ORGANIZZAZIONE EVENT
3.4 La mappatura dei process
3.4.3 Il processo “Organizzazione eventi”
Il processo “Organizzazione eventi” è un processo che coinvolge una molteplicità di attori e che quindi presenta un flusso informativo non banale. Nell’arco di un anno vengono organizzati una cinquantina di eventi, molti dei quali però sono concentrati nel periodo estivo durante il quale quindi il carico di lavoro aumenta notevolmente.
3.4.3.1 Il linguaggio naturale
1 L’ufficio turismo riceve la richiesta di organizzazione di un evento
2 Il dipendente dell’ufficio turismo, il responsabile dell’ufficio turismo, l’assessore alla cultura partecipano ad una riunione preliminare con l’associazione
3 Il dipendente dell’ufficio turismo, il responsabile dell’ufficio turismo e l’assessore alla cultura insieme all’associazione fanno una decidono come organizzazione l’evento 4 Il dipendente dell’ufficio turismo consegna all’associazione i moduli da compilare 5 Il dipendente dell’ufficio turismo riceve i moduli compilati dall’associazione 6.1 Se i moduli sono compilati in modo scorretto:
6.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo li riconsegna all’associazione (torno al punto 4) 6.2 Se i moduli sono compilati correttamente:
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6.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo invia i moduli all’ufficio protocollo 7 L’ufficio protocollo protocolla i moduli
8 L’ufficio protocollo invia i moduli protocollati all’ufficio turismo 9.1 Se l’associazione non vuole richiedere il patrocinio:
9.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa direttamente allo step successivo (step 10) 9.2 Se l’associazione vuole richiedere il patrocinio:
9.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara la pratica 9.2.2 Il responsabile dell’ufficio turismo firma la pratica
9.2.3 Il dipendente dell’ufficio turismo invia la pratica alla Giunta comunale per l’approvazione
9.2.4 La Giunta si riunisce per decidere se approvare la richiesta 9.2.5 La Giunta invia l’atto ufficiale all’ufficio turismo
9.2.6 L’ufficio turismo riceve l’atto ufficiale dalla Giunta
10 Il dipendente dell’ufficio turismo invia la richiesta di suolo pubblico a Meri (ufficio tecnico)
11.1 Se è stato concesso il patrocinio:
11.1.1 Meri (ufficio tecnico) rilascia l’autorizzazione
11.2 Se non è stato concesso il patrocinio o non è stato richiesto il patrocinio:
11.2.1 Meri (ufficio tecnico) rilascia l’autorizzazione e il bollettino per il pagamento del suolo pubblico
12 Il responsabile dell’ufficio tecnico firma l’autorizzazione
13 Meri consegna l’autorizzazione con o senza bollettino a seconda dei casi all’ufficio turismo
14 L’ufficio turismo riceve l’autorizzazione 15.1 Se non è necessaria l’ordinanza:
15.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa allo step successivo (step 16) 15.2 Se è necessaria l’ordinanza
15.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo invia la richiesta di ordinanza a Fabiola (ufficio tecnico)
15.2.2 Fabiola prepara l’ordinanza
15.2.3 Il responsabile dell’ufficio tecnico firma l’ordinanza
15.2.4 Fabiola invia l’ordinanza all’ufficio turismo, all’ufficio informativo e al caposquadra
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15.2.6 Il caposquadra entro le 48h prima dell’evento appone la segnaletica 15.2.7 L’ufficio turismo riceve l’ordinanza
16.1 Se l’associazione non richiede la somministrazione di cibi e bevande: 16.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa allo step successivo (step 17) 16.2 Se l’associazione richiede la somministrazione di cibi e bevande:
16.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo consegna il bollettino per il pagamento dei diritti all’USL all’associazione
16.2.2 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara la pratica per l’USL 16.2.3 Il responsabile dell’ufficio turismo firma la pratica
16.2.4 Il dipendente dell’ufficio turismo riceve la ricevuta del pagamento dall’associazione
16.2.5 Il dipendente dell’ufficio turismo invia la pratica e la ricevuta del pagamento all’USL
17.1 Se l’associazione non richiede attività di pubblico spettacolo:
17.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa allo step successivo (step 18) 17.2 Se l’associazione richiede attività di pubblico spettacolo di grande entità:
17.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo convoca la Commissione di Pubblico Spettacolo
17.2.2 La Commissione di Pubblico Spettacolo riceve la convocazione
17.2.3 La Commissione di Pubblico Spettacolo si riunisce per visionare la documentazione
17.2.4 La Commissione di Pubblico Spettacolo decide e fornisce le prescrizioni da applicare al caposquadra
17.2.5 Il caposquadra mette in atto le prescrizioni
17.2.6 La Commissione di Pubblico Spettacolo si riunisce il giorno dell’evento e fornisce ulteriori prescrizioni
17.2.7 Il caposquadra mette in atto le prescrizioni
17.2.8 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara l’atto autorizzativo 17.2.9 Il responsabile dell’ufficio turismo firma l’atto autorizzativo
17.3 Se l’associazione richiede attività di pubblico spettacolo di piccola entità: 17.3.1 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara la documentazione
18.1 Se l’associazione vuole organizzare una manifestazione di sorte locale: 18.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara le pratiche
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18.1.3 Il dipendente dell’ufficio turismo invia le pratiche al Monopolio e alla Prefettura che ne prendono atto
18.1.4 Il dipendente dell’ufficio turismo inserisce tale evento nell’albo delle attività 18.2 Se l’associazione non vuole organizzare una manifestazione di sorte locale: 18.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa allo step successivo (step 19) 19.1 Se l’associazione vuole organizzare un mercatino:
19.1.1 L’associazione invia l’autodichiarazione che attesta che essa non opera a scopo di lucro all’ufficio turismo
19.1.2 L’ufficio turismo riceve l’autodichiarazione
19.1.3 Il dipendente dell’ufficio turismo prepara l’autorizzazione 19.1.4 Il responsabile dell’ufficio turismo firma l’autorizzazione 19.2 Se l’associazione non vuole organizzare un mercatino:
19.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo passa allo step successivo (step 20)
20.1 Se l’associazione non vuole organizzare fuochi d’artificio né lancio della mongolfiera:
20.1.1 Il dipendente dell’ufficio turismo consegna tutta la documentazione all’associazione
20.1.2 Evento
20.2 Se l’associazione vuole organizzare fuochi d’artificio o lancio della mongolfiera: 20.2.1 Il dipendente dell’ufficio turismo invia la documentazione alla Polizia Municipale
20.2.1.1 Se la documentazione non è corretta:
20.2.1.1.1 La Polizia Municipale rimanda la documentazione all’ufficio turismo 20.2.1.2 Se la documentazione è corretta:
20.2.1.2.1 Se si tratta di fuochi d’artificio:
20.2.1.2.1.1 La Polizia Municipale contatta l’ENAC e gli altri enti (forza pubblica, croce rossa, assicurazione, vigili del fuoco)
20.2.1.2.1.2 La Polizia Municipale rilascia l’autorizzazione all’associazione 20.2.1.2.1.3 Fuochi d’artificio
20.2.1.2.2 Se si tratta di mongolfiera:
20.2.1.2.2.1 La Polizia Municipale contatta l’ENAV, l’Aeroclub Italia e gli altri enti (forza pubblica, croce rossa, assicurazione, vigili del fuoco)
20.2.1.2.2.2 La Polizia Municipale rilascia l’autorizzazione all’associazione 20.2.1.2.2.3 Lancio mongolfiera
82 3.4.3.2 La mappa del processo
Figura 4. Processo “Organizzazione eventi” (parte 1)
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Figura 4. Processo “Organizzazione eventi” (parte 3)
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Figura 4. Processo “Organizzazione eventi” (parte 6)
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