La Documentazione del SGQ

Di solito, quando le persone pensano alla documentazione del sistema di gestione della qualità, l’immagine è quella di tonnellate di documenti, nonché di procedure inutili e burocratiche. Questo dipende dal fatto che spesso le aziende esagerano nel documentare i propri sistemi di gestione della qualità.

La norma internazionale per i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001) richiede una specifica documentazione.

Gli scopi e i vantaggi della documentazione dell’SGQ sono molteplici: fornire una chiara struttura delle attività all’interno di un’organizzazione, consentire la coerenza dei processi e una migliore comprensione dell’SGQ e fornire evidenze del raggiungimento degli obiettivi e delle finalità.

Nel preparare la documentazione dell’SGQ, ci si dovrebbe concentrare sull’efficienza e creare processi e documenti che siano applicabili alla propria organizzazione.

La normativa ISO 9001:2015 richiede una gestione della documentazione del SGQ strutturata e ben organizzata. I documenti richiesti dalla normativa sono:

- La Politica della qualità

Documento nel quale la direzione descrive, in maniera formale, i propri principi della qualità e le proprie linee guida, sulla base delle quali definirà gli obiettivi per la qualità ed i processi necessari a conseguirli.

L’Alta Direzione deve assicurare che questa sia appropriata alla “mission” dell’azienda, sia orientata al soddisfacimento dei requisiti e al miglioramento continuo dell’efficacia del SGQ, preveda un quadro strutturale per definire e riesaminare la “vision” per la qualità, sia comunicata e compresa dall’organizzazione e sia sottoposta ad un periodico riesame per valutarne la continua idoneità.

Di fatto, la Politica e gli Obiettivi della qualità possono essere contenuti all’interno del Manuale della Qualità.

86 - Il Manuale della qualità

Documento che descrive il Sistema di gestione per la qualità di un’azienda. In particolare descrive come è organizzata un’azienda e secondo quali regole, le diverse responsabilità, le procedure gestionali ed operative adottate, le modalità di identificazione, raccolta, mantenimento e controllo di documenti collegati all’implementazione del SGQ. Tuttavia nella ISO 9001:2015, a differenza della 2008, non è più specificatamente richiesto un Manuale per la Qualità. La nuova edizione della norma infatti richiede che l'organizzazione si doti di quei documenti (informazioni documentate) che le sono necessari per far funzionare i processi e il suo Sistema di Gestione. Quindi nel caso l'organizzazione ritenga necessario mantenere il proprio Manuale Qualità, potrà farlo e ciò risulterà perfettamente in linea con i principi della nuova norma. Tuttavia, nel caso intenda documentare le informazioni che servono per far funzionare i propri processi in altre tipologie di documenti, potrà decidere di eliminare il Manuale per la Qualità

- Le procedure

Queste possono essere gestionali ed operative.

Le procedure gestionali sono documenti che descrivono una determinata sequenza di attività, specificando cosa dev’essere fatto, chi ha la responsabilità di farlo e come deve operare.

La norma prefigge che i documenti siano tenuti costantemente sotto controllo e per fare ciò sono necessarie delle procedure documentate, che devono essere poste in atto e tenute aggiornate.

Le procedure documentate esplicitamente richieste dalla norma sono le seguenti:

- Tenuta sotto controllo dei documenti;

- Tenuta sotto controllo delle registrazioni della qualità; - Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi; - Verifiche ispettive interne;

- Azioni correttive; - Azioni preventive.

87 Le procedure operative (istruzioni), invece, sono documenti che descrivono le modalità di esecuzione di una data attività indicando i metodi da utilizzare, i materiali da impiegare e la sequenza delle operazioni da eseguire.

In sostanza forniscono descrizioni dettagliate circa l’esecuzione delle diverse attività.

- Moduli e documenti di registrazione

Rappresentano documenti che assicurano il quotidiano svolgimento delle attività per la qualità; nello specifico, le registrazioni possono essere redatte in forma cartacea o elettronica, permettono di valutare l’efficacia del SGQ, riportano i risultati ottenuti ed evidenziano le attività svolte.

A titolo puramente semplificativo, si può schematizzare quanto segue: - Manuale della Qualità: è il documento che formalizza “chi fa cosa”:

- Procedura: è il documento che dettaglia il “cosa” e formalizza il “che”, “come”, “dove” e “quando”;

- Istruzione: è il documento che formalizza il “come” nel caso di attività complesse, andando nel dettaglio della procedura.

- Documenti di registrazione; si fa riferimento alle modulistiche e ai registri dove sono inseriti tutti i singoli dati elementari relativi al sistema qualità.

I vantaggi derivanti da una corretta documentazione descrittiva del Sistema Qualità possono essere:

a) Esterni:

- Trasparenza del Sistema Qualità al “sistema cliente”.

- Trasparenza del Sistema Qualità agli enti preposti ai controlli. b) Interni:

- Riduzione di errori nelle attività ripetitive: l’utilizzo di procedure standard e definite come documenti di sistema riduce gli errori causati spesso da una libera interpretazione delle operazioni da svolgere su determinate attività ripetitive.

88 - Maggiore informazione sulla realtà operativa delle strutture: il personale interessato potrà fare riferimento ai documenti di sistema per attingere a determinate informazioni operative, anche in assenza di addetti esperti.

- Salvaguardia del know-how della struttura: ogni procedura, nella sua ultima versione, è il risultato di esperienze e idee innovative di determinate persone. Assenze o dimissione di queste persone hanno un impatto minore se i risultati da loro raggiunti nell’ambito aziendale sono facilmente individuabili e ripetibili.

- Formazione di nuovo personale: il personale neo-assunto o adibito a nuove mansioni potrà fare auto-addestramento attraverso i capitoli del manuale e le relative procedure riguardanti il settore a cui è destinato.

- Riferimento ai fini di un miglioramento continuo: il Manuale deve costituire un continuo riferimento non solo per l’applicazione del Sistema, ma anche per un suo aggiornamento.