, è necessario che l'Information Tecnology sia aggiornata, per avere una rete telecomunicativa che implementi la gestione aziendale.

Il WMS (Warehouse Management Software), l'IMS (Information Management System) e l'ERP (Enterprise Resource Planning) sono software che coadiuvano la gestione del magazzino, permettendo la pianificazione dettagliata delle risorse.

2.3. Organizzazione del magazzino

Uno degli obiettivi primari della logistica consiste nella ricerca di un’organizzazione ottimale che garantisca il conseguimento del binomio qualità del servizio elevata all’interno dell’impresa a bassi costi.

Le imprese di grandi dimensioni, dispongono di una vasta rete distributiva presente sul territorio in cui operano. Tali imprese optano generalmente per un magazzino centralizzato dislocato in modo strategico sul territorio in cui operano, al fine di garantire rapidi rifornimenti ai vari punti vendita e magazzini locali.

Di solito quando si pensa alle attività di un magazzino vengono subito in mente le attività di deposito e prelievo della merce, in realtà, però, la situazione è molto più complessa. Il magazzinaggio non è per niente un’attività semplice e le attività che ne fanno parte sono diverse e devono essere governate e monitorate con estrema attenzione. Il magazzino quindi è un aspetto della logistica importante, non soltanto per gli ingenti investimenti che comporta e i costi che ne derivano, ma anche per la molteplicità di operazioni che lo caratterizzano. Le operazioni inerenti la quantità e la tipologia di prodotti da immagazzinare, quelle relative alle unità di carico e i sistemi utilizzati per movimentare la merce, l’organizzazione dell’entrata e dell’uscita delle merci, la gestione delle modalità di spedizione e stoccaggio, sono tutte componenti e attività che devono essere svolte in un magazzino

La struttura fisica tipica del magazzino di un’impresa mercantile prevede generalmente la suddivisione degli spazi utilizzati in tre grandi aree:

• L’area di ricezione o ingresso, sensibilmente influenzata dal fatto che l’esecuzione degli ordini d’acquisto è una variabile legata al comportamento dei fornitori, spesso non controllabile dall’interno dell’impresa;

• L’area di stoccaggio (magazzino in senso stretto), che rappresenta la superficie più estesa del magazzino in quanto predisposta per la giacenza della merce;

• L’area di spedizione, rappresenta la superficie meno estesa del magazzino per effetto della programmazione degli ordini interna all’impresa (Fig. 6).

Fig.6 Balestri G. Le basi della logistica. Il magazzino, i trasporti, la distribuzione e il sistema informativo, Milano, Hoepli, 2009

Il ciclo logistico, di conseguenza, deve essere analizzato nella stessa prospettiva: prevedendo l’andamento della produzione, degli imballi, delle

merci  in  entrata    

merci  in  uscita   area  di  ricezione  

area  di  stoccaggio   area  di   spedizione    

singole unità e dei mercati. Tale previsione non è per niente semplice, però, per far fronte a eventuali errori o situazioni impreviste, l’adozione di soluzioni più flessibili garantisce all’azienda una certa elasticità rispetto a soluzioni più rigide.

2.4. Cosa si intende per logistica: definizione e settori

La logistica è una funzione ormai comune a tutte le imprese commerciali e industriali; la sua importanza, sia dal punto di vista produttivo che a livello economico, è stata riconosciuta però soltanto tra gli anni ’80 e ’90. Fino ai primi anni ’60, infatti, non esisteva una funzione unificante i vari aspetti distributivi: generalmente le attività distributive venivano gestite dal settore dei trasporti o dai produttori che possedevano i veicoli. Il concetto di distribuzione fisica viene sviluppato, e poi importato, dagli Stati Uniti tra il 1960 e il 1970, e da qui è nata anche una maggiore consapevolezza del fatto che la distribuzione potesse avere un ruolo fondamentale anche a livello gestionale. La svolta degli anni ’70 sta, infatti, nel riconoscimento, da parte di alcune aziende, della necessità di inserire la distribuzione nella struttura direttiva della propria organizzazione.

A partire dal 1980 il settore in questione viene guardato sempre con maggiore attenzione professionale così da considerare la logistica in ottica di lungo termine e come un’attività integrata alle altre funzioni, con l’obiettivo ultimo di trovare soluzioni che permettessero di avere un maggior controllo e contemporaneamente minori costi. L’attività di logistica ha, quindi, acquisito nel corso degli anni, sempre una maggiore importanza proprio per la caratteristica di essere una funzione composita in cui ogni sotto-sistema deve essere gestito in maniera distinta, ma allo stesso tempo sono tutti coordinati per il raggiungimento del medesimo obiettivo. Per tale motivo quando si parla di logistica si fa riferimento anche alla

distribuzione, alla gestione dei materiali, al marketing logistico, al flusso dei materiali, nonché alla catena di attività che a partire dalle materie prime e attraverso opportune lavorazioni arrivano a dare il prodotto finito ai clienti.

Fig. 7 - Organizzazione della logistica9

In riferimento alla Fig. 7 , le attività che compongono la logistica possono essere distinte in attività gestionali, sulla sinistra, basate sull’attività principale di programmazione e gestione delle scorte, ma composte anche dalla gestione degli acquisti o degli ordini, l’organizzazione del magazzino e dei trasporti. Le attività strategiche, sulla destra, sono invece supportate dalla pianificazione, necessaria per tenere costantemente aggiornato il piano logistico; dalle tecnologie che permettono sia la gestione di problemi

                                                                                                                9 Fonte: Marini, G., 2011

più tecnici, sia l’aggiornamento sulle innovazioni tecnologiche, ma anche la messa in pratica e l’aggiornamento delle norme; infine, dal controllo, attività di feedback necessaria per monitorare e controllare il livello di servizio, il livello dei costi, ecc.

Con il termine “logistica” si intendeva “tutto l’insieme di attività volte ad organizzare e coordinare lo spostamento di uomini, materiali, mezzi” questa definizione nacque e si fece strada nel campo militare ed oggi comunemente viene collegato principalmente ai trasporti anche se coinvolge una serie di passaggi molto vasti che riguardano sia il settore produttivo che commerciale.

Occorre, infatti, sapere che la logistica non si limita alla sola consegna delle merci ai consumatori. Possiamo in questo contesto, individuare due “scuole di pensiero” che possono aiutare meglio a capire cosa effettivamente è la logistica e in quali campi è possibile percepire il suo operato.

Secondo l’Associazione Italiana di Logistica (AIL), che fornisce una spiegazione specifica, la logistica è “l’insieme di tutti quei processi di ordine organizzativo, gestionale e strategico, interni ad un’azienda, dalla fornitura alla distribuzione finale dei prodotti.

Dall’altra parte invece troviamo la Society Of Logistic Engineers (SOLE), la quale fornisce una definizione di logistica più ampia, ma allo stesso tempo molto elastica. Per la SOLE la logistica è “Arte e Scienza” indirizzata ad organizzare, progettare e gestire forniture e risorse, essenziali per il conseguimento di specifici obiettivi.

Dopo aver analizzato le “scuole di pensiero” e tutte le considerazioni fatte sull’origine e la definizione del termine è possibile dire che è l’analisi della pratica a fornire un esempio chiaro su cos’è realmente.

Oggi la logistica, calata in ambito aziendale, costituisce una componente fondamentale del sistema operativo aziendale, insieme a alla produzione, al marketing e alla finanza. Comunque si voglia intendere, il concetto di “logistica” va abbinato a quello di “sistema”. Trova la sua massima espressione nel settore industriale.

Alla logistica è strettamente correlata la gestione dell’intera catena di distribuzione o, in inglese, Supply Chain Management. Si tratta del coordinamento strategico di tutto ciò che è coinvolto nel flusso di prodotti, servizi e materiali e di tutto il processo che trasforma la materia prima in un prodotto finito da consegnare al cliente finale. Per questo motivi si parla di logistica degli approvvigionamenti e del magazzino, logistica della produzione, dei trasporti e così via.

Dopo una breve introduzione storica sul concetto di logistica e dopo aver chiarito meglio il significato e gli ambiti di competenza attraverso alcune definizioni più significative, è necessario capire come la logistica può essere organizzata e come si relaziona con le altre attività.

Una delle caratteristiche più importanti è sicuramente quella di essere una funzione integrata, appartenente a sua volta al più ampio sistema impresa. Ogni componente della logistica è una componente distinta, con un determinato e specifico compito, ma allo stesso tempo ognuna di queste sub-attività deve guardare all’obiettivo ultimo che l’azienda si è prefissata di raggiungere. È quindi opportuno che le diverse componenti logistiche interagiscano tra loro così da perseguire complessivamente il medesimo fine.

Altrettanto importante è, però, l’integrazione della logistica con le altre componenti aziendali: è una funzione che deve essere pensata e progettata in base al contesto aziendale e quindi relazionarsi efficacemente con i settori aziendali più tradizionali, quali amministrazione, acquisti, produzione e vendite (Fig. 8). L’integrazione è importante dato che consente all’intero sistema aziendale di diventare così il più efficiente possibile.

2.5. Logistica & Supply Chain Management

La complessità di una catena di distribuzione è variabile, può prevedere la sola interconnessione tra il fornitore, impresa e consumatore, fino a raggiungere strutture estremamente elaborate.

Attraverso la logistica, si ottimizza la gestione e la pianificazione dei flussi di produzione, gestendo anche le fasi esterne all’azienda. Pertanto la logistica interessa numerose attività, come ad esempio:

• presa in carico delle merci

• controllo dei fornitori

• stoccaggio dei prodotti

• operazioni di imballaggio e pesatura delle merci in arrivo e in

spedizione

• consegna attraverso trasporti nazionali ed internazionali

La lista di attività riportata non è a titolo esaustivo dato che ogni attività si suddivide ulteriormente in una serie di fasi operative.

Ciò che fornisce risultati davvero soddisfacenti è un’azienda che miri ad ottimizzare tempistiche e costi, che faccia affidamento ad un team specializzato e che punti su tecnologie gestionali d’avanguardia e, ovviamente, su una rete di distribuzione vincente.

CAPITOLO 3

3. Il sistema informativo a supporto del sistema logistico

3.1. La necessità di un sistema informatico a supporto della logistica

Come risulta evidente anche da quanto abbiamo finora detto, è indispensabile che l’impresa si doti di un buon sistema informativo a supporto del sistema logistico.

O meglio, dobbiamo dire che, nella progettazione di un sistema logistico, occorre prevedere un sistema informativo che ne sia parte integrante insieme alle risorse umane e tecniche, alle infrastrutture, alle politiche operative.

Le informazioni rappresentano la “linfa vitale” di qualsiasi sistema aziendale. Senza un flusso costante di informazioni (dall’alto verso il basso e, di ritorno, dal basso verso l’alto) risulta oggi quasi impossibile pianificare, gestire e controllare la complessa attività di un’impresa. Questo vale ancora di più per un sistema lungo e complesso come quello del sistema logistico.

Ogni azienda deve progettare il sistema informativo tenendo conto:

• Di quali e quanti dati necessitano;

• Della tempestività con cui i dati devono essere rilevati, elaborati, organizzati e utilizzati;

• Della loro aggregazione, o semplificazione, e distribuzione; • Della loro archiviazione.

Altro elemento molto importante da tenere presente nell’utilizzo del sistema informativo è quello della formazione e determinazione dei costi logistici. Trattandosi di costi per lo più indiretti, la loro attribuzione (per ripartizione) alla singola unità di costo avveniva spesso in modo arbitrario, senza una base attendibile di calcolo. Oggi l’approccio alla determinazione del costo complessivo del servizio al cliente avviene su basi più razionali, utilizzando procedure informatiche avanzate.

La funzione auditing ha quindi assunto una valenza importante nell’ambito dell’organizzazione aziendale, non solo per la rilevazione ed elaborazione dei dati e delle informazioni, ma anche per la verifica e il controllo dell’operatività e degli andamenti.

Prendendo a riferimento il livelli di base delle gerarchie organizzative aziendali si possono schematizzare i flussi informativi dei dati.

3.2. Le funzioni del sistema informativo

Le principali funzioni di un sistema informativo sono sostanzialmente le stesse in tutte le aziende, qualsiasi tipo di attività esse svolgono.

Nelle aziende di modeste dimensioni si procede spesso manualmente o utilizzando strumenti e macchine semplici, alla raccolta dei dati che vengono prodotti con l’attività aziendale, alla loro classificazione e rilevazione, se non altro per motivi contabili e fiscali.

In un sistema informativo più evoluto i dati e le informazioni raccolte sono utilizzati per le seguenti funzioni:

• Pianificare e programmare l’attività futura dell’azienda, in particolare pianificare e programmare le attività logistiche. Essendo questa, tra l’altro, un’attività molto dinamica, i dati e le informazioni necessarie devono essere reperiti con tempestività, per rimodulare, se

necessario, i piani e i programmi predisposti. Le risposte alle variabili domande della clientela devono essere fornite in tempi rapidi, e possono talvolta comportare addirittura la ridefinizione dei tempi di consegna, dei livelli si stock nei magazzini, dei mezzi di trasporto, e così via.

• Coordinare e collegare sia le attività interne dell’azienda sia le attività esterne. Quando si fa riferimento al concetto di “sistema” è implicito che si imposti un flusso e una rete di “comunicazioni” costante e capillare, che consenta di collegare diversi organi e le operazioni, sia all’interno dell’azienda sia con i soggetti esterni (clienti, fornitori).

• Controllare e monitorare costantemente l’attività che si svolge. In genere questa funzione viene trascurata, e affrontata non in modo ben pianificato e strutturato. Come vedremo nel prossimo paragrafo, questa funzione è strettamente collegata alla funzione di pianificazione e programmazione, e consente di monitorare l’andamento operativo dell’azienda rispetto ai piani e i programmi (budget) predisposti, al fine di verificare gli “scostamenti” e rivedere quanto previsto, per adattarlo alle mutate condizioni verificatesi.

• Svolgere la quotidiana attività operativa in modo efficiente ed efficace da parte degli operatori.

Un sistema informativo in azienda ha dunque il compito di razionalizzare ed armonizzare le operazioni di supporto logistico, fornendo gli strumenti per pianificare, eseguire e controllare le attività assicurandone la piena integrazione a livello di gestione dei materiali, manutenzione, controllo