Introduzione alla gestione informatizzata del magazzino

Il percorso di miglioramento progettato nell’ambito del sistema di gestione delle materie prime prevede anche l’implementazione delle procedure informatizzate per la gestione del magazzino presenti all’interno del gestionale e-Solver. Questo paragrafo pertanto è dedicato alla descrizione sintetica di quanto fatto in questo contesto. Come accennato nell’introduzione, attualmente e-Solver viene utilizzato esclusivamente per la gestione dei dati di contabilità. Il software tuttavia dispone di una sezione apposita di funzionalità per la gestione e il monitoraggio dei flussi di materiali nei magazzini. L’obbiettivo pertanto è quello di rendere utilizzabili queste funzionalità in quanto permetterebbero di risolvere le criticità della gestione attuale legate all’utilizzo di strumenti manuali. Infatti, con le procedure di gestione del magazzino offerte dal gestionale diventano possibili:

1. Il monitoraggio corretto della disponibilità di magazzino, evitando che si creino delle incongruenze tra giacenza e disponibilità. Caricando gli ordini di produzione infatti, tramite le distinte base, il gestionale genera gli impegni di materie prime sulla base dei quali viene definita la “disponibilità di materie prime”. Questa disponibilità viene poi confrontata con i punti di riordino per l’emissione di eventuali proposte d’acquisto. Una volta che gli ordini di produzione vengono chiusi, il sistema procede in automatico all’aggiornamento delle giacenze: il magazzino materie prime viene scaricato, e allo stesso tempo vengono aggiornati i valori dei magazzini dei semilavorati e dei prodotti finiti. Pertanto, viene a meno la necessità di effettuare il controllo inventariale quotidiano che, oltre ad essere dispendioso in termini di tempo e quindi di denaro, risulta essere anche poco efficiente per i motivi già visti. 2. L’utilizzo delle liste di prelievo per la produzione giornaliera. Queste

rappresentano uno strumento fondamentale: da un lato permettono di aumentare l’efficienza della logistica interna in quanto, identificando il fabbisogno giornaliero complessivo, permettono di minimizzare i viaggi degli operatori dalla produzione al magazzino per l’approvvigionamento, dall’altro rendono possibile il monitoraggio dei consumi effettivi di materie prime.

143 3. L’utilizzo della procedura informatizzata dell’MRP per il calcolo dei fabbisogni netti dei codici gestiti a fabbisogno e per la verifica di fattibilità dei piani di produzione, riducendo il tempo e gli errori connessi alle procedure manuali attualmente utilizzati.

Tuttavia, per attivare le procedure descritte è necessario raccogliere ed inserire nel database del gestionale tutta una serie di dati per la corretta definizione delle anagrafiche degli articoli e dei fornitori. È proprio su questa fase di raccolta dati e di aggiornamento delle anagrafiche che si è concentrato il progetto di tesi.

Il primo step della raccolta dati ha riguardato la revisione delle anagrafiche dei materiali d’acquisto e dei fornitori.

Per quanto riguarda l’anagrafica dei codici d’acquisto si ha che quest’ultima è stata rivista e aggiornata con i codici d’acquisto attualmente utilizzati in azienda. L’anagrafica aggiornata è stata utilizzata per stampare i cartellini del magazzino materie prime che individuano la posizione della merce nelle scaffalature, e per aggiornare il foglio utilizzato per la lista inventariale giornaliera. Nel foglio inziale infatti i vari codici di acquisto erano riportati con una nomenclatura non standardizzata e non vi era corrispondenza con i cartellini utilizzati nel magazzino. Questo approccio era causa di errori e confusione nel flusso di informazioni tra le varie funzioni aziendali. Con la revisione del foglio e dei cartellini identificativi di magazzino invece si è creata una nomenclatura standardizzata e una corrispondenza tra i nomi della lista e i cartellini di magazzino che prima non esisteva.

Per quanto riguarda la revisione dell’anagrafica dei fornitori, anche in questo caso sono stati identificati tutti i fornitori attivi e per ognuno di questi è stato creato il listino di acquisto. La creazione del listino fornitore all’interno di e-Solver permette da un lato di individuare le merci acquistate per ogni singolo fornitore con i relativi costi, dall’altro di registrare gli ordini di acquisto all’interno del gestionale con l’emissione del relativo DDT. Questa registrazione è fondamentale in quanto è necessaria per la procedura di carico del magazzino virtuale delle materie prime al momento della ricezione delle merci. Prima dell’aggiornamento, gli ordini venivano fatti tramite e-mail o telefonicamente ma senza l’emissione del DDT e senza la registrazione all’interno del gestionale. Pertanto, non era possibile aggiornare la giacenza del magazzino virtuale al momento della ricezione della merce e i DDT non venivano emessi per tutti gli ordini. Con l’implementazione della procedura, da un lato è possibile attivare la procedura di carico del magazzino materie prime, dall’altra si ottiene una standardizzazione del flusso di informazioni relative agli ordini verso i fornitori.

Il secondo step della fase di raccolta dati ha riguardato invece la revisione e l’inserimento delle distinte base per i vari codici di produzione. Le distinte base sono fondamentali in quanto rappresentano lo strumento mediante il quale il software, sulla base degli ordini di produzione, determina gli impegni e i consumi di materiali nei vari magazzini. Questo calcolo è reso possibile dalla presenza dei “coefficienti di impiego” che definiscono le quantità necessarie di codici figli per la produzione di una determinata quantità di codice padre. Pertanto, i coefficienti di impiego che determinano l’utilizzo degli ingredienti sono stati ricavati dalle relazioni quantitative definite dalle ricette, mentre quelli che determinano l’utilizzo di materiale di imballaggio sono stati ricavati dall’analisi della composizione degli imballaggi delle varie tipologie di prodotti finiti.

Una volta completata la fase di raccolta dati, lo step successivo è stato quello di identificare e definire la procedura da utilizzare per le fasi di carico e scarico dei

144 magazzini. La procedura definita è schematizzata sinteticamente in figura 7.11 e prevede i seguenti passaggi:

Figura 7.11: Rappresentazione schematica delle fasi della procedura di carico e scarico dei magazzini e di avanzamento degli ordini di produzione all’interno del gestionale. Le frecce in

verde indicano il carico del magazzino, quelle rosse lo scarico associati alle operazioni indicate.

1. Caricamento degli ordini di produzione all’interno del gestionale

Con questo prima operazione vengono caricati nel gestionale gli ordini di produzione pianificati, sulla base dei quali il sistema genera gli “impegni di materie prime”. La determinazione degli impegni di materie prime è fondamentale in quanto da un lato permette di fare una verifica rapida della fattibilità degli ordini di produzione lanciati in termini di disponibilità di materiali, dall’altro permette di individuare la disponibilità effettiva dei materiali a magazzino. Si comprende che, maggiore è l’intervallo di pianificazione, maggiore sarà l’intervallo temporale coperto dagli ordini caricati sul gestionale e dunque maggiore sarà l’accuratezza con cui si riuscirà a gestire il sistema di approvvigionamento. Infatti, ampliando l’intervallo di pianificazione della produzione diventa possibile proiettare su un intervallo più esteso anche l’impegno delle materie prime, e pertanto diventa più facile e più efficiente anche la pianificazione degli approvvigionamenti. Inserendo il tipo di gestione da utilizzare (a scorta o a fabbisogno) per ognuno dei codici d’acquisto con i relativi parametri gestionali, il sistema elabora in automatico le proposte di approvvigionamento. Tuttavia, questa procedura è stata momentaneamente messa in standby e verrà attivata solamente al termine della fase di rodaggio del sistema, quando gli operatori avranno preso confidenza con le procedure descritte.

Va detto infine che partire dagli ordini di produzione caricati nel gestionale diventa possibile anche l’emissione delle liste di prelievo giornaliere.

2. Avanzamento degli ordini di produzione

Al completamento dell’ordine di produzione, questo viene avanzato di fase all’interno del gestionale. L’avanzamento dell’ordine di produzione genera in automatico, tramite le distinte base, la rettifica dei livelli di giacenza nei due magazzini principali creati, che sono quello delle materie prime e dei prodotti finiti.

145 3. Spedizione dei prodotti finiti

Nel momento in cui viene creato il DDT di spedizione al magazzino esterno o al cliente finale, il sistema scarica il magazzino prodotto finito chiudendo così l’intero ciclo di produzione.

4. Caricamento del magazzino materie prime

Per quanto riguarda il caricamento del magazzino materie prime, come accennato prima, questo viene fatto tramite la chiusura dell’ordine al fornitore, che deve essere stato opportunamente registrato al momento dell’emissione.

Concludiamo il paragrafo specificando che la procedura definita deve essere sottoposta ad un periodo di rodaggio necessario sia agli operatori per prendere confidenza con il nuovo approccio basato sull’utilizzo del gestionale, sia per identificare eventuali errori del sistema, soprattutto nel carico e scarico dei magazzini. Una volta passata la fase di prova, la procedura potrà essere utilizzata per sostituire completamente quella attualmente utilizzata per la gestione del magazzino, e potrà essere completata con l’inserimento della funzione delle proposte di riordino.

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