L’input del modello.

L’input del modello è rappresentato dal prospetto di inserimento storico, che accoglie i dati storici mensili ricavabili dai bilanci di verifica ed alimenta gli altri fogli di lavoro che compongono il modello.

Il foglio inserimento dati riporta tutte le voci del piano dei conti dell’azienda, raggruppati seguendo lo schema utilizzato dal sistema informativo contabile nella predisposizione dei bilanci di verifica. Importante è l’utilizzo, sia per i singoli conti che per ciascuna voce componente il conto, dei rispettivi codici utilizzati dal sistema contabile; tutto ciò per rendere più agevole e rapido l’inserimento dei dati contabili periodici.

Quindi il foglio presenta, in corrispondenza di ciascun conto, il relativo codice e gli importi mensili da agosto a luglio. Trattandosi di importi presi direttamente dal sistema informativo aziendale, questi saranno cumulati e non parziali di

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ciascun mese; quindi, per ciascun conto, il totale annuo coincide con l’importo di luglio. Vengono inoltre inserite delle righe, evidenziate col colore rosso, per le rettifiche da apportare ad alcuni conti; si tratta solitamente di costi la cui relativa fattura non è stata ancora caricata nell’ AS/400 e quindi non risultano nel bilancio di verifica; è necessario, pertanto, introdurre tali importi al momento dell’inserimento dati.

Per comprendere meglio l’impostazione di tale foglio di lavoro ne viene di seguito riportata una parte:

CODICE DENOMINAZIONE CONTO AGOSTO SETTEMBRE

1 ATTIVITA'

10101 CASSA

010101 000001 CASSA CONTANTI 10202 PORTAFOGLIO ATTIVO 010202 000001 EFFETTI ATTIVI ITALIA 010202 000002 EFFETTI ATTIVI ESTERO 010202 000003 EFFETTI SBF ITALIA 010202 000004 EFFETTI SBF ESTERO 10203 PORTAFOGLIO ATTIVO 010203 000001 CRSM SBF 010203 000002 BT SBF 010203 000003 CRP SBF 010203 000004 BANCO S GEMINIANO

L’operatore inserisce gli importi nelle celle in corrispondenza delle singole voci di conto contraddistinte dal codice e dal numero progressivo; il totale delle singole voci viene poi riportato automaticamente nelle celle di colore azzurro. Le problematiche riscontrabili in questa fase riguardano principalmente:

1. l’inserimento manuale dei consuntivi mensili;

2. la determinazione delle rimanenze di materie prime e semilavorati.

L’assenza di un sistema di collegamento fra il sistema AS/400 ed il nostro foglio elettronico Excel non consente il trasferimento in automatico dei dati storici dal sistema informativo contabile al foglio elettronico. Di conseguenza, l’intera fase di inserimento dati viene svolta manualmente dall’operatore, costretto a copiare nel prospetto gli importi determinati dal sistema AS/400 e contenuti nelle stampe dei bilanci di verifica periodici. Ciò comporta innanzitutto il rischio che, un

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eventuale errore nell’immissione manuale degli importi si ripercuota automaticamente sugli altri fogli di lavoro, rendendo problematico il rilevamento delle anomalie nelle fasi successive. E’ richiesta pertanto la massima attenzione, evitando banali errori di inserimento.

Inoltre, data la dimensione del piano dei conti aziendale, non bisogna dimenticare il dispendio di tempo che l’inserimento manuale comporta.

L’unica alternativa a tale farraginosa procedura sarebbe rivolgersi a personale qualificato per ottenere un sistema che riprenda i dati in automatico evitando rischiosi ed inutili inserimenti manuali. Allo stato attuale, però, si è optato per l’inserimento manuale, rimandando il ricorso ad esperti informatici al momento in cui sarà verificata l’utilità dello strumento.

La seconda problematica incontrata durante l’implementazione del modello è rappresentata dal calcolo delle rimanenze di materie prime e semilavorati in corso d’esercizio. Il sistema di gestione del magazzino utilizzato in azienda risulta incapace di fornire con precisione ed immediatezza l’ammontare delle rimanenze, essendo organizzato in modo da rilevare i movimenti di materie prime e semilavorati solo dopo una determinata fase di lavorazione; prima di tale fase i movimenti non vengono caricati dal sistema.

L’esatto ammontare delle rimanenze, perciò, può essere determinato con precisione solo dopo la chiusura dell’esercizio (31 luglio), quando si procede con l’inventario di magazzino. In tutti gli altri periodi dell’esercizio si può ricorrere a due soluzioni:

• si ipotizza costante l’ammontare delle scorte determinato con l’ultimo inventario di magazzino;

• in alternativa, si chiede al responsabile del magazzino di determinare, con il minor grado di approssimazione possibile, l’entità delle rimanenze. Da sottolineare come tale procedura incontri non pochi ostacoli nella pratica a causa dello sforzo, in termini di tempo, richiesto all’incaricato.

La soluzione da noi privilegiata è sicuramente la prima: la possibilità di ottenere un valore con immediatezza è ritenuta, ai fini del nostro lavoro, più importante della maggiore precisione ottenibile con la seconda alternativa.

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Sempre in questa prima fase, merita particolare attenzione l’attività di inserimento nel sistema delle rettifiche dei dati contabili, necessarie per rendere completo ed aggiornato il sistema. Ci riferiamo soprattutto alle rettifiche ed alle integrazioni da apportare per aggiornare i valori mensili ricavati dal sistema AS/400; i bilanci di verifica mensili, infatti, non rilevano alcuni conti i cui importi si riferiscono all’intero esercizio. Mancano pertanto le quote di ammortamento riferite a ciascun mese e, mancano inoltre le quote di alcuni costi immessi nel sistema con una cadenza non mensile, ad esempio oneri finanziari e le quote di TFR maturate nel mese.

Devono, per di più, essere inseriti alcuni costi le cui fatture vengono registrate nel mese successivo a quello di competenza; si tratta, solitamente, di costi di acquisto di materie prime, sussidiarie e semilavorati.

Precisamente, le rettifiche delle quote di ammortamento vengono effettuate inserendo la quota di competenza nel conto acceso al costo e, contemporaneamente, nel conto acceso ai fondi. Nel foglio inserimento dati sono evidenziate, tra i fondi ammortamento, le rettifiche relative agli automezzi, alle spese pubblicitarie ed al software.

La rettifica degli oneri bancari viene eseguita mediante l’inserimento della quota di competenza nel conto acceso agli oneri finanziari e, per contropartita, nel conto acceso ai debiti diversi. Ricordiamo infatti che tali oneri vengono rilevati dal sistema trimestralmente in seguito alle comunicazioni da parte degli istituti di credito. Pertanto, alla fine di ciascun mese devono essere contattate le banche per conoscere la quota di competenza del periodo.

Per quanto concerne i costi d’acquisto di materie prime, sussidiarie e semilavorati, si ha l’inserimento della rettifica nel relativo conto di costo e contestuale variazione del conto acceso ai debiti verso fornitori nel passivo. Si riporta, a titolo esemplificativo, la rettifica del costo delle materie sussidiarie:

40301 MATERIE SUSSIDIARIE 476,88

040301 000001 ABRASIVI E UTENSILERIA 31,20 040301 000002 MATERIALI SALDATURA

040301 000003 PICCOLE ATTREZZATURE

040301 000004 MATER. DI CONSUMO DIVERSI 21,08

040301 000005 LUBRIFICANTI 324,60

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20601 FORNITORI 387.381,78

020601 000001 FORNITORI 387.281,78

rettifiche materie sussidiarie 100,00

rettifiche Semilavorati

rettifiche materie prime e componenti

Infine, lo stesso procedimento si ripete per l’inserimento delle rettifiche della quota di TFR e della tredicesima mensilità. In questo caso sarà necessario contattare lo studio commerciale per ottenere la quota di competenza del mese. La quota maturata nel mese di riferimento viene inserita mediante rettifica nel conto acceso ai costi di manodopera e, contemporaneamente, nel conto acceso ai debiti per retribuzioni nel passivo.

Ricordiamo, infine, che l’inserimento storico deve avvenire nei primi giorni del mese successivo a quello di riferimento, quando tutte le retribuzioni del personale sono state effettivamente conteggiate.