PERCHE’ UN SOFTWARE DI ANALISI DI BILANCIO E SIMULAZIONE.

Sotto il peso di una crescente competitività molti imprenditori, manager e funzionari di Piccole e Medie Imprese ancora oggi sono costretti a prendere decisioni senza il supporto di informazioni sintetiche e tempestive. E' come pilotare una Ferrari senza il cruscotto. Eppure i dati in azienda ci sono, ma le informazioni che servono per decidere non arrivano, o arrivano tardivamente, e quando arrivano sono una montagna di numeri di difficile interpretazione. Il controllo di gestione è quel complesso meccanismo che permette di controllare l'andamento dell'impresa attraverso una semplice ma completa rappresentazione dei dati. Il vero problema è l'architettura del software che possa aiutare i manager nel controllo della situazione economico-finanziaria dell’azienda, un equilibrio tra la complessità delle rilevazioni e la congruità delle fonti. Si tratta infatti di monitorare l'andamento aziendale usando i dati giusti al momento giusto, con tutti gli elementi che individuano i centri di costo e di ricavo, i processi e le responsabilità aziendali: il tutto da interpretare secondo procedure prestabilite per non lasciare nulla al caso o, peggio ancora, alle "sensazioni".

E’ stata proprio questa la realtà con la quale mi sono confrontato durante lo stage presso la Fasem s.r.l. La mancanza di un sistema di controllo di gestione formalizzato rendeva laborioso il monitoraggio periodico delle condizioni economico-finanziarie dell’impresa. Inoltre nell’attuale struttura amministrativa manca una figura che possa occuparsi di controllo di gestione. Sono presenti, oltre l’amministratore delegato, un contabile, una figura che si occupa della gestione del sistema qualità e due persone preposte alla contabilità-clienti e contabilità-fornitori. L’amministratore delegato è altamente preparato dal punto di vista tecnico (avendo ricoperto a lungo il ruolo di responsabile della produzione nell’azienda rilevata dalla Fasem in seguito al fallimento), ma manca di una idonea preparazione manageriale necessaria per adottare ed utilizzare sistemi per il controllo di gestione. Pertanto, tale figura si occupa

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prevalentemente di aspetti legati alla produzione e decide in merito alle politiche da adottare nei confronti dei nuovi clienti e fornitori.

Risulta chiaro come, in tale situazione, qualsiasi osservazione in corso d’esercizio in merito al controllo ed alla valutazione delle performance rimanga prerogativa esclusiva del contabile aziendale. A tal fine egli può avvalersi, oltre che della lunga esperienza in azienda, soltanto dei dati contabili estrapolati dal sistema contabile. Come supporto al sistema informativo gestionale, la Fasem utilizza il sistema AS/400 (Application System 400) creato dall’IBM.

Tale sistema consente la predisposizione in qualsiasi momento di un bilancio di verifica che, con le opportune rettifiche, riesce a soddisfare, almeno in parte, esigenze conoscitive in merito all’attuale risultato economico ed allo sbilancio fra attivo e passivo patrimoniale. Da notare che, data l’impossibilità di determinare con precisione e puntualità l’entità delle rimanenze di magazzino in corso d’esercizio, tutte le valutazioni vengono effettuate ipotizzando come costanti le scorte calcolate con l’ultimo inventario di magazzino. Ciò significa, quindi, che il valore del magazzino calcolato annualmente alla chiusura dell’esercizio viene ipotizzato costante fino al successivo inventario.

E’ evidente come qualsiasi analisi effettuata dal contabile aziendale sulla base di tali presupposti possa risultare fuorviante o comunque poco coerente con la realtà.

L’unico strumento di programmazione utilizzato in azienda è il budget, formulato annualmente dal commercialista esterno di concerto con il contabile aziendale. Anche la sua costruzione è basata su ipotesi semplicistiche, partendo dai valori dell’esercizio appena trascorso ed ipotizzando variazioni percentuali per l’esercizio successivo. Tale budget coincide quindi con una semplice previsione annuale, priva di qualsiasi articolazione in sub-periodi. E’ compito del contabile verificare, occasionalmente, lo scostamento fra budget e consuntivo mediante il ricorso a semplici proporzioni. Inoltre tale analisi degli scostamenti è limitata ai soli ricavi di vendita.

Partendo, quindi, dalle esigenze dell’impresa si è cercato di sviluppare un modello che, mediante l’ausilio di un software di facile applicazione, potesse

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offrire prontamente una serie di indicazioni utili a valutare, in corso d’esercizio, la situazione economico-finanziaria dell’impresa.

Il primo problema affrontato riguardava, quindi, la scelta del software più idoneo all’implementazione del modello teorico, tenuto conto delle capacità ed esigenze di coloro che saranno chiamati ad utilizzarlo. Dopo aver valutato alcuni elementi la scelta è ricaduta sull’utilizzo del foglio elettronico Excel, ritenuto adatto a trasformare il modello teorico in modello software con relativa semplicità. Si è optato, infatti, per uno strumento già ampiamente conosciuto ed utilizzato in azienda, il cui utilizzo non richiedesse particolari conoscenze informatiche. L’utilizzo di software più complicati o comunque sconosciuti dai componenti della funzione amministrativa avrebbe richiesto tempi di sviluppo ben superiori, oltre che l’aiuto di personale qualificato. Infine, fondamentale elemento a favore dell’impiego di Excel è stata la possibilità di utilizzare, mediante apposite formule, più fogli di lavoro tra di loro collegati: i dati inseriti o calcolati in un foglio di lavoro possono essere richiamati ed utilizzati in qualsiasi altro foglio. E’ questa la caratteristica che rende tale strumento particolarmente adatto ai nostri fini.

76 2.3. IL MODELLO PROPOSTO.

Nel concepire il modello da proporre in azienda si è preso spunto da alcuni tra i più famosi schemi suggeriti in dottrina per l’implementazione in termini software di sistemi tecnico-contabili in grado di fornire un supporto sia nelle fasi di formulazione degli obiettivi e di misurazione dei risultati che nell’analisi degli scostamenti tra risultati ed obiettivi.

In particolare, lo schema teorico di riferimento riprende alcuni aspetti del modello suggerito dal professor Marchi nel libro “Gestione informatica dei dati aziendali”, nel quale si sottolinea l’importanza, in un ambiente sempre più dinamico, della fase di formulazione di ipotesi alternative corrispondenti ai diversi scenari ambientali. Secondo l’autore del testo, il processo di controllo si amplia ulteriormente nella parte relativa alla definizione degli obiettivi e si parla di “simulazione su ipotesi-obiettivo per indicare la sequenza di attività che è alla base del controllo strategico: dalla formulazione delle ipotesi alla loro verifica mediante simulazione di sintesi analisi, fino alla definizione vera e propria degli obiettivi in termini economico-finanziari”35.

Con riferimento, invece, alla parte tecnico-pratica possiamo dire che la struttura alla base del nostro modello è, per alcuni versi, molto simile a quella adottata dagli autori del modello S.I.S.M.A36. Tale modello consente di ottenere, mediante il preliminare inserimento dei dati storici degli ultimi due bilanci consuntivi, una rappresentazione su foglio elettronico Excel della situazione storica in termini di Conto Economico riclassificato, Stato Patrimoniale riclassificato, Rendiconto Finanziario e indici di bilancio. Non si limita alla

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Aggiunge il Marchi “La simulazione delle ipotesi-obiettivo deve procedere per approssimazioni successive ai diversi livelli di sintesi-analisi: il primo livello è quello della simulazione generale a livello economico-finanziario per garantire la necessaria visione d’insieme che è indispensabile per il controllo strategico; il secondo livello è quello della simulazione analitica a livello economico-tecnico per la verifica delle ipotesi generali di simulazione su aspetti particolari aventi rilevanza gestionale; il terzo livello è di nuovo quello della simulazione generale a livello economico-finanziario, mediante la verifica d’insieme e la ricomposizione a sistema delle ipotesi obiettivo a carattere particolare.” Tratto da L. Marchi, D. Mancini, “Gestione informatica dei dati aziendali”, Franco Angeli, Milano, 2003, pag. 202. 36

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situazione storica, ma permette inoltre di effettuare ipotesi di simulazione economico-finanziaria relativamente ai tre esercizi successivi.

Pertanto, il modello inizialmente suggerito in azienda prevedeva l’utilizzo di una serie di fogli di lavoro che rappresentavano gli input e gli output del sistema. L’input del modello è rappresentato dal foglio inserimento dati e dal prospetto di budget, mentre gli output forniti dal modello sono i prospetti di Stato Patrimoniale e Conto Economico opportunamente riclassificati, il prospetto di forecast, l’analisi degli scostamenti tra budget e consuntivo e tra budget e forecast ed, infine, la composizione degli indici di bilancio. I diversi prospetti sono inseriti in più fogli di lavoro tra loro collegati mediante apposite formule. Per comprendere la logica sottostante vengono di seguito illustratati, a titolo esemplificativo, i fogli di lavoro componenti il modello originariamente pensato per l’azienda:

FOGLIO NUMERO 1: DATI DI INSERIMENTO. (bilancio di

verifica+integrazioni extracontabili)

Ago Set Ott Nov Dic Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug

Il primo foglio di lavoro accoglie i dati da inserire nel sistema dall’operatore. Si tratta di valori consuntivi provenienti dai bilanci di verifica mensili dell’azienda. Per facilitare e rendere più rapido l’inserimento, tale foglio dovrebbe riportare tutte le voci del piano dei conti dell’azienda, raggruppati seguendo lo schema utilizzato dal sistema informativo contabile nella predisposizione dei bilanci di verifica. Ovviamente devono essere inserite anche delle rettifiche in modo da considerare anche alcuni dati non ancora caricati nel sistema informativo contabile.

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Questo foglio alimenta, soprattutto, i prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale ed in parte anche gli altri fogli di lavoro.

Il secondo foglio di lavoro comprende le formule che riprendono i dati dal foglio inserimento e, mediante opportune riclassificazioni, portano alla formulazione

dello Stato Satrimoniale e del Conto Economico di ciascun mese. Per la

riclassificazione si adottano gli schemi di Conto Economico “a Valore della produzione e valore aggiunto” e di Stato Patrimoniale sia “Finanziario” che “Gestionale”.

Il bilancio riclassificato in tal modo permetterà di visualizzare alcuni risultati intermedi necessari per il calcolo degli indici di bilancio.

Il terzo foglio di lavoro riguarda la determinazione del budget annuale e la sua articolazione su base mensile. Per ciascuna voce di Conto Economico e Stato Patrimoniale viene determinata la quota mensile e la sua percentuale rispetto alla quota di budget annuale.

La seconda tabella del prospetto di budget presenta le formule utilizzate per calcolare le singole quote di ciascuna voce. La colonna con il simbolo percentuale calcola l’incidenza sul “valore della produzione”, per quanto riguarda le voci di Conto Economico, e l’incidenza sul “capitale investito”, per quanto concerne le voci di Stato Patrimoniale.