Modalità operative

Le attività formative dell’AOUP sono gestite attraverso la definizione del Piano Annuale di Formazione52 _{(P.A.F) che si articola in due sottoprocessi principali:}

1. Processo di gestione della formazione aziendale (collettiva);

2. Processo di gestione della formazione individuale obbligatoria e facoltativa.

Processo di gestione della formazione aziendale (collettiva):

FASE DEL PROCESSO RESPONSABILE EVIDENZE

DOCUMENTALI Recepimento delle linee di indirizzo

specifiche e dei suoi riflessi sulle attività formative, contenute nel piano sanitario regionale o in altri atti normativi regionali o nazionali.

Direttore Generale PSR vigente e atti normativi regionali o nazionali

Stesura della bozza del piano di formazione aziendale triennale.

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Piano di formazione aziendale triennale

Presentazione della bozza di piano di formazione aziendale triennale al DG

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Lettera di Trasmissione della bozza

Presentazione della bozza di piano di formazione aziendale triennale al Collegio di Direzione

Direttore Generale Verbali di riunione

Confronto con le Organizzazioni

Sindacali Delegazione Trattante Verbali di riunione Approvazione del piano di formazione

aziendale triennale con delibera aziendale

Direttore Generale Deliberazione DG

Invio del Piano triennale della

formazione al Dipartimento Diritto alla Salute e delle Politiche di Solidarietà

Direttore Generale

Lettera di invio Deliberazione RT

52 _{Il P.A.F è un documento annuale di programmazione delle attività di Formazione e Aggiornamento.}

Contiene le linee strategiche, gli obiettivi, gli indirizzi metodologici utilizzati per la definizione dei bisogni formativi definiti sulla base di obiettivi strategici dell’azienda e dei fabbisogni identificati ai diversi livelli dell’organizzazione, compatibilmente con le risorse disponibili e gli strumenti di verifica della realizzazione del programma.

96 per approvazione con delibera

regionale

Definizione degli obiettivi aziendali

annuali Direttore Generale

Piano Sanitario Regionale Piano della performance

Piano triennale di prevenzione della corruzione

Predisposizione e diffusione degli strumenti e delle procedure per la rilevazione dei bisogni formativi

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Moduli Rilevazione fabbisogno formativo compilati

Comunicazioni interne alle strutture

Verbali riunioni Richieste specifiche della Direzione

aziendale in base alle necessità organizzativo/professionali

Direttore Generale

Rilevazione e analisi del fabbisogno formativo delle singole strutture afferenti al proprio dipartimento e invio delle schede compilate all’UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Direttore Dipartimento

Scheda rilevazione Fabbisogno Formativo compilate

Verbali riunioni

Strumenti di rilevazione del fabbisogno (questionari, riunioni, focus group, etc.) Analisi delle schede pervenute e

individuazione delle tematiche di interesse trasversale

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Report delle Schede rilevazione Fabbisogno Formativo

Elaborazione delle informazioni raccolte e presentazione quadro d'insieme alla Direzione Generale

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Report elaborazione schede rilevazione Fabbisogno Formativo pervenute

Verifica coerenza con obiettivi aziendali e formulazione indirizzi e criteri per la stesura Piano di Formazione Aziendale Annuale

Direttore generale

Programmazione delle attività formative e presentazione della bozza del Piano di Formazione Aziendale Annuale al Direttore Generale

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Bozza piano

Presentazione della bozza approvata dal DG al collegio di direzione

Direttore generale Verbali riunioni

97 Sindacali

Predisposizione del Piano di Formazione Aziendale Annuale definitivo.

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Piano Annuale di Formazione definitivo

Approvazione Piano di Formazione Aziendale Annuale

Direttore generale Delibera Aziendale Programmazione attività formativa

Piano Annuale di Formazione definitivo

Invio Piano di Formazione Aziendale Annuale al Dipartimento Diritto alla Salute e delle Politiche di Solidarietà per l’approvazione

Direttore Generale Delibera Regionale Programmazione attività formative

Piani Aziendali Diffusione del Piano di Formazione

Aziendale Annuale

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Pubblicazione sul sito aziendale e comunicazione al personale attraverso le mailing aziendali Recepimento del Piano di Formazione

di Area Vasta

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Piano Annuale di Formazione definitivo

Progettazione eventi formativi Soggetti incaricati:

 U.O. Politiche e Gestione delle Risorse Umane  UU.OO. Professionali  DAI/UU.OO.  Animatori di formazione Modulo Progettazione e Accreditamento Evento Formativo

Gestione attività formative comprese quelle indicate nel Piano di Area Vasta

Responsabile U.O. Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo Progettazione e Accreditamento Evento Formativo

Foglio firme evento formativo Valutazione periodica attività svolte e

risultati

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Report Anagrafe Formativa

Valutazione finale annuale risultati conseguiti in relazione al Piano di Formazione Aziendale Annuale

Responsabile U.O. Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo Relazioni evento formativo e report specifico

98 Invio al Dipartimento Diritto alla

Salute e delle Politiche di Solidarietà della Relazione delle attività formative finale

Direttore Generale Relazione delle attività formative finale Relazione Sanitaria Trasmissione delle informazioni sui

Crediti ECM di ogni dipendente alla Regione.

Responsabile U.O. Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Flusso delle partecipazioni aziendali alle attività formative alla RT ed al Consorzio Generale dell’Anagrafe delle professioni sanitarie

(Co.Ge.A.P.S.)

Processo di gestione aggiornamento obbligatorio individuale:

FASE DEL PROCESSO RESPONSABILE EVIDENZE DOCUMENTALI

Identificazione opportunità iniziativa coerente con obiettivi della struttura, raccolta

documentazione su iniziativa e costi e autorizzazione al fuori sede

Responsabile struttura

organizzativa Modulo aggiornamento _{obbligatorio individuale}

Valutazione della coerenza con obiettivi e strategie del

Dipartimento, anche in relazione all’ impegno orario richiesto ed autorizzazione alla

partecipazione

Direttore UO

Modulo aggiornamento obbligatorio individuale

Presentazione della richiesta di partecipazione alla UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane (con obbligo di consegna al protocollo generale dell’azienda)

Professionista destinatario dell’evento

Modulo aggiornamento obbligatorio individuale e eventuale Modulo richiesta acconto

Verifica completezza della richiesta

Operatore UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo aggiornamento obbligatorio individuale Verifica coerenza con linee di

indirizzo, compatibilità con risorse annuali assegnate ed eventuale autorizzazione

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo aggiornamento obbligatorio individuale

Iscrizione all'evento,

organizzazione della trasferta e partecipazione

Operatore UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane e professionista destinatario dell’evento

Modulo di iscrizione

Consegna copia attestato e giustificativi a UO Politiche e

Professionista destinatario dell’evento

Copia attestato

99

Gestione delle Risorse Umane sostenute Organizzazione della diffusione

nella struttura dei contenuti formativi da parte del professionista

Responsabile struttura

organizzativa Relazioni, verbali riunioni ecc

Controllo documentazione, attivazione liquidazioni e giustificazione assenza per formazione presso uffici competenti

Operatore UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Aggiornamento obbligatorio individuale: Modulo Riepilogo spese per UO Contabilità a fini liquidatori

Trasmissione attestato di partecipazione al settore presenza

Rendicontazione complessiva attività e risultati formazione obbligatoria fuori sede

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Relazione finale attività formativa

Processo gestione aggiornamento facoltativo individuale:

FASE DEL PROCESSO RESPONSABILE EVIDENZE DOCUMENTALI

Istanza di partecipazione ad un’iniziativa formativa

selezionata liberamente, ritenuta utile per la crescita professionale e connessa all’attività di servizio e per le quali l’Azienda

riconosce un proprio livello di interesse in rapporto al miglioramento qualitativo dei servizi stessi (escluso corsi all’estero).

Raccolta documentazione su iniziativa, compilazione modulistica aziendale specifica e presentazione al proprio responsabile di struttura organizzativa Professionista destinatario dell’evento Locandina, brochure, programma. Modulo aggiornamento facoltativo individuale Eventuale Modulo richiesta designazione/autorizzazione dipendente alla partecipazione eventi formativi finanziati da soggetti esterni

Valutazione compatibilità organizzativa e rilevanza ai fini dell'attività di servizio ed autorizzazione. Responsabile struttura organizzativa Modulo aggiornamento facoltativo individuale

Valutazione coerenza con profilo professionale (personale

comparto)

Responsabile UO Professionale Modulo aggiornamento facoltativo individuale Presentazione della richiesta di Professionista destinatario Modulo aggiornamento

100 partecipazione all’UO Politiche

e Gestione delle Risorse Umane (con obbligo di consegna al protocollo generale dell’azienda almeno 15 giorni prima

dell’inizio dell’evento)

dell’evento facoltativo individuale

Verifica completezza della richiesta e della presenza delle autorizzazioni necessarie

Operatore UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo aggiornamento facoltativo individuale Autorizzazione alla formazione

facoltativa fuori sede

Resp. UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Modulo aggiornamento facoltativo individuale Iscrizione all'evento,

organizzazione della trasferta e partecipazione

Professionista destinatario dell’evento

Consegna copia attestato di partecipazione (con crediti ECM se previsti) all’UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane (con obbligo di consegna al protocollo generale dell’azienda)

Professionista destinatario dell’evento

Attestato

Modulo aggiornamento facoltativo individuale

Verifica della documentazione e trasmissione del giustificativo assenza per formazione all’ufficio presenze

Operatore UO Politiche e

Gestione delle Risorse Umane Invio mensile del file excel _{giustificativo settore presenze}

Rendicontazione complessiva attività e risultati formazione facoltativa

Responsabile UO Politiche e Gestione delle Risorse Umane

Relazione finale attività formativa

Nel documento La formazione nel Sistema di Gestione per la Qualità secondo la norma ISO 9001:2015:Il caso dell'Azienda Ospedaliera Universitaria Pisana (pagine 95-100)