Le opportunità offerte dalla Business Analytics: riduzione dei costi e nuove opportunità di rica

I sistemi di business analytics forniscono numerosi vantaggi all’azienda anche nell’ambito della gestione dei costi (la BA genera riduzione dei costi) che dal lato dei ricavi (creando nuove opportunità da sfruttare).

Per quanto riguarda la riduzione dei costi, possono essere individuate tre attività chiave dove la BA interviene, permettendo una diminuzione dei costi aziendali. Queste attività sono92_:

- Eliminazione dei processi di raccolta dati manuali, ciò permette una diminuzione del tempo dedicato all’inserimento manuale dei dati nel sistema.

Inoltre ciò permette di azzerare (quasi totalmente) il rischio di errore nell’inserimento manuale dei dati, comportando una riduzione dei costi di correzione degli errori di inserimenti, dei costi derivanti dalle errate scelte basate su dati non corretti e la riduzione delle attività di verifica e supervisione dell’attività di data entry.

Tutte queste attività, che con l’ausilio dei sistemi business analytics possono essere eliminate, sono attività senza valore aggiunto esterno ma che, in condizioni

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normali, sono necessari in virtù del rischio di errore intrinseco dovuto alla normale attività manuale.

- Migliore pianificazione della capacità produttiva, tramite l’utilizzo delle analisi predittive (e prescrittive) si può conoscere in anticipo cosa è necessario produrre per un determinato momento futuro, in virtù dell’analisi e delle previsioni sul comportamento dei clienti. Il notevole vantaggio che si ottiene è quello di poter sfruttare al meglio la capacità produttiva esistente, evitando sovraccarichi di produzione in momenti di particolare densità di domanda, evitando colli di bottiglia dovuti a fasi del processo produttivo più lente rispetto alle precedenti e permettendo, soprattutto, di evitare di trovarsi in una situazione eccessivo sotto sfruttamento della capacità produttiva.

Proprio quest’ultimo aspetto è particolarmente importante perché la presenza di capacità produttiva inutilizzata può essere sintomo di mancanza di coordinazione del processo produttivo e, soprattutto, rappresenta un costo per l’azienda che non ha un diretto ritorno monetario per l’investimento effettuato per avere quella specifica capacità produttiva.

Quindi, se l’azienda si trova nella situazione di avere, in seguito alle previsioni effettuate tramite i modelli di BA, una capacità produttiva inutilizzata, può decidere come poterla sfruttare i fattori produttivi di cui dispone.

Del medesimo avviso risulta essere il manager intervistato di Piaggio93_{, il quale} sostiene che il miglioramento della programmazione produttiva permette una riduzione del magazzino (conseguentemente minori livelli di esposizione finanziaria in termini di capitale circolante netto), che in un’azienda stagionale (di cui Piaggio rappresenta un esempio), è una priorità per la riduzione del rischio. In questa necessità, indice molto anche l’accorciamento del ciclo di vita dei prodotti, in quanto l’errata produzione di un componente, comporta merce invenduta e non più utilizzabile a causa delle nuove necessità richieste dal mercato.

- Migliore gestione delle manutenzioni; come relativamente al punto precedente, utilizzare i sistemi di BA per analizzare i dati dei propri impianti e macchinari, si

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può arrivare a ipotizzare, con buoni margini di approssimazione, quando sia il momento più adatto per effettuare una manutenzione. Tramite l’analisi dei dati relativi alle manutenzioni già effettuate, alle ore lavorate e, soprattutto, ai passati guasti, ed ai continui invii di dati da parte di sensori applicati sui vari prodotti (o macchinari), la BA può prevedere quando intervenire, evitando interruzioni della produzione e, di fatto, aumentando la vita utile dei macchinari.

- Processi di assistenza e garanzia più efficienti, similmente a quanto visto per le manutenzioni degli impianti aziendali, tramite un’accurata analisi della difettosità media e dello storico degli interventi in garanzia, nonché tramite l’analisi dell’effettivo utilizzo dei prodotti da parte degli utilizzatori, tramite l’inserimento di appositi sensori e relativo collegamento ad internet94, si può arrivare a programmare l’attività dell’assistenza e degli interventi in garanzia (acquistando o producendo preventivamente i componenti, riducendo i tempi di attesa) e a fornire ai clienti informazioni in merito al momento in cui è necessario richiamare il prodotto per poterlo sistemare.

Entrando più nello specifico, i sistemi di business analytics permetto alle aziende di avere: - Una maggiore disponibilità di tempo da dedicare ad attività che producono valore; come visto in precedenza, eliminare attività senza valore aggiunto fa sì che il tempo liberato possa essere utilizzato per attività che, sia internamente, che per il cliente, danno un valore aggiunto al sistema di prodotto.

Ciò significa che un impiegato interamente dedicato al data entry, può essere ricollocato alla redazioni di reportistica sulla soddisfazione del cliente, oppure essere dedicato al dialogo coi clienti, al fine di identificare possibili miglioramenti nei prodotti o servizi, o ancora può essere incaricato di seguire la gestione dei crediti, verificando l’effettiva riscossione dei crediti e sollecitando i ritardi. - Nuovi prodotti e servizi sviluppati partendo dai dati raccolti, le indicazioni che si

ottengono analizzando i trend, le esigenze e le modifiche delle abitudini di consumo dei clienti, permettono alle aziende di poter realizzare prodotti che siano molto più in linea con le loro necessita oltre che testare, tramite i modelli prescrittivi, se la realizzazione di un prodotto, o la sua commercializzazione in

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uno specifico mercato, possa essere economicamente conveniente per l’azienda stessa.

Quest’ultimo vantaggio, sicuramente, è quello di maggior impatto, ma assolutamente non sono da considerare secondari anche i vantaggi nella relazione coi clienti e nella riduzione dei costi che, seppur conseguenza dell’utilizzo dei sistemi di BA, non da considerarsi vantaggi considerevoli.

Da questa analisi, i sistemi di business analytics risultano essere molto importanti e utili a supporto del processo di cost accounting e quello di cost management.

In entrambi i casi, sotto il profilo meramente delle tecniche utilizzate, non si ha un effettivo miglioramento, essendo esse ormai mature e riconosciute come efficaci ciò che la BA consente, come detto anche in precedenza, è di poter ampliare l’orizzonte dell’analisi dell’andamento dei costi e della loro gestione al futuro, permettendo di verificare quali variazioni è lecito aspettarsi.

In questo modo si migliorano le scelte da prendere, anche andando a considerare l’effetto che esse avrebbero sulla variabile “costo” di un dato oggetto.

In merito, il manager di Piaggio95 afferma, che il tradizionale sistema di budgeting (redatto annualmente) non è più adatto, e anche in Piaggio i sistemi di BA sono applicati all’analisi e gestione dei costi; infatti, afferma che vi sono dei soggetti specificatamente allo svolgimento delle analisi di convenienza economica, valutando alternative di fornitura, e effettuando analisi di make or buy tramite i sistemi di business analytics in maniera quotidiana, automatizzando e utilizzando nuove e più precise informazioni nell’analisi tra alternative.

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