Le interviste al personale

Per poter comprendere il funzionamento del Ciclo di gestione della Performance sono state svolte una serie di interviste al personale direttamente. A tal proposito sono stati selezionati per le interviste due dei sei Responsabili di area in quanto sono proprio loro

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che si occupano di definire e assegnare gli obiettivi ai loro sottoposti, di valutare il raggiungimento di tali obiettivi, di compilare le schede di valutazione del personale e di rendicontare i risultati ottenuti a tutti i soggetti coinvolti.

Si è deciso, inoltre, di intervistare un dipendente dell’Ufficio Personale perché è proprio tale ufficio che gestisce i rapporti con l’Organismo indipendente di valutazione (OIV) che si occupa di analizzare i rendiconti dei vari responsabili e di dare un giudizio in merito. L’Ufficio Personale si occupa anche, sulla base della disponibilità economica (fondo apposito), di assegnare ad ogni area del comune un ammontare da destinare ai premi di produttività che poi i singoli responsabili decidono come ripartire.

Di seguito si riportano le interviste effettuate.

Responsabile servizi finanziari

 Come vengono assegnati gli obiettivi?

 Come viene effettuata la valutazione del raggiungimento degli obiettivi?

Entro il 31/12 dell’anno precedente dovrebbe essere approvato il bilancio di previsione da parte della Giunta (dovrebbe perché in realtà viene sempre approvato più tardi con le conseguenze negative che ciò comporta). Successivamente la Giunta approva il PEG - Piano esecutivo di gestione (documento più specifico rispetto alla relazione previsionale e programmatica) che contiene sia le attività di routine con i rispettivi tempi sia gli obiettivi per i vari responsabili di area. In realtà ci sono anche degli incontri preliminari informali in cui la Giunta ha un confronto con i responsabili per concordare gli obiettivi da raggiungere: questo viene fatto perché sono i responsabili che hanno la percezione di ciò che è fattibile e ciò che non lo è anche in base alle risorse disponibili. Dopo un confronto con l’OIV – Organismo indipendente di valutazione tutto ciò viene formalizzato nelle schede di PEG preparate proprio dall’OIV. Il passaggio con l’OIV è necessario perché quest’ultimo deve capire se gli obiettivi sono misurabili e se sono idonei ai fini poi della valutazione. Insieme al bilancio dovrebbe essere approvata anche la relazione previsionale e programmatica (più generale) che contiene la programmazione delle attività da svolgere nel triennio successivo. Entro un mese dall’approvazione del bilancio dovrebbe essere approvato anche il PEG con gli obiettivi più specifici.

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Quindi riassumendo gli step principali sono i seguenti:

 Approvazione del bilancio previsionale e della relazione previsionale e programmatica che contiene gli obiettivi a livello più generale;

 Approvazione PEG contabile che assegna le risorse finanziarie ai responsabili;

 Approvazione schede di PEG con gli obiettivi più specifici. Delibera di giunta: atto ufficiale della Giunta.

Gli obiettivi vengono poi spiegati a voce dai responsabili ai dipendenti; c’è quindi un coordinamento interno in ogni area.

All’inizio dell’anno successivo l’OIV tramite una lettera chiede ai responsabili di fare il monitoraggio delle schede di PEG (di solito da tempo da gennaio a maggio per farla). Viene quindi compilata dai responsabili la parte delle schede di PEG relativa al monitoraggio (vedi esempio che mi ha dato lei) e viene allegata a tali schede una relazione che spiega ciò che è avvenuto durante l’anno; la relazione con le schede vengono poi inviate tramite mail all’OIV che le legge e fa il suo rapporto che poi viene mandato al Sindaco. E’ il sindaco infatti che di anno in anno nomina i responsabili anche sulla base dei risultati raggiunti. Tutto ciò serve per assegnare la retribuzione di risultato ai responsabili.

Responsabile segreteria,servizi demografici, servizi culturali e turistici

 Come vengono assegnati gli obiettivi?

 Come viene effettuata la valutazione del raggiungimento degli obiettivi?

Il comune approva il bilancio previsionale e successivamente approva il PEG. Purtroppo però, e questo rappresenta un grosso problema, il bilancio non viene mai approvato nei tempi previsti e quindi anche il piano esecutivo di gestione viene approvato in ritardo: questo fa sì che non sia possibile fare la pianificazione delle attività a inizio anno.

Gli obiettivi vengono definiti con l’assessore in questione (ogni responsabile si relaziona con l’assessore della sua stessa area) per poi essere comunicati ai dipendenti. Per quanto riguarda la valutazione dei dipendenti c’è una scheda apposita che consente ai responsabili di dare una valutazione individuale per ciascun sottoposto. I responsabili invece vengono valutati dal segretario.

128 Dipendente Ufficio personale

 Come vengono assegnati gli obiettivi?

 Come viene effettuata la valutazione del raggiungimento degli obiettivi?

L’OIV sulla base delle schede di PEG quindi degli obiettivi assegnati e dei risultati del monitoraggio valuta l’auto report dei responsabili cercando di capire se è stato fatto ciò che era previsto e se non è stato fatto cerca di capirne i motivi. Ogni responsabile prepara una relazione (PEG di risultato, auto report) per rendicontare all’OIV quello che ha fatto durante l’anno. Questo auto report contiene informazioni relative all’attività ordinaria e quindi agli obiettivi di mantenimento più quelle relative agli obiettivi di sviluppo e miglioramento. Deve essere allegata anche la scheda deliberata dalla giunta che contiene informazioni circa ciò che doveva succedere più la spiegazione di ciò che invece è successo in realtà. Esso viene inviato all’OIV che poi fa una relazione sul grado di realizzazione degli obiettivi e da quindi un suo giudizio per ciascun responsabile. Tutto ciò deve essere pubblicato sul sito del comune nella sezione amministrazione trasparente. L’OIV invia poi alla giunta sia l’auto report sia la sua valutazione. E’ il sindaco infatti che, anche sulla base di questa documentazione, di anno in anno riconferma o cambia i responsabili di area. La giunta con propria delibera prende atto degli auto report e della relazione relativa alla valutazione fatta dall’OIV e manda la delibera all’OIV. L’OIV fa un documento chiamato “Documento di validazione” e lo manda all’ufficio personale. Tutto ciò serve per assegnare la retribuzione di risultato ai responsabili (non ci sono dirigenti nel comune di San Marcello). La retribuzione dei responsabili è infatti composta dalla retribuzione di posizione che dipende dalle responsabilità che ciascuno ha (si vede da contratto) e da una retribuzione accessoria di risultato che viene appunto assegnata se sono stati raggiunti i risultati attesi (viene assegnata sulla base di un regolamento del comune). Valutazione dei dipendenti:

Ci sono delle schede di valutazione che vengono compilate per ciascun dipendente dal proprio responsabile di area. Esiste un fondo al quale è possibile attingere per assegnare le retribuzioni accessorie (premio di produttività). La destinazione di questo fondo va di anno in anno contrattata per cui può anche capitare che non vengano assegnati i premi. Queste schede vengono poi consegnate ai dipendenti che possono quindi prendere

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visione della valutazione che hanno ricevuto. Il premio viene assegnato in base al punteggio ricevuto: viene deciso a priori l’ammontare del premio e poi se per es. un dipendente ha preso 90 punti gli viene dato il 90% del premio. Il comune di San Marcello non ha applicato la parte della riforma Brunetta relativa alle percentuali dei premi in relazione alle fasce di appartenenza ma non era obbligatorio.

Progressioni orizzontali:

Ci sono 4 categorie di ingresso: A, B, C, D. E’ prevista la possibilità di fare una progressione economica per esempio da C1 a C2. E’ il contratto che determina a quanto ammonta la differenza di stipendio. Ci sono però dei paletti imposti dalla legge: puoi fare la progressione solo dopo 2 anni che appartieni ad una certa categoria; dopo, sempre che ci siano i soldi, in base alla valutazione fatta dai responsabili di area che compilano un’apposita scheda, viene deciso se concedere o meno la progressione.

Dalle interviste svolte emerge quanto segue:

Il 31/12 di ogni anno deve essere approvato in sede di Giunta il bilancio previsionale per l’anno successivo e la Relazione previsionale e programmatica, ad esso allegata, che indica le motivazioni delle eventuali variazioni verificatesi rispetto all’anno precedente e gli obiettivi strategici che si intendono raggiungere nel corso dell’anno. Gli obiettivi strategici vengono definiti sulla base del programma elettorale proposto dal Sindaco per la candidatura alle elezioni, contenente le linee guida che intende seguire insieme agli assessori che lo affiancheranno durante il mandato.

Successivamente deve essere approvato, sempre in sede di Giunta, il PEG contabile che assegna le risorse finanziarie a ciascun responsabile.

Sulla base delle risorse assegnate ogni responsabile definisce, in accordo con il proprio assessore di riferimento, gli obiettivi operativi per ciascuna area. E’ in questo frangente che vengono formalizzate le schede di PEG (una per ogni obiettivo). Anche queste devono essere approvate in sede di Giunta. Ciascun responsabile comunica gli obiettivi stabiliti ai dipendenti suoi sottoposti;

Alla fine dell’anno i responsabili sono tenuti ad auto valutarsi relativamente al raggiungimento degli obiettivi stabiliti e a valutare i propri sottoposti tramite apposite schede di valutazione fornite dall’OIV. Le auto valutazioni e le valutazioni dei dipendenti devono essere inviate, con tanto di relazione esplicativa allegata, all’OIV che le analizza e dà un giudizio in merito.

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Sulla base delle valutazioni effettuate possono essere assegnati i premi di produzione ai dipendenti e la retribuzione di risultato ai responsabili che sono valutati direttamente dal segretario.