MANTENIMENTO E MIGLIORAMENTO SEGRETERIA GENERALE E RISORSE UMANE

RESPONSABILE SIG. DIRIGENTE SETTORE ECONOMICO-FINANANZIARIO E AFFARI GENERALI E DIRIGENTE STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI STAFF

Descrizione del programma

Il programma in questione comprende tutte le attività necessarie al mantenimento (erogazione dei servizi di consumo) e sviluppo (investimenti) dei servizi segreteria generale e risorse umane, come più chiaramente esplicitato e descritto nelle successive sezioni, al fine di rispondere nel miglior modo possibile ai bisogni dei cittadini, alle normative e/o alle decisioni prese dall’Amministrazione Comunale.

Motivazione delle scelte

Erogazione di servizi di consumo:

Adempimenti di legge e mantenimento/miglioramento del livello qualitativo e quantitativo dei servizi erogati.

Riorganizzazione progressiva del servizio in tutti i suoi ambiti, al fine di giungere ad una specializzazione necessaria ad assicurare la dovuta assistenza sia agli Organi Istituzionali, sia ai servizi comunali, per i quali opera come servizio di staff, sia per la popolazione.

L’obiettivo è il miglioramento del livello qualitativo e quantitativo dei servizi erogati.

Finalità da conseguire

Erogazione di servizi al consumo o Servizi di segreteria generale:

Ufficio Personale

• L’Ufficio Personale attuerà tutti gli adempimenti necessari per procedere alle assunzioni a tempo indeterminato/determinato previste nel programma pluriennale.

• Si gestirà la corretta attuazione del piano occupazionale per l’anno 2018 e del triennio 2018/2020.

• L’Ufficio continuerà il lavoro di adeguamento dell’Amministrazione Comunale agli obblighi previsti nel D.Lgs. 81/2008 e s.m.i., in relazione all’aggiornamento e alla revisione dei documenti obbligatori in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, alla cura del piano di formazione del personale, alla nomina dei nuovi addetti alle squadre di emergenza e pubblica sicurezza e all’aggiornamento di quelli esistenti, alla convocazione della riunione periodica di sicurezza con il Responsabile del Servizio di Prevenzione, il datore di lavoro ed il medico competente. L’ufficio supporterà sia l’amministrazione che i vari servizi dell’Ente attraverso un attento monitoraggio delle attività relative agli adempimenti prescritti dalla normativa e richiesti dal Rspp. In particolare si effettuerà la verifica della mappatura dei rischi nelle sedi di lavoro, che consisterà nella redazione di un report illustrante, per ciascuna criticità evidenziata, le misure da porre in essere nell’immediato e quelle da realizzare successivamente dopo aver previsto la necessaria copertura economica.

Documento Unico di Programmazione – COMUNE DI PARABIAGO – Città Metropolitana di Milano - EMENDATO Pag. 32

• Si provvederà a far eseguire gli accertamenti sanitari periodici per i dipendenti comunali, in attuazione del nuovo Piano Sanitario, per ottemperare alle prescrizioni del suddetto D.Lgs. n. 81/2008. Il servizio curerà il monitoraggio dell’attuazione del programma di sorveglianza sanitaria per i dipendenti dell'Ente.

• L’Ufficio Personale terrà i contatti con le organizzazioni sindacali; curerà le procedure per la convocazione della delegazione trattante, quelle per la redazione e sottoscrizione del contratto decentrato integrativo.

• Verrà predisposto il Piano di formazione rivolto al personale dipendente, sulla base della somma stanziata nel Bilancio di Previsione.

• Il servizio supporterà l’intera struttura organizzativa negli adempimenti relativi al sistema di valutazione del personale.

• Continuerà l’attività di sistemazione del fascicolo giuridico del personale dipendente al fine del necessario collegamento con la procedura di gestione contabile dello stesso.

• Si curerà la predisposizione del nuovo contratto decentrato e l’aggiornamento del Regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi

Ufficio Segreteria – Affari Generali:

• L’Ufficio Segreteria proseguirà, altresì, il proprio lavoro di consolidamento e di supporto nel progetto di dematerializzazione documentale, consolidando quanto realizzato in tema di firma digitale e sviluppando un progetto di miglioramento delle attività attraverso l’utilizzo dei predetti strumenti;

In linea con l'attività di dematerializzazione che sta interessando la totalità della pubblica amministrazione, si attuerà quanto previsto nella nuove regole tecniche sul documento informatico.

• La Segreteria, per quanto concerne la materia degli incarichi esterni, in adempimento a quanto previsto dalla normativa vigente di settore, provvederà ad aggiornare gli atti ed ad attivare i dovuti adempimenti conseguenti agli obblighi di legge.

• La segreteria coordinerà le attività connesse all’entrata in vigore del regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali.

Ufficio Contratti:

• L’Ufficio attuerà, perfezionandole, tutte le procedure di gara di competenza del Servizio. Continuerà l’attività di supporto, per la parte di competenza in materia di contratti pubblici, agli altri uffici comunali.

• Verranno redatti tutti i contratti stipulati dall’Ente e si procederà alle conseguenti opportune registrazioni. Si garantirà la procedura per la registrazione telematica dei contratti.

• In collaborazione con il Ced, verrà garantita attività di supporto ai vari servizi comunali nell’utilizzo della procedura informatica denominata “ITER”.

• A seguito dell'approvazione del nuovo codice degli appalti occorrerà rivedere la regolamentazione interna dell'ente al fine di adeguarla al dettato normativo.

• L’ufficio sarà impegnato nelle attività di revisione delle procedure e della modulistica relativa all’acquisizione di beni e servizi. Svolgerà attività di supporto alla centrale unica di committenza.

Ufficio Messi:

Continuerà ad assicurare il servizio prestato in occasione di manifestazioni e di celebrazioni promosse ed organizzate sia dall’Amministrazione di appartenenza che da altri enti ed a carattere sia nazionale che locale, costituite da ricorrenze istituzionali ovvero da eventi culturali, sportivi, ricreativi, sociali, religiosi, ecc., presenziando ed attuando tutti gli adempimenti prescritti dalle comuni regole del cerimoniale. Il servizio curerà l’albo pretorio on line.

Documento Unico di Programmazione – COMUNE DI PARABIAGO – Città Metropolitana di Milano - EMENDATO Pag. 33 In un’ottica di contenimento dei costi, verrà valutata la riorganizzazione del servizio di notificazione degli atti, al fine di incrementare le notifiche ai sensi degli art. 138 e 139 C.P.C. (brevi manu), con contestuale riduzione delle spese postali.

Ufficio Protocollo

Proseguirà l’attività di registrazione degli atti in partenza, in arrivo ed interni.

Continuerà inoltre ad assegnare i documenti agli uffici competenti in modo da garantire una rapido ed efficace smistamento della corrispondenza. Anche l’anno 2018 sarà interessato dal prosieguo dell’attività di dematerializzazione.

A seguito dell'approvazione del nuovo manuale di gestione occorre riorganizzare l'attività del servizio per renderla conforme alle indicazioni contenute nello stesso. Si avvierà una collaborazione tra gli uffici URP, Messi e Protocollo per la ricerca delle pratiche presso l'archivio comunale in modo da ottimizzare le risorse. Si procederà altresì nell’attività di ammodernamento dei fascicoli deteriorati attraverso una sanificazione degli stessi, in continuità rispetto al lavoro che è stato fatto su parte dell’archivio storico.

Risorse umane da impiegare

In sintonia con l’elenco delle attività ricompresse nella descrizione del programma, le risorse umane da impiegare nei vari servizi interessati sono quelle previste nella dotazione organica approvata con atto di Giunta Comunale n. 153 del 7.11.2016 e successivi aggiornamenti, attualmente in servizio o previste nel piano assunzioni.

Risorse strumentali da utilizzare

In sintonia con l'elenco delle attività ricomprese nella descrizione del programma, le risorse strumentali impiegate sono quelle attualmente in dotazione ai vari servizi interessati così come risulta, in modo analitico, nell'inventario dei beni del Comune, approvato con determinazione DTFIN N. 13 in data 09-02-2017 e successivi aggiornamenti.

Coerenza con il piano/i regionale/i di settore

Le attività di cui al presente programma risultano coerenti con la programmazione provinciale e regionale.

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ll 4 maggio 2016, sono stati pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea i testi del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali e della Direttiva che regola i trattamenti di dati personali nei settori di prevenzione, contrasto e repressione dei crimini. La direttiva dovrà essere recepita entro 2 anni, mentre il Regolamento diventerà definitivamente applicabile in via diretta in tutti i paese UE a partire dal 25 maggio 2018. In previsione di ciò occorre verificare la situazione del nostro Ente al fine di adeguarci ai dettami normativi

Adempimenti connessi all'entrata in vigore del reolamento europeo in materia di portezione dei dati personali

contratto decentrato integrativo Nuovo contratto interni

Economico

E' necessario revisionare l'intero regolamento sull'ordinamento degli uffici e dei servizi

Revisione regolamento sull'ordinamento degli uffici e

dei servizi interni

Al fine di contenere i costi delle spese postali, si ritiene opportuno ottimizzare l'attività di riorganizzazione del servizio di notificazione degli atti, incrementando le notificazioni ex artt. 138, 139, 141 e 145 C.P.C. (brevi manu )

Riorganizzazione servizio di notificazione atti interni ed esterni STAFF d'Apolito Ufficio Messi

1 2 D7

Collaborazione tra gli Uffici Protocollo, U.R.P. e Messi per la

ricerca delle pratiche presso l'Archivio Comunale Ottimizzazione attività di ricerca in Archivio interni ed esterni STAFF d'Apolito

ufficio Protocollo/U.R.P

/Mess i

1 2 D8

Risulta necessario proseguire l'attività di sostituzione dei fascicoli archivistici deteriorati presenti presso l'archivio comunale al fine di preservare negli anni il contenuto degli stessi.

Risanamento fascicoli archivistici. interni ed esterni STAFF d'Apolito Ufficio Protocollo e Portineria

1 2 D9

In ottica di risparmio si proseguirà con le opportune variazioni di orario del personale interno per garantire la copertura del servizio di custodia in caso di assenze da parte degli addetti.

Mantenimento orario flessibile di custodia in occasione

di assenza del personale addetto. interni ed esterni STAFF d'Apolito Ufficio Portineria

Documento Unico di Programmazione – COMUNE DI PARABIAGO – Città Metropolitana di Milano - EMENDATO Pag. 35 MISSIONE 01: SERVIZI ISTITUZIONALI, GENERALI E DI GESTIONE

PROGRAMMA 03: MANTENIMENTO E MIGLIORAMENTO SERVIZI DI GESTIONE