Il sistema di misurazione e monitoraggio

La misurazione e il monitoraggio delle performance sono due fasi fondamentali del cosiddetto “Ciclo di gestione della performance” di cui si è parlato nel paragrafo 5.1. Queste due attività, richieste esplicitamente dal Decreto legislativo n°150 del 27 ottobre 2009, permettono ad una Pubblica Amministrazione di valutare la propria performance

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e quella dei suoi dipendenti. La misurazione e la valutazione della performance organizzativa e individuale è alla base del miglioramento della qualità del servizio pubblico offerto dall’Ente, della valorizzazione delle competenze professionali, della responsabilità per risultati, dell’integrità e della trasparenza dell’azione amministrativa. Diventa quindi fondamentale costruire un sistema di misurazione e monitoraggio più oggettivo possibile, anche alla luce del malcontento dei dipendenti emerso dall’analisi dei questionari sul benessere organizzativo.

5.4.1 L’importanza di utilizzare gli indicatori

In un contesto globale sempre più orientato alla competizione il monitoraggio continuo delle performance non è più un’opzione, ma una necessità per qualsiasi tipo di organizzazione. Per garantire la sopravvivenza di una organizzazione è condizione necessaria, anche se non sufficiente, stabilire degli obiettivi, le modalità di raggiungimento e di verifica dei risultati tramite indicatori. La misurazione delle prestazioni è fondamentale per la gestione dei processi poiché consente di documentare gli sviluppi delle attività, di identificare le aree di forza e di debolezza, di valutare in itinere il clima organizzativo e di guidare le azioni di miglioramento (Franceschini, Galetto, Maisano, 2011).

Gli indicatori sono gli strumenti adatti a rilevare l’aspetto evolutivo dei processi e dell’ambiente in cui questi sono inseriti e a comunicare lo stato di salute di un’organizzazione verso l’esterno, ma sono anche capaci di modificare il comportamento di un’organizzazione e di condizionarne le decisioni quindi è necessario prestare molta attenzione durante la fase di definizione degli indicatori stessi (Franceschini, Galetto, Maisano, 2011).

Gli indicatori hanno tre funzioni principali:

1. Controllo: consentono ai gestori dei processi di controllare e valutare le prestazioni delle risorse di cui sono responsabili.

2. Comunicazione: consentono di rendere note le prestazioni di un processo a tutti coloro che interagiscono con esso.

3. Miglioramento: consentono di identificare i gap tra aspettative e risultati ottenuti fornendo così indicazioni utili per la messa a punto di strategie di miglioramento dei processi.

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In conclusione possiamo affermare che gli indicatori supportano l’esistenza stessa di un’organizzazione poiché permettono di monitorare le sue prestazioni in relazione anche al contesto in cui essa si trova ad operare, di valutare tali prestazioni e di proporre azioni volte al miglioramento.

5.4.2 La metodologia

Il sistema di misurazione e monitoraggio è stato costruito a partire dalle schede utilizzate per la valutazione dei dipendenti che, fino ad oggi, sono state compilate in maniera piuttosto soggettiva generando il malcontento dei dipendenti stessi. La scheda presa come riferimento è quella utilizzata per valutare gli impiegati di categoria A e B poiché la maggior parte degli impiegati del comune rientra in questa categoria e anche perché non ci sono significative differenze rispetto alle schede utilizzate per valutare gli altri lavoratori del Comune.

La scheda di valutazione è suddivisa in tre macroaree denominate rispettivamente “Performance a livello di Ente”, “Performance organizzativa” e “Performance individuale”. Per ciascuna variabile che declina i tre aspetti di cui sopra sono stati individuati una serie di indicatori che ne consentano una misurazione più oggettiva possibile. Di seguito si mostra la metodologia utilizzata.

PERFORMANCE A LIVELLO DI ENTE (peso 10) -Raggiungimento di specifici obiettivi individuali o di gruppo. (RO)

OI= Numero di obiettivi raggiunti da ciascun dipendente/ Numero di obiettivi assegnati a quel dipendente

OG= Numero di obiettivi raggiunti a livello di gruppo/ Numero di obiettivi assegnati a ciascun gruppo in cui il dipendente in questione è presente

-Valutazione dell'apporto individuale al raggiungimento degli obiettivi strategici cui il soggetto partecipa. (AI)

OL= Numero di ore dedicate al raggiungimento di un ciascun obiettivo strategico/ ore previste

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P= numero di proposte da parte del dipendente/ proposte del dipendente degli ultimi 3 anni

-Valutazione del raggiungimento di adeguati standard qualitativi della prestazione e nell'erogazione di servizi pubblici. (SQ)

Questo parametro viene valutato tramite il questionario di soddisfazione dei cittadini riportato al paragrafo 5.4.4.1.

PERFORMANCE ORGANIZZATIVA (peso 30)

-Qualità del contributo assicurato alla performance dell'unità organizzativa di appartenenza. (QC)

OS= Numero di ore di straordinario

5 4 3 2 1

0-20 ore 20-40 ore 40-60 ore 60-80 ore 80-100 ore

L’idea è che se le ore di straordinario sono poche significa che il dipendente ha svolto la maggior parte del lavoro durante le ore ordinarie e la cosa è positiva; se invece le ore di straordinario sono molte la valutazione è negativa perché significa che il lavoro non né stato svolto durante le ore ordinarie. La scala va da 0 a 100 perché al massimo è possibile fare 100 ore di straordinario in un anno.

PS= Numero di pratiche sbrigate/ media di pratiche sbrigate negli ultimi 3 anni TP= Tempi medi di preparazione delle pratiche/ Tempi medi ideali

R= Numero di reclami degli utenti di riferimento/ numero di reclami degli ultimi 3 anni P= numero di proposte da parte del dipendente/ proposte del dipendente degli ultimi 3 anni

-Rilevanza delle attività che il soggetto deve svolgere perché siano raggiunti i target della struttura organizzative di appartenenza.

Questo aspetto è difficile da valutare tramite indicatori per cui si rimette la valutazione al Responsabile di Area

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-Capacità di sostenere ritmi di lavoro che richiedono tempi di esecuzione molto ridotti con approccio positivo alla situazione e con spirito di iniziativa. (RL)

RT= Tempi effettivi/ Tempi attesi

P= numero di proposte da parte del dipendente/ proposte del dipendente degli ultimi 3 anni